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Radicado No.: 20266000000551

 

Fecha: 05/01/2026 09:00:24 a.m.

 

Referencia: Tema: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS Subtema: Vacaciones. Radicado: 20259000742982 del 19 de noviembre de 2025.

 

Reciba un cordial saludo por parte de Función Pública,

 

El Departamento Administrativo de la Función Pública recibió la comunicación de la referencia, mediante la cual consulta:

 

“(...) 1. Si un servidor público sale de vacaciones 15 o 30 días ¿El ejercicio de las funciones que desempeña como servidor durante dicho lapso se suspende o el servidor estando de vacaciones puede continuar desempeñando además de sus funciones específicas aquellas que incluyen firmas de documentos?

 

Si a un servidor público, la entidad pública le autoriza su lapso de vacaciones mediante un acto administrativo (Resolución, Circular, Orden Semanal, memorando, oficio), para que tal servidor público suspenda sus vacaciones por causa necesaria e inminente en la entidad, ¿Debe emitirse una formalidad de similar naturaleza a las anteriormente enunciadas para que se suspenda sus vacaciones y haga presentación en la entidad, o por el contrario no se necesitan formalidades para que el servidor público estando de vacaciones pueda realizar actividades propias de su cargo tales como firmar documentos?

 

Teniendo en cuenta el planteamiento del numeral anterior y la respuesta que se otorgue, ¿aplica para todas las entidades públicas, sin distingo del régimen o función como es el caso del Ministerio de Defensa Nacional y sus entidades, o, habría alguna excepción en aplicación al debido proceso administrativo como limite al ejercicio del poder público?

 

¿Podría considerarse una extralimitación de funciones, si el servidor público desempeña además de sus funciones específicas, consignar su firma en periodo de vacaciones así sean documentos de tramite tales como actas, oficios, solicitudes entre otros?

 

Me podrían enunciar el marco normativo general que regula las vacaciones para los servidores públicos en Colombia. (...)” (Sic)

 

Al respecto me permito informarle que:

 

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 430 de 2016¹, este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación.

 

Por lo anterior, la resolución de los casos particulares corresponderá a la autoridad empleadora y nominadora, en cuanto es la instancia que conoce de manera cierta y documentada la situación particular de su personal, además, en desarrollo de los principios de la especialización presupuestal y de la autonomía administrativa, constituye el único órgano llamado a producir una declaración de voluntad con efectos vinculantes en el mundo del derecho.

 

No obstante, a modo de información general, tenemos que, el Decreto 1045 de 1978², sobre las vacaciones señala:

 

ARTICULO 8º. DE LAS VACACIONES. Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones. (subrayado por fuera del texto original).

 

ARTICULO 9º. DE LA COMPETENCIA PARA CONCEDER VACACIONES. Salvo disposición en contrario, las vacaciones serán concedidas por resolución del jefe del organismo o de los funcionarios en quienes él delegue tal atribución.

 

Así las cosas, se puede afirmar que, los empleados públicos y los trabajadores oficiales, tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, las cuales serán concedidas por resolución del jefe del organismo o quien él delegue.

 

Sobre el disfrute de vacaciones, en el mismo estatuto se dispuso lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 12. Del goce de vacaciones. Las vacaciones deben concederse por quien corresponde, oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas.”

 

De la normativa expuesta, es dable establecer que las vacaciones están concebidas como prestación social y como una situación administrativa, la cual consiste en el reconocimiento en tiempo libre y en dinero a que tiene derecho todo empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración durante un (1) año.

 

De acuerdo con lo señalado por la Corte Constitucional en la Sentencia C-598/97, las vacaciones constituyen un derecho del que gozan todos los trabajadores, como quiera que el descanso es una condición mínima que ofrece la posibilidad de que el empleado renueve la fuerza y la dedicación para el desarrollo de sus actividades.

 

En este orden de ideas, las vacaciones deben concederse por quien corresponde, oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas, de manera que, en caso de que el servidor no las solicite, la entidad de oficio las podrá otorgar, garantizando el derecho al descanso del servidor.

 

Explicado el contexto normativo, se procede a dar respuesta a sus interrogantes:

 

1) Si un servidor público sale de vacaciones 15 o 30 días ¿El ejercicio de las funciones que desempeña como servidor durante dicho lapso se suspende o el servidor estando de vacaciones puede continuar desempeñando además de sus funciones específicas aquellas que incluyen firmas de documentos?

 

En primer lugar, el periodo de vacaciones establecido para el sistema general de carrera corresponde a quince (15) días hábiles por cada año de servicios, las cuales serán concedidas por resolución del jefe del organismo o quien él delegue, conforme con lo dispuesto en el artículo 8 y 12 del Decreto 1045 de 1978.

 

Sobre el tema del descanso en virtud de las vacaciones, la Corte Constitucional en sentencia C-598 de 1997 afirmó:

 

“(...) Las vacaciones constituyen un derecho del que gozan todos los trabajadores, como quiera que el reposo es una condición mínima que ofrece la posibilidad de que el empleado renueve la fuerza y la dedicación para el desarrollo de sus actividades. Las vacaciones no son entonces un sobre sueldo sino un derecho a un descanso remunerado. Por ello, la compensación en dinero de las vacaciones está prohibida, salvo en los casos taxativamente señalados en la ley, puesto que la finalidad es que el trabajador efectivamente descanse. Una de las situaciones de excepción es en caso de que los trabajadores se desvinculen del servicio, y no hayan gozado de su derecho al descanso remunerado, pueden recibir una indemnización monetaria. (...)” (Subrayado fuera de texto).

 

Así mismo esta Corporación en sentencia C-019 de 2004, señaló:

 

“(...) El derecho al descanso conviene entenderlo como la oportunidad que se le otorga al empleado para reparar sus fuerzas intelectuales y materiales, para proteger su salud física y mental, para compartir con su familia mayores y mejores espacios de encuentro fraternal, para abordar actividades idóneas al solaz espiritual, para incursionar más en la lectura y el conocimiento, y, a manera de posibilidad estética, para acercarse paulatinamente al hacer artístico en sus múltiples manifestaciones.(...)”

 

De conformidad con lo expuesto, una vez cumplido el año de servicios, los empleados tienen derecho al descanso remunerado por vacaciones, entendido como el periodo en que el empleado podrá reparar sus fuerzas intelectuales y físicas, entre otras actividades de reconocimiento como ser humano, las cuales solo podrán ser aplazadas por razones del servicio, mediante acto administrativo debidamente motivado.

 

El Decreto 1083 de 2015, establece:

 

“(...) ARTÍCULO 2.2.5.2.2. Vacancia temporal. El empleo queda vacante temporalmente cuando su titular se encuentre en una de las siguientes situaciones:

 

1) Vacaciones.

2) Licencia.

3) Permiso remunerado

(...)” (Destacado nuestro)

 

De acuerdo con lo anterior, las vacaciones implican una separación transitoria del ejercicio de su cargo y generan una vacancia temporal del empleo, en este entendido, no es procedente que durante el goce de las vacaciones el servidor público continúe en cumplimiento de sus funciones.

 

2) Si a un servidor público, la entidad pública le autoriza su lapso de vacaciones mediante un acto administrativo (Resolución, Circular, Orden Semanal, memorando, oficio), para que tal servidor público suspenda sus vacaciones por causa necesaria e inminente en la entidad, ¿Debe emitirse una formalidad de similar naturaleza a las anteriormente enunciadas para que se suspenda sus vacaciones y haga presentación en la entidad, o por el contrario no se necesitan formalidades para que el servidor público estando de vacaciones pueda realizar actividades propias de su cargo tales como firmar documentos? ”

 

Frente a este interrogante, para brindar respuesta, es importante distinguir entre el aplazamiento y la interrupción de las vacaciones.

 

Respecto al aplazamiento de las vacaciones, la norma señala:

 

ARTICULO 14. DEL APLAZAMIENTO DE LAS VACACIONES. Las autoridades facultadas para conceder vacaciones podrán aplazarlas por necesidades del servicio. El aplazamiento se decretará por resolución motivada. Todo aplazamiento de vacaciones se hará constar en la respectiva hoja de vida del funcionario o trabajador. (subraya por fuera del texto original).

 

De conformidad con lo previsto en la norma, la autoridad facultada para conceder las vacaciones a favor de los empleados públicos podrá aplazarlas por necesidades del servicio. El aplazamiento se decretará por resolución motivada.

 

Por otra parte, sobre las causales de interrupción de las vacaciones el citado decreto en su artículo 15, establece lo siguiente:

 

ARTICULO 15. DE LA INTERRUPCION DE LAS VACACIONES. El disfrute de las vacaciones se interrumpirá cuando se configure alguna de las siguientes causales:

 

a)Las necesidades del servicio;

 

b) La incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador, o por el servicio médico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere afiliado a ninguna entidad de previsión;

 

c) La incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los términos del ordinal anterior;

 

d) El otorgamiento de una comisión;

 

e) El llamamiento a filas. (subrayado por fuera del texto original).

 

En el evento que el empleado, haya dado inicio al disfrute de sus vacaciones y sobrevenga una circunstancia que impida el pleno disfrute de estas, la entidad podrá interrumpirlas, para ello se deberá tener presente las causales de interrupción anteriormente expuestas, igualmente en lo que tiene que ver con el reanude del descanso la norma señala:

 

ARTICULO 16. DEL DISFRUTE DE LAS VACACIONES INTERRUMPIDAS. Cuando ocurra interrupción justificada en el goce de vacaciones ya iniciadas, el beneficiario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale para tal fin. La interrupción, así como la reanudación de las vacaciones, deberán decretarse mediante resolución motivada expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se haya delegado tal facultad.

 

Así las cosas, en caso de presentarse alguna situación prevista en la norma, la entidad podrá interrumpir el disfrute de las vacaciones del empleado público, evento en el cual deberá realizarse mediante acto administrativo motivado, en el que se determinará igualmente, la fecha en la que se reanuda el disfrute de los días pendientes de vacaciones.

 

De conformidad con lo anterior, esta Dirección Jurídica considera, que tal como lo cita la norma los empleados públicos y trabajadores oficiales, tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones, y la administración, es quien puede aplazar o interrumpir las vacaciones de un empleado público, atendiendo las diferentes circunstancias que se presenten al interior de la entidad y dependiendo de la situación particular de sus empleados públicos. En todo caso, el aplazamiento o la interrupción de las mismas, así como su reanude de disfrute, deberán estar precedidos de un acto administrativo debidamente motivado que así lo determine.

 

En consecuencia, el empleado tendrá derecho a disfrutar de los días hábiles que queden pendientes de las vacaciones que le fueron interrumpidas. Entendiéndose, que las vacaciones son en días hábiles y por esta razón, el reanude se deberá conceder igualmente, en días hábiles.

 

3) Teniendo en cuenta el planteamiento del numeral anterior y la respuesta que se otorgue, ¿aplica para todas las entidades públicas, sin distingo del régimen o función como es el caso del Ministerio de Defensa Nacional y sus entidades, o, habría alguna excepción en aplicación al debido proceso administrativo como limite al ejercicio del poder público?

 

Sea lo primero indicar que todo el personal de las Fuerzas Militares, tienen una legislación especial, igualmente los servidores que trabajan en el Ministerio de Defensa, como personal civil cuentan con disposiciones especiales para ellos, es así como se hace necesario acudir al Decreto 1214 de 1990³, que sobre el reconocimiento de las vacaciones establece:

 

ARTÍCULO 1. APLICABILIDAD. El presente Decreto regula la administración del personal civil que presta sus servicios en el Ministerio de Defensa, la Policía Nacional y en la Justicia Penal Militar y su Ministerio Público.

 

ARTÍCULO 2. PERSONAL CIVIL. Integran el personal civil del Ministerio de Defensa y de la Policía Nacional, las personas naturales que presten sus servicios en el Despacho del Ministro, en la Secretaría General, en las Fuerzas Militares o en la Policía Nacional.

 

En consecuencia, las personas que presten sus servicios en los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta y las unidades administrativas especiales, adscritos o vinculadas al Ministerio de Defensa, no tienen la condición de personal civil del Ministerio de Defensa y de la Policía Nacional y se regirán por las normas orgánicas y estatutarias propias de cada organismo.

 

(...)

 

ARTÍCULO 90. TIEMPO DE GOCE. A partir de la vigencia del presente Decreto, los empleados públicos del Ministerio de Defensa y de la Policía Nacional, tienen derecho a veinte (20) días de vacaciones, incluyendo los feriados, por cada año cumplido de servicio continuo.

 

Se entiende como año cumplido de servicio el contado desde la fecha en que se comenzó a prestarlo hasta la misma fecha del año siguiente, sea cual fuere la época del año.

 

PARÁGRAFO. (...) (Subraya fuera de texto).

 

Respecto de la competencia para el disfrute de las situaciones administrativas de este mismo personal, tenemos que el Decreto 1792 de 2000⁴ señala:

 

“ARTÍCULO 12. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. Los empleados públicos podrán encontrarse en una de las siguientes situaciones administrativas:

 

1) En servicio activo

 

2) En encargo

 

3) En comisión

 

4) En licencia

 

5) En permiso

 

6) Suspendido en el ejercicio de las funciones del cargo por decisión judicial o de autoridad disciplinaria

 

7) En vacaciones

 

8) Desaparecido (...)

 

ARTÍCULO 36. Vacaciones. Las vacaciones se rigen por las disposiciones sobre la materia y generan vacancia temporal del empleo.

 

ARTÍCULO 37. Competencia para decidir sobre situaciones administrativas. Salvo lo previsto en el presente Decreto, la competencia para decidir sobre las situaciones administrativas, radica en el Ministro de Defensa Nacional o en quien éste delegue. (Negrilla y subrayado por fuera del texto original).

 

(...)

 

ARTÍCULO 114. Vigencia y derogatorias. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las del Decreto-ley 1214 de 1990 y el Decreto 2909 de 1991, con excepción de las relativas a los regímenes pensional, salarial y prestacional.

 

De acuerdo con lo señalado, los empleados públicos del Ministerio de Defensa y de la Policía Nacional, tienen derecho a veinte (20) días de vacaciones, incluyendo los feriados, por cada año cumplido de servicio continuo, correspondiendo al Ministro de Defensa o en quien este delegue, la competencia para decidir sobre las situaciones administrativas, incluidas dentro de ellas las vacaciones.

 

Así las cosas y respondiendo puntualmente su interrogante, el disfrute de las vacaciones para los empleados públicos del ministerio de defensa se realizará de conformidad con los lineamientos que el ministro o en quien este delegue establezca.

 

4) ¿Podría considerarse una extralimitación de funciones, si el servidor público desempeña además de sus funciones específicas, consignar su firma en periodo de vacaciones así sean documentos de tramite tales como actas, oficios, solicitudes entre otros?

 

En relación con el tema, debe tenerse en cuenta que el artículo 6° de la Constitución Política establece que los servidores públicos son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

 

De igual manera, el artículo 122 Superior determina que no habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento.

 

Frente al particular, es importante enunciar que un empleado se encuentra en servicio activo, cuando se encuentra desempeñando normalmente las funciones del empleo para el cual ha tomado posesión. En ese sentido en el disfrute de las vacaciones, hay una separación temporal de las funciones a cargo del empleado, por lo que no es procedente que durante dicho término continúe suscribiendo actos administrativos o contestando peticiones, solicitudes u oficios.

 

De acuerdo con lo expuesto y en atención puntual de su interrogante, por expresa disposición Constitucional, no habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y los servidores públicos son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

 

No obstante, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 430 de 2016, este Departamento Administrativo carece de competencia para determinar si se configura o no una extralimitación de funciones; en consecuencia, no resulta procedente emitir un pronunciamiento sobre este ítem.

 

5) Me podrían enunciar el marco normativo general que regula las vacaciones para los servidores públicos en Colombia.

 

El marco normativo aplicable a las vacaciones tanto en el Sistema General de Carrera Administrativa como en el Sector Defensa se encuentra debidamente expuesto y analizado en el cuerpo del concepto.

 

Para mayor información relacionada con los temas de este Departamento Administrativo, le sugerimos ingresar a la página web de la entidad en el link www.funcionpublica.gov.co/web/eva/gestor-normativo, «Gestor Normativo», en el cual podrá consultar entre otros temas, los conceptos emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

JUAN MANUEL REYES ALVAREZ

 

Director Jurídico

 

Datos de quien Proyectó: Diana C Rodriguez Ramírez - Dirección Jurídica

 

Datos de quien Revisó:

 

Datos de Vo.Bo: Oscar Eduardo Merchán Álvarez - Dirección Jurídica

 

Código TRD: 11602

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública.

 

2 Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional

 

3 Por el cual se reforma el estatuto y el régimen prestacional civil del Ministerio de Defensa y la Policía Nacional

 

4 Por el cual se modifica el Estatuto que regula el Régimen de Administración del Personal Civil del Ministerio de Defensa Nacional, se establece la Carrera Administrativa Especial.