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¿Cómo se realiza el seguimiento y la evaluación de la rendición de cuentas?
La evaluación valora el proceso de rendición de cuentas para cada una de sus etapas, teniendo en cuenta sus logros y dificultades. Los resultados de dicha evaluación deben ser sistematizados en un documento y divulgado para conocimiento de la ciudadanía.
En esta etapa la entidad debe recopilar, sistematizar y valorar periódicamente los resultados de la evaluación de la gestión efectuada en los espacios de diálogo e interlocución para realimentar y mejorar los planes y la gestión institucional, así como para canalizar propuestas orientadas a fortalecer los objetivos y prioridades de las políticas públicas. La valoración de resultados de la rendición de cuentas es una acción que debe realizarse en forma permanente durante el desarrollo de la estrategia de rendición de cuentas, se deben fijar para ello revisiones periódicas de las propuestas ciudadanas.
Para el desarrollo de esta etapa se deben tener en cuenta las siguientes actividades:
Recopilar, sistematizar y analizar periódicamente las propuestas y observaciones efectuadas por la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas. Todas las entidades.
Los ciudadanos evalúan y actúan frente a los resultados de la rendición de cuentas, compartiendo con las entidades observaciones, preocupaciones, peticiones, quejas, denuncias o sugerencias, con el fin de mejorar la gestión, los planes y las políticas públicas. Las entidades deben analizar y acoger las recomendaciones realizadas por la ciudadanía, como un referente para ajustar la planeación, la gestión institucional a las necesidades y derechos de la población.
La entidad debe recoger la información proveniente de las intervenciones ciudadanas en las jornadas de diálogo a través de buzones de sugerencia, encuestas, consultas, peticiones, foros en línea, redes sociales, actas de jornadas de diálogo e informes de peticiones ciudadanas.
Establecer mecanismos para el seguimiento a compromisos.
Acordar con los grupos de control social y organizaciones sociales interesadas, un programa de encuentros y reuniones para hacer seguimiento al plan de mejoramiento de la gestión institucional. Las áreas de control interno deben hacer el seguimiento a la formulación e implementación del plan de mejoramiento institucional y del cronograma de encuentros para el seguimiento ciudadano a compromisos.
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Actividad No.22. Elaboración Tablero de Control
Revisar y ajustar la planeación institucional: Metas misionales y planes de mejoramiento. Todas las entidades.
La planeación institucional, sus objetivos y 144 metas deben incorporar las propuestas de mejora o nuevas solicitudes presentadas por la ciudadanía durante la interlocución, para ello las áreas de planeación y directivos de la entidad deben analizar la información, la pertinencia y viabilidad de las observaciones recibidas e incorporar en los planes los ajustes necesarios. Se debe incluir dentro de los planes Institucionales, las recomendaciones viables efectuadas por la ciudadanía como resultado de la rendición de cuentas. De igual forma la alta dirección de la entidad debe valorar las propuestas de mejora para formular planes de mejoramiento institucional a corto, mediano y largo plazo.
El plan de mejoramiento institucional debe incluir el qué (proceso a mejorar), el cómo (actividades que se implementaran), el cuándo (corto, mediano y largo plazo), con quiénes (responsables) y con qué (recursos).
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Canalizar propuestas de mejora de políticas públicas ante control interno y organismos competentes.
Las propuestas ciudadanas relacionadas con la modificación o mejora de políticas públicas de gobierno nacional deben ser canalizadas por la entidad ante el organismo cabeza de sector en lo nacional o ante la asociación territorial correspondiente, Federación de Municipios o Asociación de Gobernaciones para que sean presentadas ante el Gobierno Nacional.
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Socializar a la comunidad los resultados de la rendición de cuentas y de los planes de mejora.
Los resultados del proceso de rendición de cuentas deben darse a conocer a los ciudadanos participantes y a sus organizaciones, así como a la comunidad en general.
Para ello se debe divulgar, en la página web y en otros medios, informes con las respuestas a las recomendaciones y las acciones incluidas en el plan de mejoramiento en atención a las observaciones o denuncias recibidas, facilitando el seguimiento a las mismas por parte de la ciudadanía.
La socialización de los resultados de la rendición de cuentas y los compromisos acordados debe realizarse ante instancias claves como: Consejos de gobierno, Consejos de Política Social, Veedurías Ciudadanas, etc.
La entidad debe publicar los resultados de los ejercicios de rendición de cuentas a través de un informe, que incluya además la información sobre los diversos medios habilitados de participación, antes y durante el ejercicio.
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Actividad No. 10. Elaboración del componente de comunicaciones.
Evaluar la contribución de la rendición de cuentas a la gestión pública e identificar lecciones aprendidas.
El equipo líder debe verificar el cumplimiento de los objetivos del proceso de rendición de cuentas, evaluar las acciones desarrolladas para lograr la transparencia institucional, facilitar la información y comunicación con la ciudadanía. Para ello puede:
Diseñar un cuestionario en la web institucional para que el ciudadano evalúe cada vez que se comunique con la entidad.
Aplicar una encuesta para evaluar el proceso de rendición de cuentas, a los ciudadanos que asistan a las reuniones o encuentros convocados.
Realizar una autoevaluación con el grupo de apoyo al proceso de rendición de cuentas.
Consultar a los organismos de control que han participado del proceso de rendición de cuentas, los aspectos a mejorar. La entidad puede utilizar medios físicos y electrónicos para evaluar los resultados de la rendición de cuentas.
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Actividad No. 27. Evaluación interna.
Actividad No. 28. Elaboración participativa de la estrategia de rendición de cuentas.
Instrumento No. 11. Formato Consulta, elaboración y evaluación participativa.
Reiniciar la organización del proceso de rendición de cuentas:
Reinicie la planeación de un nuevo proceso de rendición de cuentas. La rendición de cuentas es un proceso continuo. Por ello una vez culminadas las acciones previstas para responder por la gestión institucional durante el periodo establecido, debe iniciarse una nueva planeación y ejecución de acciones para la rendición de cuentas de otro periodo.