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¿Cómo tener éxito en la solicitud de autorización de trámites?

La solicitud de concepto favorable para la adopción o implementación de un trámite o de revisión de la modificación estructural de un trámite existente establecida en la Resolución 1099 de 2017 debe atender los plazos y pasos similares para su sustentación.

Ver la infografía sobre: procedimiento para la adopción o implementación del trámite o su modificación estructural en:

Sin embargo, en el caso de la solicitud de modificación estructural de un trámite que está registrado en el sistema único de información de trámites (SUIT), esta solo puede tramitarse mediante correspondencia en físico o a través del correo electrónico institucional.

Identificar la ley o el marco jurídico que permite regular el trámite, es decir, que respalda la creación del trámite o autoriza a la entidad para su creación.

La entidad debe identificar la ley que crea el trámite o autoriza a la entidad para la reglamentación del mismo.

Esto implica que la entidad, analice jurídicamente el marco legal de forma integral estudiando la trazabilidad de las normas y sus antecedentes, hasta que se determine claramente la norma de rango legal que dio origen al trámite que se analiza, así como los artículos de la misma, en los que está la autorización para crearlo y reglamentar su implementación.

Es posible que, al estudiar el origen, se encuentren normas que ya están derogadas, pero deben identificarse para ubicar los cambios posteriores que se han producido sobre ella y las facultades que otorgaba. Para ello, puede consultarse la información sobre depuración normativa en el sistema único de depuración normativa (SUIN) del Ministerio de Justicia

La regla general es que todo trámite es creado por la ley, sin embargo, pueden presentarse dos escenarios: i) que la ley que lo crea determine de forma expresa las condiciones de tiempo modo y lugar en que debe accederse al mismo, caso en el cual, la entidad básicamente está llamada a implementarlo en tales condiciones; ii) que la ley faculte a una entidad para su establecimiento o reglamentación, en cuyo caso, la entidad responsable deberá expedir el acto administrativo que defina integralmente las condiciones de tiempo, modo y lugar.

En todo caso, las normas que reglamentan el trámite deben establecer claramente los requisitos, condiciones, pasos, fases, etapas, y demás circunstancias de hecho y de derecho que deba conocer el ciudadano, usuario o grupo de interés para realizar cualquier tipo de trámite. Adicionalmente, resulta de especial relevancia que la reglamentación se redacte en lenguaje claro .

Por ejemplo, en el escenario i) la Ley 685 de 2001 por la cual se expide el Código de Minas creó el registro minero nacional estableciendo en esta misma, los requisitos, formalidades, documentos y pruebas para la expedición del certificado de registro minero nacional.

En el escenario ii) la Ley 99 de 1993, artículos 49 y 50 creó el trámite de licencia ambiental y facultó su reglamentación por el Gobierno nacional a través del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, quién fijó los requisitos y pasos para su exigibilidad. La ley creó el trámite de la licencia y facultó al Ministerio para establecerlo e implementarlo.

Articular el área de planeación, la oficina jurídica y el área misional responsable del trámite para sustentar la solicitud.

El área misional directamente responsable del trámite dentro de la organización debe estar articulada con el área de planeación o quien haga sus veces, así como con la oficina jurídica, de manera que se pueda analizar y justificar en forma integral el marco legal, la necesidad técnica, los pasos y los beneficios del trámite para el usuario.

Esta articulación de áreas les permitirá analizar el proceso misional asociado al trámite y su necesidad técnica, además de la elaboración de la justificación correspondiente con todos los temas que deben incluirse en la manifestación de impacto regulatorio (MIR), para finalmente, clarificar los roles en el proceso de solicitud ante la Función Pública, de acuerdo con la siguiente propuesta:

Roles en el proceso de solicitud de autorización o modificación de trámites

• La entidad, a través de las áreas misionales, debe analizar permanentemente si las actuaciones administrativas que adelanta y los actos administrativos que formula dan lugar a la creación o modificaciones de trámites.
• Cuando exista la necesidad de solicitar la autorización de nuevos trámites, el proceso de elaboración de la manifestación de impacto regulatorio (MIR) y el acto administrativo debe elaborarse de forma concertada y sustentado en el análisis técnico entre las áreas misionales que implementan el trámite, el área de planeación o quien haga sus veces como administrador de trámites, las áreas jurídicas, secretarías generales y demás áreas interesadas en el tema regulado.
• Si la entidad debe elaborar un acto administrativo para la adopción o modificación de un trámite, este debe ponerse, a consideración de la ciudadanía y grupos de valor para que presenten sus comentarios, bajo la coordinación del área de planeación con las áreas misionales.
• La entidad deberá elaborar un informe suscrito por el funcionario responsable de la entidad cabeza del sector administrativo que lidera el proyecto de reglamentación, que contenga todas las observaciones que presentaron los ciudadanos y grupos de interés y las respuestas a las mismas.
• La entidad deberá elaborar un informe suscrito por el funcionario responsable de la entidad cabeza del sector administrativo que lidera el proyecto de reglamentación, que contenga todas las observaciones que presentaron los ciudadanos y grupos de interés y las respuestas a las mismas.
• En el análisis de los comentarios ciudadanos y de su viabilidad de integración al proyecto de acto administrativo debe concurrir el área misional responsable del trámite y las áreas jurídicas.
• Las observaciones emitidas por Función Pública respecto a la aprobación del nuevo trámite deben ser resueltas de forma coordinada entre el área misional, el área jurídica y demás dependencias que tengan interés en la materia.
• El área de Planeación o quien haga sus veces, debe hacer seguimiento al cronograma para elaborar la MIR y el proyecto de acto administrativo.

Trabajar coordinadamente con las instituciones responsables de elaborar el acto administrativo que regula el trámite.

Cuando en la elaboración y estructuración del proyecto normativo intervienen diferentes ministerios, departamentos administrativos y entidades, será necesario que se lleven a cabo reuniones de coordinación y análisis conjuntos para la discusión y conciliación del texto del proyecto normativo; estas actividades deberán llevarse a cabo bajo la responsabilidad de la entidad encargada de su ejecución y el registro en el SUIT.

De acuerdo con lo anterior, la entidad que implementa el trámite debe coordinar con la entidad cabeza de sector el proceso de solicitud de creación o modificación del trámite. En el nivel nacional, este trabajo debe efectuarse entre las oficinas jurídicas y las secretarías generales de los ministerios y departamentos administrativos con las las oficina jurídicas y secretarías generales de las entidades descentralizadas del sector involucradas en la implementación del trámite (establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del Estado, entre otras).

La solicitud para la autorización de los trámites debe contar con el respaldo de la entidad cabeza de sector, ministerio o departamento administrativo, la cual debió haber coordinado previamente con la entidad responsable de ejecutar el trámite, de acuerdo con lo establecido en la resolución 1099 de 2017 (parágrafo 2 del artículo 6). Esta última entidad debe registrar la solicitud en el SUIT, anexando la MIR y el proyecto de acto administrativo.

Las entidades cabezas del sector (ministerios y departamentos administrativos) pueden iniciar la solicitud para la autorización de trámites de otras entidades del sector, dadas sus facultades reguladoras, garantizando previamente la articulación con las entidades adscritas o vinculadas que lo deben implementar, con el fin de armonizar actividades, alcances, clarificar las responsabilidades y evitar reprocesos en su diseño.

Antes de presentar la solicitud de autorización de trámites a Función Pública, la entidad responsable de la implementación del trámite a regular, debe atender el siguiente procedimiento:

Procedimiento de coordinación institucional para elaborar el acto administrativo que regula el trámite

Elaborar la manifestación de impacto regulatorio (MIR)

Para justificar la creación, implementación o modificación estructural de un trámite; las entidades deben incluir en la elaboración de la manifestación de impacto regulatorio (MIR) la sustentación de la eficacia, eficiencia y, aquellos que están obligados a cumplirlo, los costos de implementación. Así mismo, deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación.

En el proceso de elaboración de la MIR, la entidad debe adelantar un estudio técnico y legal con la participación de los expertos misionales y jurídicos en la temática a regular. Este estudio incluye el análisis del contexto interno y externo de las entidades frente a sus grupos de valor para responder a las siguientes preguntas:

• ¿El trámite es necesario y además es la mejor alternativa de intervención a la problemática detectada?
• ¿El procedimiento de implementación se ajusta a los requerimientos de la política de racionalización de trámites, en el sentido de que su diseño es efectivo, al menor costo y con las mejores tecnologías que faciliten su gestión?

Por lo tanto, la MIR debe justificar que los trámites propuestos no se conviertan en cargas innecesarias para los ciudadanos obligados.

Consulta pública del acto administrativo

Las entidades deben garantizar la participación ciudadana y de los grupos de valor mediante un proceso de consulta sobre el proyecto de acto administrativo que regula o modifica un trámite y sobre la manifestación de impacto regulatorio (MIR), con el fin de que los ciudadanos o grupos de interés participen en el proceso de producción normativa, a través de opiniones, sugerencias o propuestas alternativas.

El mecanismo de consulta pública es una herramienta fundamental para mejorar la interacción continua entre el Estado y la sociedad, permite crear regulaciones de interés general con la participación de todos los interesados y, con ello, fortalecer la confianza, efectividad y transparencia de las diferentes intervenciones del Estado. La consulta pública incluye acciones de información y comunicación abierta de los proyectos de actos administrativos, recepción de opiniones o sugerencias, además de la colaboración, cocreación o retroalimentación en la implementación de iniciativas normativas.

De acuerdo con lo establecido en el Título 2 Directrices generales de técnica normativa del Decreto 1081 de 2015, los proyectos de regulación de trámites deberán publicarse en el sitio web de cada entidad responsable de su implementación, por lo menos durante quince (15) días calendario para recibir los aportes, observaciones, opiniones, sugerencias o propuestas alternativas de solución de los interesados, del ministerio o del departamento administrativo cabeza del sector administrativo que regula el trámite.

Con base en las observaciones ciudadanas recibidas, la entidad deberá elaborar un informe suscrito por el funcionario responsable de la entidad cabeza del sector administrativo que lidera el proyecto de reglamentación. Dicho informe debe contener todas las observaciones que presentaron los ciudadanos y grupos de interés y las respuestas a las mismas. Después del vencimiento del término de participación ciudadana, este informe deberá publicarse, en el sitio web de la entidad, y deberá permanecer allí como antecedente normativo, junto con el proyecto de regulación correspondiente.

Herramientas: Ver Decreto 1081 de 2015, Decreto Único Reglamentario de la Presidencia de la República, en relación con las directrices generales de técnica normativa - Título 2 Directrices generales de técnica normativa, artículo 2.1.2.1.14.