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¿Cómo se prepara la rendición de cuentas?
La preparación de la rendición de cuentas consiste en organizar, coordinar y deja listos los insumos, recursos, informes, actividades preparatorias y logísticas para su uso en la etapa de ejecución de la estrategia de rendición de cuentas. Se refiere a las condiciones necesarias para la rendición de cuentas y a que los involucrados cuenten con las competencias necesarias para su participación.
Para el desarrollo de esta etapa se debe tener en cuenta las siguientes actividades:
Análisis del grupo de interés.
Es necesario retomar el diagnóstico realizado en la etapa de preparación y complementar el proceso con nuevos actores y datos . Se sugiere segmentar los públicos agrupándolos en categorías menores por intereses, necesidades a partir de sus preocupaciones, sus necesidades, sus expectativas como grupo poblacional, e identificar cuáles organizaciones los representan. Así mismo, identificar los requerimientos de los grupos sobre las condiciones de modo, tiempo y lugar para la entrega de información, el desarrollo de diálogo y el seguimiento al cumplimiento de los compromisos pactados.
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Actividad No.6 Identificación de actores y grupos interesados
Identificación de la información necesaria para el proceso de rendición de cuentas.
El derecho de acceso a la información garantizar que los ciudadanos busquen y reciban información bien sea a través de informes o de datos almacenados o procesados por archivos o centrales informáticas. Para ello la entidad debe producir, obtener, organizar y comunicar la información, de la gestión bajo su responsabilidad, facilitando la consulta y el análisis de la ciudadanía en forma permanente. Las entidades deben planear y gestionar la información pública:
¿ Producir informes de evaluación y seguimiento a los resultados de la gestión en forma proactiva, sin esperar a que sea solicitada por el ciudadano y,
¿ Crear mecanismos y procedimientos internos para facilitar el acceso a información institucional en respuesta a peticiones de la ciudadanía. (DAFP:2012)
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Recolectar la información necesaria para el proceso de rendición de cuentas.
Implica el proceso de recolección de los datos por parte de las dependencias responsables para la rendición de cuentas. Se recomienda partir desde la identificación realizada en la etapa de preparación y complementada con la consulta realizada en la identificación de información necesaria para el proceso de rendición de cuentas. Es importante que se establezca un líder que coordine la recolección y haga seguimiento a oportuno suministro de ésta en las condiciones requeridas para el proceso de rendición de cuentas.
Se recomienda que la identificación y priorización de la información se realice con base en los indicadores. El contenido de la rendición de cuentas son los derechos humanos, por lo cual la información de las políticas, programas y proyectos asociados a los Objetivos de desarrollo Sostenible ODS son fundamentales. Se deben utilizar los indicadores de resultados y productos del plan de desarrollo o del plan estratégico institucional, considerando nuevos indicadores que complementen esta información.
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Actividad No.16 Identificación de las necesidades de información y diálogo.
Actividad No.29 Guía de metodología de análisis por derechos.
Actividad No.30 ABC formulación de indicadores.
Instrumento No. 13. Lista de evaluación de la calidad de la información
Instrumento No. 14. Análisis de la información para los indicadores de rendición de cuentas.
Instrumento No. 15. Matriz de relacionamiento ODS- Derechos Humanos – Planeación.
Sistematizar y preparar la información necesaria para el proceso de rendición de cuentas en lenguaje claro.
Se deben elaborar materiales audiovisuales de apoyo para brindar información sobre los resultados o avances de la gestión en lenguaje ciudadano y de acuerdo con características socioculturales de los convocados. Así mismo, con el propósito de garantizar el acceso y la disponibilidad de la información para los grupos de interés identificados se puede elaborar Informes Público de Rendición de Cuentas, por parte del equipo líder, quien debe consolidar el Informe en unos periodos programados considerando la normatividad vigente.
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Capacitación
Con el fin de fortalecer las capacidades de diálogo colectivo entre la administración y la ciudadanía la entidad debe organizar una oferta de capacitación a los grupos u organizaciones identificadas. Para ello, a través de las áreas de atención al ciudadano o participación ciudadana debe realizar talleres de Capacitación a ciudadanos y organizaciones sociales identificadas sobre su derecho a la participación ciudadana, la políticas públicas y mecanismos de evaluación y control social, así como sobre la metodología de los ejercicios de rendición de cuentas; explicar ¿cómo funciona?, ¿cuáles son sus límites y las herramientas disponibles para participar?
Fortalecimiento de la petición de cuentas.
Crear canales para la petición de cuentas de ciudadanos y grupos de interés a través de jornadas que promuevan las entidades líderes de las políticas públicas para la rendición de cuentas sobre los resultados y avances en la garantía de los derechos humanos a su cargo.
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Actividad No. 18. Fortalecimiento de la petición de cuentas.
Convocatoria.
Se debe realizar una amplia difusión y convocatoria para cada uno de los espacios de diálogo. La convocatoria debe ser clara en el modo, tiempo y lugar en el que se realizará en encuentro, así como los insumos que requieren los grupos de interés para participar en el proceso. El componente de comunicaciones debe definir cómo realizar la convocatoria en los medios masivos de comunicación, siempre garantizando que no se quede nadie excluido.
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Actividad No. 10. Elaboración del componente de comunicaciones.
Actividad No. _10_ Elaboración del componente de comunicaciones.