Guía para la Racionalización de Trámites

La Guía metodológica brinda orientaciones en dos fases de la política de racionalización, así:

  • En primer lugar, la priorización de trámites aplicando criterios diferenciadores que complementan los contemplados en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).
  • En segundo lugar, la racionalización a través de herramientas para el diagnóstico y planeación de las acciones de mejora en los procesos y procedimientos para la efectiva gestión de los trámites.

Objetivo y alcance

 

Son seis (6) pasos que deben seguir las entidades públicas para realizar el proceso de análisis y racionalización de trámites así:

Paso 5: Implementación y monitoreo

 

 

A partir del listado de acciones del punto anterior, se debe realizar la implementación, monitoreo y evaluación de las acciones de racionalización definidas, según su plazo de implementación.

Este paso consiste en la ejecución y monitoreo de las acciones de racionalización que fueron priorizadas y registradas en la estrategia de racionalización o las definidas para mediano o largo plazo.

Se recomienda

  • Usar pruebas pilotos e implementar los cambios por etapas y hacer un monitoreo constante para refinar las acciones de racionalización y realizar ajustes frente a los efectos que estas produzcan.
  • Tener en cuenta los lineamientos de las políticas relacionadas con la participación, la transparencia, la rendición de cuentas y demás, que puedan implicar procesos de publicación de agenda normativa para consultar a la ciudadana.
  • Adelantar campañas de difusión y apropiación de las acciones de racionalización para los servidores públicos responsables de la prestación de trámites y otros procedimientos administrativos.
  • Comparar los resultados reales al implementar la acción de racionalización con los esperados para verificar continuamente que el proceso modificado se sigue realizando de manera eficiente y cumpliendo con los objetivos planteados.
  • Coordinar el monitoreo y seguimiento con la Oficina de Planeación y la Oficina de Control Interno.
  • Todas las novedades y avances en la implementación de las acciones deberán actualizarse en la estrategia de racionalización del SUIT.