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¿Cómo se realiza la ejecución de la rendición de cuentas?
Esta etapa se relaciona con la puesta en marcha de la estrategia de Rendición de cuentas de la entidad, en donde se reflejan las apuestas orientadas al cumplimiento de los objetivos y metas trazadas. Es el momento en el cual se ejecutan las acciones de entrega de información y desarrollo de mecanismos de diálogo con la participación de los grupos de valor y de interés.
Brindar la información a los grupos de valor y de interés de manera amplia.
Además de los informes programados, la entidad debe contar con procedimientos y mecanismos que aseguren que la información esté actualizada y disponible permanentemente, garantizando el acceso a grupos poblacionales específicos (étnicos, culturales y en situación de discapacidad).
Para ello se debe disponer la información pública institucional utilizando de medios físicos, así mismo a través de canales electrónicos (páginas web institucionales, plataformas virtuales, sistemas de información, redes sociales, etc). Lo fundamental es que la información se encuentre disponible y se facilite la accesibilidad de acuerdo a las características de los públicos interesados. Se debe divulgar la información pública en diversos idiomas y lenguas de ser necesario, elaborando siempre formatos alternativos comprensibles para los respectivos grupos de valor y de interés.
De acuerdo con lo establecido para la fase de interacción de la estrategia de gobierno digital, en la página web, de cada entidad, debe existir un buzón de contacto, peticiones, quejas y reclamos que permita el seguimiento a los requerimientos ciudadanos.
Según las características de los grupos de interés y las posibilidades de la entidad, ésta podrá implementar estrategias de comunicación visual en espacios públicos, lo que constituye una forma de comunicación innovadora, en la que predominan los mensajes con significado y mensaje orientado para los públicos a los cuales se dirige la información, propiciando, además, que las personas actúen y conversen entorno al mensaje propuesto. La comunicación visual en el espacio público supone “humanizar los datos”, que la información sea divertida, sencilla y promueva la conversación.
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Actividad No. 15 Consulta a los grupos de interés.
Actividad No. 16 Identificación de las necesidades de información y diálogo.
Actividad No. 11. Buenas prácticas Comunicación visual
Instrumento No. 15. Matriz de relacionamiento ODS- Derechos Humanos – Planeación.
Diálogo con la ciudadanía.
Las entidades deben crear variedad de espacios de diálogo presencial al igual que complementarlos con espacios virtual a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones –TIC-, programando encuentros estratégicos y creando procedimientos internos de atención a la petición de cuentas con el fin de explicar los resultados de la gestión y escuchar la opinión y evaluación ciudadana.
El diálogo presencial puede ser complementado con el uso de mecanismos participativos basados en las tecnologías de la información habilitando durante las jornadas de rendición de cuentas canales, tales como: chat, foros virtuales, blogs, video screams, redes sociales, twitter, llamadas telefónicas, transmisión por televisión o radio en vivo, entre otros. En especial deben implementarse las orientaciones sobre tic para gobierno abierto de la estrategia gobierno digital.
En los escenarios de diálogo deben organizarse reuniones presenciales de interlocución (foros presenciales, ferias de rendición de cuentas, audiencias públicas participativas, mesas de trabajo, reuniones zonales, encuentros territoriales, etc.) donde las entidades y los grupos de valor y de interés dialoguen frente a: el avance y resultados de la gestión pública, así como frente al avance en materia de garantía de derechos y cumplimiento de los ODS. Para que un escenario sea efectivamente de diálogo se debe permitir la evaluación, por parte de la ciudadanía, tendiente a mejorar los planes y la gestión institucional. Para ello se debe:
Diseñar la agenda y logística de las jornadas de diálogo.
listar la información para entregar a la ciudadanía. Ver preparación.
Adentrar Jornadas de diálogo participativas e interactivas.
Sistematizar de manera clara las conclusiones y compromisos del espacio de diálogo.
La entidad debe publicar el informe de rendición de cuentas, así como la información sobre los diversos medios habilitados de participación, antes de realizar el escenario de diálogo (mínimo 15 días antes) y durante el ejercicio.
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Actividad No. 20. Diseñar la agenda para las jornadas de diálogo.
Instrumento No. 16. Registro de participantes a procesos de rendición de cuentas.
Mecanismos No. 1 Cabildo abierto
Mecanismos No. 2 Panel Ciudadano
Mecanismos No. 3 Asamblea Comunitaria.
Mecanismos No. 4. Foro ciudadano
Mecanismos No. 5. Observatorio Ciudadano
Mecanismos No. 6. Audiencia Pública Participativa
Mecanismos No. 7. Ferias de servicio
Mecanismos No. 8. Encuentro diálogo participativo
Mecanismos No. 9. Encuesta Deliberativa
Mecanismos No. 10. Espacio abierto
Evaluación del diálogo con la ciudadanía.
Siempre es necesario realizar la evaluación de los espacios de diálogo. Esta evaluación se hace en dos niveles: el primero por parte de los asistentes con el objetivo de recolectar las impresiones en el cumplimiento de los objetivos del espacio y el modo en el que se desarrolló para incorporar aprendizajes en futuros espacios. En el segundo por parte del equipo líder, como un ejercicio de reflexión y análisis del espacio.
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Instrumento No. 19 Encuesta de evaluación de las jornadas de rendición de cuentas.