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ELABORACIÓN DEL TABLERO DE CONTROL
Objetivo:
indicar los pasos que se requieren para la elaboración de un tablero de control que permita hacer seguimiento a la implementación de la estrategia de rendición de cuentas basada en enfoque de derechos y paz.
Dirigido a:
Directores o jefes de dependencia o instancias, servidores del área de planeación, control interno.
Modalidad:
Presencial
Criterios con los que interactúa:
son insumos para la elaboración del tablero de control la cadena de valor: estrategia de rendición de cuentas y el cronograma. Hace parte del seguimiento.
Descripción:
el tablero de control es una herramienta que permite medir una serie de indicadores en relación con unos objetivos planteados. Esta herramienta proveniente del campo de la administración puede ser utilizada en las entidades para identificar el cumplimiento de sus planes estratégicos y poder tomar decisiones cuando de manera periódica se identifican las alertas correspondientes, en relación con el cumplimiento de las actividades planeadas.
Hay diversas formas de elaborar un tablero de control: tabla de datos, gráficos, semáforos, software, entre otros. Para este caso, se propone elaborar un tablero de control en una tabla de datos:
a
En el diseño, la entidad define que variables de su estrategia de rendición de cuentas requiere utilizar, lo cual depende del nivel de detalle que se quiera tener. Sin embargo, se sugiere se tenga en cuenta las variables que se consideran más estratégicas: objetivos específicos, actividades, productos (metas) e indicadores para la rendición de cuentas.
Recuerde que esta información la toma de la estrategia que ya elaboró, si la entidad utilizo la cadena de valor, el ejercicio se facilita.
Tablero de control Estrategía de Rendición de Cuentas - Enero/Abril 2017
| Objetivo Especifico | Producto | Actividad | Indicador | Programa para el Periodo | Avance para el periodo | % avance período | % avance acumulado | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Entregar información a la ciudadanía en un lenguaje comprensible | El 100% de informes de gestión, que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | Revisar y verificar que los informes tengan un lenguaje comprensible.
Ajustar con un lenguaje comprensible los informes de gestión |
Informes de gestión que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | 20 | 15 | 75% | 15% |
b
Para poder hacer seguimiento al cumplimiento tanto de las actividades, como el avance en El cumplimiento de los productos, se requiere utilizar una casilla para relacionar el valor o el dato que se ha programado, de acuerdo con el cronograma que haya realizado.
Tablero de control Estrategía de Rendición de Cuentas - Enero/Abril 2017
| Objetivo Especifico | Producto | Actividad | Indicador | Programa para el Periodo | Avance para el periodo | % avance período | % avance acumulado | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Entregar información a la ciudadnía en un lenguaje comprensible | El 100% de informes de gestión, que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | Revisar y verificar que los informes tengan un lenguaje comprensible.
Ajustar con un lenguaje comprensible los informes de gestión |
Informes de gestión que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | <20/td> | 15 | 75% | 15% |
c
Establecer la temporalidad para hacer seguimiento: bimensual, trimestral, semestral. La entidad define dicha temporalidad, no obstante, se sugiere que el seguimiento se realice trimestralmente, puesto que permite poner alertas tempranas y tomar decisiones a tiempo para redirigir la estrategia.
Tablero de control Estrategía de Rendición de Cuentas - Enero/Abril 2017
| Objetivo Especifico | Producto | Actividad | Indicador | Programa para el Periodo | Avance para el periodo | % avance período | % avance acumulado | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Entregar información a la ciudadnía en un lenguaje comprensible | El 100% de informes de gestión, que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | Revisar y verificar que los informes tengan un lenguaje comprensible.
Ajustar con un lenguaje comprensible los informes de gestión |
Informes de gestión que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | <20/td> | 15 | 75% | 15% |
d
Utilice una casilla para colocar el avance de las actividades para el periodo requerido:
Tablero de control Estrategía de Rendición de Cuentas - Enero/Abril 2017
| Objetivo Especifico | Producto | Actividad | Indicador | Programa para el Periodo | Avance para el periodo | % avance período | % avance acumulado | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Entregar información a la ciudadnía en un lenguaje comprensible | El 100% de informes de gestión, que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | Revisar y verificar que los informes tengan un lenguaje comprensible.
Ajustar con un lenguaje comprensible los informes de gestión |
Informes de gestión que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | <20/td> | 15 | 75% | 15% |
e
Coloque dos casillas, una para que le indique el porcentaje de avance para el período programado y otra para el porcentaje acumulado.
Tablero de control Estrategía de Rendición de Cuentas - Enero/Abril 2017
| Objetivo Especifico | Producto | Actividad | Indicador | Programa para el Periodo | Avance para el periodo | % avance período | % avance acumulado | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Entregar información a la ciudadnía en un lenguaje comprensible | El 100% de informes de gestión, que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | Revisar y verificar que los informes tengan un lenguaje comprensible.
Ajustar con un lenguaje comprensible los informes de gestión |
Informes de gestión que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | <20/td> | 15 | 75% | 15% |
f
Finalmente, deje una casilla de observaciones que le permita relacionar las explicaciones y alternativas, en caso de que se identifique que hay atrasos en el cumplimiento de algunos productos o metas propuestas.
Tablero de control Estrategía de Rendición de Cuentas - Enero/Abril 2017
| Objetivo Especifico | Producto | Actividad | Indicador | Programa para el Periodo | Avance para el periodo | % avance período | % avance acumulado | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Entregar información a la ciudadnía en un lenguaje comprensible | El 100% de informes de gestión, que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | Revisar y verificar que los informes tengan un lenguaje comprensible.
Ajustar con un lenguaje comprensible los informes de gestión |
Informes de gestión que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | <20/td> | 15 | 75% | 15% |
g
Para que se visualice de manera inmediata el estado de avance y cumplimiento de cada uno de sus productos de acuerdo a los periodos de seguimiento, se sugiere utilice iconos o colores, ejemplo:
las Casillas de avance se pondrán en color rojo si el valor de cumplimiento es menor que a 50%
las casillas se pondrán en color amarillo, si el valor de cumplimiento es igual o mayor que 50% y menor que 90%.
las casillas se pondrán en color verde, si el valor de cumplimiento es igual o mayor que 90%.
Los rangos, deben ser establecidos por cada entidad para hacer seguimiento.
Tablero de control Estrategía de Rendición de Cuentas - Enero/Abril 2017
| Objetivo Especifico | Producto | Actividad | Indicador | Programa para el Periodo | Avance para el periodo | % avance período | % avance acumulado | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Entregar información a la ciudadnía en un lenguaje comprensible | El 100% de informes de gestión, que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | Revisar y verificar que los informes tengan un lenguaje comprensible.
Ajustar con un lenguaje comprensible los informes de gestión |
Informes de gestión que se encuentran publicados en la web tienen un lenguaje comprensible | <20/td> | 15 | 75% | 15% |
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
| Fortalezas | Limitaciones | Aspectos a tener en cuenta |
|---|---|---|
| Instrumento de seguimiento práctico de fácil diligenciamiento. Visualiza de manera rápida el estado de avance de la estrategia de rendición de cuentas. Permite tomar decisiones a tiempo cuando se identifican las alertas. Instrumento que puede ser utilizado de manera manual o digital. |
Se relacionan datos cuantitativos, por tanto, se debe contar con formas de identificar no solo el cumplimiento del producto, sino la calidad del mismo. De no cumplir con los periodos de seguimiento, se perderá el objetivo del tablero de control. |
En el tablero de control del plan estratégico de la entidad, se pueden integrar los objetivos e indicadores de la estrategia de rendición de cuentas. La cadena de valor facilita contar con las variables a utilizar para incluir en el tablero de control. Realizar la programación de avance de cumplimiento de los productos en un cronograma. Definir responsables en el diligenciamiento periódico del tablero. |