ACOMPAÑAMIENTO CONTRACTUAL FOCALIZADO

Publicado por: Alejandro Silva Fecha: 31 de Diciembre 1969 Equipo: Contratación Tema: Contratación 12753

ESTRATEGIA No. 1 “ACOMPAÑAMIENTO CONTRACTUAL FOCALIZADO”

De acuerdo a los parámetros establecidos por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2017, Decreto 1082 de 2015 y el Manual de Contratación del Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras Resolución 6304 de 2014, los procesos de contratación deberán ser estructurados y evaluados por tres comités; comité técnico, comité económico y comité jurídico.

El Comité estructurador y evaluador de acuerdo al Manual de Contratación del Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras es designado por el Ministro de Defensa Nacional o su delegado y está integrado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, los designados para hacer parte del comité por parte del competente contractual deben acreditar formación profesional y técnica en relación con el bien o servicio que se va a contratar.(Ministerio de Defensa Nacional, 2014)

En este sentido la Dirección de Aplicación de Normas de Transparencia del Ejército dentro de su organización tiene conformado un grupo multidisciplinario compuesto por estos tres comités (Técnico, económico y jurídico), a fin de brindar acompañamiento preventivo focalizado a los procesos contractuales estructurados por las unidades encargadas de ejecutar el presupuesto asignado al Ejército Nacional. De manera que a continuación se exponen los puntos con mayor relevancia sobre los cuales cada comité enfatiza el acompañamiento efectuado.

COMITÉ ECONÓMICO

De conformidad a lo contenido en el Manual de Contratación del Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras en el artículo 3.2.2.1numeral 3. Se expone la siguiente misión para el Comité Estructurador, así:

“En general deberá hacerse el estudio integral que soporte la necesidad que la entidad pretende satisfacer mediante el análisis de las condiciones económicas, jurídicas y técnicas, así como de las financieras, del contrato a celebrar. Lo anterior conforme lo previsto por la ley en aplicación del principio de planeación.

Elaborar el análisis del sector conforme a los parámetros de acuerdo con el manual publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link:

http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales”

El Área Económica y Financiera de la Dirección de Aplicación de Normas de Transparencia del Ejército, toma como referencia para realizar el acompañamiento en lo refiere a la elaboración del estudio del sector: la Guía para la Elaboración de Estudio del Sector de Colombia Compra Eficiente, de acuerdo a su última versión y contemplando las actualizaciones a que allá lugar, de tal forma que se evidencie en cada uno de los procesos estructurados los parámetros económicos expuestos a continuación:

“II. Estructura del Análisis del Sector

La Entidad Estatal luego de conocer su necesidad y de identificar los bienes, obras o servicios que la satisfacen está en capacidad de definir el sector o mercado al cual pertenecen tales bienes, obras o servicios y hacer el análisis correspondiente. El análisis del sector ofrece herramientas para establecer el contexto del Proceso de Contratación, identificar algunos de los riesgos, determinar los requisitos habilitantes y la forma de evaluarlas ofertas.

El alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del proceso de contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los riesgos identificados para el proceso de contratación.

El análisis del sector debe cubrir tres áreas:

A. Aspectos generales.

B. Estudio de la oferta.

C. Estudio de la demanda.

A. Aspectos generales

La Entidad Estatal debe revisar los aspectos generales del mercado del bien, obra o servicio que sean relevantes en el Proceso de Contratación. Para el efecto, Colombia Compra Eficiente recomienda analizar, entre otros, los siguientes contextos, los cuales pueden tener un alcance local, regional, nacional o internacional, dependiendo del Proceso de Contratación.

Económico: Análisis de datos de: (i) productos incluidos dentro del sector; (ii) agentes que componen el sector; (iii) gremios y asociaciones que participan en el sector; (iv) cifras totales de ventas; (v) perspectivas de crecimiento, inversión y ventas; (v) variables económicas que afectan el sector como inflación, variación del SMMLV y la tasa de cambio; (vi) cadena de producción y distribución; (vii) materias primas necesarias para la producción y la variación de sus precios; y (viii)dinámica de importaciones, exportaciones y contrabando, en caso de que aplique.”(Colombia Compra Eficiente, 2016)

B. Estudio de la Oferta

En el estudio de la oferta, la Entidad Estatal debe contestar, entre otras, las siguientes preguntas:

1. ¿Quién vende? La Entidad Estatal debe identificar los proveedores en el mercado del bien, obra o servicio, así como sus principales características como tamaño empresarial, ubicación, esquemas de producción y comportamiento financiero. Esta identificación permite determinar posibles Riesgos de colusión y también establecer el poder de negociación de los proveedores, el cual está relacionado con el número de competidores presentes en el mercado y las participaciones de cada uno en el mercado. Mientras menos proveedores hay, mayor es el poder de negociación de cada uno de ellos. Esto puede traducirse en precios más altos o condiciones menos favorables para la Entidad Estatal.

(…) 2. ¿Cuál es la dinámica de producción, distribución y entrega de bienes, obras o servicios? La Entidad al determinar los partícipes en la producción, comercialización y distribución de los bienes puede mejorar la eficiencia y la economía de las adquisiciones, disminuyendo en algunos casos el número de intermediarios.

La Entidad Estatal debe conocer el proceso de producción, distribución y entrega de los bienes, obras o servicios, los costos asociados a tales procesos, cuáles son las formas de distribución y entrega de bienes o suministro del servicio.

C. Estudio de la demanda

La Entidad Estatal debe recopilar en el estudio de la demanda la información que le permita responder las siguientes preguntas:

1. ¿Cómo ha adquirido la Entidad Estatal en el pasado este bien, obra o servicio? La Entidad Estatal debe analizar el comportamiento de sus adquisiciones anteriores del bien, obra o servicio.

(…) 2. ¿Cómo adquieren las Entidades Estatales y las empresas privadas este bien, obra o servicio? En el estudio de demanda Colombia Compra Eficiente sugiere identificar y analizar los Procesos de Contratación de Entidades Estatales que han adquirido en el pasado el bien, obra o servicio para extraer las mejores prácticas e información pertinente para el Proceso de Contratación.

En segunda instancia se hace necesario realizar un análisis a la forma como fue determinada la capacidad financiera y de capacidad organizacional, siendo conveniente adoptar como referencia lo descrito en el Manual con el fin de determinar y verificar los requisitos habilitantes de Colombia Compra Eficiente, el cual en su numeral I. Aspectos Generales, literal B - ¿Cómo establecer los requisitos habilitantes? Determina:

“Las Entidades Estatales deben establecer los requisitos habilitantes de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato. Es muy importante comprender el alcance de la expresión adecuada y proporcional que busca que haya una relación entre el contrato y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.”

¿La capacidad ¿nanciera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones ¿nancieras del mercado de los bienes y servicios a los que se re¿ere el Proceso de Contratación?

¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores del mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se re¿ere el Proceso de Contratación?

¿Quién cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación?

Así como da en los numerales IV y V una breve descripción de los indicadores:

“IV. Capacidad Financiera

Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato.

V. Capacidad Organizacional

La capacidad organizacional es la aptitud de un proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato en función de su organización interna.”

Con lo anterior podemos entonces afirmar que DANTE con este acompañamiento aporta al cumplimiento del principio de transparencia al cual hace referencia la Ley 80 de 1993 en su artículo 23, así:

“Principio de transparencia. El principio de transparencia en la contratación estatal comprende aspectos tales como: i) la igualdad respecto de todos los interesados; ii) la objetividad, neutralidad y claridad de la reglas o condiciones impuestas para la presentación de las ofertas; iii) la garantía del derecho de contradicción; iv) la publicidad de las actuaciones de la Administración; v) la motivación expresa, precisa y detallada del informe de evaluación, del acto de adjudicación o de la declaratoria de desierta; v) la escogencia objetiva del contratista idóneo que ofrezca la oferta más favorable para los intereses de la Administración.”(Congreso de la Republica, 1993)

De igual manera podemos concluir que si bien se enuncian dos de los aspectos más relevantes en cuanto al acompañamiento contractual efectuado por el área económica y financiera se acompaña también en aspectos como:

• Descripción de la necesidad. En este análisis deberán concretarse, entre otros, los siguientes aspectos:

o La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.

Hace referencia a la justificación que la unidad hace para el cubrimiento de esta

o Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.

o Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Compras de la entidad o inclusión de esta a través del ajuste respectivo.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Análisis de los rubros que aplican al proceso contractual objeto de acompañamiento, así como el presupuesto asignado, los cuales son verificados en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF).

o Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro del cual se derivan sus recursos.

Se consulta en vademécum financiero con el fin de determinar, si el bien o servicio hace parte de dicho rubro presupuestal

o Existencias en SAP.

o Justificación de la reserva.

• Acuerdo Internacional o Tratado de Libre Comercio: Para el cual existe como apoyo y referencia el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, emitido por Colombia Compra Eficiente, esto con el fin de corroborar que la información plasmada por la Unidad que ejecuta el presupuesto sea correcta.

• Análisis Económico de proyección de Precios y cantidades. Determinación del precio de referencia. (Precios históricos – Precios del Mercado)

o Precio histórico: Relacionado con adquisiciones realizadas por la Institución en oportunidades anteriores cuyo objeto sea idéntico o similar al del proceso objeto de acompañamiento. Se traduce en los precios de la demanda de la Unidad.

o Precio de Mercado: Es verificado a través de las cotizaciones y análisis del sector efectuado por la Unidad, de ser necesario cuando se presuma de sobre costos o precios artificialmente bajos se debe proceder con un estudio sectorial.

o Proyección precio de referencia, cantidades a adquirir y presupuesto oficial, cubrimiento de la necesidad: se realiza la verificación correspondiente al precio de referencia, dependiendo del factor de determinación, analizando de esta manera la dispersión, basados en conceptos estadísticos, como soporte para ello se sugiere verificar la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector de Colombia Compra Eficiente.

• Forma de Pago.: La verificación debe estar encaminada a la coherencia en el planeamiento del proceso contractual, pues en este sentido la forma de pago puede presentar variaciones como variable dependiente del valor de la adquisición, el tiempo de ejecución, las entregas establecidas, entre otras.

Para concluir estos aspectos mencionados anteriormente hacen parte fundamental de la estructura de análisis planteada dentro de los acompañamientos efectuados.

Bibliografía

Colombia Compra Eficiente. (2016). Guia para la elaboracion de Estudio del sector. Bogotá.

Congreso de la Republica. (1993). Ley 80 por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Bogotá.

Ministerio de Defensa Nacional. (2014). Manual de Contratacion del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras. Bogotá.