actividad cinco 5

IDENTIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS Y ENLACES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS

Objetivo

identificar por cada dependencia o instancia de una entidad los usuarios a quienes se les rinde cuentas, los medios utilizados y la información más solicitada.

Dirigido a:

directores o jefes de dependencia, personal clave del área de comunicaciones de la entidad, servidores públicos que constantemente lleven a cabo ejercicios de rendición de cuentas y personal de control interno.

Modalidad:

presencial / virtual

Criterios con los que interactúa:

la información que arroja la matriz se vuelve insumo para la identificación de necesidades de información, la priorización de información para la rendición de cuentas y la identificación de actores y grupos de interés.

Descripción:

para identificar las dependencias o instancias a las que les corresponde rendir cuentas, se proponen las siguientes actividades:

Convocar a cada director o jefe de dependencia o instancia de la entidad para informar sobre la puesta en marcha del proceso de rendición de cuentas, sus objetivos y las características de las personas que deben participar.

Delegar al grupo de personas que se constituirán en enlaces para la rendición de cuentas.

Sensibilizar a los grupos de las diferentes dependencias sobre el tema de rendición de cuentas.

Diligenciar una matriz que permita identificar por cada una de las dependencias: el enlace, los grupos de valor y de interés a quienes se les rinde cuentas, los medios que se han utilizado, así como los temas solicitados por los grupos de valor y de interés en materia de rendición de cuentas.

Desarrollar una plenaria donde se socialice el ejercicio con la participación de todos los grupos de las diferentes dependencias. Consolidar en la matriz la información suministrada por cada grupo.

Elementos a tener en cuenta:

Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Los diferentes actores de la entidad se integran en un ejercicio de participación que permite "DARSE CUENTA” de sus responsabilidades como dependencia o instancia frente a la rendición de cuentas.
Les permite a los actores de cada dependencia o instancia, identificar la interacción que tienen en los ejercicios de rendición de cuentas y las necesidades de articulación.		 Si no existe un buen momento de preparación para la realización del ejercicio se pueden generar desorientaciones entre los participantes y el no cumplimiento de los objetivos.
Si los directores o jefes de cada dependencia o instancia no convocan a los actores que son claves para la realización del ejercicio, la información que suministren no será suficiente.		 Es importante que antes de iniciar con el alistamiento para la rendición de cuentas, la entidad lleve a cabo un taller de sensibilización con los participantes de cada dependencia, para informar sobre la ruta que se va a tener para la rendición de cuentas: alistamiento, diseño, preparación, ejecución y evaluación de rendición de cuentas.
Para iniciar con este ejercicio, se debe delegar a personas específicas, al interior de las dependencias, para que se articulen a los ejercicios de rendición de cuentas.