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CONVOCATORIAS DE LOS ACTORES Y GRUPOS DE INTERÉS PARA PARTICIPAR EN LOS ESPACIOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Objetivo:
brindar recomendaciones a las entidades para difundir las convocatorias de los actores y grupos de interés para que participen en los procesos de rendición de cuentas
Dirigido a:
equipo líder, grupos de interés y ciudadanos.
Modalidad:
Presencial o Virtual
Criterios con los que interactúa:
las convocatorias se planean en cualquiera de las etapas de la rendición de cuentas: alistamiento, diseño, ejecución y seguimiento y evaluación. Hace parte del plan de comunicaciones.
Descripción:
los actores y grupos de interés pueden ser convocados a participar en cualquiera de los momentos de la rendición de cuentas: alistamiento, diseño, preparación, ejecución, seguimiento. Es claro que no basta con brindar información para cumplir con la rendición de cuentas, además se deben generar espacios de diálogo con la ciudadanía y cumplir con los compromisos que se establezcan en estos espacios. Esto hace que los grupos de interés y demás actores tengan una participación, que influya en la toma de decisiones de las entidades.
Para convocar a los actores y grupos de interés a participar se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a
Establecer el objetivo de la convocatoria que vaya a realizar, es decir, transmitirle a los actores y grupos de interés para que se requiere de su participación:
Aporten en la elaboración del autodiagnóstico.
Aporte en la caracterizar a los actores y grupos de interés.
Participación en la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas
Participación en espacios de diálogo de rendición de cuentas.
Participación en la evaluación de las acciones realizadas de rendición de cuentas.
b
Elaborar el mensaje para los actores y grupos de interés, recuerde que debe utilizar un lenguaje comprensible, utilizando mensajes que animen a la ciudadanía a participar, que les haga saber que son actores protagonistas de los espacios de rendición de cuentas. Ejemplo:
¿Quiere usted que los servicios de los jardines infantiles mejoren? ¿Quiere usted saber cuántos jardines se han construido en el último año? ¿Tiene usted ideas para que se mejoren los servicios de los jardines infantiles?
Lo invitamos que se reúna con nosotros para contarles de los jardines infantiles y para que nos cuenten sus observaciones y propuestas. Juntos avanzamos más.
Día:___________________ Lugar: _______________
c
Identificar los canales de comunicación que tiene la entidad para poder divulgar las convocatorias.
| Canales de comunicación |
|---|
| WEB de la entidad |
| Carteleras informativas |
| Redes Sociales |
| Periódicos regionales |
| Canales televisivos |
| Emisoras radiales |
| Periódico mural |
| Correspondencia: Mensajería |
d
Ajustar el mensaje, de acuerdo con los canales de comunicación a utilizar: El mensaje puede ser corto o largo de acuerdo con el canal de comunicación. En el caso de las redes sociales, puede colocar mensajes que remitan a la ciudadanía a otros medios de comunicación que les permita ampliar la información.
e
Considerar las características de los actores y grupos de interés para enviar los mensajes de convocatoria: Personas con discapacidad visual, personas con discapacidad auditiva, etc.
f
Revisar las estrategias comunicativas para convocatorias que ha utilizado e identificar cuales han tenido mejores resultados para retomarlas.
¿A quiénes convocar a las jornadas de diálogo en la rendición social de cuentas?
A las organizaciones sociales representativas de la comunidad que se han conformado frente a los servicios institucionales entre otros pueden ser: asociaciones de usuarios en salud, de desplazados, discapacitados, juntas de acción comunal, comités de servicios públicos, vocales de control social, etc.
A organizaciones no gubernamentales: tales como Cámaras de Comercio, Transparencia por Colombia, asociaciones de Municipios o Departamentos, Fundaciones sin ánimo de lucro, organismos internacionales, etc.
Con cualquier ciudadano, adulto o menor de edad interesado en los temas institucionales.
A los beneficiarios de los servicios.
A organismos de control especialmente Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República y Contralorías Territoriales, Personerías.
A representantes de los gremios y la academia: asociaciones de profesionales, universidades, docentes, representantes estudiantiles, gremios ganaderos, agrícolas, del comercio, el transporte, la industria o la construcción, entre otros.
A los medios de comunicación, prensa, radio, televisión nacional y regional.
A las Corporaciones político - administrativas de elección popular como asambleas y concejos (responsabilidad política).
A las Entidades estatales del nivel nacional o internacional encargadas de la formulación, implementación o supervisión de políticas sectoriales o programas de gobierno. (DAFP:2012)
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
| Fortalezas | Limitaciones | Aspectos a tener en cuenta |
|---|---|---|
| Tener claridad en el objetivo de la convocatoria y el medio idóneo para realizarlo garantiza que los mensajes de invitación les lleguen a los actores y grupos de interés. Planear una buena convocatoria es garantizar la participación de la ciudadanía en los procesos de rendición de cuentas. Estas convocatorias motivan el interés ciudadano a participar; por ello debe incluir el objetivo de la jornada, la información sobre los problemas y necesidades ciudadanos priorizados en la consulta, indicar las formas para acceder a los informes de gestión, canales de interlocución para presentar propuestas y opiniones previas y procedimiento para la inscripción de las organizaciones sociales que intervendrán en las jornadas de diálogo. |
Limitados canales de comunicación, genera mayores esfuerzos para realizar las convocatorias. Realizar convocatorias por medio no idóneos limita la participación de las personas y aumenta los costos de la entidad. |
Realizar las convocatorias con un tiempo prudencial. A los encuentros de diálogo por lo menos con 30 días calendario de anticipación. Las convocatorias para participar deben ser incluyentes, por tanto, se deben tener en cuenta las características de los actores y grupos de interés. Utilizar un lenguaje comprensible para realizar las convocatorias. Integrar en la estrategia de convocatoria a actores o grupos de interés para que ellos sean los que convoquen. No es necesario que toda la ciudadanía y sus organizaciones asistan a todas las jornadas de diálogo. Si bien la convocatoria debe ser abierta para toda la ciudadanía que quiera participar, es necesario motivar la asistencia de organizaciones y grupos de interés específicos, que presenten preocupaciones y propuestas directamente relacionadas con los servicios de la entidad. Las convocatorias a las jornadas de diálogo deben incluir la información con la fecha, lugar, duración y metodología de diálogo que se utilizará. |