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Episodio 16 | ABC del PAAC

Manuel Fernández: El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es un instrumento de planeación de la institucionalidad pública, asociado con ejercicios de prevención de la corrupción en el orden de lo administrativo. Tiene un conjunto de componentes que desarrollan diferentes lineamientos de política que lo que buscan efectivamente es generar las condiciones y capacidades institucionales, así como acciones de cara a la ciudadanía para garantizar que se reduzcan los riesgos de corrupción y que el ciudadano sea un actor clave en esta lucha.

Juan Montes: Él es Manuel Fernández.

Manuel Fernández: Líder de la política de participación ciudadana en la gestión pública.

Juan Montes: En este episodio de Frecuencia Pública ofreceremos algunos consejos y recomendaciones por parre de la Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano de Función Pública, para la formulación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, también conocido como PAAC.

Regresamos con Manuel, que nos explicará cuáles son los componentes del PAAC.

Manuel Fernández: Son: primero, gestión de riesgos de corrupción; segundo, racionalización de trámites; tercero, rendición de cuentas; cuarto, atención al ciudadano; quinto, transparencia y acceso a la información, y un sexto componente que da razón de iniciativas adicionales, en las que se promueven temas de integridad y gestión de conflictos de interés.

El día de hoy priorizamos temas asociados con racionalización de trámites, rendición de cuentas, atención al ciudadano y el tema de iniciativas adicionales con integridad y gestión de conflictos de interés porque son los componentes del resorte de las políticas que lidera el Departamento Administrativo de la Función Pública. El tema gestión de riesgos de corrupción y de transparencia y acceso a la información es liderado desde la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.

No obstante, digamos, estos componentes se interrelacionan, se armonizan en el marco de las disposiciones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en el conjunto de políticas que llevan por título las políticas orientadas a mejorar la relación del Estado con el ciudadano.

Estos componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano al mismo tiempo se armonizan y se relacionan con las estrategias de participación ciudadana que formulan las entidades públicas, que si bien no se formulan como componentes del Plan Anticorrupción sí desarrollan elementos comunes alrededor de esa apuesta por mejorar esa relación del Estado con la ciudadanía.

Recientemente se emitió la circular 100-020 del 10 de diciembre de 2021, que tiene como propósito brindar las orientaciones generales para que las entidades de la administración pública tengan en cuenta diferentes lineamientos en materia de formulación de las estrategias asociadas a cada uno de los componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Juan Montes: Además de estos componentes, es importante tener en cuenta la estrategia de participación ciudadana en la gestión pública.

Manuel Fernández: La estrategia de participación ciudadana en la gestión pública tiene como objetivo garantizar que la ciudadanía, ya bien sea de forma individual u organizada, se incorpore como un actor determinante en el desarrollo de los procesos de las diferentes fases del ciclo de la gestión pública, en los diagnósticos que adelantan las entidades para identificar problemas, necesidades, requerimientos de la propia ciudadanía; en la formulación de planes, programas, proyectos y estrategias para atender esas situaciones; en la implementación de eso que se formula y también en el ejercicio de evaluación, seguimiento y control.

Aquí el objetivo primordial de este rol clave del ciudadano en esos procesos de la gestión pública es construir confianza pública. Pasar de una gestión pública que ve al ciudadano como un actor pasivo e inerte, a la espera de lo que hace la administración pública a entender en el ciudadano un actor clave. Pasar de un gobierno o un Estado para el ciudadano a un gobierno o un Estado con el ciudadano.

La estrategia de participación ciudadana en la gestión pública se apalanca en la obligatoriedad dada por nuestra propia Constitución Política, que señala la obligatoriedad para garantizar la participación de la ciudadanía, en el ámbito de lo administrativo de nuestro país. Esto se desarrolla de forma prioritaria en la ley 1757 de 2015, en su artículo segundo que señala que todas las entidades de la administración pública deberán hacer explícita de la manera como incorporarán la participación de la ciudadanía en sus planes de gestión. Y este artículo segundo de la ley 1757 se desarrolla en el decreto 612 de 2018, que señala que estas estrategias de participación estarán incorporadas en los planes de acción institucionales. Es por ello que la participación ciudadana o la estrategia de participación ciudadana no hace parte de un componente del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, sino que se debe planear de forma particular con identidad propia dentro del Plan de Acción Institucional como una estrategia, repito, con identidad.

Esto entendiendo que la participación ciudadana va más allá de la lucha contra la corrupción y aquí el objetivo primordial es, efectivamente, construir confianza pública.

En el marco de la formulación e implementación de estrategias de participación ciudadana las entidades no tienen que pensar acciones distintas a las que ya desarrollan por su propia misionalidad. Se trata de revisar qué diagnósticos va a hacer una entidad en esta vigencia, qué consultas,  qué ejercicios de formulación de planes, programas o proyectos, qué presupuestos, qué ejercicios de implementación o de evaluación de la gestión pueden adelantar incorporando la participación de la ciudadanía, teniendo como punto de partida clave el propio interés de la ciudadanía con respecto a la gestión institucional. Hablamos de ejercicios de diagnósticos participativos, formulación participativa, presupuestos participativos, innovación pública, colaboración abierta, promoción del control social, etcétera.

Aquí lo importante es que logremos, efectivamente, garantizar que la ciudadanía se incorpore como un actor clave y aliado en la consecución de estas actividades.

De igual forma en el marco de la resolución 1519 de 2020, expedida por MinTIC, se brindaron orientaciones para la consolidación de los menú participa en los portales web institucionales. A mí me gusta que lo pensemos un poco la manera como funcionan actualmente las secciones de Transparencia y Acceso a la Información de los portales web: si cualquier persona entra un portal web institucional va a encontrar esa sección de Transparencia y Acceso a la Información, donde por la ley 1712 y por decretos reglamentarios hay unos contenidos mínimos que deben estar ahí publicados. En ese mismo sentido, el botón participa recoge una serie de obligaciones alrededor de la publicación de información en materia de promoción de la participación ciudadana en la gestión pública. Existe una serie de lineamientos que ustedes se encontrarán en nuestro Espacio Virtual de Asesoría (EVA), bajo el título de ‘Lineamientos para publicar información en el menú participa sobre participación ciudadana en la gestión pública’, y allí encontrarán esa guía para saber cómo debe disponerse ese botón en los portales web institucionales, qué secciones o qué puntos de acceso debe tener y qué contenido se debe publicar. En el menú participa lo que un ciudadano puede encontrar son orientaciones para encontrar información alrededor de ejercicios de participación en escenarios de diagnóstico, de consulta, de colaboración e innovación abierta, de planeación participativa de rendición de cuentas, de control social, etcétera.

Juan Montes: Pasamos ahora al componente de racionalización de trámites.

Carolina Wilches: Es uno de los componentes que hacen parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Es el componente que busca mejorar la relación entre el Estado y el ciudadano a través de la política de racionalización de trámites y tiene como objetivo facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones, así como el desarrollo de las actividades comerciales y económicas de manera ágil y efectiva.

Juan Montes: Ella es Carolina Wilches.

Carolina Wilches: Apoyo la implementación de la política racionalización de trámites, dando acompañamiento técnico a las entidades para que implementen las acciones de racionalización sobre sus trámites.

Carolina Wilches: Nosotros, desde Función Pública, digamos que damos unos tips [sobre los] aspectos que las entidades pueden llegar a tener en cuenta para que hagan un registro o un planteamiento de su estrategia de de racionalización de trámites efectiva. Creemos que pueden seguir los pasos que presentamos a continuación.

Entonces, uno es que tenga una priorización de los trámites a racionalizar involucrando los usuarios y hay diferentes formas de ver cómo se priorizan los trámites. Por ejemplo, trámites que estén relacionados con la reactivación económica y social, trámites que hacen parte de los lineamientos que establecen los Conpes o políticas públicas, por ejemplo tenemos Conpes de reactivación, Conpes de sistema administración del territorio, Conpes de formalización… Estos documentos dan líneas específicas de trámites que se deben trabajar, entonces es importante que las entidades puedan consultar y tener a la mano esa información de lo que mencionan los Conpes, para que, en ese mismo sentido, puedan implementar o puedan incluir esos trámites dentro de su estrategia de racionalización.

Por ejemplo, otros criterios de priorización son trámites que tengan mayor demanda ciudadana, que dentro de su registro de peticiones quejas y reclamos hayan identificado que son trámites que tienen un alto volumen, que por lo tanto son susceptibles de mejora. Por ejemplo, otros trámites que están relacionados con planes de desarrollo. Entonces, es muy importante que la entidad pueda priorizar como primera medida cuáles son esos trámites que quiere racionalizar y en ese sentido poderlos establecer.

Un segundo paso para los trámites que anteriormente se priorizaron es poder identificar qué tipo de acción puntual de racionalización se puede establecer. Entonces, como mencionaba anteriormente, hay normativas administrativas y tecnológicas, entonces poder definir dentro de su plan qué tipo puntual de acción de racionalización se puede implementar.

Un tercer aspecto muy importante es poder identificar recursos y cronogramas necesarios para el implementación de esas acciones de racionalización que anteriormente se definieron. Entonces, es muy importante poder identificar si se está planeando hacer una acción de racionalización tecnológica, que se pueda identificar en qué tiempo y qué recursos necesita. Si son temas tecnológicos, poder identificar que se requiere un un recurso económico para poderlo implementar, al igual que el equipo técnico que va a estar encargado de todo esto.

Un cuarto paso después implementar o definir una estrategia de socialización del plan de racionalización que se está planteando. Entonces, es muy importante que toda la entidad esté involucrada y tenga conocimiento de lo que se está planeando racionalizar en la siguiente vigencia para que no solamente sea el Departamento de Planeación el encargado de planear, valga la redundancia, lo que se va a hacer, sino que la entidad en sí misma esté involucrada y, muy importante, que los responsables de los trámites tengan el conocimiento y sean los líderes de la de la estrategia de racionalización.

Un siguiente paso es hacer el registro de la estrategia de racionalización en el SUIT. Entonces, Función Pública cuenta con asesores asignados a cada entidad, que pueden asesorar cómo es ese registro de la estrategia en el SUIT (Sistema Único de Información de Trámites). También tenemos material de capacitación en línea en el canal de YouTube hay capacitaciones que han hecho los asesores de la Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano, de cómo se hace ese registro en SUIT, de la estrategia de racionalización.

Y, por último, una vez que tenga certeza de cuál es esa estrategia y cuáles son las acciones que se van a implementar, poder establecer acciones puntuales de monitoreo y seguimiento para, precisamente, ver cómo está evolucionando la implementación de las acciones y lo que ya se va cerrando, es decir, lo que ya se marca como que efectivamente se completó y que la acción ya se pudo implementar, entonces contarle a los usuarios y aquí me tengo un poco y hacemos énfasis en que es muy importante en cada parte poder involucrar a la ciudadanía, a los usuarios de los trámites, para que él sea la voz de la ciudadanía desde el inicio, desde que se puedan identificar acciones de racionalización y hasta el final, donde digamos: “listo, usted, señor usuario, nos dijo: ‘esos son los trámites susceptibles de mejora, estos son los que usted considera que se puede mejorar’, lo logramos y mire como quedó”. Entonces, de igual forma, recibir esa retroalimentación del usuario para que siempre haya un constante cambio y siempre teniendo en mente que el usuario final es quien va a hacer uso de los trámites y nos puede dar mejores luces de cómo mejorar.

Juan Montes: Juan Ricardo Mozo, director de Infraestructura de Datos Espaciales y Estadísticos de la Gobernación de Cundinamarca, comparte a continuación algunas de las buenas prácticas de esta entidad relacionadas con la formulación de acciones de racionalización de trámites.

Juan Ricardo Mozo: La Gobernación de Cundinamarca tiene 143 trámites, dos OPA (otros procedimientos administrativos). La estrategia racionalización la lidera la Secretaría General, es una dependencia que se encarga de la coordinación de todos estos componentes y la Secretaría de Planeación, en mi dependencia administramos la plataforma del SUIT. En la gobernación tenemos cinco dependencias que son líderes y administradoras de trámites: está la Secretaría de Hacienda, la Secretaría de Transporte y Movilidad, la Secretaría de Educación, la Secretaría de Salud y la Secretaría de Gobierno.

En 2021 logramos inscribir 76 acciones de racionalización, correspondientes a 48 trámites, de los cuales 8 acciones fueron de carácter normativo, principalmente para la eliminación de documentos; 12 acciones de carácter administrativo, principalmente por el aumento de canales y puntos de atención o reducción de tiempo de respuesta, y 56 acciones de racionalización de carácter tecnológico y esto es básicamente pago en línea por PSE y radicación o envío de descarga de documentos electrónicos, dado que por la pandemia, pues tuvimos que permitirle a toda la comunidad del departamento evitar los costos de desplazamiento desde sus municipios hasta la sede administrativa de la Gobernación de Cundinamarca, para adelantar sus trámites.

Entonces, a manera de buenas prácticas y como recomendación, ¿cómo lo hemos venido abordando desde la Gobernación de Cundinamarca? Básicamente son 7 grandes pasos que nosotros hemos identificado que nos han venido funcionando: el primero y es muy importante contar con apoyo y contacto permanente con el enlace del Departamento Administrativo de la Función Pública, para nosotros ha sido esencial tener este apoyo, porque muchas veces tenemos algunas dudas, algunas inquietudes, las dependencias a veces no saben cómo focalizar o cómo identificar cuándo una actividad puede ser una potencial acción de racionalización o de mejora, entonces todas esas dudas las podemos resolver de manera permanente con el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Un segundo punto es la confirmación de un equipo de enlaces, puede ser de manera informal, por ejemplo en este caso la tanto la Secretaría General como las otras cinco secretarías de la Gobernación de Cundinamarca conformamos un grupo de WhatsApp en el cual nosotros pudimos establecer relaciones de trabajo más permanentes entre nosotros y así podemos todas las secretarías tener una referencia para abordar estos temas.

Una tercera actividad es una revisión de la realidad versus el SUIT: ¿cómo están funcionando los trámites en la realidad versus lo que está inscrito en el SUIT? Eso nos permite identificar tanto las opciones de mejora, como actualizar la información de cada uno de los 143 trámites que tiene la administración.

Otro punto muy importante, pues a partir de esa revisión de cómo está ahorita o cómo funciona la realidad, cómo funcionan los trámites en la realidad versus el SUIT, pues ahí podemos identificar las acciones potenciales de mejora o de racionalización que tenemos pendientes en la gobernación.

Otro punto muy importante es revisar cómo, operativamente, qué [aspectos] de las actividades que se hacen en las diferentes secretarías podrían ser parte del mapa del procesos de la gobernación y documentarlos. Documentar es un aspecto muy importante porque nos permite, así haya cambios tanto en las personas como administran o en los administradores o personas que operan los trámites, evitar esas fugas de conocimiento y nos permite continuar y estandarizar, todos los procesos de la racionalización.

Otro punto que también es muy importante, y creo que es uno de los más importantes, es el seguimiento de las entidades en acciones de racionalización y en general todas las actividades. Nosotros hemos revisiones periódicas para identificar cómo se están adelantando estas acciones de racionalización, si tienen dudas, se comparten algunas experiencias internas, cómo se abordan algunos trámites que de pronto presentan dificultades y eso nos ha permitido tener el margen de mi obra para que no pase mucho tiempo y podamos ejecutar acciones de mejora.

Y, por último, también estamos en contacto con el Comité de Desempeño y Gestión de la gobernación para mostrar los resultados que sean adelantado en esta materia.

Juan Montes: Otro de los componentes del PAAC son las acciones de rendición de cuentas. Gloria Sánchez, líder temática de rendición de cuentas, nos comenta en detalle de qué se trata esta componente.

Gloria Sánchez: Lo que establece es que las entidades puedan incluir cuáles son las acciones que van a llevar a cabo durante el año para poder rendirle cuentas a la ciudadanía, para poder informar a los ciudadanos cuáles son los resultados de su gestión, cómo les están garantizando los derechos a todos los ciudadanos y, en general, poder mostrar la información de la planeación de los proyectos que han llevado a cabo durante el año.

Entonces, es en este tercer componente donde las entidades muestran cuáles son esos ejercicios de rendición de cuentas que van a hacer a lo largo del año.

Juan Montes: Y estos son los consejos para proyectar acciones de rendición de cuentas.

Gloria Sánchez: En primer lugar, tener siempre presente que la rendición de cuentas debe guiarse por el Manual Único de Rendición de Cuentas (MURC), en su versión 2, que fue expedido en el año 2018. Este manual da los lineamientos, las guías, esas orientaciones que deben tener las entidades públicas para poder desarrollar su proceso de rendición de cuentas. El manual contiene un paso a paso de lo que las entidades tendrán que realizar para poder llevar a cabo su estrategia de rendición de cuentas.

Las entidades también deben tener presente el decreto 230 de 2021, por el cual se creó y organizó el Sistema Nacional de Rendición de Cuentas, que permite que dos o más entidades puedan articularse para rendir cuentas conjuntamente y, de esta forma, mostrarle una rendición de cuentas, una información focalizada a los ciudadanos, según sus características, sus particulares o sus necesidades puntuales.

Adicionalmente, las entidades deben tener presente la circular conjunta 100-001 de 2021, emitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la cual establece los lineamientos para la rendición de cuentas de la implementación del Acuerdo de Paz. Todas aquellas entidades que están obligadas a implementar el Acuerdo de Paz y que están obligadas a rendir cuentas sobre esa implementación y sobre los resultados que tienen en la implementación del Acuerdo de Paz deben revisar los lineamientos que están establecidos en esta circular. Y, por último, las otras entidades que no tengan esta obligación, pero quieran hacerlo voluntariamente pueden consultar los lineamientos de esta circular.

Juan Montes: Cada entidad puede adaptar su propia formulación de acciones, a partir de una guía emitida a través de la circular externa 100-020 de 2021.

Gloria Sánchez: El formato para formular la estrategia rendición de cuentas establece una guía de actividades o una guía de cómo las entidades pueden formular este componente 3 de rendición de cuentas. Las actividades que están en este formato son un ejemplo, no necesariamente las entidades tienen que hacer las actividades como están descritas en el formato; es para que puedan guiarse en cómo desarrollar su componente 3, indicando cuál es la actividad puntual que van a hacer, cuál va a ser la meta o producto que van a alcanzar con esa actividad, cuál va a ser el área responsable dentro de la entidad y la fecha programada en la que se va a llevar a cabo esta actividad.  Es importante tener presente que este formato incluye tres subcomponentes: un subcomponente relacionado al elemento de información de rendición de cuentas, el segundo subcomponente relacionado al elemento de diálogo de la rendición de cuentas y el tercer subcomponente relacionado con el elemento de responsabilidad de la rendición de cuentas. Estos subcomponentes que van de la mano con los elementos de la rendición de cuentas son los que están establecidos en el Manual Único de Rendición de Cuentas que le permiten a las entidades poder diseñar su estrategia de rendición de cuentas a través de un paso a paso y una serie de actividades que son las que deberán incorporar en este componente 3 del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Gloria Sánchez: A continuación, invitamos al Lisbeth Vanegas, del Ministerio de Relaciones Exteriores, a que nos cuente esas buenas prácticas con relación al componente 3 de rendición de cuentas en el marco del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Lisbeth Vanegas: Para comenzar quiero compartirles que el Ministerio de Relaciones Exteriores, también llamado Cancillería, tiene dos grandes temas: el primero la relación de Colombia con los países del mundo y la participación de Colombia en escenarios internacionales, que es gestionada por nuestra 66 de embajadas en todo el mundo, y segundo, la atención a más de 5 millones de colombianos en el exterior por medio de nuestros consulados. Teniendo en cuenta eso, nuestra gestión, en su gran mayoría, se ve representada en el exterior y por tal motivo era indispensable pensar en actividades que estuvieran dirigidas a esa comunidad colombiana.

Es así como en este 2021 incluimos a las embajadas y consulados de Colombia en el exterior para que realizaran actividades de rendición de cuentas y también de participación ciudadana, dirigidas a los colombianos de sus territorios, haciendo uso de diferentes mecanismos como, por ejemplo, reuniones presenciales reuniones virtuales, videos, boletines, conversatorios, por poner algunos ejemplos.

 Adicionalmente, desde Colombia venimos hace tres años realizando la campaña #CancilleríaLeCuenta, que consiste en boletines que publicamos en la página web de la cancillería con información de interés de nuestras partes interesadas y, en especial, de los colombianos en el exterior. Adicional a la publicación de esos boletines, los divulgamos por medio de nuestras redes sociales de Cancillería y Colombia nos une y también enviamos la invitación a consultarlos a la base de datos de nuestro registro consular, que son más de 600.000 colombianos en el exterior inscritos. Los boletines pueden consultarlos en https://www.cancilleria.gov.co/campana-cancillerialecuenta-2021.

Hay algo muy importante para mencionar y es que, en el primer cuatrimestre de este año, invitamos a los colombianos en el exterior a participar en el diligenciamiento de un formulario para identificar sus temas de interés, con el objetivo de realizar actividades de rendición de cuentas y participación ciudadana de acuerdo con sus necesidades de información. Este formulario fue diligenciado por 1.423 personas, los resultados de este formulario fueron enviados a las embajadas y consulados y también se tuvieron en cuenta para la elección de los temas de los boletines de la campaña Cancillería le cuenta.

¿Qué recomendaciones les podemos dar a otras entidades para que mejoren sus prácticas en este aspecto? Pues bueno, desde nuestra experiencia en Cancillería tenemos las siguientes sugerencias: primero, asistir a las capacitaciones del Departamento Administrativo de la Función Pública, en las que podemos resolver muchas inquietudes y Función Pública nos da alineamientos claros para el desarrollo de nuestras estrategias de rendición de cuentos.

Lo segundo, ver la estrategia de rendición de cuentas como un ejercicio permanente y no como un evento aislado al año, que es una de las recomendaciones que insistentemente nos han hecho.

Tercero, pensar en las partes interesadas para realizar diferentes ejercicios que se acomoden a sus necesidades de información y expectativas.

Cuarto, acudir a los asesores que tenemos en Función Pública para resolver inquietudes y mejorar el proceso de rendición de cuentas y, en general, de participación ciudadana. En nuestro caso, y aprovecho la cuña, nuestra asesora, Diana Cárdenas, ha estado muy pendiente de nuestro proceso y nos ha permitido mejorar algunos instrumentos que publicamos en la página web, como por ejemplo el cronograma de rendición de cuentas y participación ciudadana.

Y, por último, hacer uso de diferentes mecanismos para las diferentes actividades de rendición de cuentas y no limitarnos únicamente al desarrollo de audiencias públicas.

Juan Montes: Ahora nos acompañarán Lina María Moncaleano y Marcela Espejo. Con ellas abordaremos el componente de servicio al ciudadano. Comenzamos con Lina, que nos explica en qué consiste.

Lina Moncaleano: Las acciones en el componente de servicio al ciudadano son la forma en que se nos materializan todas esas ideas y ese buen espíritu que siempre tienen los servidores para mejorar el servicio al ciudadano. La mejor forma de materializar esas ideas y esos sueños es formulando acciones concretas en el marco de la planeación, identificando claramente responsables, metas, indicadores y, pues, que este plan se conozca al interior de la organización, que todos sepan qué es lo que es la entidad está haciendo para mejorar el servicio y también contarle al ciudadano qué es lo que la entidad hace para garantizar sus derechos.

Es importante tener en cuenta la articulación entre los componentes del PAAC y, precisamente, el título del plan: anticorrupción y de atención al ciudadano. Entonces, es buscar cómo con esas mejoras en el servicio de ciudadano uno también puede mitigar riesgos de corrupción. En la medida en que los ciudadanos encuentran que su interacción con la administración pública es compleja, comienzan a tener una percepción de que existen en riesgos de corrupción al interior de la entidad: “me están haciendo más largo el trámite o me están ocultando información porque algo debe haber detrás”. Entonces, [la clave] es encontrar ese enlace de que, en la medida en que uno simplifique esa interacción con los ciudadanos y garantice de una forma más sencilla sus derechos, también apunta a mejorar esa confianza del ciudadano en la administración y a eliminar esa percepción de riesgos de corrupción de de los ciudadanos. Creo que es parte también de de la esencia del plan anticorrupción en todos sus componentes, ¿no? A veces no es solo pensarse en el componente específico de rendición de cuentas o de mejora de trámites o de servicio al ciudadanos, sino eso cómo le apunta a la mitigación o reducción de riesgos de corrupción.

Entonces, ¿cómo la entidad cumple con sus objetivos misionales y cumple con el fin esencial del Estado que es servir al ciudadano, no solo en materia de trámites, sino en todos los escenarios de relacionamiento con el ciudadano?

Cómo garantiza que la información está disponible, que los canales de atención sean accesibles, que los servidores públicos tengan esa vocación por el servicio público y se esmeren realmente por dar un servicio excelencia al ciudadano y que todos los elementos de la entidad escena disposición del ciudadano, que la cultura organizacional tenga en mente que que está ahí para servir ese ciudadano y que todo su aparato institucional se organice para realmente hacer mucho más sencilla esa interacción, no solo pensada en el trámite como ese momento de interacción específico, sino en todos los momentos de interacción, como un tema de servicio de forma transversal a cualquier momento de interacción del ciudadano con el Estado.

Juan Montes: Ahora, vamos con Marcela.

Marcela Espejo: Partiendo de esta información valiosa que nos entregó Lina, creo que también es súper importante que cuando se vaya a pensar en cómo diseñamos este componente de mejora de servicio al ciudadano también pensemos, de manera articulada con los demás componentes que hacen parte del PAAC, pero también cómo podemos hacer mejor el ejercicio de planeación de puertas hacia dentro de la entidad, entendiendo que esta es la gran oportunidad que tenemos de cara mejorar esos momentos o esos escenarios de relacionamiento que tenemos con los grupos de valor. Entonces, desde ahí cómo hacemos un ejercicio basado en evidencias, cómo priorizamos acciones con otros, pensando en los mismos grupos de valor y otras dependencias o áreas de trabajo de la entidad, cómo garantizamos que a través de este plan y de la definición de esas actividades que programemos en el componente de mejora de servicio al ciudadano podemos tener la oportunidad de acceder a la asignación de recursos financieros, técnicos, tecnológicos y humanos para fortalecer canales, para mejorar la idoneidad del talento humano, entre otras acciones.

También es muy importante pensarnos como una gran oportunidad la de generar esta planeación en el marco de este instrumento de planeación. Y de manera fortuita pensar muy bien en todo el marco de acciones que tenemos para incluir en este componente: desde la oportunidad de fortalecer habilidades y competencias del talento humano en pro de mejorar esa interacción con los grupos de valor, la oportunidad de fomentar el fortalecimiento de canales de atención, procesos y procedimientos, optimización de esa oferta institucional de trámites y servicios y también de información pública, cómo garantizamos incluir acciones de lenguaje claro que fortalezcan la interacción y la forma como nos percibe la ciudadanía si tenemos información que sea mucho más fácil de entender y de usar, cómo garantizamos la oportunidad de pensar en dinámicas sencillas de llevar al ciudadano a que sea mucho más incidente en esa relación Estado-ciudadano, no solamente en cómo construimos con él la priorización de estas acciones, sino también en el momento de pensar en la implementación cómo esas acciones son previstas con la participación de de esos grupos de valor, para hacer, por ejemplo. laboratorios de simplificación de información en los que participen los grupos de valor. Cómo, si estoy definiendo o implementando una estrategia de mejora de canales, la valido con ellos, entonces también esa oportunidad de hacer seguimiento a la gestión que quede claramente incluida desde el momento de la planeación.

Es la oportunidad de medir lo que estamos haciendo tanto en el cumplimiento de metas como en esa experiencia de servicio.

Juan Montes: Aunque la ciudadanía ocupe un rol central en este componente, y en toda la formulación del PAAC, su éxito depende en gran medida de la cooperación de otras áreas de la entidad. Y esto, por supuesto, incluye a la alta gerencia.

Lina Moncaleano: ¿Cómo se logra y qué herramientas institucionales tenemos para eso? La institucionalidad misma que se ha generado en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Los comités de gestión y desempeño al interior de las entidades son estas instancias que deben revisar esta planeación anual y este Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y la idea es que allí, definitivamente, todas las áreas que intervienen en los temas de mejora de la relación Estado-ciudadano y ahora la Oficina de Relación Estado-Ciudadano puedan aprovechar este comité de gestión y desempeño para presentar allí todas las necesidades que tienen en materia de fortalecimiento del servicio y para plantear allí la planeación, todas esas actividades que se deben implementar para lograr esas asignación de recursos y que en el marco ese comité —en el que están la alta dirección, la oficina de comunicaciones, control interno, planeación, las áreas nacionales— puede darse ese compromiso de toda la entidad para que no dejen solas a las áreas en el tema, que no quede solamente el área de relación Estado-ciudadano o el área misional o el área de planeación o incluso el área de archivo sola en este tema, sino que realmente haya un compromiso institucional.

Creemos que aprovechar estas instancias que están establecidas en el marco del modelo puede ayudar a tener realmente ese compromiso material y directo de la alta dirección en la planeación y en la asignación de recursos.

Juan Montes: Y, de cara a la ciudadanía, hace falta asegurar que su caracterización se lleve a cabo de forma adecuada.

Lina Moncaleano: La bandera que siempre hemos llevado desde Función Pública, y desde otras entidades que lideran estos temas también, es partir de la caracterización de la población objetivo. Uno podría, desde el escritorio diseñar estrategias muy bien intencionadas, pero definitivamente tenemos que salir y conversar con el ciudadano, tenemos que conocer quién es, qué necesita, en dónde está, cuáles son sus preferencias y sus necesidades, de modo que las acciones que planeemos respondan a eso que él necesita y espera.

Entonces, la invitación es para que las entidades siempre partan de los ejercicios de caracterización y también de esos ejercicios de análisis de Peticiones Quejas y Reclamos. Yo siempre he dicho que las entidades tenemos oro puro en esa información de Peticiones Quejas y Reclamos. A veces nos lanzamos a hacer contrataciones de consultorías enormes, para saber qué necesita el ciudadano y resulta que en la información que tenemos en los sistemas de gestión documental sobre peticiones recurrentes tenemos la clave y la información. Ver cuáles son los temas sobre los cuales el ciudadano más nos pregunta, más se queja, más encuentra dificultad nos permitiría plantear allí cuáles son esas acciones prioritarias que deberíamos comenzar a implementar.

Y también la información sobre las diferentes encuestas o mediciones de experiencia o satisfacción que hacen las entidades permiten tener esa voz ciudadana para que las acciones realmente respondan a eso.

Creo que parte del enfoque de todos estos temas de mejorar la relación del Estado con el ciudadano es escuchar al ciudadano y entenderlo, de modo que estas acciones que se planean respondan a la necesidad. No siempre lo que nosotros creemos es lo que realmente el ciudadano quiere. A veces necesita una cosa muy sencilla y nosotros estamos inventándonos una actividad de viajar a la Luna y volver. El hecho de escucharlo hace que realmente seamos mucho más efectivos en la planeación que hacemos y mucho más eficientes en el uso de los recursos que vamos a destinar para la implementación de las acciones de la planeación.

Marcela Espejo:  A continuación los invitamos a conocer el testimonio de la Alcaldía de Condoto, precisamente sobre la implementación y la adopción de la relación Estado-ciudadano en su entidad.

Keidy Daniela Mosquera: Les habla Keidy Daniela Mosquera, jefa de la Oficina de Relación Estado-Ciudadano del municipio de Condoto, Chocó. Quiero compartir con ustedes los éxitos en la implementación del Plan Anticorrupción

Y de Atención al Ciudadano (PAAC). En especial, el componente de servicio al ciudadano. El alcalde Yeferson Lozano Mosquera, dentro de su estrategia Lo urgente dentro de lo importante, priorizó la creación de la Oficina de Relación Estado-ciudadano como elemento esencial en su gestión.

Primero, adecuamos el espacio físico; segundo, organizamos el equipo estratégico; tercero, construimos la política conjunto al manual y los protocolos de servicio al ciudadano, siguiendo las directrices y orientaciones de la Función Pública, y como cuarto [paso], creamos la Oficina de Relación Estado-ciudadano, asignada a la Secretaría General Gobierno y Gestión de Talento Humano con sus respectivos actos administrativos y nombramos al funcionario con cualidades y calidad de servicio, a pesar de no ser sujeto obligado para su implementación. Todo lo anterior lo articulamos con la carta de trato digno al ciudadano y la política de integridad, lo que nos ha convertido en el primer municipio PDET en implementar la política de relación Estado-ciudadano.

Juan Montes: Ahora nos acompaña Diego Maldonado, asesor en temas de integridad y rendición de cuentas del Acuerdo de Paz. Él nos compartirá consejos para proyectar acciones de integridad.

Diego Maldonado: Dentro del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano existe un componente que se denomina Iniciativas adicionales. Ese es un componente que tiene como propósito fortalecer los otros cinco componentes tradicionales, pero dentro de este particularmente hay uno que usualmente llama la atención y que tiene mucha preponderancia. Se trata de las iniciativas que están relacionadas con el fomento de la integridad en el servicio público colombiano.

Cuando uno piensa en el fomento de la integridad del servicio público colombiano usualmente encuentra un elemento muy importante que es el de la gestión del conflicto de interés. Sin embargo, la Función Pública, desde hace más o menos dos años y con la inclusión dentro del MIPG como política, el tema de integridad ha ganado digamos o se ha abordado de una manera mucho más abierta y comprensiva en la que se estima o se entiende que la integridad tiene tres elementos fundamentales.

Se refiere a un cambio cultural en las creencias, valores y normas éticas que rigen la manera como los funcionarios y los colaboradores de las entidades se desempeñan en el marco de sus funciones.

Lo segundo, que en efecto supone la gestión preventiva de los conflictos de interés. Es decir, que las distintas entidades provean y los servidores y colaboradores de las entidades puedan identificar cuándo pueden estar en situaciones de conflicto de interés, pero al mismo tiempo cuenten con herramientas para tramitarlas de manera preventiva antes de que afecten negativamente sus tareas o el desempeño de sus funciones.

Y, finalmente, algo que a veces pasa desapercibido y es que hemos comprendido que la integridad pareciera que es un asunto que es de exclusiva competencia de las entidades del orden nacional y territorial de la rama ejecutiva. Esto último lo que significa es que la integridad es un asunto que compromete el conjunto de la sociedad y, por lo tanto, la inclusión de nuevas figuras de la ciudadanía, de la academia, del sector privado son determinantes para que la integridad realmente puede ser una forma en la que el Estado se comporta para que siempre el interés general prevalezca sobre el interés privado.

La Función Pública les recomienda a las entidades de la orden nacional y territorial, pero también en la medida en que sea posible, sugiere y vale la pena si otras entidades de otras ramas lo toman como referencia, al menos dos tareas importantes en las tres líneas de trabajo de la integridad: en la primera línea de trabajo, que es el tema de cambio cultural, hay una tarea principal, que es adoptar el Código de Integridad: Valores al servicio de lo público. La ley 2016 de 2020 estableció, desde febrero del año pasado, es decir la vigencia 2020, que todas las entidades públicas de todas las ramas del poder público debían adoptar el Código de Integridad.

En Colombia ha pasado una cosa muy interesante y es que antes de la expedición de esta ley la adopción de este código era voluntaria y se alcanzaron promedios superiores al 80% a nivel nacional y territorial en la adopción del código. Sin embargo, las entidades que adoptaron el código y lo están implementando tienen una tarea fundamental, que es la de actualizarlo y revisarlo con los funcionarios pero aprovechar también la posibilidad vincular a la ciudadanía y a otros actores en la construcción de los dos valores adicionales que todas las entidades pueden incluir dentro de su código de integridad.

Para las entidades que aún están endeuda de adoptarlo, pues la tarea es adoptarlo recuerden que en el proceso de adopción del Código de Integridad es muy importante que, si existe en la entidad un código de ética lo armonicen, es decir, que identifiquen cómo su código de ética se ve recogido en el Código de Integridad y, en caso de que falte algo, incluirlo con los dos valores adicionales que se pueden incluir. Se trata de un ejercicio de construcción y no uno de borrón y cuenta nueva.

Ahora bien, tanto para quienes lo han adoptado como para quienes están en proceso de adopción, les hacemos una recomendación muy importante y es que por tratarse de un proceso de cambio cultural es muy importante que las acciones para fomentar su apropiación al interior de las entidades no se agote en una o dos acciones a lo largo del año, sino que la apropiación del Código de Integridad requiere de muchas actividades a lo largo del año, que comprometan a los directivos de las entidades y que, sobre todo, logré contarle a los funcionarios, a las funcionarias, a los colaboradores y colaboradoras de las entidades cómo es expresan esos códigos en su cotidianidad. No es solamente pensar en los valores desde una perspectiva más general, sino cómo se materializan esos valores en el trabajo diario.

En el material de la segunda línea de trabajo, que es la que se refiere a la gestión preventiva de conflictos de interés, hay dos elementos también muy importantes que recomendamos. El primero de ellos tiene que ver con que hay que seguir haciendo una énfasis muy grande en generar capacidades y conocimientos para que quieres hacer parte del servicio público colombiano puedan identificar cada vez mejor situaciones de conflicto de interés. Hemos identificado eso es un reto gigantesco, pero tenemos la tarea entre todos de seguir profundizando en esas capacidades y habilidades para detectar a tiempo conflictos de interés. Lo segundo que tiene que ver con esto es que, así como en el Código de Integridad, en la gestión del conflicto de interés también es muy importante vincular al conjunto de la sociedad. ¿Y esto qué significa de manera puntual? Que le recomendamos incluir a la ciudadanía en procesos de seguimiento a los registros de conflictos de interés que haga la entidad. Es muy importante, no basta solamente con que la entidad se asegure de que todos sus contratistas y todos sus funcionarios, si son sujetos obligados declaren sus bienes y rentas, declaren sus conflictos de interés, sino que también hay que comenzar a vincular a la ciudadanía en la gestión de ese seguimiento. Es decir, la ciudadanía también les puede dar pistas a las entidades sobre cuándo esos conflictos de interés pueden afectar el desempeño de las funciones de ciertos funcionarios y recordar todo el tiempo que la existencia de conflictos de interés no es per se algo malo, porque todos los seres humanos tenemos círculos de intereses tenemos personas que amamos, familias, tenemos amigos entrañables, eventualmente enemigos, tenemos personas con quienes hacemos sociedades o construimos una trayectoria profesional. Yeso no está mal, lo que está mal es que no podamos realmente identificar cuándo estamos frente a un conflicto de interés y qué herramientas tengo a mi disposición para revisarlas. Y en eso la ciudadanía puede dar una mano muy importante a las entidades.

La tercera recomendación, que es un poco más genérica, es que nosotros creemos que es muy importante comenzar a hablar con la academia, con los centros de investigación para vincularlos bajo esa idea de que la promoción de la integridad se trata de un compromiso de toda la sociedad, porque hay mucha información que producen estos centros de investigación que viene muy bien para dos propósitos muy importantes de las entidades: uno, para saber cómo medir el cambio cultural y la gestión de conflictos de interés y segundo, para poder comprender conceptualmente mejor qué significan ese tipo de herramientas o instrumentos para la transformación de la forma como las entidades se comportan en el desempeño de sus funciones. Esto tiene un valor muy importante porque nuestra gran hipótesis de partida y nuestro gran propósito es que todas las tareas que desempeñe un funcionario público o una contratista o un contratista siempre están asociadas a la capacidad de las entidades de materializar las funciones para las cuales fueron creadas, entonces mi desempeño personal tiene mucho que ver con el desempeño de mi entidad y, finalmente, todas las entidades están creadas para garantizarle derechos a la ciudadanía. Eso quiere decir que cuando yo gestiono, cuando yo promuevo valores asociados a la integridad, impido que el interés privado o los intereses privados afecten el desempeño de mis funciones públicas e involucro al conjunto de la sociedad alrededor de ese propósito, yo lo que estoy haciendo es una apuesta por la garantía de los derechos de las personas a través de la generación de normas, valores, creencias y modos de comportamiento que privilegian el interés general sobre el interés privado.

De manera más concreta, en los ejercicios de capacitación que ha realizado la Función Pública durante el último mes, les hemos compartido a todas las entidades del orden nacional y territorial unos formatos que tienen como propósito ayudarles a estructurar una estrategia que fomente el cambio cultural y una estrategia de prevención de los conflictos de interés. En ella se encuentran asunto relacionados con la apropiación, con la gestión del cambio, con el seguimiento, con la pedagogía… elementos que, desde nuestra perspectiva, pueden contribuir significativamente a fortalecer las acciones de integridad en las entidades. Y, además, es clave que no olviden que además de esos dos formatos específicos, el Código de Integridad tiene una caja de herramientas que entrega insumos concretos para que las entidades puedan desplegar esas acciones cotidianas y permanentes de transformación cultural al interior de sus entidades y también existe una guía para la identificación de conflictos de interés, que da pistas concretas y metodológicas para que las entidades puedan también desarrollar capacidades y habilidades para detectar y tramitar de manera preventiva esos conflictos de interés.

Todas las cajas de herramientas, los formatos para las la construcción de estrategias y los textos como tal que establecen los lineamientos en estos dos temas están dentro del portal de la Función Pública, en la sección que se ha habilitado para los temas del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Y una 'cuñita' que me parece muy importante señalar es que, en el marco de todo este contexto, actualmente la Función Pública está cerrando el proceso de firma de un decreto que va a darle vida al Sistema Nacional de Integridad, con el fin, por un lado, de atender a lo que la ley 2016 de 2020 le señala al gobierno colombiano que debe crear pero, por otro lado, se trata de un espacio que está dispuesto para fomentar un ecosistema que permite, a través de la coordinación de actores, programas, herramientas e iniciativas fomentar la integridad en el servicio público, articulando no solamente las entidades de todas las ramas del poder público, sino también a la ciudadanía con sus diferentes expresiones, con sus gremios, sindicatos, empresas, etcétera.

Juan Montes: Así finaliza este episodio de Frecuencia Pública, el podcast del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Nos acompañaron Lina Moncaleano, Carolina Wilches, Marcela Espejo, Gloria Sánchez, Manuel Fernández y Diego Maldonado, de la Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano de Función Pública, y Lisbeth Vanegas, del Ministerio de Relaciones Exteriores; Keidy Daniela Mosquera, de la Alcaldía Municipal de Condoto, y Juan Ricardo Mozo, de la Gobernación de Cundinamarca.