Preámbulo del Encuentro de Encuentros

Publicado por: Fecha: 12 de Septiembre 2016 Equipo: Secretarios Generales Tema: Gerencia Pública 17550

Por: Catalina Gutiérrez, Diego Arias, Diego García, Efrén Rico, Juan José Ocampo, Rosa María Bolaños, Rosa Prieto y Valeria Parra. Equipo de la Subdirección del Departamento Administrativo de la Función Pública

Más de 500 personas lo miran fijamente, concentradas, sonriendo. Pedro Medina, un hombre alto, de un poco más de 50 años, les habla sobre cómo cambiar paradigmas, cómo creer en lo que hacen, por qué son tan importantes. El carácter, la integridad, la transparencia y la competencia los conducirán a mejores resultados. Al terminar, el auditorio aplaude convencido que vale la pena seguir trabajando y creyendo en su labor. No es para menos, son los gerentes públicos, quienes ponen en marcha al Estado. Cada uno representa una pieza en ese gran engranaje institucional que trabaja día a día para satisfacer las necesidades de los colombianos. Y nosotros tenemos el privilegio de estar con ellos en un mismo lugar, atentos, felices. Es la primera vez que todos los equipos transversales están en un solo lugar. Así, en cuatro horas se pasaron varias semanas de decisiones, propuestas, correos y reuniones y más reuniones. Al final, esa sensación de alivio, por fin.

Dos meses antes, él, uno de los asesores de la Subdirección, se levanta para ir a trabajar. Son las 5am. Es septiembre. Es viernes y a pocas personas les gusta salir de su casa cuando aún es de noche. Bueno, eso cuando se trata de ir a trabajar. No desayuna, el que llega tarde tiene que invitar y por cuestiones del azar y beneficio de la mayoría, siempre le falla el despertador a alguno de sus compañeros. Se baja en la estación de universidades y apura el paso para llegar al noveno piso, a la sala de juntas de la Subdirección del Departamento Administrativo de la Función Pública, uno de los siete departamentos de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

Son las 7:00am y efectivamente una de las sillas está vacía. Otra vez su compañero viene tarde y la mayoría lamenta con ironía que otra vez tenga que invitarlos a todos a desayunar. “Pero así es la vida” dice uno de ellos. Armando Ardila, el Subdirector encabeza la mesa y como es de costumbre cada uno enumera sus avances. Comités de desarrollo administrativo, encuentros de equipos transversales, fichas, presentaciones, bases de datos, el gran proyecto de políticas públicas, los contratos, los convenios, las reuniones, las llamadas, los diplomados, los modelos, los veinte mil chats, los artículos y otros temas que suenan más sofisticados como el CRM, el Sistema de Gestión de Calidad, el Índice Sintético de Desempeño Institucional y el Dashboard, sin mencionar el embellecimiento del carro, única labor que hace sonreír al jefe. Ja y solo son ocho personas. Llegan los buñuelos y también una nueva tarea para la lista: el Encuentro de Encuentros de Equipos Transversales.

Ninguna de estas tareas se hace sola. Así que a trabajar. Quedan 20 días hábiles y para cumplir las metas de la Subdirección, sus integrantes deben articularse con las 6 direcciones técnicas, la Secretaría General, Planeación, Control Interno y Tecnología. Todos tienen sus propias tareas y muchas responsabilidades. Pero los asesores tienen que acudir a ellos, porque para obtener el mejor resultado, deben hacerlo entre todos. Eso lo han escuchado muchas veces, cada vez que Liliana Caballero, la Directora, habla de la confianza y la solidaridad en los encuentros de Equipos Transversales, los mismos que deben ir al evento.

Estos equipos hacen parte de una estrategia que inició en 2014. Convencidos de la importancia del trabajo en red y por iniciativa de la directora, la Subdirección de ese momento puso en marcha 10 grupos de trabajo conformados por los jefes o coordinadores de las áreas estratégicas y transversales de las entidades de la Rama Ejecutiva: secretarios generales, jefes de planeación, control interno, tecnología, comunicaciones, servicio al ciudadano, jurídicos, de defensa jurídica, contratación y talento humano. Su objetivo era evidenciar en la práctica los beneficios de las redes de los que hablan múltiples disciplinas como la sociología, la psicología y la administración. Así, dinámicas de sinergia, cooperación y creatividad de las que hablan investigadores como Florencio Ceballos del Centro de Investigaciones para el Desarrollo Internacional, se hicieron presentes en los escenarios físicos y digitales que se pusieron a su disposición. En principio solo eran 24 integrantes en cada equipo, pero hoy toda la red cuenta con 1.788 integrantes, incluyendo el nivel territorial. Por eso, diseñar el primer espacio en el que se encontrarían casi todos los integrantes de esta gran red no se trataría de cualquier reto.

El asesor de Subdirección responsable del evento sabe que el primer paso es una reunión que se repetirá como un eterno déjà vu; ideas, propuestas y discusiones que les permiten ver la luz al final del túnel. “Lo importante es que no sea complejo” fueron las primeras palabras de Armando, pero ¿por qué no hacer esto y lo otro también? Replica su asesor. La agenda cambia una y otra y otra vez. Mientras tanto, cada miembro del equipo, los mismos que cada lunes y viernes asumen responsabilidades y relatan logros, enfrenta un rol. Sí, ellos mismos. Pero las demás actividades no se detienen. Los comités sectoriales deben seguir programándose, agendas de Ministros y Directores cambian una y otra vez. Claro que no pueden parar, cada sector debe conocer los resultados de su gestión y acuérdense, quedan menos de 30 días hábiles. Siempre llegan cambios de última hora, la pregunta: ¿qué tal si…? y las carpetas de la Subdirección se van llenando de decenas de archivos con las etiquetas: versión final, versión final 1, VF final final, etc. No importa, todo estará a tiempo en las manos de quién corresponda.

La recolección de datos tampoco puede parar, menos ahora que los gerentes públicos del territorio también harán parte de los equipos transversales.

-¿Pero para qué quiere mi número de celular si yo tengo una flecha, señora?

-Doctor, para que intercambie conocimiento y experiencias con otros jefes.

¡No es fácil convencerlos! Pero al final estarán allí con sus pares, como nodos de esa gran red que busca servir de herramienta para mejorar la gestión pública.

Todos están llamando, convenciendo a cada secretario general y a cada jefe que vale la pena escaparse algunas horas de su apretada agenda para asistir al gran encuentro. Algunos tienen mayor poder de convencimiento. Otros se ponen nerviosos, sus palabras se enredan y cuando se van a presentar dicen: “Buenas tardes, le habla el Subdirector. ¡Perdón! el asesor del Subdirector”.

Poco a poco aumenta la cifra de confirmados. Cada reporte es más positivo que el anterior. Más de 600 asistentes listos para una agenda de lujo que incluye dos prestigiosos conferencistas y el lanzamiento de una nueva herramienta, una red digital para los equipos transversales.

“En 5 minutos se dará comienzo al evento”, se viene la hora cero. Detrás del telón hay más de 20 personas trabajando como hormigas, entre técnicos y miembros de la Subdirección. Llamadas para recibir a los conferencistas, ajustes de último minuto en la presentación y por supuesto, el menú por qué barriga llena, corazón contento.

Las luces se encienden y empieza el show. Parece que cada hora durara apenas un par de minutos, un punto tras otro. A las 9:00am se toma el escenario un gordito bonachón que con sus ejemplos y experiencia introduce la importancia de las redes, tema principal de este evento. Captura su atención. El comité directivo sonríe. La directora sonríe. Ellos, los miembros de los equipos transversales, nuestros invitados especiales, también lo hacen. Nos podemos sentar tranquilos. El evento llego a su fin; risas, aplausos y un cierre lleno de emotividad. El trabajo de muchas personas que han trabajado con esta y otras responsabilidades ha logrado su fruto. Al final, esa sensación de alivio, por fin.