*20245000392621*

 

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Radicado No.: 20245000392621

 

Fecha: 04/06/2024 04:30:25 p.m.

 

Bogotá D. C.,

 

Referencia: Aclaración respecto del establecimiento del alcance auditorías internas de la OCI aprobadas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno a través del plan anual de auditorías. Radicado No. 20249000361892 del 26 de mayo de 2024.

 

En atención a su comunicación de la referencia, a continuación, nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos:

 

CONSULTA:

 

(...) Las auditorias que programa la oficina de control interno y que son aprobadas por el comité de coordinación de control interno se deben realizar con alcance a la vigencia actualizada es decir si el plan de auditorías es del 2024 el alcance de estas auditorias es evaluar, revisar lo del 2024? Que norma lo indica, lo puede sustentar

 

ANÁLISIS:

 

En primer lugar, en relación con las funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control interno, el decreto 648 de 2017 en el artículo 4, que adiciona información al Título 1 del Decreto 1083 de 2015, plantea lo siguiente:

 

Artículo 2.2.21.1.5 Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisora en los asuntos de control interno, cuyas funciones son:

Artículo 2.2.21.1.6 Funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno:

 

Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI.

 

Aprobar el Plan Anual de Auditoria de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de la administración.

 

Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

 

Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer recomendaciones a que haya lugar.

 

Servir de instancia para resolver diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

 

Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría. g. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la previsión y detección de fraude y mala conducta.

 

1. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad.

 

PÁRRAFO 1. El Comité se reunirá como mínimo dos (2) veces en el año.

 

PÁRRAFO 2. En las entidades que no cuenten con servidores públicos que hagan parte de la alta dirección, las funciones del comité serán ejercidas directamente por el representante legal de la entidad y los servidores que se designen.

 

PÁRRAFO 3. En las entidades donde exista comité de auditoría este asumirá las funciones relacionadas con los literales b, c, e y f del presente artículo e informará al comité institucional de coordinación de control interno de su estado y desarrollo.

 

De acuerdo con lo anterior, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisora en los asuntos de control interno de la entidad, presidido por el respectivo Representante Legal, tiene la potestad de aprobar y solicitar ajustes al plan anual de auditoría, atendiendo la priorización de temas críticos para la administración.

 

Ahora, dado el objeto de su consulta, se debe señalar que las oficinas de Control Interno en todas las entidades del Estado, para el desarrollo de sus funciones utilizan las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas. Al respecto es importante mencionar que la Guía de Auditoría Interna Basada en Riesgos para Entidades Públicas emitida por este Departamento Administrativo, elaborada en alianza estratégica con el Instituto de Auditores Internos IIA Colombia, determinó cinco (5) fases que permiten llevar a cabo el proceso auditor de manera técnica y profesional, al hacer uso de diferentes herramientas y procedimientos de auditoría. Estas fases son:

 

1. Planeación general para la Oficina de Control Interno (Plan Anual de Auditorías)

 

2. Planeación de la auditoría

 

3.Ejecución de la auditoría

 

4.Comunicación de resultados de la auditoría

 

5.Seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento.

 

Cada una de estas etapas desarrolla orientaciones contempladas en el Marco para la Práctica Profesional de Auditoría Interna, que deben ser tenidas en cuenta por parte del Jefe de Control Interno, con el fin de mejorar la efectividad del proceso auditor.

 

En este punto es relevante precisar que, para la ejecución de las actividades mencionadas, la Oficina de Control Interno debe estructurar el Plan Anual de Auditorías, el cual bajo los lineamientos de la guía en mención debe incluir no solamente las auditorías internas para la vigencia, sino también todas aquellas actividades que cubren cada uno de los roles establecidos en la normatividad, es decir que el plan cubre todas las actividades a realizar en el año para la Oficina de Control Interno.

 

Ahora bien, frente al alcance de la auditoría, tiempo de ejecución, entre otros aspectos, al respecto se debe señalar que para los procesos auditores que lleva a cabo la Oficina de Control Interno debe tener en cuenta el universo de auditoría, el cual de acuerdo con las normas internacionales en esta materia lo define como:

 

Norma Principalmente relacionada:

 

2010 – Planificación

 

(...)

 

Consejo para la práctica 2010-1:

 

1. (...) El universo de auditoría es una lista de todas las auditorías posible que pudieran realizarse. (Subrayado fuera de texto)

 

2. El universo de auditoría puede incluir componentes del plan estratégico de la organización. Los planes estratégicos probablemente también reflejarán la actitud de la organización hacia el riesgo y el grado de dificultad para cumplir con los objetivos planificados. El universo de auditoría estará normalmente influenciado por los resultados del proceso de gestión de riesgos.

 

(...)

 

4. El universo de auditoría y el plan de auditoría relacionado se mantienen actualizados de modo de reflejar los cambios en la dirección de la gestión, objetivos, énfasis y enfoques. Es aconsejable evaluar el universo de auditoría al menos una vez al año, con el fin de que refleje las estrategias y la dirección más actualizadas de la organización. En algunas situaciones, los planes de auditoría pueden tener que actualizarse más frecuentemente (por ejemplo, trimestralmente), en respuesta a los cambios en los negocios, operaciones, sistemas y controles de la organización.

 

5. El calendario de trabajo de auditoría está basado, entre otros factores, en una evaluación de riesgos y exposiciones. Establecer prioridades es necesario para tomar decisiones al asignar los recursos relativos. (...) (Subrayado fuera de texto)

 

De este modo, a partir del análisis del universo de auditoría es posible entrar a realizar una priorización de los procesos a auditar y establecer preliminarmente sus alcances considerando, entre otras variables, la fecha de la última auditoría interna efectuada y la fecha de formulación y aprobación del plan anual de auditoría.

 

Ahora bien, una vez aprobados los trabajos de auditoría interna priorizados conforme lo señalado anteriormente, cada auditoría interna debe ser sometida a un proceso de planeación especifica de acuerdo con la metodología descrita en la Fase II, respecto de lo cual la Guía señala lo siguiente.

 

“2.2. Fase 2. Planeación de cada auditoría interna basada en riesgos.

 

A partir de este punto se determinan los lineamientos técnicos necesarios para la planeación de cada una de las auditorías programadas. Al respecto, las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna establecen que:

 

2200 – Planificación del Trabajo Los auditores internos deben desarrollar y documentar un plan para cada trabajo que incluya los objetivos, el alcance, el tiempo y asignación de recursos. El plan debe considerar las estrategias y los objetivos de la organización y los riesgos relevantes para el trabajo. (Instituto de Auditores Internos IIA GLOBAL. Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna. 2017, p.56).

 

(...)

 

2.2.3. Alcance del trabajo:

 

En este punto se establece el marco o límite de la auditoria y los temas o actividades que son objeto de esta y el alcance se define en función del objetivo de auditoria, del riesgo de auditoría, de la naturaleza y características del proceso. Se incluyen aspectos como: límites del área o proceso, el periodo de tiempo en el que se debe realizar la auditoría, el periodo de tiempo que se va a evaluar o cubrir, los lugares de trabajo y componentes del área o proceso que se incluyen dentro del alcance.

 

Ejemplo:

 

La auditoría se realizará entre el 10 de febrero y el 20 de marzo de 2020 en las instalaciones de la Alcaldía del Municipio XYZ, ubicada en la 46carrera 3ra con calle 10, en el área de Talento Humano y se enfocará en las operaciones realizadas entre el 1º de enero y el 31 de julio de 2019 del Proceso Gestión del Talento Humano, incluyendo los procedimientos “vinculación”, “inducción y reinducción” y “evaluación del desempeño”, tomando como criterio de auditoría la regulación externa e interna sobre el particular que delimitan su funcionamiento y ejecución, como la Ley 1952 de 2019, Ley 909 de 2004, así como la Resolución xxxxx de 2018, la Resolución xxxx de 2016, la caracterización del Proceso Gestión del Talento Humano versión 5 de julio de 2019 y los procedimientos e instructivos de “vinculación”, “inducción y reinducción” y “evaluación del desempeño”.

 

Nota: El alcance preliminar establecido para este trabajo desde el Plan Anual de Auditoría incluía los procedimientos e instructivos de “nómina”, “prestaciones sociales”, “bienestar social”, “seguridad social”, “ubicación laboral” y “desvinculación” (Subrayado fuera de texto).

 

De acuerdo con lo anterior, es importante que los auditores internos identifiquen, comprendan y documenten la misión, visión, los objetivos estratégicos, las metas, los indicadores clave de desempeño, riesgos, los controles, el entorno de control, y el proceso de gestión de riesgos del área o del proceso objeto de la revisión, lo que le permitirá definir el objetivo y alcance de manera adecuada evitando reprocesos, tanto para la oficina como para el área o proceso auditado.

 

Con base en las consideraciones sobre la planificación y el objetivo de auditoría, el alcance establecido debe ser suficiente para alcanzar los objetivos del trabajo de auditoría, incluyendo aspectos como límites del área o proceso, el periodo de tiempo en el que se debe realizar la auditoría, el periodo de tiempo que se va a evaluar o cubrir, los lugares de trabajo, subprocesos y componentes del área o proceso, el cual, puede ser ajustado respecto del alcance preliminar establecido en la presentación del plan anual de auditoría.

 

Por lo tanto, frente al alcance de las auditorías, tiempos y otros aspectos será necesario revisar el contexto en el cual se presenta esta situación, ya que como hemos venido explicando todas las auditorías, deberán contar con un objetivo claro y un alcance suficiente para su cumplimiento, elementos que la Oficina de Control Interno debió analizar en su proceso interno de planificación, tal como se ha explicado.

 

CONCLUSIÓN:

 

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, es importante señalar que el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisora en los asuntos de control interno de la entidad, presidido por el respectivo Representante Legal, tiene la potestad de aprobar el Plan Anual de Auditoria de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de la administración.

 

En la presentación de este plan anual de auditoría por parte del jefe de control interno se debe llevar a cabo todo un ejercicio metodológico desarrollado en la Fase I de la Guía de Auditoría Interna Basada en Riesgos, a fin de priorizar las unidades auditables a auditar durante la vigencia con un alcance preliminar establecido como resultado del ejercicio analítico desarrollado.

 

Una vez aprobado el Plan Anual de Auditoria, es responsabilidad del Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, desarrollar la segunda fase del proceso auditor Planeación de la auditoría¿ bajo los parámetros establecidos en la Guía de Auditoría para Entidades Públicas emitida por este Departamento Administrativo, arriba mencionada, que suministra orientaciones sobre el marco o alcance, frente al alcance indica que este establece el marco o límite de la auditoria y los temas o actividades que son objeto de la misma. Se debe definir en función del objetivo de auditoría, del riesgo de auditoría, de la naturaleza y características del proceso.

 

El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo, en este sentido le aclaramos que el jefe de control interno o quien haga sus veces deberá incluir en la planeación de cada una de las auditorias el marco o límite de la auditoria y los temas o actividades que son objeto de esta que le permitan determinar los hallazgos, observaciones que den cuenta de la realidad del proceso auditado y que dado el caso, puede ser ajustado respecto del alcance preliminar establecido en la aprobación del plan anual de auditoría.

 

De acuerdo a lo anterior es posible concluir que no es estrictamente obligatorio que las auditorías aprobadas en el plan anual de auditorías deban observar en su alcance únicamente la vigencia aprobada, toda vez que determinar el alcance de una auditoria limitando a la vigencia de la aprobación del Plan Anual de Auditoria, dejando de evaluar temas y actividades importantes para el proceso auditor, implicaría la materialización de uno de los riesgos de auditoría, el riesgo de detección, es decir que al no contar con un alcance adecuado el auditor no detecte situaciones críticas que pueden estar sucediendo.

 

Así mismo, le informo que no hay ninguna norma que especifique que el alcance de una auditoria está limitado por la vigencia en la cual fue aprobado el Plan Anual de Auditoria.

 

Si es de su interés profundizar sobre los aspectos metodológicos desarrollados a través de la Guía de Auditoría Interna Basada en Riesgos le informamos que se asignó a la profesional Eva Mercedes Rojas Valdés (en copia en este correo) como responsable de responder inquietudes, asesorar y capacitar a entidades públicas del departamento de Meta en todo lo referente a la implementación del MIPG y MECI y aquellos aspectos que son competencia de esta Dirección Técnica, cuyos datos de contacto son: emrojas@funcionpublica.gov.co

En este caso, sugerimos entrar en contacto para que inicialmente se genere un espacio con el fin de precisar las necesidades de su entidad en torno al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y así, resolver adecuadamente las solicitudes correspondientes.

Finalmente la invitamos a consultar nuestro servicio de asesoría: Espacio Virtual de Asesoría – EVA, en la dirección: www.funcionpublica.gov.co/eva/, donde encontrará normas, jurisprudencia, conceptos, videos informativos, publicaciones de la Función Pública, entre otras opciones, las cuales serán de gran apoyo en su gestión.

 

Cordialmente,

 

HENRY HUMBERTO VILLAMARÍN SERRANO

 

Director de Gestión y Desempeño Institucional

 

Proyecto: Eva Mercedes Rojas Valdés

 

Revisó: Iván Arturo Márquez Rincón.

 

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