Guía para la Racionalización de Trámites

La Guía metodológica brinda orientaciones en dos fases de la política de racionalización, así:

  • En primer lugar, la priorización de trámites aplicando criterios diferenciadores que complementan los contemplados en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).
  • En segundo lugar, la racionalización a través de herramientas para el diagnóstico y planeación de las acciones de mejora en los procesos y procedimientos para la efectiva gestión de los trámites.

Objetivo y alcance

 

Son seis (6) pasos que deben seguir las entidades públicas para realizar el proceso de análisis y racionalización de trámites así:

Paso 3: Análisis y diagnóstico

Consiste en la priorización de los trámites identificados, el análisis detallado de la información recopilada en el punto anterior para los trámites priorizados, y la elaboración del diagnóstico de la situación actual para los trámites priorizados.

Actividad 1: Priorización de trámites

  • En esta actividad se plantean de manera orientativa, algunas alternativas para priorizar los trámites que se analizarán y diagnosticarán para la identificación de acciones de racionalización. Las alternativas propuestas son las siguientes:

 

tramites priorizados

Actividad 2: Análisis del trámite priorizado

  • Una vez identificado el trámite o trámites priorizados se debe proceder a realizar un análisis detallado de la documentación relacionada con el trámite. Inicialmente se debe analizar la información del proceso y/o trámite, mediante la aplicación de herramientas como:
Herramientas más empleadas para el análisis de información de procesos y trámites
A partir del análisis realizado es necesario documentar el trámite priorizado mediante el uso de herramientas como:
  • Diagrama de bloques del proceso
  • Diagrama PEPSU (Proveedores – Entradas – Proceso – Salidas – Usuario)
  • Matriz de comentarios al proceso/trámite

Actividad 3: Disgnóstico del tramite priorizado

Realizar un diagnóstico detallado del proceso asociado al o a los trámites priorizados a partir de la información contenida en el diagrama PEPSU, el diagrama de bloques y la matriz de comentarios elaborados en el punto anterior.

Para esta actividad se plantea realizar las siguientes acciones:

 

 

Diagnóstico de trámite priorizado