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¿Cómo se diseña la rendición de cuentas?
El diseño de la estrategia es la actividad creativa para concretar cómo será el proceso de rendición de cuentas en la etapa de ejecución. Es ideal que esta etapa cuente con procesos participativos para definir los objetivos, alcances, mecanismos, responsables, tiempos y recursos de la rendición de cuentas para el ciclo anual.
Para el desarrollo de esta etapa se debe tener en cuenta las siguientes actividades:
Elaborar la estrategia del proceso de rendición de cuentas de la entidad.
Establecer la estrategia de trabajo, presupuesto y alianzas interinstitucionales para la implementación del proceso de rendición de cuentas con al menos la siguiente información:
Defina los Objetivos:
Son los resultados deseados que se esperan alcanzar con la ejecución de las actividades que integran la estrategia de rendición de cuentas de la entidad. Son la ruta o guía de las actividades a realizar, por lo que dan direccionalidad al proceso. Con base en los objetivos se realiza la evaluación de éxito o brechas de la estrategia. Recuerde que los objetivos de rendición de cuentas no es dar información, dialogar y responsabilizarse, el objetivo es q resultado esperamos aportar a la gestión pública de nuestra entidad.
Identifique las etapas de la estrategia de rendición de cuentas:
Identifique el aprestamiento, diseño, preparación/capacitación, ejecución, y seguimiento y evaluación.
Seleccione las actividades que llevará a cabo en cada una de las etapas:
Así mismo, los espacios de diálogo que van a utilizar, las técnicas y los instrumentos. La caja de herramientas del Manual presenta y detalla las opciones. Escoja aquellas que le agreguen mayor valor según sus grupos de valor, el contexto, el equipo líder y el objetivo de la rendición de cuentas.
Determine el Cronograma para implementar el proceso de RC:
Defina el trimestre en el que se realizará.
Especifique los responsables de cada actividad.
Proyecte los Recursos necesarios.
Identifique cuales de éstos están disponibles y cuáles serán requeridos para gestionarlos.
Las entidades de la Administración Pública nacional y territorial deberán elaborar anualmente una estrategia de Rendición de Cuentas, cumpliendo con los lineamientos de Rendición de Cuentas establecidas en el artículo la Ley 1757 de 2015, la cual deberá ser incluida en el Plan Anticorrupción y de Atención a los Ciudadanos de acuerdo con lo establecido en los artículos 73 y 74 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Para el caso de las Corporaciones Públicas la estrategia es el equivalente al plan de rendición de cuentas establecido en la Ley 1757 de 2015.
La estrategia incluirá instrumentos y mecanismos de rendición de cuentas, los lineamientos de gobierno digital, los contenidos, la realización de espacios de diálogo o audiencias públicas participativas, y otras formas permanentes para el control social.
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Actividad No. 9. Elaboración de la estrategia de rendición de cuentas.
Instrumento No.9. Estrategia de rendición de cuentas.
Instrumento 10. Cadena de Valor de la estrategia de rendición de cuentas.
Elaboración del componente de comunicación de la estrategia de rendición de cuentas.
La gestión institucional debe ser visible a la ciudadanía en forma permanente, por ello se debe publicar información de calidad, proporcionando diversos medios para que el ciudadano acceda fácilmente a los informes de rendición de cuentas, sin esperar que esta sea solicitada.
La entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicación a través de medios y mecanismos que faciliten el acceso de diversas poblaciones utilizando simultáneamente medios presénciales, escritos, y auditivos con los virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales.
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Actividad No. 10. Elaboración del componente de comunicaciones.
Actividad No. 11. Buenas prácticas sobre acciones de comunicación visual en espacios públicos.
Definir con la ciudadanía los espacios, canales y momentos más adecuados para dialogar.
Nivel Inicial. En los espacios de diálogo la entidad debe ampliar la información y las explicaciones sobre la gestión realizada y sus resultados y escuchar la retroalimentación que realice la ciudadanía. La entidad debe consultar con la ciudadanía y las organizaciones sociales y grupos de interés, los espacios de encuentro y mecanismos de interlocución para el diálogo, así como las fechas, frecuencias y sitios más adecuados.
Es necesario crear variedad de espacios de encuentro –reuniones presenciales- de diálogo con la ciudadanía para la rendición de cuentas.
Estos espacios pueden ser, entre otros:
• Foros ciudadanos participativos por proyectos, temas o servicios. Ferias de la gestión con pabellones temáticos.
• Audiencias públicas participativas.
• Observatorios ciudadanos
• Tiendas temáticas o sectoriales.
• Mesas de diálogo regionales o temáticas.
• Reuniones zonales.
• Asambleas comunitarias.
• Reuniones por temas.
• Teleconferencias interactivas
Validación participativa de la estrategia de rendición de cuentas.
Consiste en procesos de consulta con los grupos de interés para conocer su percepción y aportes a la estrategia de rendición de cuentas.
La entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicación a través de medios y mecanismos que faciliten el acceso de diversas poblaciones utilizando simultáneamente medios presénciales, escritos, y auditivos con los virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales.
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Actividad No. 12. Consulta participativa de la estrategia de rendición de cuentas.
Instrumento No. 11. Formato Consulta, elaboración y evaluación participativa.
Elaboración participativa de la estrategia de rendición de cuentas.
Consiste en procesos de colaboración con los grupos de interés para diseñar de manera participativa la estrategia de rendición de cuentas.
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Actividad No. 13. Elaboración participativa de la estrategia de rendición de cuentas.
Instrumento No. 11. Formato Consulta, elaboración y evaluación participativa.
Establecer temas e informes, mecanismos de interlocución y retroalimentación con los organismos de control para articular su intervención en el proceso de rendición de cuentas.
La entidad puede revisar los resultados de los siguientes análisis e informes realizados por las instancias de control institucional:
Identificación de informes para articulación con organismos de control.
| Organismo de Control | Informe ó análisis realizado |
|---|---|
| Contraloría General de la República y Contralorías territoriales | Fenecimiento de la Cuenta fiscal |
| Procuraduría General de la Nación | Vigilancia al cumplimiento de las obligaciones de transparencia y acceso a la información de la Ley 1712 de 2015 Consulta de Asuntos Disciplinarios |
| Defensoría del Pueblo | Informes sobre la situación de derechos humanos y derecho internacional humanitario e informe al Congreso de la República. Informes de riesgo, notas de seguimiento y otros documentos de advertencia en donde se informe la probable ocurrencia de violaciones masivas a los derechos humanos y al Derecho Internacional Humanitario |
| Personería Municipal | Alertar oportunamente sobre hechos irregulares en la gestión pública Informes sobre la situación de derechos humanos |
| Contaduría General de Nación | Estados financieros |
Sensibilización y difusión de la estrategia de rendición de cuentas
Los grupos de interés deben recibir sensibilización, información sobre el proceso de rendición de cuentas:
- ¿Cómo funciona?
- ¿Cuáles son sus límites y propósitos?
- ¿Cuáles las herramientas y los mecanismos para facilitar su implementación?
- ¿Qué responsabilidades y actitudes son necesarias para facilitar el acceso a la información y recibir la retroalimentación de la ciudadanía?
- ¿Qué mecanismos ha creado la entidad para facilitar el acceso en forma permanentes y dialogar con la ciudadanía?
La sensibilización debe hacer parte del componente de comunicaciones.
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Actividad No. 14 Socialización de la estrategia de Rendición de cuentas.