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Metodología para la transparencia y acceso a la información
La información es uno de los activos más importantes que tienen las entidades públicas, ya que permite tomar decisiones basadas en datos y evidencias ajustadas a los contextos, además facilita que las operaciones, actividades, planes, programas y proyectos se ejecuten eficaz y efectivamente a partir de fuentes de información que soporten las mismas.
Una de las características de la información que generan o administran las entidades públicas, es que es pública por naturaleza, es decir que cualquier persona sin distinción de raza, género, sexo, nacionalidad, edad u orientación política, religiosa o sexual puede acceder a ella, salvo que sobre esta pese alguna de las restricciones legales establecidas en la Ley 1712 de 2014 y reglamentadas en la Constitución Política y en distintas normas legales.
Bajo este principio de publicidad; ciudadanos, usuarios e interesados en la información pública pueden conocer la estructura, gestión y planeación de las entidades; acceder más eficientemente a trámites y servicios; facilitar el ejercicio de control social y participar, colaborar y co-crear en la gestión pública.
En este orden de ideas el MIPG reconoce en la “Información y Comunicación” una de las dimensiones más relevantes en la planeación y gestión de las entidades; en tanto permite no sólo la articulación interna en todo el ciclo de la gestión, encaminada a decisiones más informadas; sino que además garantiza el pleno ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública.
¿Cómo planear el componente de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en el marco del Modelo Integrado de Planeación y de Gestión -MIPG?
- Transparencia activa: relacionada con la publicación y puesta a disposición de información pública en los canales de divulgación establecidos, de manera proactiva sin que medie solicitud alguna.
- Transparencia pasiva: relacionada con la respuesta a las solicitudes de acceso a la información, en términos de calidad, oportunidad y disponibilidad.
- Instrumentos de gestión de la información: relacionada con la elaboración, adopción, implementación y actualización del Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental.
- Criterio diferencial de accesibilidad: relacionada con la garantía del acceso a la información a población indígena y población en situación de discapacidad en términos de canales, idiomas, lenguas y medios.
- Monitoreo al acceso a la información: relacionada con el seguimiento al cumplimiento de los principios del derecho de acceso a la información establecidos en la Ley 1712 de 2014.
Para facilitar la elaboración de este componente, recomendamos tener en cuenta los siguientes pasos:
- Identifique las actividades programadas en este componente para la vigencia anterior, que no fueron completadas y que deben ser implementadas o continuadas durante la vigencia actual.
- Realice un diagnóstico del estado actual de la publicación de información pública en los canales de divulgación de información destinados para tal fin. Para ello, utilice la Matriz de Autodiagnóstico de Transparencia Activa de la Procuraduría General de la Nación.
- Revise los informes de solicitudes de acceso a la información y de peticiones, quejas y reclamos elaborados durante la vigencia anterior. Determine las consultas de información más frecuentes, los tiempos de respuesta promedio (con el fin de determinar posibles mejoras en la oportunidad de la respuesta) y la información que podría publicarse en los canales de divulgación de información debido a su relevancia.
- Revise los instrumentos de gestión documental (Tablas de Retención Documental, Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Valoración Documental). Valide si estos instrumentos se encuentran actualizados.
- Revise los instrumentos de gestión de la información (Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada, Esquema de Publicación de Información y Programa de Gestión Documental), valide su existencia, elaboración y publicación. Valide si los instrumentos están actualizados.
- Identifique posibilidades de mejora en el acceso a los canales de divulgación y acceso a la información, tanto presenciales (ventanillas, carteleras, oficinas de atención al Ciudadano, boletines, revistas, etc.) como virtuales (páginas web, canales de YouTube, redes sociales, etc.).
- De ser posible lleve a cabo ejercicios de caracterización de usuarios de acceso a la información. Identifique a los grupos poblacionales que realizan solicitudes de acceso a la información frecuentemente, sus necesidades de información y los canales de divulgación que más utilizan. Tome como referencia la guía de Caracterización de ciudadanos, usuarios e interesados de la información de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.
- Determine los mecanismos con los cuales va a efectuar el seguimiento a las actividades de cada una de las dimensiones del componente. Puede utilizar matrices, encuestas de satisfacción, evaluaciones, encuestas, entrevistas y cualquier otro instrumento de recolección de información que le permita determinar cómo va el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014.
Recuerde
Recuerde que para dar cumplimiento a este componente y además para hacer operativa la dimensión de “Información y Comunicación” del MIPG debe tener en cuenta los siguientes criterios:
- Identifique las necesidades de información identificadas para la gestión interna y para atender los requerimientos de los grupos de valor.
- Elabore y ponga siempre a disposición de ciudadanos, usuarios e interesados la información en lenguaje claro y sencillo para ofrecer a los ciudadanos con claras condiciones de tiempo, modo y lugar en las que podrán solucionar sus inquietudes y gestionar sus trámites.
- Tenga siempre en cuenta la información que es necesaria para el análisis y gestión de los procesos de la entidad y la toma de decisiones basada en la evidencia.
- Información considerada como un activo de la entidad para la generación de conocimiento.
- Elabore, custodie y proteja la Información disponible, integra y confiable para el análisis, la identificación de causas, la generación de acciones de mejora y la toma de decisiones.
- Identifique y apropie los canales de comunicación donde se difunde información sobre las políticas, el direccionamiento estratégico, la planeación y los resultados de gestión de la entidad, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos.
- Identifique y apropie los canales de comunicación identificados a través de los cuales se transmite información de interés a los grupos de valor de la entidad, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos.
- Garantice que la información que se soporta en el uso de las TIC, se genere, procese y transmita de manera segura, garantizando su disponibilidad, integridad y veracidad.
¿Cómo planear el componente de Transparencia y Acceso a la Información (SUIT y SIGEP)?
- Recuerde que en virtud de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la transparencia activa implica la disponibilidad de información a través de medios físicos y electrónicos.
- En este sentido, es deber de las entidades registrar y actualizar los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites –SUIT, así como publicar y vincular las hojas de vida de los servidores públicos, empleados y contratistas en el Sistema de Gestión del Empleo Público –SIGEP-.
Publicación de Trámites en el SUIT
Identifique si la totalidad de los trámites y otros procedimientos administrativos de la entidad se encuentran registrados en el Sistema Único de Información de Trámites –SUIT- Revise la información que está cargada en el SUIT para identificar si los trámites y otros procedimientos que se encuentran registrados siguen siendo vigentes para la entidad Identifique si ajustes en las funciones o normativa aplicable a la entidad ha implicado la creación de nuevos trámites y si estos se encuentran registrados en el SUIT Identifique si la información registrada en el SUIT para cada uno de los trámites y otros procedimientos administrativos se encuentra actualizada y consulte el porcentaje de inscripción de trámites y otros procedimientos en:
Visite el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT
Plantee acciones relacionadas con la actualización de información en el SUIT en caso de que la totalidad de trámites y otros procedimientos no se encuentren registrados en el SUIT o que el porcentaje de inscripción de trámites y otros procedimientos administrativos no sea igual al 100%, incluya una acción en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano relacionada con el registro de los trámites y la permanente actualización de los mismos en el SUIT.
Directorio de los servidores públicos, empleados y contratistas en el SIGEP
- Verifique si la entidad ha completado el proceso de actualización y vinculación de hojas de vida de servidores públicos y contratistas de prestación de servicios en el SIGEP
- En caso que dicho proceso no se haya completado, incluya una acción en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano relacionada con la actualización y vinculación de hojas de vida de servidores públicos y contratistas de prestación de servicios a través del SIGEP.
Visite el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP