*20256000234491*

 

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Radicado No.: 20256000234491

 

Fecha: 13/05/2025 09:27:07 a.m.

 

Bogotá D.C.

 

Referencia: SITUACIONES ADMINISTRATIVA. Encargo. Radicado No.: 20259000239192 del 4 de abril de 2025.

 

“es cierto que una entidad como la nuestra orden nacional no debe lanzar convocatoria interna para los funcionarios de carrera que aspiran a un encargo y se le pregunta a determinado funcionario si acepta o no y se contrata de afuera sin convocar a los externos, en el sanatorio de Contratacion se están vulnerando los derechos del personal de carrera y necesitamos el concepto para poder actuar.” [sic]

 

Al respecto me permito informarle que:

 

Es importante destacar que este Departamento en ejercicio de sus funciones contenidas en el Decreto 430 de 2016¹, no tiene dentro de sus competencias resolver situaciones particulares, no es un órgano de control y tampoco tiene la facultad de pronunciarse sobre la legalidad de las actuaciones de las entidades, competencia atribuida a los jueces de la República.

 

Así las cosas, solo es dable realizar una interpretación general de las disposiciones legales relacionadas con la materia de su consulta.

 

Por tanto, este Departamento Administrativo, en ejercicio de sus funciones, realiza la interpretación general de las disposiciones legales y, en consecuencia, no le corresponde la valoración de los casos particulares ni pronunciarse sobre la legalidad de las actuaciones internas de las entidades públicas.

 

Frente a la situación planteada en la consulta se procederá a abordar el campo normativo aplicable de la siguiente manera:

 

Frente a el encargo, es importante tener en cuenta lo dispuesto en el Decreto Ley 2400 de 1968² que en relación con el tema determina:

 

“ARTÍCULO 18. Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: en uso de licencia o permiso; en comisión; ejerciendo las funciones de un empleo por encargo; prestando servicio militar obligatorio, o en servicio activo.”

 

Al respecto el Decreto 1083 de 2015³, señala lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 2.2.5.5.41 Encargo. Los empleados podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.

 

El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado.” (Destacado fuera de texto)

 

Por su parte, la ley 909 de 2004⁴ sobre el encargo preceptúa:

 

“ARTÍCULO 24. Encargo. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en estos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente.

 

En el evento en que no haya empleados de carrera con evaluación sobresaliente, el encargo deberá recaer en quienes tengan las más altas calificaciones descendiendo del nivel sobresaliente al satisfactorio, de conformidad con el sistema de evaluación que estén aplicando las entidades. Adicionalmente el empleado a cumplir el encargo deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

 

El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.

 

Los cargos de libre nombramiento y remoción, en caso de vacancia temporal o definitiva, podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño.

 

En caso de vacancia definitiva el encargo será hasta por el término de tres (3) meses, prorrogable por tres (3) meses más, vencidos los cuales el empleo deberá ser provisto en forma definitiva.

 

PARÁGRAFO 1. Lo dispuesto en este artículo se aplicará para los encargos que sean otorgados con posterioridad a la vigencia de esta ley.

 

PARÁGRAFO 2. Previo a proveer vacantes definitivas mediante encargo o nombramiento provisional, el nominador o en quien este haya delegado, informará la existencia de la vacante a la Comisión Nacional del Servido Civil a través del medio que esta indique.”

 

De acuerdo con lo previsto en la normativa transcrita, los empleados públicos durante su relación laboral pueden encontrarse entre otras situaciones administrativas, ejerciendo las funciones de un empleo por encargo. Es decir que, el encargo para ejercer las funciones de otro empleo se puede entender como una situación administrativa, que se utiliza como una herramienta con la que cuenta la administración a efectos de evitar que las funciones propias del empleo cuyo titular está ausente se incumplan.

 

De la norma transcrita también se desprende que, tendrá derecho a encargo en empleos de carrera administrativa:

 

a) El empleado de carrera“que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior”al que se pretende proveer transitoriamente;

 

b) Que cumpla el perfil de competencias exigidas para ocupar el empleo vacante, incluyendo los requisitos de estudio y experiencia;

 

c) Que posea aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo a encargar,

 

d) Que no tenga sanción disciplinaria en el último año y,

 

e) Que su última evaluación del desempeño laboral sea sobresaliente.

 

De acuerdo con lo citado, el encargo presenta un doble carácter constituye a la vez una situación administrativa (art. 18 Decreto Ley 2400 de 1968⁵) y también una modalidad transitoria de provisión de empleos de carrera administrativa (art. 24 Ley 909 de 2004); el encargo puede ser total o parcial, lo que indica que, en el primer caso, el empleado se desliga de las funciones que le son propias y asume todas las del nuevo empleo, para el segundo caso, asume sólo una o algunas de ellas.

 

Esto quiere decir que el encargo se utiliza para designar temporalmente a un empleado que asuma total o parcialmente las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular desvinculándose o no de las propias de su cargo. De igual forma, se precisa que el empleado que se va a encargar deberá reunir las condiciones y requisitos previstos en la ley.

 

Ahora bien, dado que también se refiere a que considera vulnerados los derechos al encargo del personal de carrera se le indica que, en estos casos la instancia competente para resolver este tipo de reclamaciones es ante la Comisión de Personal de la entidad y en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC.

 

Atendiendo a lo antedicho, el procedimiento establecido en el Título I del Decreto 760 de 2005⁶ y la Ley 909 de 2004 señala las pautas para imponer la respectiva reclamación; que se transcribe a continuación:

 

“ARTÍCULO 4. Las reclamaciones que se formulen ante la Comisión Nacional del Servicio Civil y ante las Comisiones de Personal de las entidades u organismos de la administración pública y las demás entidades reguladas por la Ley 909 de 2004, se presentarán por cualquier medio y contendrán, por lo menos, la siguiente información:

 

4.1. Órgano al que se dirige.

 

4.2. Nombres y apellidos completos del peticionario y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección.

 

4.3. Objeto de la reclamación.

 

4.4. Razones en que se apoya.

 

4.5. Pruebas que pretende hacer valer.

 

4.6. Fecha en que sucedieron los hechos que fundamentan la reclamación, y

 

4.7. Suscripción de la reclamación.

 

En caso de hacerla de forma verbal, la persona que la recibe deberá elevarla a escrito y sugerir que la firme, en caso de que se niegue, se dejará constancia de ello por escrito.

 

ARTÍCULO 5. Para ser tramitadas las reclamaciones deberán formularse dentro de los términos establecidos en el presente decreto y cumplir con cada uno de los requisitos señalados en el artículo anterior; de lo contrario se archivarán. Contra el acto administrativo que ordena el archivo procede el recurso de reposición, en los términos del Código Contencioso Administrativo. (...).”

 

Por su parte la Ley 909 de 2004⁷, sobre la competencia de la comisión de personal y la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC, señala lo siguiente:

 

“ARTÍCULO 12. Funciones de la Comisión Nacional del Servicio Civil relacionadas con la vigilancia de la aplicación de las normas sobre carrera administrativa. La Comisión Nacional del Servicio Civil en ejercicio de las funciones de vigilancia cumplirá las siguientes atribuciones:

 

d) Resolver en segunda instancia las reclamaciones que sean sometidas a su conocimiento en asuntos de su competencia;

 

(...) ARTÍCULO 16. Las Comisiones de Personal.

 

1. En todos los organismos y entidades reguladas por esta ley deberá existir una Comisión de Personal, conformada por dos (2) representantes de la entidad u organismo designados por el nominador o por quien haga sus veces y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa y elegidos por votación directa de los empleados. En igual forma, se integrarán Comisiones de Personal en cada una de las dependencias regionales o seccionales de las entidades.

 

2. Además de las asignadas en otras normas, las Comisiones de Personal cumplirán las siguientes funciones:

 

(...)

 

e) Conocer, en primera instancia, de las reclamaciones que presenten los empleados por los efectos de las incorporaciones a las nuevas plantas de personal de la entidad o por desmejoramiento de sus condiciones laborales opor los encargos;

 

3. Las Comisiones de Personal de las entidades públicas deberán informar a la Comisión Nacional del Servicio Civil de todas las incidencias que se produzcan en los procesos de selección, evaluación del desempeño y de los encargos. Trimestralmente enviarán a la Comisión Nacional del Servicio Civil un informe detallado de sus actuaciones y del cumplimiento de sus funciones. En cualquier momento la Comisión Nacional del Servicio Civil podrá asumir el conocimiento de los asuntos o enviar un delegado suyo para que elabore un informe al respecto y se adopten las decisiones que correspondan.

 

En complemento de lo anterior, frente a este tema en particular, la Comisión Nacional del Servicio Civil⁸, se ha pronunciado en los siguientes términos:

 

«El empleado de carrera que considere afectado su derecho a encargo, cuenta con diez (10) días hábiles a partir de haberse producido la publicidad del Acto presuntamente lesivo (encargo o nombramiento provisional) o el acto de terminación del encargo, para interponer reclamación en primera instancia ante la Comisión de Personal, siempre que con estos se haya conculcado la prerrogativa reconocida en los artículos 24 y 25 de la Ley 909 de 2004.

 

Sí el servidor se encuentra insatisfecho con el pronunciamiento otorgado a su reclamación, podrá valerse de la reclamación en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, la que deberá interponer dentro de los diez (10) días siguientes a que le sea notificada la decisión de primera instancia, siguiendo para el efecto el procedimiento contemplado en el inciso segundo, artículo 43 del Acuerdo 512 de 2014 de la CNSC.

 

Respecto a las reclamaciones por presunta violación al derecho preferencial a encargo, conviene aclarar que ésta sólo procede frente a la existencia de una Acto Lesivo, entendido éste como aquel Acto Administrativo a través del cual la administración provee el empleo mediante encargo o nombramiento provisional, existiendo presuntamente para el reclamante mejor derecho. Así las cosas, no procederá reclamación frente a los actos administrativos de trámite que la Entidad profiera antes de expedir el referido Acto Lesivo.

 

Teniendo en cuenta lo anterior, resulta necesario resaltar el procedimiento establecido en la Circular No. 2019000000127 del 24 de septiembre de 2019, por medio de la cual se imparten instrucciones sobre el trámite de reclamaciones laborales de competencia de la Comisión de Personal y de la Comisión Nacional del Servicio Civil.»

 

De lo transcrito se concluye que, el derecho preferencial del empleado de carrera que cumpla con los presupuestos establecidos en la norma puede exigirse mediante el procedimiento de reclamación.

 

De acuerdo con lo anterior y para dar respuesta al motivo de la consulta, en el evento de que el servidor considere vulnerado su derecho preferencial al encargo, podrá presentar reclamación por escrito en primera instancia ante la Comisión de Personal dentro de los 10 días siguientes a la notificación o publicación del acto presuntamente lesivo (encargo), siempre que con estos se haya quebrantado la prerrogativa reconocida en los artículos 24 y 25 de la Ley 909 de 2004.

 

De manera que, sí el servidor se encuentra insatisfecho con el pronunciamiento otorgado a su reclamación, podrá valerse de la reclamación en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, la que deberá interponer dentro de los diez (10) días siguientes a que le sea notificada la decisión de primera instancia siguiendo para el efecto el procedimiento contemplado en el inciso segundo, artículo 43 del Acuerdo 512 de 2014 de la CNSC.

 

Por consiguiente, para este tipo de reclamaciones se deberá adelantar el procedimiento indicado frente a las instancias antes mencionadas que son las competentes para pronunciarse.

 

De acuerdo con las anteriores precisiones normativas, se procede a emitir respuesta al objeto de la consulta de conformidad con las siguientes conclusiones:

 

1. Las entidades públicas del orden nacional reguladas por el sistema general de carrera administrativa deben observar las normas previstas en la ley 909 de 2004 y Decreto 1083 de 2015 en el proceso de provisión mediante encargo.

 

2. En ese sentido, es deber de la entidad pública velar por el cumplimiento del derecho preferente de encargo de los empleados de carrera administrativa, y solo en el evento que no existan dentro de la planta de personal empleados de carrera que puedan ser encargados por no reunir los requisitos, será procedente efectuar nombramientos provisionales, de manera excepcional y transitoria.

 

3. Frente a presuntas vulneraciones al derecho preferencial al encargo, se le indica que, lo servidores que así lo consideren, pueden formular la reclamación correspondiente ante la ante la Comisión de Personal de la entidad y en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC que son la instancia competente como se ha dejado indicado, sin que sea competencia de este Departamento Administrativo pronunciarse al respecto.

 

4. En los aspectos de la consulta que se refieren contratación de personal, se le informa que, cada entidad al momento de vincular personal mediante contratos son las encargadas de determinar que se cumplan los requisitos establecidos en las normas generales (Ley 80 de 1993⁹). En ese orden, se considera importante precisar que este Departamento Administrativo no cuenta con funciones o competencias para intervenir o juzgar la legalidad de las actuaciones de otras entidades estatales.

 

Finalmente, para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

 

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

HAROLD ISRAEL HERREÑO SUÁREZ

 

Director Jurídico (E)

 

Proyectó: Carlos Rodríguez Saumeth.

 

Reviso: Maia Valeria Borja Guerrero

 

Aprobó: Harold Israel Herreño Suárez

 

11602.8.4

 

NOTAS DE IE DE PÁGINA

 

1. ‘’Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública’’

 

2. Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.

 

3. Único Reglamentario del sector Función Pública.

 

4. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

 

5. Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y se dictan otras disposiciones.

 

6. Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones.

 

7. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

 

8. Disponible: https://www.cnsc.gov.co/atencion-servicios-ciudadania/preguntas-frecuentes/cuando-procede-la-reclamacion-por-violacion-al

 

9. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Públicas.