Guía para la Racionalización de Trámites

La Guía metodológica brinda orientaciones en dos fases de la política de racionalización, así:

  • En primer lugar, la priorización de trámites aplicando criterios diferenciadores que complementan los contemplados en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).
  • En segundo lugar, la racionalización a través de herramientas para el diagnóstico y planeación de las acciones de mejora en los procesos y procedimientos para la efectiva gestión de los trámites.

Objetivo y alcance

 

Son seis (6) pasos que deben seguir las entidades públicas para realizar el proceso de análisis y racionalización de trámites así:

Paso 2: Recopilación de información general

 

Consiste en obtener toda la información general que pueda requerirse para entender y analizar los trámites y procesos asociados, para posteriormente priorizarlos y enfocarse en las diferentes oportunidades de racionalización e interoperabilidad.

Actividades

Información y documentación general de los procesos

  • Consultar el inventario de trámites que debe estar registrado en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT), según lo definido en la Política de Racionalización de trámites.
  • Consultar el mapa de procesos de la entidad para entender el funcionamiento general y los procesos que la componen (visión sistémica).
  • Recolectar la documentación de respaldo, que puede consistir en descripciones escritas, Formatos Integrados de Trámites (FIT) registrados en el SUIT, diagramas, base normativa, datos de operación, entre otras. En caso de que no exista esta documentación, el primer paso consistirá en levantarla, definir el trámite y registrarlo en el SUIT.
  • Revisar la caracterización de usuarios y necesidades respecto a los trámites que presta la entidad.
  • Verificar la documentación recopilada con la colaboración de los actores internos principales del proceso, y modificarla o ajustarla para garantizar su actualización.