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Identificación de Trámites

Fase inicial de la Política de Racionalización de Trámites en la cual cada entidad debe establecer el inventario de los trámites y otros procedimientos administrativos y registrarlos en el SUIT. 

El SUIT le permite cumplir la con  implementación de la primera fase  de la Política de Racionalización con los siguientes módulos del sistema :

Usuarios

• Guía de  creación de usuarios

• Formato de creación de Usuarios

Formularios

• Guía Formularios

Inventarios

• Guía de inventarios

  • Vídeos de gestión de inventarios

• Guía de eliminación

• Guía Formato Integrado - FI

  • Vídeos de registro de Trámites

•  Guía Modelos 

  • Inventario de trámites modelos

• Consulta electrónica de servicios públicos

• Autorización de Nuevos Trámites
  • Guía de aprobación de nuevos trámites

Priorización de Trámites

Fase que consiste en focalizar aquellos aspectos que son de mayor impacto para la ciudadanía, usuarios o grupos de interés que mejoren la gestión de las entidades, aumenten la competitividad del país y acerquen el Estado al ciudadano. En este sentido, existen variables o factores internos y externos que inciden sobre los resultados de la gestión de las entidades y que permiten establecer criterios de intervención para la mejora del mismo.

El SUIT le permite cumplir la con  implentación de la segunda fase  de la Política de Racionalización con los siguientes módulos del sistema :

• Guía  de Datos de Operación 

Racionalización de Trámites

Fase que busca implementar acciones efectivas que permitan mejorar los trámites a través de la reducción de costos, documentos, requisitos, tiempos, procesos, procedimientos y pasos; así mismo, generar esquemas no presenciales como el uso de correos electrónicos, internet y páginas web que signifiquen un menor esfuerzo para el usuario en su realización.

Los tipos de racionalización pueden desarrollarse a través de actividades normativas, administrativas o tecnológicas, orientadas a facilitar la relación del ciudadano, usuario o grupo de interés frente al Estado.

Normativa: Acción o medida de carácter legal para mejorar los trámites, asociada a la modificación, actualización o emisión de normas (eliminación de trámites u OPA, reducción, incentivos o eliminación del pago, ampliación de la vigencia del producto, entre otras).

Administrativa: Acción o medida de mejora que implica la revisión, reingeniería, optimización, actualización, reducción, ampliación o supresión de actividades de los procesos y procedimientos asociados al trámite u OPA (Reducción de tiempo de duración del trámite, extensión de horarios de atención, ampliación de puntos de atención, reducción de pasos para el ciudadano, entre otras).

Tecnológica: Acción o medida de mejora que involucran el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones para agilizar los procesos y procedimientos que soportan los trámites (Pago en línea de los trámites (formularios diligenciados en línea, envío de documentos electrónicos).

El SUIT le permite cumplir la con  implentación de la tercera fase  de la Política de Racionalización con los siguientes módulos del sistema :

• Guía de Racionalización

• Vídeo  - Monitoreo 

• Vídeo - Seguimiento y evaluación

• Metodología de Racionalización

  • Guía  de Metodología de Racionalización

Interoperabilidad

Esta fase tiene como propósito fomentar la visión de gestión interinstitucional, intersectorial e intrasectorial, para aunar esfuerzos en los procesos de simplificación y racionalización de trámites.  Con relación a temas de interoperabilidad de información, las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos administrados por otras entidades (Decreto Ley 019 de 2012).

Por esto Función Pública ha liderado la coordinación de cadenas de trámites y ventanillas únicas, a través del Comité de Gestión y Apoyo Institucional, según lo establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

El SUIT le permite cumplir la con  implentación de la cuarta fase  de la Política de Racionalización con los siguientes módulos del sistema :

• Guía de cadenas de trámites