actividad 16

IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN Y DIÁLOGO

Objetivo:

identificar las necesidades de información de los grupos de interés y las condiciones de disponibilidad de información que tiene la entidad para la rendición de cuentas.

Dirigido a:

directores o jefes de dependencia o instancias, servidores públicos, personal de gestión documental, control interno.

Modalidad:

Presencial

Criterios con los que interactúa:

hace parte de la etapa de alistamiento para la rendición de cuentas, es insumo para la priorización de información y la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas en la etapa de diseño. Para la realización del inventario y la priorización de necesidades de información se pueden remitir a los instrumentos que hayan utilizado como el de identificación de dependencias o instancias para la rendición de cuentas y la matriz de identificación de información prioritaria para la rendición de cuentas.

Descripción:

para identificar las necesidades de información, se sugieren a la entidad los siguientes pasos:

a

Revisar el inventario que tiene de información en caso que la entidad cuente con la apertura de datos públicos, de lo contrario, se debe proceder a contabilizar la información, para lo cual, se recomienda acudir a las diferentes áreas o dependencias de la entidad para que por grupos lleven a cabo este inventario de acuerdo a la información que ha tenido salida por los diferentes medios (escritos, publicados en la WEB, programas de radio, respuestas a solicitudes ciudadanas, periódicos, entre otros).

b

Organizar y clasificar la información identificada por temas según las solicitudes que haya tenido en el año por parte de diferentes actores o grupos de interés o por la que se haya entregado por iniciativa propia o en cumplimiento de la normatividad.

c

Revisar la información con la que cuenta de acuerdo con los criterios de: completitud, claridad, pertinencia, confiabilidad, coherencia, accesibilidad. Esta revisión debe hacerse teniendo en cuenta las necesidades y mecanismos de información de los grupos de interés.

d

Identificar, de acuerdo con las solicitudes realizadas por los actores o grupos de interés, la información con la que no se cuenta y los motivos, ejemplo: fallas en la sistematización de la información, la información solicitada no es competencia de la entidad, etc.

e

Elaborar una lista de la información con la que no se cuenta y que debería tener.

f

Priorizar la información, a partir de la que no se tiene pero con la que se debería contar, y proceder a obtenerla, para lo cual se recomienda que se realice un plan de trabajo donde se estimen plazos para la entrega de dicha información por parte de las demás dependencias o instancias.

g

Priorizar, de la información con la que se cuenta, aquella que no está completa, clara, pertinente, etc. Proceder a mejorarla.

Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:

Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El contar con un inventario de la información evita que la entidad duplique esfuerzos.
Permite que la entidad organice su información de acuerdo con las necesidades de los diferentes actores y grupos de interés.
La información se puede mantener actualizada.
Establece criterios de revisión de la información, que pueden ser utilizados cada vez que se produzca.
La revisión de la información disminuye el margen de error en los datos que se están suministrando.
Facilita disminuir los tiempos en la entrega de información solicitada.
El ejercicio puede servir de insumo para que la entidad establezca un instructivo para la elaboración de la información.		 La entidad puede contar con un gran volumen de información, por tanto, será dispendioso identificar las necesidades de información.
No se podrá contar con toda la información requerida, por lo que se hace importante priorizar para avanzar en su producción.		 Remitirse a los registros de activos de información que tiene la entidad, allí podrá encontrar el inventario de información y podrá avanzar más rápido en la identificación de necesidades de información.
Tener en cuenta
Para la priorización de necesidades de información la normatividad existente en relación con rendición de cuentas de gestión de la entidad, ley de transparencia, etc.
Se puede consultar a los actores y grupos de interés de necesidades de información.