Episodio

Episodio 1 | Furag: en equipo y bien hecho

Juan Montes: Bienvenidas y bienvenidos a Frecuencia Pública, un podcast del Departamento Administrativo de la Función Pública. 

Yo soy Juan Montes y este episodio tiene como tema central un asunto común para varias entidades durante esta época del año: el diligenciamiento del Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión, más conocido como Furag. 

Antes de empezar, vamos a escuchar un mensaje de Fernando Grillo, director de la entidad. 

Fernando Grillo: Soy Fernando Grillo, director del Departamento Administrativo de la Función Pública, me alegra anunciar el lanzamiento de Frecuencia Pública. Un podcast que será un punto de encuentro con personajes que desde diferentes perspectivas y lugares del país nos van ayudar a entender, a partir de sus propias historias, cómo se vive la administración pública y qué significa en el día a día.  

Nos alegra la posibilidad de hacer uso de una tecnología que permite extender el conocimiento sobre administración pública a nuevas audiencias y, simultáneamente, establecer un dialogo sobre la importancia de lo que hacemos con los representantes del sector privado, la academia, organizaciones no gubernamentales y, por supuesto, la ciudadanía. 

En Frecuencia Pública queremos escuchar tantas voces como sea posible y que a la vez nuestro mensaje llegue a cada rincón de Colombia, porque lo público nos importa a todos. Espero que nos puedan acompañar en todos nuestros episodios, que hemos preparado para ustedes y que estarán disponibles en nuestro sitio web: www.funcionpublica.gov.co 

Juan Montes: Así comenzamos con Frecuencia Pública.  

Así comenzamos con Frecuencia Pública.  

Más allá de dar una definición de glosario... [Aunque, por si las dudas, aquí está: El Furag es una herramienta en línea del Modelo Integrado de Planeación y Gestión a través de la cual se capturan, monitorean y evalúan los avances sectoriales e institucionales en la implementación de las políticas de desarrollo administrativo de la vigencia anterior al reporte]… vamos a explorar las buenas prácticas de las entidades que obtuvieron altos puntajes en los Resultados de Medición del Desempeño Institucional de 2019.  

Conversaremos con Edna del Pilar Páez García, subdirectora de Desarrollo Organizacional de Ministerio de Educación Nacional, y con Jorge Mario Duque Echeverri, jefe de la oficina de control interno de Positiva Compañía de Seguros S.A. 

El Ministerio de Educación Nacional obtuvo un puntaje de 96,9 en el índice de desempeño institucional. Por su parte, Positiva Compañía de Seguros S.A. registró un puntaje de 97,8, el máximo alcanzado en la rama ejecutiva.  

Gran parte del éxito de ambas entidades radica en la forma como han abordado el diligenciamiento del Furag. Un proceso en el que, si bien los roles a cargo de la planeación y el control interno cumplen un papel fundamental, no lo desempeñan de manera aislada. 

Edna Páez: Nosotros hemos identificado un líder de cada una de las políticas de gestión y desempeño. Ese líder, que adicionalmente tiene voz y voto en el Comité de Gestión y Desempeño Institucional, se hace responsable de su rol y de su responsabilidad; no solamente el diligenciamiento o el aporte de las evidencias para el repositorio, sino de toda la movilización de la política a lo largo del año. 

La ministra tiene clarísimo cuál es el líder de cada una de las políticas y este líder reporta sus avances, solicita el apoyo y, a su vez cada líder tiene un enlace con la subdirección de Desarrollo Organizacional que recibe más formación a un nivel de profundidad mayor sobre las buenas prácticas, sobre los temas metodológicos de cómo organizar las evidencias para que tengan sentido, para que sean verificables, para que sean claras, para que sean pertinentes.  

Entonces, ese es el esquema que tenemos de trabajo: a muy alto nivel, la ministra y los líderes de política; después, en una segunda capa son los enlaces de cada uno con la subdirección de Desarrollo Organizacional, organizando, estructurando toda la ruta y, por supuesto, en la siguiente capa, toda la entidad, muy empoderada y muy orgullosa porque este tema del desempeño institucional y el haber logrado el primer puesto como ministerio en dos vigencias consecutivas le genera mucho orgullo a los colaboradores y ese orgullo va apropiando y va llevando a que todos sepan que para lograr resultados extraordinarios se necesitan esfuerzos extraordinarios de toda la entidad. Entonces, eso ha sido bien importante cuando desde la ministra está el mensaje muy nítido de compromiso para mantener esta posición. 

Juan Montes: Por su puesto, existe una sinergia específica con el área de control interno. 

Edna Páez: Control Interno hace parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, sin voto pero con voz, entonces a través de este comité ellos están muy informados sobre los avances en cada una de las políticas, lo que estamos movilizando.  

En segundo lugar, Control Interno tiene datos permanentes sobre lo que estamos haciendo y eso permite alinear mucho las respuestas. Por supuesto, tienen acceso al repositorio que estamos construyendo, entonces eso facilita que las evidencias estén a disposición de todos y se simplifique el esfuerzo. 

Juan Montes: Y es que la articulación entre ambas áreas es crítica. 

Jorge Duque: La sinergia que se genera en este proceso no es solamente con el Área de Planeación, sino que la sinergia se debe hacer con todas las áreas de la organización que están involucradas en el tema. Nosotros en el análisis de cada una de las preguntas a veces hacemos mesas de trabajo con el Área de Planeación, de tal manera que no vaya Planeación por un lado y la oficina de Control Interno por el otro, porque hay preguntas que deben estar articuladas entre las dos áreas y en ese análisis, necesariamente se debe hacer un tema de construcción y de una sinergia entre las dos, de tal manera que nosotros, sin perder la independencia en nuestro procedimiento podamos tener también información y retroalimentación del área de planeación.  

Juan Montes: Y aun así, de cierta forma, toda la entidad también se ve involucrada. 

Jorge Duque: En el tema, por ejemplo, de las tres líneas de defensa... [Sobre las líneas de defensa, esto es lo que dice el Glosario MIPG, que puedes consultar en el sitio web de Función Pública, www.funcionpublica.gov.co: el esquema de líneas de defensa es un esquema de asignación de responsabilidades para la gestión de riesgos y del control en una entidad, a través de cuatro roles: una línea estratégica, integrada por la alta dirección de la entidad y el comité institucional de control interno; una primera línea de defensa, integrada por los gerentes públicos y líderes de procesos, programas y proyectos; una segunda línea de defensa, integrada por las oficinas de planeación, líderes de otros sistemas de gestión o comités de riesgos; y una tercera línea de defensa, integrada por las oficinas de control interno. Este esquema permite distribuir estas responsabilidades en varias áreas, evitando concentrarlas exclusivamente en las oficinas de control]… uno entiende que en las tres líneas de defensa hay una línea estratégica, en la cual básicamente quien orienta esa línea es el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno; está la primera línea, que son los dueños de proceso. Para el caso de Positiva, por ejemplo, son los gerentes, los vicepresidentes y jefes de área quienes lideran y son responsables por la identificación de los riesgos y de los controles.  

En la segunda línea de defensa uno encuentra áreas, por ejemplo, como planeación, áreas como la Oficina de Gestión Integral de Riesgos, entonces en el análisis de esas preguntas es necesario hacer esa retroalimentación, por ejemplo, con la oficina de Gestión Integral de Riesgos, tratar de analizar, interpretar y poder dar una respuesta de manera objetiva. Yo creería que uno de los aspectos fundamentales acá es la objetividad y para uno ser objetivo necesariamente debe tener una información suficiente y pertinente que le permita poder concluir sobre cada una de las preguntas del formulario. 

Juan Montes: Es importante destacar que gran parte de lo que ambos mencionan ocurre gracias al liderazgo de la alta dirección de ambas entidades. Así lo dice Jorge. 

Jorge Duque: Uno de los aspectos clave es el respaldo que tiene todo el modelo al interior de la organización por parte de la alta dirección. La alta dirección es clave en el adecuado desempeño de la organización. Entonces, uno observa que la compañía definitivamente, la alta dirección, partiendo desde la junta directiva y el mismo gobierno corporativo que tiene establecida la organización, desde la asamblea general, pasando por la junta directiva, el comité de auditoría, el comité de riesgos de inversión, etc., el comité de ética, en el que por ejemplo en algunos casos participan miembros de la junta directiva, uno considera que [de acuerdo a] esa estructura y a ese modelo es lo refuerza el que la compañía haya logrado ese gran desempeño durante el año 2019.  

Es indudable que sin esa participación y sin ese respaldo creería que la compañía no hubiera alcanzado los resultados que nosotros tenemos actualmente. 

Juan Montes: Y esto es lo que comenta Edna: 

Edna Páez: En primer lugar, el liderazgo, que la alta dirección comprenda estos temas y los movilice es fundamental. La ministra es consciente y nos ha llevado a todos como organización a ser conscientes de ello, de que ser el sector con una partida presupuestal tan importante dentro de todo el presupuesto general de la nación debe llenarnos de responsabilidad y de compromiso para mostrarle al país que nosotros esos recursos los gestionamos, los administramos de manera seria, organizada, que se planifica, que cada peso está pensado para un propósito, para movilizar una meta del Plan Nacional de Desarrollo, para tener una organización o una entidad, y junto con las entidades adscritas y vinculas, pues eficiente, volcada a la ciudadanía, a las necesidades de los grupos de interés, que finalmente ese es el centro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. 

Entonces, cuando tú, desde el liderazgo, estás escuchando ese mensaje se va apropiando y los colaboradores, desde los servidores de planta y de carrera, hasta los contratistas e incluso muchos aliados que tenemos y que nos ayudan con todos nuestros temas, pues respiran el compromiso de ser un sector abierto, un sector probo, un sector eficiente, eficaz, entonces es fundamental ese mensaje de ese liderazgo, por un lado. 

Por otro lado, creo que el ministerio desde mucho tiempo atrás, y entonces eso va quedando en el ADN de los colaboradores, es parte de la cultura organizacional, ha incorporado estos temas de las buenas prácticas en gestión y de siempre ir un paso más allá, no cumplir solamente con lo normativo, sino buscar desafiarse, retarse, con buenas prácticas, con interés en documentar casis de éxito, lecciones aprendidas, ver qué están haciendo otras organizaciones que podría servir en la entidad. 

El Ministerio de Educación fue el primero que se certificó en su momento en su sistema de gestión de calidad, en el 2006. Entonces, eso ya se va incorporando en el ADN. Somos sector público y eso tiene que significar un compromiso total con la ciudadanía, con hacer las cosas de la mejor manera que se pueda hacer y eso facilita el terreno para que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión pueda echar raíces y pueda generar muchos frutos. 

Juan Montes: A partir de esta base que tiene bastante que ver con la cultura organizacional, estas entidades han desarrollado prácticas específicas para el diligenciamiento del Furag. En ambos casos coinciden en el énfasis requerido por la recolección de evidencias. 

Por parte del Ministerio de Educación Nacional este formulario ha incidido en el fortalecimiento de la memoria institucional. Al hacer un ejercicio riguroso en la recolección de evidencias, se ha desarrollado un repositorio que va más allá del cumplimiento de requisitos asociados al Furag. 

Edna Páez: Una de las prácticas que tiene el Ministerio de Educación y que, consideramos que es potente, y que no la tendríamos si no existiera Furag es la generación de un repositorio, es como un espejo del formulario, pero a diferencia de lo que tiene el formulario es que pide evidencia de cada una de las preguntas. El formulario tiene un porcentaje de preguntas que requieren el aporte de la evidencia (de la URL) que sustenta la respuesta. En el que tienen el ministerio en su repositorio de información se pide evidencia de cada una de las respuestas. 

De esta manera, podemos tener la tranquilidad de que lo que estamos respondiendo está sustentado en un documento que deja ver cómo la entidad lleva a la práctica la implementación de cada una de las políticas, en el aspecto por el cual indaga el formulario. 

Entonces, esto es una buena práctica, primero por la transparencia de que estamos siento muy rigurosos en las respuestas al formulario, que no es contestar por contestar, sino tener realmente detrás todo un desarrollo que soporte lo que uno está contestando. Por otro lado, permite la memoria institucional, porque una de las lecciones aprendidas de los primeros años en los que se diligenció el formulario es que cuando había cambio de equipos o movimiento de personal, después para encontrar quién había hecho el ejercicio, dónde estaba el documento, dónde estaban las listas de asistencia, dónde estaba esa buena práctica... era difícil. 

Con el repositorio ya no importa quién, cómo se mueva el equipo, quiénes cambien, se sabe que la entidad tiene todo un repositorio que es institucional, no está en el computador de un colaborador específico, sino que es un repositorio para toda la entidad y allí se puede conocer qué hemos ido contestando a lo largo de todos los años y cuál es la evidencia que ha sustentado esa información. Eso facilita la trazabilidad de toda la gestión, año a año. 

Jorge Duque: Uno podría decir que, como buenas prácticas para nosotros llevar a cabo el diligenciamiento del formulario, básicamente, primero que todo está el conocimiento integral que se debe tener de la organización porque creo que, si las personas que diligencian ese formulario no tienen ese conocimiento integral, es posible que no tengan la información suficiente y adecuada que permita dar una respuesta de manera acertada. 

En segundo lugar, uno diría, está la búsqueda de la evidencia que respalda cada una de las preguntas. Esto lleva a que uno no debería responder las preguntas simplemente buscando en la memoria sino recolectando toda la evidencia necesaria y suficiente que le permite a uno dar respuesta a cada una de las inquietudes y a cada uno de los planteamientos que se formulan en el Furag. 

Juan Montes: ¿Y qué consejos les darían a otras entidades interesadas en mejorar su desempeño en el diligenciamiento del Furag? 

Edna Páez: Yo tendría dos consejos: el primero es que esto se aborde con una perspectiva de proceso. Esto no es de la noche a la mañana, el diligenciamiento del formulario es uno de los momentos de verdad que tiene todo el proceso de preparación de un a organización para tener altos niveles de desempeño, creo que el tema más importante es generar el compromiso de la alta dirección y a partir de él empezar a desplegar toda esa estrategia priorizando. 

El segundo consejo, también desde la perspectiva de manejarlo como proceso, es entender que este trabajo es día a día, regar la matica todos los días de muchas maneras porque hay que entender que esto es como tener un vivero: cada política yo creo que es como una plantita y no todas  necesitan la misma cantidad de agua ni todas necesitan la misma cantidad de sol ni la misma cantidad de sustrato, esto hay que saberlo balancear, en qué posición se pone, qué cantidad de agua y de sustrato le echas en cada momento, y así es con las políticas y es un tema de paciencia.  

Cuando uno pretende ser efectista, decir que lo quiero todo ya porque quiero pasar de la posición, por decir cualquier cosa, de la posición 80 a la posición 5, 2, o 1, pues el resultado no es tan fácil porque esto es un proceso que involucra buenas prácticas, cultura organizacional, tema documental, tener soportes, nosotros siempre tenemos mucho temor –por eso el repositorio es tan importante– de que se crea que esto es algo de suerte, momento, de poder contestar “sí”, sin tener el soporte y eso no sería serio con el país ni con la entidad ni con los mismos colaboradores que hacen un esfuerzo enorme durante todo el año.  

Entonces, el consejo es ser paciente, entender que esto es un proceso y que no todas las políticas funcionan de la misma manera, que hay que entender ese enfoque diferencial en políticas y acompañarse mucho de, por supuesto el Departamento Administrativo de la Función Pública, que articula y de los líderes de cada política en el sector. Nos han acompañado con mucha generosidad, siempre que tocamos la puesta nos responden generosamente, nos dan orientación, nos ponen en contacto con entidades que tienen buenas prácticas. Ese es otro consejo: mantener siempre la comunicación con los líderes de política, con el Departamento Administrativo de la Función Pública, aprovechar todas las capacitaciones que dan. 

Una cosa muy positiva de la pandemia es que todo quedó en redes y ahora uno puede ver la capacitación que hicieron hace ocho días se puede ver en cualquier momento, desde su casa y profundizar en el tema, volverla a ver las veces que necesite, traer equipos a que la vean y formulen preguntas. Eso fue muy potente y creo que es clave para que todo funcione. 

Jorge Duque: El consejo es que hay que seguir trabajando porque esto es un tema de mejoramiento continuo, esto no es un tema que usted obtiene un resultado y ya usted dice: “alcancé el objetivo”, no. Hay que seguir trabajando todos los esquemas dentro de la organización para mantenerse. 

Primero que todo, para Positiva, que alcanza este puntaje, el reto es mantener y seguir mejorando en esa línea. Las demás entidades deben seguir trabajando desarrollando cada uno de los elementos, cada uno de los componentes que plantea el modelo. 

Juan Montes: Este año, el diligenciamiento del Furag se está llevando a cabo en una nueva versión del aplicativo. ¿Qué ventajas ofrece con respecto a la anterior? 

• Cada usuario puede diligenciar las preguntas en el orden que considere más conveniente. 
• Ofrece una visualización del avance del diligenciamiento, así como una alerta por colores que indica que se acerca la fecha límite. 
• Por medio de un sistema de autenticación enlazado a los servicios de ciudadanía digital, se garantiza que las personas que están diligenciando la información, en efecto, son los jefes de Planeación y de Control Interno. 
• Permite descargar antes, durante y después del diligenciamiento un PDF con las respuestas que se han registrado, así como una hoja de cálculo que da la posibilidad de hacer un simulacro del aplicativo y, posteriormente, copiar y pegar las respuestas. 

Todo esto unido a una mejor experiencia de usuario con una interfaz más amable e intuitiva. 

Esperamos que esta información sea útil. Todas las dudas e inquietudes sobre el proceso y los resultados de la medición del desempeño institucional, podrán ser remitidas al correo eva@funcionpublica.gov.co 

¿Quisieras proponer algún tema o darnos ideas para un próximo programa? Escríbenos a frecuenciapublica@funcionpublica.gov.co  

Tendremos un nuevo episodio dentro de quince días.