La entidad

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Dirección de Gestión del Conocimiento

La Dirección de Gestión del Conocimiento es creada formalmente mediante la expedición del Decreto 430 de 2016, por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública, y desde entonces asume funciones orientadas a dinamizar el ciclo del conocimiento al interior de la entidad, mediante la coordinación de los Grupos de Análisis y Políticas de las demás direcciones técnicas, así como el continuo relacionamiento estratégico con otras entidades del Estado y la academia.

La Gestión del Conocimiento y la Innovación como política de gestión y desempeño tiene como propósito facilitar el aprendizaje y la adaptación de las entidades a los cambios y a la evolución de su entorno, a través de la gestión de un conocimiento colectivo y de vanguardia, que permita generar productos/servicios adecuados a las necesidades de las ciudadanías diversas y, además, propicie su transformación en entidades que a través de su dinámica, faciliten la innovación institucional en el marco de un Estado que busca superar las brechas y desigualdades existentes, promoviendo una sociedad más justa, equitativa y sostenible.
 

 

  

Ruta de implementación

La ruta de implementación de la política de Gestión del Conocimiento y la Innovación se estructura en una serie de fases orientadas a construir una administración pública adaptativa y eficiente, en la que el conocimiento sea valorado, gestionado y utilizado para la innovación y la mejora continua. Esta ruta se articula en torno a los tres ejes fundamentales que configuran la política: herramientas de apropiación y analítica pública, saber innovar para la vida, y cultura de compartir, comunicar y transformar. La implementación de cada eje permitirá a las entidades públicas fortalecer sus procesos de toma de decisiones, innovación y aprendizaje organizacional de forma integral.

Fase 1: Diagnóstico y Planificación Estratégica

Autodiagnóstico inicial:

Cada entidad debe comenzar con un análisis exhaustivo de sus capacidades actuales en gestión del conocimiento e innovación. Este autodiagnóstico, disponible en el sitio web de MIPG, evaluará el estado actual de los datos, información, conocimientos y competencias, identificando brechas y necesidades específicas de mejora en los tres ejes de la política.

Fase 2: Implementación del plan de acción en cada eje

 

Eje 1: Herramientas de Apropiación y Analítica Pública

1. Organización de Datos e Información.

2. Creación de Mapas de Conocimiento.

3. Actualización Continua.

4. Evitar la fuga del conocimiento.

  • Para tomar decisiones basadas en evidencias las entidades deben:

1. Poner a disposición de las personas todos los datos necesarios.

2. Asegurarse de que los datos y la información son fiables y seguros.

3. Analizar y evaluar los datos y la información.

4. Asegurarse de que las personas son competentes para analizar y evaluar los datos.

5. Analizar la caracterización de los grupos de valor para tomar decisiones sobre la gestión de la organización.

6. Analizar las peticiones, quejas y reclamos para prestar un mejor servicio.

7. Realizar ejercicios de autodiagnóstico

  • Herramientas recomendadas
  1. Identificación de necesidades en analítica de datos
  2. Estadísticos análisis de datos y presentación de gráficos
  3. Inventario de Conocimiento tácito
  4. Inventario de Conocimiento explícito
  5. Tablero de acciones para mitigar la fuga de conocimiento
  6. Retención de Conocimiento
  7. Herramientas de inteligencia artificial

Eje 2: Saber Innovar para la Vida

Fomento de la Co-Creación y Participación: implementar laboratorios de innovación y espacios de experimentación donde los servidores públicos, ciudadanos y actores sociales colaboren en la generación de soluciones a problemas públicos. Este proceso debe ser inclusivo, integrando conocimientos locales y diversas perspectivas.

Innovación Pública para el Bienestar Social: desarrollar iniciativas innovadoras que respondan a necesidades sociales específicas, fomentando la bio-administración, que promueve la sostenibilidad y responsabilidad con el entorno natural y social.

Documentación y Evaluación de Ideas: establecer mecanismos para documentar las ideas generadas y evaluar su aplicabilidad y efectividad en la resolución de problemas públicos.

Producir conocimiento estratégico para la entidad: para producir conocimiento estratégico, se aconseja adelantar las siguientes acciones, entre otras:

  • Identificar necesidades de nuevo conocimiento estratégico para la entidad.
  • Analizar el mapa de conocimiento de la entidad
  • Analizar los resultados de las evaluaciones de desempeño
  • Analizar los resultados obtenidos de las distintas auditorías realizadas en la entidad
  • Fortalecer los procesos de generación de conocimiento
  • Propiciar procesos de enseñanza y aprendizaje
  • Caracterización del talento humano
  • Analizar los resultados de los ejercicios de rendición de cuentas de la entidad
  • Consultar a los grupos de valor a través de los mecanismos de los cuales disponga la entidad
  • Identificación de necesidades de investigación o análisis
  • Vigilancia científico tecnológica
  • Formulación de proyectos de investigación aplicada
  • Matriz de identificación de retos de innovación
  • Bitácora de conocimiento para el diseño de iniciativas de innovación
  • Guía metodológica para realizar procesos de innovación
  • Caja de herramientas de innovación pública

Eje 3: Cultura de Compartir, Comunicar y Transformar

Creación de Comunidades de Práctica: organizar grupos de servidores públicos que compartan conocimientos y experiencias en comunidades de práctica. Estas comunidades facilitan el intercambio de saberes y la creación de redes de conocimiento colaborativas.

Capacitación y Cierre de Brechas: Ofrecer capacitaciones continuas que fortalezcan habilidades técnicas y blandas, cerrando brechas de conocimiento y potenciando las competencias de los servidores públicos. Estas capacitaciones incluyen talleres, cursos, masterclass, y espacios de interacción como “Cafés del Conocimiento.”

Difusión de Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas: Desarrollar plataformas y herramientas digitales para la diseminación de lecciones aprendidas y prácticas significativas, asegurando que el conocimiento se traduzca en mejoras tangibles en la gestión pública.

  • Herramientas recomendadas
  1. Documentos de buenas prácticas al interior de la entidad
  2. Documentación de lecciones aprendidas
  3. Transferencia de aprendizaje
  4. Inventario de aliados estratégicos
  • Fase 3: Evaluación y ajustes

Monitoreo de Indicadores y Resultados: realizar evaluaciones periódicas de los indicadores definidos para cada eje, a fin de asegurar que las acciones implementadas están generando los resultados esperados. En caso de identificar desviaciones, se debe ajustar el plan de acción para optimizar los recursos y mejorar el impacto de la política.

Retroalimentación y Mejora Continua: fomentar un proceso de retroalimentación que involucre tanto a los servidores públicos como a los ciudadanos. Esto permitirá identificar áreas de mejora y fortalecer la capacidad de adaptación de la entidad.

Fase 4: Consolidación y Sostenibilidad

Consolidación del Conocimiento Institucional: formalizar la documentación y gestión de todo el conocimiento generado mediante repositorios digitales y bases de datos accesibles para los servidores públicos, asegurando su disponibilidad para la toma de decisiones futuras. Sostenibilidad de la Cultura de Innovación: institucionalizar la cultura de gestión del conocimiento y la innovación mediante políticas internas y alianzas estratégicas con otras entidades, promoviendo la continuidad de estas prácticas y su adaptación a nuevas realidades.

Publicaciones técnicas e instrumentos de política