Guía para la Racionalización de Trámites

La Guía metodológica brinda orientaciones en dos fases de la política de racionalización, así:

  • En primer lugar, la priorización de trámites aplicando criterios diferenciadores que complementan los contemplados en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).
  • En segundo lugar, la racionalización a través de herramientas para el diagnóstico y planeación de las acciones de mejora en los procesos y procedimientos para la efectiva gestión de los trámites.

Objetivo y alcance

 

Son seis (6) pasos que deben seguir las entidades públicas para realizar el proceso de análisis y racionalización de trámites así:

Paso 1: Preparación

Consiste en planear, analizar y socializar la importancia del enfoque por procesos para el análisis de trámites y el cumplimiento de la política de racionalización.

Actividad 1: Compromiso de la alta dirección y conformación del equipo de trabajo para la racionalización de trámites

  • Diálogo con la Alta Dirección para comunicar los beneficios de analizar y mejorar los trámites institucionales.
  • Formalización de un equipo de trabajo designado por la Alta Dirección.
  • Las áreas de planeación, como responsables de la formulación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, deben liderar e integrar en el análisis a las áreas responsables de los trámites.

Actividad 2: Socialización y sensibilización

  • Socializar, con todos los servidores de la organización, las orientaciones sobre mejoramiento continuo de los trámites para lograr un ambiente de colaboración, compromiso y empoderamiento.
  • Generar compromiso de los involucrados en la ejecución de los trámites para compartir información, y sus experiencias, así como identificar y validar alternativas de racionalización, implementación y seguimiento.

Actividad 3: Concertación del cronograma de trabajo

  • Acordar el cronograma con objetivos medibles, acciones y responsables que permitan el seguimiento y monitoreo al alcance y ejecución del proceso de mejoramiento continuo de los trámites.