Lineamientos de la Política de Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos

El propósito de esta política es fortalecer las capacidades organizacionales mediante la alineación entre la estrategia institucional y el modelo de operación por procesos, la estructura y la planta de personal, de manera que contribuyan a la generación de mayor valor público en la prestación de bienes y servicios, aumentando la productividad estatal.

La implementación de la política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos debe ser resultado del ejercicio de Direccionamiento Estratégico y Planeación, así como de los resultados obtenidos por la entidad. Se trata de entender e interiorizar que todas las dimensiones de MIPG son piezas fundamentales e integrales en un proceso de análisis para el fortalecimiento organizacional.

Saber dónde se encuentra y para dónde va la entidad, y el sector, departamento o municipio al que pertenece, es tan relevante como saber qué insumos, procesos y actividades requiere para poder ejecutar lo planeado. De allí la importancia de definir, clara y abiertamente, cuáles son los resultados, que, como entidad, sector, departamento o municipio se desean conseguir en un periodo concreto, y poder expresarlos en términos de productos, efectos e impactos.

Con este insumo fundamental del Direccionamiento Estratégico y la Planeación, existen dos grandes acciones que son necesarias abordar para llevar a cabo el fortalecimiento organizacional: Por un lado, comprender muy bien la situación por la que atraviesa una entidad. Por otro, hacer un ejercicio de diseño o rediseño en el cual se reconozcan los esfuerzos y condiciones en los que se ha incurrido en el tiempo. Explícitamente, esto es:

• Entender la situación

El objetivo de esta acción, enmarcada en el análisis de capacidades y entornos del Direccionamiento Estratégico y la Planeación, está en la necesidad de recabar la información necesaria e identificar los puntos críticos que expliquen por qué la institucionalidad actual no es adecuada para la entrega de productos y servicios sintonizados con las necesidades de los ciudadanos. Con esto claro, será posible identificar y resolver las tensiones y actividades necesarias para lograr un real fortalecimiento organizacional.

• Diseñar o rediseñar lo necesario

Con toda la información de contexto que provee el riguroso ejercicio de entendimiento de la situación, es posible trabajar en el diseño o rediseño adecuado que realmente requiere la institucionalidad objeto de análisis. Ello implica revisar técnicamente si la arquitectura institucional es la más adecuada, bajo los preceptos de la eficiencia, la productividad y la generación de valor público.

Dos aspectos que conviene poner de relieve en materia de ajustes a las estructuras de las entidades son, en primer lugar, la necesidad de medir el impacto que en materia presupuestal puedan generar dichos procesos, y, en segundo lugar, la necesidad de tener en cuenta las prioridades definidas por los planes de desarrollo y otros instrumentos de Direccionamiento Estratégico, y que definen los sectores o entidades responsables de la ejecución de políticas, programas o proyectos de trascendental importancia, y los cuales deberán tener prioridad en los ajustes realizados. Es esta la razón que explica por qué la exigencia de aprobación de los procesos de ajustes de estructura, deba ser autorizados por los responsables del manejo fiscal, y en algunos eventos de los responsables del área de planeación.

En el orden nacional, las reformas de planta de empleos y estructura deben ser aprobadas por la Función Pública y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo con los lineamientos de la Presidencia de la República. En el orden territorial, las reformas de estructura deben ser aprobadas por los Concejos y las Asambleas Departamentales, o el alcalde o gobernador, en caso de haberse otorgado facultades extraordinarias, y las reformas de planta de empleos por el alcalde o gobernador, según corresponda.

Para ello es necesario formalizar como mínimo

1. Estructura orgánica
2. Esquema de negocio
3. Cadena de valor
4. Estructura funcional o administrativa
5. Planta de personal

• Trabajar por procesos

Uno de los pilares de los modelos de gestión de calidad es el trabajo por procesos. De acuerdo con la Carta Iberoamericana de la Calidad (CLAD: 2008), la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados. Los procesos, entendidos como la secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas, para crear valor, deben tener en cuenta que el ciudadano es el eje fundamental de la gestión pública (CLAD: 2008). Los procesos se pueden clasificar en estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, lo que permitirá la adecuada gestión y prestación del servicio de la organización.

En este punto, los aspectos mínimos que una entidad debe tener en cuenta para trabajar por procesos son los siguientes:

• Identificar los procesos necesarios para la prestación del servicio y la adecuada gestión, a partir de las necesidades y expectativas de los grupos de valor identificadas en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y de Planeación (es posible agrupar procesos afines en macroprocesos).

• Definir el objetivo de cada uno de los procesos.

• Definir la secuencia de cada una de las diferentes actividades del proceso, desagregándolo en procedimientos o tareas.

• Definir los responsables del proceso y sus obligaciones.

• Identificar los riesgos del proceso, así como establecer los controles correspondientes.

• Definir los controles de medición y seguimiento correspondientes.

• Definir estrategias que permitan garantizar que la operación de la entidad se haga acorde con la manera en la que se han documentado y formalizado los procesos.

• Revisar y analizar permanente el conjunto de procesos institucionales, a fin de actualizarlos y racionalizarlos (recorte de pasos, tiempos, requisitos, entre otros).

• Documentar y formalizar los procesos para identificar el aporte que cada uno hace a la prestación del servicio y la adecuada gestión (comúnmente conocido como mapa de procesos).

• Gestionar recursos físicos y servicios internos

Los recursos físicos hacen referencia a los bienes muebles (mobiliario de las oficinas, vehículos, entre otros) e inmuebles (edificios y/o espacios de trabajo) de los que dispone la entidad. Los recursos físicos “parecen temas menores a los que no se les suele dar mucha relevancia, tienen una vinculación muy importante, en positivo y en negativo, con el rendimiento institucional de la administración pública en términos de eficacia, de eficiencia e incluso de cultura administrativa y de imagen social” (Ramio, 2014). Su adecuada gestión le permite a la organización identificar y disponer de aquellos recursos requeridos para la generación de los productos o prestación de los servicios, en las cantidades y cualidades necesarias, así como las condiciones de ambiente y seguridad laboral propicias para que los riesgos de salud ocupacional asociados no se materialicen.

Por su parte, los servicios internos son aquellos que se deben realizar dentro de la entidad para facilitar y agilizar el cumplimiento de la misión institucional. Si bien, este tipo de servicios no resultan ser una preocupación directa de MIPG, sí se precisa de su adecuada gestión, la cual es de autonomía propia de cada entidad.

Entre estos servicios están: mantenimiento, ingreso y salida de elementos, aseo y cafetería, servicios públicos, eventos y logística, impresos y publicaciones, almacén y suministros, administración de vehículos, caja menor.

Adicionalmente, para garantizar una adecuada provisión de recursos físicos y servicios internos, la entidad debe atender, entre otros, los siguientes aspectos:

• Mantener una permanente comunicación entre la gestión de recursos físicos y la gestión contable, para conciliar mensualmente la información registrada en la base de datos del área de almacén e inventarios. Es decir, que el control administrativo y físico de los bienes esté acorde con su control contable.

• Tener en cuenta las disposiciones previstas en el Plan General de la Contabilidad Pública de la CGN, las directrices dadas por Colombia Compra Eficiente y las establecidas por cada entidad, en sus manuales internos de contratación.

• Verificar las disposiciones dadas por el Gobierno Nacional o los gobiernos locales en materia de políticas de austeridad en el gasto público (consumo de servicios públicos, de combustibles, compras, viáticos gastos de personal, entre otros), y por las autoridades competentes (igualmente, nacionales y locales), en temas de gestión ambiental.

Normativa Política de Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos

• Constitución Política de Colombia 

        Artículos 209, 201 y 211

        Artículo 150, numeral 7

        Artículo 189, numerales 14 al 17 

• Ley 489 de 1998

        Artículos 54 y 115

• Ley 909 de 2004, art. 46 (Procesos de rediseño organizacional Reformas de Plantas de Personal); modificado por el artículo 228 del Decreto Ley 019 de 2012 y los artículos 2.2.12.1 a 2.2.12.3 del Decreto 1083 del 2015.
• Ley 87 de 1993, art.1 (Operación por procesos).

Criterios diferenciales de la Política de Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos

Para esta política el criterio diferencial se define desde su marco normativo, entendiendo que la metodología para elaborar diseños organizacionales no presenta cambios sustantivos dependiendo del tipo de entidad; no obstante, si la decisión producto de este diseño es la reestructuración de la planta de personal o de la estructura organizacional, el siguiente marco normativo establece las directrices generales a las que se deben acoger las entidades territoriales:

• Si el rediseño implica modificar la estructura administrativa (la configuración de las dependencias), esta función es del concejo municipal o del alcalde debidamente facultado, según el artículo 313, numerales 3 y 6 de la Constitución Política.

• En el caso de los departamentos, esta función corresponde a la asamblea departamental o del gobernador debidamente facultado, según el artículo 300, numerales 7 y 9 de la Constitución Política.

• Si se trata de una modificación a la planta de personal, es función del alcalde municipal de acuerdo con el artículo 315 numeral 7 de la Constitución política.

• En el caso de los departamentos, es función del gobernador de acuerdo con el artículo 305 numeral 7 de la Constitución Política.

• El Artículo 46 de la Ley 909 de 2004 establece que las reformas de plantas de personal de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública y de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP.

Función Pública, a través de acompañamiento técnico, apoya los ejercicios de diseño y rediseño institucional de dichas entidades; para ello, ha dispuesto una herramienta metodológica en la que explica las fases para diseñar o rediseñar una entidad territorial, teniendo cuenta cuatro momentos del proceso de fortalecimiento organizacional: 1. Inicio, 2. Diagnóstico, 3. Diseño y 4. Implementación. En la herramienta también se describen cómo se pueden llevar a cabo los procesos de supresión y liquidación de entidades del orden territorial.

Ámbito de aplicación de la política

• Procesos de diseño o rediseño organizacional: Organismos y entidades de la rama ejecutiva del orden nacional y territorial.
• Operación por procesos: entidades bajo el ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993.

Líderes de Política de Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos

Departamento Administrativo de la Función Pública

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Lineamientos de la Política de Seguridad Digital

En materia de Seguridad Digital, el Documento CONPES 3854 de 2016 incorpora la Política Nacional de Seguridad Digital coordinada por la Presidencia de la República, para orientar y dar los lineamientos respectivos a las entidades.

Con la política se fortalecen las capacidades de las múltiples partes interesadas para identificar, gestionar, tratar y mitigar los riesgos de seguridad digital en sus actividades socioeconómicas en el entorno digital, así como en la creación e implementación de instrumentos de resiliencia, recuperación y respuesta nacional en un marco de cooperación, colaboración y asistencia. Lo anterior, con el fin de contribuir al crecimiento de la economía digital nacional, lo que a su vez impulsará una mayor prosperidad económica y social en el país.

En el orden nacional, en los Comités Sectoriales de Gestión y Desempeño se darán las directrices para su implementación. Además, la articulación en materia de Seguridad Digital estará a cargo del enlace sectorial de seguridad digital quien será el encargado de rendir cuentas al Coordinador Nacional de Seguridad Digital acerca de la implementación de la Política Nacional de Seguridad Digital en el respectivo sector.

De otro lado, en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño se debe articular los esfuerzos, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación de la política. Para ello, se debe designar un responsable de Seguridad Digital que también es el responsable de la Seguridad de la Información en la entidad, el cual debe pertenecer a un área transversal que haga parte de la Alta Dirección. Para las entidades cabeza de sector, el Responsable de Seguridad Digital será el designado como enlace sectorial de seguridad digital.

En el orden territorial, MinTIC definirá los lineamientos para que las entidades territoriales definan la figura del enlace de Seguridad Digital territorial para la implementación de la política de Seguridad Digital, así como las instancias respectivas para la articulación con el Coordinador Nacional de Seguridad Digital.

Normativa Política de Seguridad Digital

• Acuerdo 08 de 2019
• Ley 1928 de 2018
• Acuerdo 02 de 2018 
• Conpes 3854 de 2016
• Decreto 1078 de 2015
• Ley 1712 de 2014 - Transparencia y Acceso a la Información Pública
• Ley estatutaria 1581 de 2012
• Decreto 103 de 2015
• Ley 1273 de 2009

Criterios diferenciales de la Política de Seguridad Digital

Es importante recordar que los criterios diferenciales son las características especiales de las entidades territoriales que condicionan y permiten identificar formas alternativas para la implementación y evaluación de los requisitos e instrumentos de las políticas de Gestión y Desempeño de MIPG, así como para la intervención o acompañamiento por parte de las entidades líderes de política, de conformidad con el marco normativo que les aplica.

La implementación de la política, se hará a través de la adopción e implementación del Modelo de Gestión de Riesgos de Seguridad Digital, que será desarrollado y socializado por MinTic, por parte de las entidades y departamentos administrativos de la rama ejecutiva inicialmente, para los entes territoriales y demás partes interesadas, se adelantarán jornadas de sensibilización en temas de Seguridad Digital. Adicionalmente, Las entidades designadas, deberán dar cumplimiento a todas las actividades relacionadas en el plan de acción de seguimiento PAS del Conpes 3854 de 2016.

Ámbito de aplicación Política de Seguridad Digital

Entidades que conforman la Administración Pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y los particulares que cumplen funciones administrativas. La implementación de la Política de Gobierno Digital en las Ramas Legislativa y Judicial, en los órganos de control, en los autónomos e independientes y demás organismos del Estado, se realizará bajo un esquema de coordinación y colaboración armónica en aplicación de los principios señalados en los artículos 113 y 209 de la Constitución Política (Art. 2.2.9.1.1.2. - Decreto 1078 de 2015).

Líderes de política de Seguridad Digital

Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Secretaria de Transparencia de Presidencia de la República

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Socialización de la política

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Índices de gestión y desempeño Política Seguridad Digital

• Índice de Desempeño Institucional

• Gestión para Resultados con Valores

  • Seguridad Digital

Lineamientos de la Política de Defensa Jurídica

La política busca que las entidades orienten sus actividades en el marco de un modelo de Gerencia Jurídica Pública eficiente y eficaz que permita lograr de manera sostenible una disminución del número de demandas en su contra y del valor de las condenas a su cargo. Lo anterior aunado a un mejoramiento de su desempeño en la etapa judicial y en la recuperación por vía de la acción de repetición o del llamamiento en garantía con fines de repetición de las sumas pagadas por sentencias, conciliaciones o laudos arbitrales cuando a ello haya lugar.

La política transversal de defensa jurídica del Estado desarrolla los lineamentos estratégicos y componentes requeridos para una adecuada gestión del Ciclo de Defensa Jurídica por parte de cualquier entidad estatal. Esta se inscribe en el marco del Sistema de Defensa Jurídica del Estado, que busca garantizar la articulación institucional para la implementación de la política pública de defensa jurídica en el país.

A continuación, se enuncian las actividades a desarrollar en cada una de las etapas que componen el ciclo de la defensa jurídica de acuerdo con los lineamientos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado –ANDJE-.

Defensa abstracta del ordenamiento jurídico

La Defensa abstracta del ordenamiento jurídico consiste en la defensa que se despliega ante la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, cuya finalidad es que la normativa demandada por cargos de inconstitucionalidad dentro de las acciones públicas que cursan ante dichas cortes, se mantenga vigente dentro del ordenamiento jurídico dentro del siguiente marco: i) los ejes definitorios del régimen constitucional propugnado por la Constitución de 1991, como lo son por ejemplo, el Estado Social de Derecho, la Dignidad Humana, la plena vigencia de un orden justo; ii) los valores y principios constitucionales; iii) los derechos y libertades fundamentales, tanto individuales como colectivas; iv) las obligaciones internacionales del estado y las disposiciones del Derecho Internacional que hacen parte del Bloque de Constitucionalidad.

Las políticas y directrices en esta materia son definidas por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en coordinación con la Secretaría Jurídica del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco de las funciones establecidas en el artículo 1° del Decreto Ley 2897 de 2011, el artículo 18 del decreto 1427 de 2017 y el artículo 27 del Decreto 1784 de 2019.

Etapa de prevención del daño antijurídico

La prevención del daño antijurídico consiste en la identificación de las causas y subcausas que pueden generar conflictos judiciales representados en acciones constitucionales, contenciosas administrativas, ordinarias y arbitrales en contra de una entidad pública, con el fin de determinar e implementar acciones concretas y eficaces dirigidas a suprimir o minimizar la causación del daño.

Lo anterior supone una actividad transversal de todas las áreas de la entidad y, en especial, del área generadora del daño para alcanzar los objetivos comunes de garantizar la efectividad de los derechos, mejorar la gestión de la entidad y reducir el nivel de litigiosidad en su contra. Esta actividad transversal corresponde a formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5.).

Etapa prejudicial

Esta etapa comprende las actuaciones que realiza la entidad a partir de la solicitud de resarcir un presunto daño antijurídico causado por su acción u omisión y hasta antes de la interposición de la acción judicial en su contra por parte del afectado.

En este período, las entidades deben explorar y promover la utilización de los mecanismos de autocomposición y heterocomposición de solución de conflictos a través de los cuales las partes puedan satisfacer sus respectivos intereses y solucionar las controversias antes de formular un caso en sede judicial o arbitral.

Con esto se busca la descongestión judicial, la disminución de las demandas en contra del Estado y la identificación y aprovechamiento de situaciones en las que resultaría más rentable finalizar la controversia antes de la etapa judicial, previa evaluación de la existencia e indiscutibilidad del derecho, y un análisis de costo de oportunidad.

• Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, transacción y conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5.).

• Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5.).

• Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5).

• Contar con la información necesaria para una adecuada gestión de la etapa prejudicial.

Etapa de defensa judicial

Esta etapa inicia con la presentación de la demanda, continúa con el ejercicio de representación y la defensa técnica, y termina con una decisión judicial ejecutoriada que pone fin a la actuación procesal.

En esta sede las entidades deben gestionar los procesos judiciales o arbitrales en los que son parte, de forma que se salvaguarden el ordenamiento constitucional, legal y los intereses litigiosos de la entidad, se logre un entendimiento generalizado de las fallas y/o aciertos de la defensa técnica y se tomen decisiones que contribuyan a la mejora generalizada de la defensa judicial.

• Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5.)

• Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5)

• Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5).

• Contar con la información necesaria para una adecuada gestión de la etapa judicial.

Etapa de cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones

Esta etapa comprende la gestión del procedimiento de cumplimiento y pago de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales. Esta debe adelantarse bajo los principios de celeridad, eficacia y eficiencia, con el propósito de que las entidades reduzcan la causación de intereses por la mora en el pago, mitiguen el impacto fiscal de las condenas y eviten nuevas fuentes de litigiosidad tales como procesos ejecutivos.

• Procedimiento de cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones.

• Provisión contable del rubro de sentencias y conciliaciones.

• Contar con la información necesaria para una adecuada gestión de la etapa de cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones.

Etapa de acción de repetición y recuperación de recursos públicos

Cuando el Estado sea condenado a la reparación patrimonial de un daño antijurídico, debe repetir contra el agente que con su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar a ese daño o formular la pretensión de repetición dentro del mismo proceso en el cual se pretenda la declaratoria de responsabilidad patrimonial de la entidad pública (L.678 de 2001).

• Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5).

• Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5).

Gestión del Conocimiento

La gestión de conocimiento es un factor crítico de transformación para incorporar el aprendizaje histórico como base de la defensa jurídica del Estado. La litigiosidad contra el Estado es dinámica, por lo tanto, requiere innovación permanente. Esta etapa apunta a consolidar las capacidades institucionales para la defensa del Estado a través de la transferencia efectiva de conocimiento.

Para ello, las entidades requieren generar contextos de aprendizaje que faciliten la construcción del conocimiento, y se sugiere tomar como base la metodología del estudio de caso, para el análisis cualitativo de los procesos ganados y perdidos, de tal manera que se convierta en oportunidad para lograr un entendimiento generalizado de las fallas y/o aciertos de la defensa y tomar decisiones que contribuyan a la mejora generalizada de la defensa judicial.

Adicional a lo anterior, la ANDJE desarrolló el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado – eKOGUI y la Comunidad Jurídica del Conocimiento, como herramientas para fortalecer los procesos institucionales de toma de decisiones bajo esquemas basados en evidencia, y la transferencia de conocimiento y buenas prácticas en defensa jurídica.

Normativa Política de Defensa Jurídica

Constitución Política de Colombia- art. 6, 122, 229

Criterios diferenciales de la Política de Defensa Jurídica

Es importante recordar que los criterios diferenciales son las características especiales de las entidades territoriales que condicionan y permiten identificar formas alternativas para la implementación y evaluación de los requisitos e instrumentos de las políticas de Gestión y Desempeño de MIPG, así como para la intervención o acompañamiento por parte de las entidades líderes de política, de conformidad con el marco normativo que les aplica.

Para esta política el criterio diferencial se define desde su marco normativo.

Ámbito de aplicación de la Política de Defensa Jurídica

Entidades que cuenten con personería jurídica y no estén en proceso de liquidación y que cuenten con la siguiente naturaleza jurídica:

• Agencia del Estado.
• Alcaldía.
• Área metropolitana.
• Departamento administrativo.
• Empresas de servicios públicos domiciliarios - mixtas.
• Empresas de servicios públicos domiciliarios - oficiales.
• Empresas industriales y comerciales del Estado.
• Entidad descentralizada indirecta.
• Establecimiento público.
• Gobernación.
• Ministerio.
• Naturaleza especial.

Líderes de Política de Defensa Jurídica

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

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Socialización de la política

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Lineamientos de la Política de Mejora Normativa

La PMN tiene como objetivo promover el uso de herramientas y buenas prácticas regulatorias, con el fin de lograr que las autoridades encargadas de expedir regulaciones, tanto en el nivel nacional como en el territorial, tengan en cuenta los parámetros de calidad técnica y jurídica y resulten eficaces, eficientes, transparentes, coherentes y simples, en aras de fortalecer la seguridad jurídica y un marco regulatorio que facilite el emprendimiento, la competencia, la productividad, el desarrollo económico y el bienestar social (DNP, 2022). De esta manera, el objetivo de la PMN no es otro que el de construir sociedades capaces de utilizar mejor sus recursos y generar mayor bienestar social para sus habitantes.

Tener una PMN es importante para el país en la medida en que se generan procesos para mejorar la calidad de las regulaciones, y en esa medida, aportar elementos para mejorar la competitividad y la eficiencia del Estado. En este sentido, vale la pena destacar que, si bien se habla de una PMN, la apuesta principal de la misma es adoptar buenas prácticas para la expedición de regulaciones, en tanto estas son medidas que toma el Estado para restringir o promover ciertas actividades, productos o servicios, buscando a través de ello el mayor bienestar social posible.

En lo relativo a la discusión de la política, es importante comprender que la referencia que se hace a lo “normativo” tiene que ver con una comprensión amplia que concibe todo tipo de intervención del Estado mediante un instrumento o una disposición vinculante como la norma, en la cual se “establecen requerimientos para las empresas y los ciudadanos. Por consiguiente, incluye tanto las leyes (primarias y secundarias), órdenes formales e informales, regulaciones subordinadas, trámites administrativos y normas elaboradas por organizaciones no gubernamentales o auto-reguladores en quienes el gobierno ha delegado potestades regulatorias” (OCDE, 2011, pág. 10).

Hablar de normas, en un sentido amplio, recoge varios tipos de disposiciones normativas, entre ellas, las regulaciones, a través de las cuales se busca generar incentivos o restricciones para el desarrollo de ciertas actividades, procurando garantizar bienestar a la sociedad. Para ello, la búsqueda de la maximización de ese bienestar consiste en la aplicación de distintas herramientas que, a través del ciclo de gobernanza regulatoria mediante el cual el gobierno, luego de identificar un objetivo de política pública, determina si empleará la normatividad como instrumento de política, evalúa alternativas y adopta la norma a través de un proceso de toma de decisiones basado en evidencia (OCDE, 2012).

Con el fin de materializar los principios de la Mejora Normativa, a continuación, se presenta el ciclo de gobernanza regulatoria, que guarda gran similitud con el ciclo de política pública, el cual permite brindar una lectura integral de todas y cada una de las fases, los actores, las herramientas y las instituciones que intervienen en el proceso de expedición de una nueva norma o la modificación de una existente.

El ciclo de gobernanza regulatoria es promovido por la OCDE y en Colombia se ha venido institucionalizando a partir de 6 etapas que incluyen la planeación de las intervenciones, el diseño, la consulta pública, la revisión de calidad, la publicación y difusión y la aplicación de herramientas de evaluación de las regulaciones. 

Si bien, este ciclo contenía implícitamente la construcción del acto administrativo, desde el año 2022 en Colombia se tendrá en cuenta una nueva etapa la cual tendrá herramientas para la redacción de los actos administrativos de carácter general, de manera que las entidades mejoren sus capacidades en materia de técnica normativa, lenguaje claro y prevención del daño antijurídico. 
 

Planeación: Agenda Regulatoria

La planeación, como primera etapa del Ciclo de Gobernanza Regulatoria, busca que las entidades, que en razón de sus funciones deban elaborar proyectos específicos de regulación, identifiquen los asuntos y problemáticas que podrán requerir una posible intervención regulatoria, con el fin de coordinar el trabajo y asegurar la coherencia en la producción normativa; proveer información valiosa a las partes interesadas; informar al responsable de la política regulatoria para priorizar su ejercicio, y analizar posibles impactos de la regulación con suficiente anticipación.

La planeación se lleva a través de la Agenda Regulatoria cuyo objetivo es indicar los proyectos de actos administrativos que se pretenden expedir el siguiente año para conocimiento y participación de los sujetos regulados y terceros interesados, a efectos de promover la transparencia, la coordinación intra e interinstitucional y la construcción participativa de las propuestas regulatorias.  

La Agenda Regulatoria es una herramienta de planeación normativa cuyo objetivo es indicar los proyectos de actos administrativos que se pretende expedir el siguiente año para conocimiento y participación de la sociedad y los sujetos regulados. La agenda promueve la transparencia, la coordinación interinstitucional y la construcción participativa de las propuestas regulatorias. El proyecto de Agenda Regulatoria se debe presentar en el formato suministrado por la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República, en el cual se incluye la siguiente información para cada proyecto normativo:

1. Información institucional

2. Información del proyecto de regulación

3. Consulta pública del proyecto de regulación

La Agenda Regulatoria es la primera etapa del ciclo de gobernanza regulatoria en la cual las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional deben identificar los asuntos relativos a su sector que merecen una posible intervención regulatoria. En esta planeación se debe incluir la participación de los sujetos regulados e interesados para definir una agenda de trabajo regulatoria que apunte a satisfacer el interés general.

Diseño de la regulación

El diseño de la regulación busca que las entidades públicas de la rama ejecutiva del nivel nacional y territorial con funciones regulatorias realicen un ejercicio previo a la intervención mediante la regulación, con el fin de formular correctamente el problema a resolver, establecer los objetivos de la intervención, identificar y evaluar las diferentes alternativas de solución.

Redacción del acto administrativo

La redacción de la regulación es una etapa fundamental en la producción normativa, pues busca garantizar que las conclusiones presentadas en la etapa de diseño se materialicen en disposiciones jurídicas coherentes, con calidad técnica y jurídica, precisión y claridad.

Consulta pública

La cuarta etapa del ciclo es la consulta pública del proyecto de acto administrativo, esta es un mecanismo a través del cual se abren espacios para que los actores interesados participen e incidan en las decisiones que toma el Estado, fortaleciendo la confianza, legitimidad, efectividad y transparencia de las intervenciones. Este mecanismo es transversal a todo el ciclo de gobernanza regulatorio, sin embargo, resulta de particular prioridad que una vez se haya consolidado la propuesta de regulación los actores puedan revisarla antes de que esta se convierta en un instrumento oficial, de manera que se adecuen las respuestas del Estado a las necesidades y demandas de los ciudadanos o grupos de interés. 

Así pues, los ejercicios de consulta pública en los procesos regulatorios permiten adecuar las respuestas del Estado a las necesidades y demandas de los ciudadanos o grupos de interés, ya que proporciona la capacidad de anticiparse y responderlas efectivamente, además, mejora el intercambio de conocimiento, sensibiliza al ciudadano, garantiza la toma de decisiones informadas, visibiliza las necesidades y evita que se emitan respuestas apresuradas por parte de la administración, escasamente planificadas y probablemente más costosas económicamente y perjudiciales para el desarrollo.

Para tener resultados efectivos y de calidad en los ejercicios de consulta pública de los procesos de regulación se deben considerar las fases de (i) planeación, (ii) desarrollo del ejercicio y (iii) análisis de resultados, con el fin de garantizar la calidad y efectividad del ejercicio, así como facilitar que sus resultados puedan incorporarse dentro del proyecto normativo y así lograr un mejor monitoreo y control.

Revisión de la regulación

Una vez se publica el diseño de la regulación y se consolida la retroalimentación realizada por parte de la ciudadanía en la fase de consulta pública, se debe procurar que el contenido regulatorio sea revisado por parte de los actores competentes. Esto permite garantizar un marco regulatorio eficiente y de calidad. En esta fase, dependiendo de la competencia, existen entidades e instancias que podrán emitir conceptos y/o validar el contenido regulatorio, previo a la expedición de esta.

• Aprobación sobre la creación de trámites - le corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública. 
• Concepto sobre la abogacía de la competencia - le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio SIC. 
• Concepto previo de los reglamentos técnicos - le corresponde al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo MinCit.
• Concepto de los proyectos que requieren firma del Presidente de la República (Secretaría Jurídica de la Presidencia).
• Revisión jurídica en entidades territoriales.
• Instancias de coordinación e instancias técnicas de revisión de regulaciones.

Publicidad de la regulación final

El artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, se establece el deber de publicación de los actos administrativos de carácter general, de lo contrario no serán obligatorios.

Respecto de los actos administrativos de carácter general expedidos por entidades de la rama ejecutiva del orden nacional, deberán ser publicados en el Diario Oficial.  En caso de fuerza mayor que impida la publicación en el Diario Oficial, el Gobierno nacional podrá disponer que la misma se haga a través de un medio masivo de comunicación eficaz. Cuando se trate de actos administrativos electrónicos, se deberán publicar en el Diario Oficial o gaceta territorial conservando las garantías de autenticidad, integridad y disponibilidad.

Respecto de los actos administrativos de carácter general expedidos por entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, según el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011, deben publicarse en las gacetas territoriales. 

Aquellos entes territoriales que no cuenten con un órgano oficial de publicidad podrán divulgar esos actos mediante la fijación de avisos, la distribución de volantes, la inserción en otros medios, la publicación en la página electrónica, o cualquier canal digital habilitado por la entidad, o por bando, en tanto estos medios garanticen amplia divulgación.

Evaluación de las regulaciones

El inventario de la regulación es amplio en todos los países, pues típicamente se ha acumulado al paso de los años y sus efectos en la economía pueden estar generalizados. Si bien, buena parte de este inventario regulatorio genera beneficios importantes, su efectividad variará y en ocasiones los costos podrían ser más de los necesarios para alcanzar un objetivo de política (OCDE, 2018). El potencial de que la regulación tenga impactos significativos tanto positivos como negativos requiere que sea evaluada cuidadosamente de forma sistemática y periódica a fin de identificar eventuales fallas en la implementación de la regulación, dando lugar a la actualización, reemplazo o modificación de la misma de acuerdo con el contexto y las circunstancias que se presenten.

Las evaluaciones permiten a los encargados de formular políticas comprender el cumplimiento e inventario de la regulación, considerando el cumplimiento de objetivos, identificando si se han cumplido, analizando si los objetivos iniciales de política se alcanzaron y el costo de implementación de dicha regulación. Los organismos de implementación e inspección juegan un papel fundamental, debido a que son ellos quienes recaban y manejan los datos que son necesarios para evaluar la regulación, contando con la facultad de rediseñar la regulación para hacerla más eficiente.

Normativa Política de Mejora Normativa

• Decreto 2696 de 2004

• Decreto 1074 de 2014

• Decreto 1081 de 2015

• Decreto 1595 de 2015

• Decreto 270 de 2017   

Criterios diferenciales Política mejora normativa

Las territoriales aplicarán lo pertinente, de acuerdo con los marcos normativos que regulan los distintos asuntos que se tratan en esta política y en el marco de la autonomía territorial.

Ámbito de aplicación  Política mejora normativa

Para efectos de la política de Mejora Normativa, las entidades que regulan son todas aquellas de la Rama Ejecutiva del nivel centralizado o descentralizado que tienen facultades para emitir normas de carácter general.

Entidades de los sectores Central y Descentralizado (artículo 39 de la Ley 489 de 1998):

Sector Central de la Administración Pública Nacional:

• La Presidencia de la República

• Los ministerios

• Los departamentos administrativos

• Las superintendencias

Sector Descentralizado de la Administración Pública Nacional:

• Los organismos y las entidades adscritos o vinculados a un ministerio o a un departamento administrativo que gocen de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio o capital independiente

Administración Pública a escala territorial:

• Las gobernaciones, las alcaldías, las secretarías de despacho y los departamentos administrativos.

• Las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales son corporaciones administrativas de elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución Política y la ley, por lo que no son del alcance de esta política; no obstante, se recomienda que dichas entidades, así como las ramas Legislativa y Judicial, adopten herramientas de mejora regulatoria en sus procesos.

Herramientas e instrumentos técnicos Política de Mejora normativa

El Comité de Mejora Normativa ha elaborado un documento de política en el cual se encuentran todos los lineamientos generales para facilitar la implementación de la política en las entidades previstas en su ámbito de aplicación.

Para conocer el documento, haga clic aquí

• Guía reglamentos técnicos y disposiciones aplicables
• Lista de chequeo obligaciones internacionales
• Procedimiento territorial de mejora regulatoria
• Procedimiento nacional de mejora regulatoria

Infografías

General de la Dimensión

Para consultar el material audiovisual, haga clic aquí

Curso virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG

Para complementar cada una de las políticas se pone a disposición el curso virtual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Socialización de la política

Consulte la presentación de la socialización aquí

Índices de Gestión y Desempeño Política de Mejora normativa