ELABORACIÓN DEL COMPONENTE DE COMUNICACIONES DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Objetivo

elaborar el componente de comunicaciones de la estrategia de rendición de cuentas basado en el enfoque de derechos humanos y paz.

Dirigido a:

grupo líder de rendición de cuentas, Oficinas de comunicación y prensa.

Modalidad:

Presencial / Virtual

Criterios con los que interactúa:

hace parte de la etapa del diseño y requiere que se retome la información recogida en los instrumentos de la etapa de alistamiento. Esta actividad se debe aplicar de manera transversal en la estrategia de rendición de cuentas.

Descripción:

la gestión institucional debe ser visible a la ciudadanía en forma permanente, esto implica la publicación y divulgación de información de calidad, proporcionando diversos medios para facilitar el acceso al ciudadano.

Para ello, la entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicación a través de medios y mecanismos que faciliten el acceso diferencial de diversas poblaciones utilizando simultáneamente medios presénciales, escritos y virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales.

Para hacer visible la información pública la entidad debe:

Identificar claramente los públicos o actores a quienes van dirigidos los informes

Públicos o actores para la rendición de cuentas	SI	NO
Organizaciones sociales
Grupos étnicos (Pueblos indígenas o afrodescendientes, Raizales y los Rom o Gitanos)
Niños, adolescentes o jóvenes
Organizaciones de personas en condición de discapacidad
Adultos mayores
Mujeres u hombres
Ciudadanía en general
Medios de comunicación
Corporaciones públicas de elección popular
Otros niveles de gobierno: nacional, departamental, organismos de control

Establecer los fines del plan de comunicación

Lo que se pretende con la estrategia de comunicación es visibilizar los avances y resultados de la gestión institucional con el fin de mantener informados a los ciudadanos y facilitar canales para la interlocución entre la entidad y las organizaciones sociales o grupos de interés.

La información y la comunicación son procesos complementarios:

La información debe ofrecerse a toda la población en general.
La comunicación tiene unas poblaciones objetivo, por lo general usuarios o beneficiarios de servicios y grupos poblacionales y de interés conformados por organizaciones sociales de la sociedad civil con quienes interesa motivar la interlocución.

Examinar la disponibilidad de recursos y alianzas para las labores de difusión

Inventariar los recursos para la difusión de la información con base en el siguiente formato:

Recurso para difusión	SI	NO	Área responsable
Páginas Web institucionales
Periódicos Institucionales
Carteleras
Circulares o cartas abiertas al público.
Afiches
Volantes
Boletines
Comunicados de prensa
La ventanilla de Atención al usuario
Espacios radiales
Programa institucional por tv

Definir los medios para visibilizar la información ante la ciudadanía

La entidad debe incluir, en su componente de comunicaciones, según su disponibilidad de recursos y cooperación lograda con medios de comunicación o entidades nacionales o departamentales, acciones para implementar las herramientas de acceso a la información.

Herramientas y mecanismos para facilitar el acceso a la información:

Centros de documentación y archivos institucionales.
Murales o carteleras didácticas.
Cartillas didácticas impresas o virtuales.
Historietas.
Fotografías, vídeo, audios o diapositivas.
Boletines virtuales o publicados.
Afiches, volantes y/o plegables.
Periódicos con noticias en la prensa local, departamental o nacional.
Perifoneo, llamadas telefónicas a líderes.
Emisoras locales y comunitarias.
Televisión local, departamental o nacional.
Interacción en línea a través de la web: chat, foros, blogs, twitter, facebook, entre otros.

Para garantizar el uso de estos medios, se pueden adelantar las siguientes acciones:

Promoción y divulgación de la rendición de cuentas. La entidad implementa las acciones o estrategias de comunicación, definidas en su componente de comunicaciones, para promocionar la jornada de rendición de cuentas. Los medios usados para realizar dicha promoción incluyen radio o prensa, sitio web, correo electrónico, telefonía móvil, redes sociales, mensajes de texto.
Difundir ampliamente las herramientas y mecanismos que tiene la ciudadanía para acceder a la información.
Sensibilizar a los ciudadanos sobre el uso de las herramientas y mecanismos creados.
Capacitar a la ciudadanía sobre el correcto uso de la información, para facilitar su análisis e interpretación adecuada.
Establecer procedimientos y responsabilidades internas para atender con agilidad las consultas de información ciudadana.
Establecer un sistema de respuestas a los ciudadanos frente a los informes de rendición de cuentas a través del Sistema de quejas y reclamos, el Correo electrónico o físico, la web, etc.