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¿Cómo diferenciar un trámite de otros procedimientos administrativos (OPA)?

Los trámites tienen un marco legal que los crea y los vuelve obligatorios para acceder a un derecho, cumplir con una obligación o ejercer una actividad; mientras que los otros procedimientos administrativos (OPA) pueden incluir beneficios derivados de programas o estrategias cuya creación, adopción e implementación dependen de la voluntad o potestad institucional. A continuación se detallan las características de cada uno:

Definición del trámite

Conjunto de requisitos, pasos, o acciones reguladas por el Estado dentro de un proceso misional que deben efectuar los ciudadanos, usuarios o grupos de interés ante una entidad u organismo de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para acceder a un derecho, ejercer una actividad o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley.

Atributos del trámite

Ejemplo de trámite
Trámite: pasaporte electrónico
¿Fue creado por ley?
En los estatutos del ministerio de relaciones exteriores se establece la función de expedir el pasaporte. En el artículo 1 del decreto 1514 del 16 de julio de 2012 se define el pasaporte como el documento de viaje que identifica a los colombianos en el exterior (actualmente artículo 2.2.1.4.1 del decreto 1067 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores)
¿A qué proceso misional pertenece?
La dirección de asuntos migratorios, consulares y servicio al ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene la atribución de dirigir y coordinar la expedición de pasaportes y visas, expedir los pasaportes diplomáticos y oficiales e instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos (…).
¿Quién presenta la solicitud ante la entidad pública?
El pasaporte electrónico puede ser solicitado por personas naturales de ciudadanía colombiana que sean mayores de edad y acrediten la respectiva cédula de ciudadanía.
¿Cuál es el resultado que obtiene el usuario, ciudadano o grupo de interés al lleva a cabo el trámite?
El resultado del trámite es el pasaporte electrónico (ejecutivo u ordinario) que identifica a los colombianos en el exterior.
¿Está publicado en el SUIT?
El ministerio de relaciones exteriores inscribió y publicó en el sistema único de información de trámites (SUIT) del Departamento Administrativo de la Función Pública este trámite con el código 7601.
¿La tarifa asociada al trámite tiene soporte legal?
Mediante circular No. C-DSG-GFSE-18-000131 de 2018 se establece el cobro del pasaporte electrónico (ordinario y ejecutivo), la cual fue expedida con base en la facultad otorgada por en el artículo 7 de la Ley 1212 de 2008.

Definición de otro procedimiento administrativo (OPA)

Conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional que determina una entidad u organismo de la administración pública, o particular que ejerce funciones administrativas, para permitir el acceso de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés a los beneficios derivados de programas o estrategias cuya creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad.

Atributos del OPA

Ejemplo de otro procedimiento administrativo (OPA)
OPA: préstamo de bicicletas públicas para la movilidad urbana
¿Es un programas o estrategias potestativas de la entidad para genera beneficios a los usuarios?
Fue creado en el Plan Maestro de Bicicleta para la movilidad urbana sostenible, formulado dentro del plan de desarrollo municipal y adoptado mediante el acuerdo municipal.
Su propósito es promover la movilidad no motorizada en bicicleta, generar la integración de los sistemas de transporte público y reducir la contaminación del aire.
¿Cómo acceden los ciudadanos al OPA?
Los ciudadanos interesados en hacer uso de las bicicletas deben ingresar a una página web, en donde encontraran un formulario virtual que deberá ser diligenciado. Después de dos días hábiles en que se confirman los datos, puede hacer uso del sistema donde podrá confirmar su inscripción dos (2) días hábiles después o en los puntos de atención de las estaciones de bus.
¿Está asociado a un proceso misional de la entidad?
El programa de préstamo de bicicleta es liderado por el Instituto de Recreación y Deporte a través de la oficina de recreación con el fin de dar cumplimiento a la función de promover la actividad recreacional y deportiva para fortalecer la actividad física y procurar el establecimiento de nuevas fuentes de recreación y deporte.
¿Tiene costo o una tarifa asociada?
Es gratuito y está proyectado para cuatro años.

¿Cómo diferenciar un trámite de otros procedimientos administrativos?

Un trámite se caracteriza por cumplir con las siguientes condiciones El otro procedimiento administrativo (OPA), de cara al usuario, se caracteriza por:
Debe ser creado directamente por una ley o en su defecto, la ley debe autorizar la creación del mismo. No está expresamente establecido en la ley. Hace parte de programas o estrategias potestativas de la entidad.
Deben ser solicitados ante las entidades y organismos públicos o los particulares que cumplen funciones administrativas responsables del trámite para ejercer un derecho, cumplir una obligación o realizar una actividad. Permite el acceso a actividades o acciones que generan un valor agregado a la oferta institucional, programas o estrategias en un periodo determinado.
Es obligatorio que la entidad lo ofrezca y por ello demandable por el usuario. Es potestativa por parte de la entidad, organismo o particular que ejerce función administrativa por lo que puede crearlo, adoptarlo o finalizarlo en cualquier momento.
Si el trámite tiene una tarifa o costo, este debe contar con soporte legal. El OPA no tiene costo dado que no tiene sustento legal para cobrarlo.
Fuente: Función Pública 2019