Consiste en la priorización de los trámites identificados, el análisis detallado de la información recopilada en el punto anterior para los trámites priorizados, y la elaboración del diagnóstico de la situación actual para los trámites priorizados.

• En esta actividad se plantean de manera orientativa, algunas alternativas para priorizar los trámites que se analizarán y diagnosticarán para la identificación de acciones de racionalización. Las alternativas propuestas son las siguientes:

• Una vez identificado el trámite o trámites priorizados se debe proceder a realizar un análisis detallado de la documentación relacionada con el trámite. Inicialmente se debe analizar la información del proceso y/o trámite, mediante la aplicación de herramientas como:

 

A partir de las causas identificadas en el paso anterior, se continúa con la identificación de acciones para atacar dichas causas y, por ende, minimizar los efectos negativos de los problemas o añadir mayor valor al usuario.

Racionalización Normativa:

Son acciones o medidas de carácter legal para mejorar los trámites, asociadas a la modificación, actualización o emisión de normas.

Racionalización Administrativa:

Son actividades de racionalización que buscan simplificar y mejorar procesos internos, horarios de atención, puntos de atención, tiempos de ejecución, costos asociados al trámite para el usuario, costos internos para la entidad, requisitos asociados, formularios, formatos y medios de pago..

Racionalización Tecnológica:

Son actividades de racionalización que implican el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones para agilizar los procesos y procedimientos que soportan los trámites, lo que permite la modernización interna de la entidad mediante la adopción de herramientas tecnológicas (hardware, software y comunicaciones).

Considerando los criterios para la definición de acciones explicados en el numeral anterior, así como aquellas oportunidades que surjan en la sesión de trabajo, se debe generar un listado de las acciones identificadas y registrar información que servirá para:

• Priporizarlas
• Ejecutarlas y
• Realizarles seguimiento.

• Administrativas
• Normativas
• Tecnológicas

Las que se implementarán en el corto plazo, se deben registrar en la estrategia de racionalización del Sistema Único de Información de Trámites (SUIT); y llevar a cabo la actualización del componente de racionalización del Plan Anticorrupción de la Entidad.

Las acciones de racionalización de mediano y largo plazo, se tendrán documentadas para incluirlas en el Plan Anticorrupción y en la Estrategia de Racionalización de futuras vigencias.

 

A partir del listado de acciones del punto anterior, se debe realizar la implementación, monitoreo y evaluación de las acciones de racionalización definidas, según su plazo de implementación.

Este paso consiste en la ejecución y monitoreo de las acciones de racionalización que fueron priorizadas y registradas en la estrategia de racionalización o las definidas para mediano o largo plazo.

Se recomienda

• Usar pruebas pilotos e implementar los cambios por etapas y hacer un monitoreo constante para refinar las acciones de racionalización y realizar ajustes frente a los efectos que estas produzcan.
• Tener en cuenta los lineamientos de las políticas relacionadas con la participación, la transparencia, la rendición de cuentas y demás, que puedan implicar procesos de publicación de agenda normativa para consultar a la ciudadana.
• Adelantar campañas de difusión y apropiación de las acciones de racionalización para los servidores públicos responsables de la prestación de trámites y otros procedimientos administrativos.
• Comparar los resultados reales al implementar la acción de racionalización con los esperados para verificar continuamente que el proceso modificado se sigue realizando de manera eficiente y cumpliendo con los objetivos planteados.
• Coordinar el monitoreo y seguimiento con la Oficina de Planeación y la Oficina de Control Interno.
• Todas las novedades y avances en la implementación de las acciones deberán actualizarse en la estrategia de racionalización del SUIT.

 

Hacer una evaluación de las acciones implementadas y realizar nuevos ciclos de racionalización consiste en realizar la evaluación de las acciones de racionalización implementadas y continuar nuevos ciclos de racionalización.

Se recomienda

• Formular un grupo de indicadores del proceso o del trámite que permita conocer el estado real de la ejecución de las actividades, el logro de los objetivos, de los resultados y sus efectos en la ciudadanía.
• Contar con información acerca de la eficacia, eficiencia, calidad, tiempo, flexibilidad y grado de cumplimiento del proceso respecto a las expectativas del usuario u objetivos planteados en términos de tiempo que puede ser comparable para identificar variaciones o alertas que indiquen necesidades de corrección o mejoras posteriores.
• Recopilar información sobre el número de solicitudes recibidas y atendidas para cada uno de los trámites y registrar la información de datos de operación en el SUIT.
• Analizar todo el ciclo de racionalización realizado y extraer aquellas experiencias y prácticas replicables en futuros ciclos o aquellas que deberán corregirse, con base en los siguientes criterios:
  • a) Contexto o antecedentes
  • b) Situación anterior
  • c) Análisis de causas
  • d) Objetivo de la mejora
  • e) Acciones de racionalización
  • f) Evidencias
  • g) Resultados de la implementación
• Analizar nuevas oportunidades de racionalización, priorización de otros trámites, análisis del grado de ajuste del trámite a nuevos cambios presentados.
• Incorporar buenas prácticas y aprendizajes en nuevos ciclos de racionalización.

Caja de herramientas

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