La importancia de los documentos estándar en el Sistema de Compra Pública

Publicado por: Colombia Compra Eficiente Fecha: 02 de Enero 2017 Equipo: Contratación Tema: Contratación 18806

Por: MARÍA MARGARITA ZULETA

DIRECTORA DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

Entre las funciones de Colombia Compra Eficiente está la de desarrollar estándares y documentos tipo para las diferentes etapas de la gestión contractual pública[1]. Los documentos tipo son formatos que buscan aplicar un único estándar para un documento.

A partir de su entrada en operación, Colombia Compra Eficiente ha expedido manuales, guías y documentos tipo en donde fija estándares para los Documentos del Proceso. Los manuales, guías y documentos tipo recogen buenas prácticas. Estos documentos permiten difundir buenas prácticas entre los funcionarios de las unidades de compra de las Entidades Estatales para de esta forma fomentar la eficiencia, eficacia y economía, a través de la estandarización de comportamientos y prácticas.

A pesar de ser obligatorios, estos modelos siempre incluyen elementos flexibles. Por ejemplo, en el anexo para la determinación de requisitos habilitantes de contratos que van a ser financiados a través de contratos plan, existen rangos para la determinación de estos requisitos, en lugar de establecer indicadores fijos. Lo anterior teniendo en cuenta los diferentes contextos locales.

En la reforma propuesta por Colombia Compra Eficiente al Sistema de Compra Pública está la iniciativa de producir documentos tipo, que constituyen una guía para las Entidades Estatales en el ejercicio de su función contractual.

Estos documentos deben ser tenidos en cuenta por las Entidades Estatales y si algún aparte de ellos no es aplicable a un proceso de compra en particular, por la especificidad o la particularidad del mismo, la Entidad Estatal debe justificar en los Documentos del Proceso el motivo por el cual debe alejarse de la buena práctica recogida por Colombia Compra Eficiente[2]. Existe el precedente de un caso en el cual una Entidad Estatal del nivel territorial se alejó de los documentos tipo y la Procuraduría General de la Nación llamó la atención, recordó su obligatoriedad y señaló en detalle los apartes del documento tipo no tomados en cuenta.

Esta iniciativa busca equilibrar la necesidad de contar con documentos estandarizados que hagan más transparente y predecible la etapa de selección de proveedores del Estado, con la de enriquecer estos documentos de forma constante, con base en las mejores prácticas locales, nacionales e internacionales y con las particularidades de los mercados.

La propuesta reconoce que ni Colombia Compra Eficiente, ni ninguna otra Entidad del Gobierno, pueden centralizar el conocimiento de todas las necesidades y mecanismos para satisfacer esas necesidades por parte de las Entidades Estatales, tanto del nivel nacional como territorial. La posibilidad de apartarse del estándar obligatorio establecido por Colombia Compra Eficiente no depende de la autonomía de los territorios, sino de las particularidades de los mercados y Procesos de Contratación.

Los documentos tipo no pueden ser modelos rígidos e inmodificables que sean obligatorios de manera literal y sin excepciones. En concepto de Colombia Compra Eficiente, esa rigidez produce dos efectos negativos: de una parte impide la celebración de cualquier Proceso de Contratación que tenga elementos diferentes a los previstos en los documentos tipo; y de otra parte puede impedir que las Entidades Estatales obtengan mayor valor por dinero en estos Procesos, pues al no haber espacio para la innovación, las buenas prácticas que puedan surgir no podrían ser aplicadas.

[1] Numeral 12 del artículo 11 del Decreto Ley 4170 de 2011.

[2] Bolton, P. y Dewatripont, M. (2012) Authority in Organizations, en Handbook of Organizational Economics, Princeton University Press, 342-372.