*20245000355371*

 

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Radicado No.: 20245000355371

 

Fecha: 31/05/2024 03:24:30 p.m.

 

Bogotá D.C.,

 

Referencia: Aclaración respecto de los requisitos de experiencia relacionada para el nombramiento del jefe de control interno o quien haga sus veces en entidades de la rama ejecutiva del orden territorial. Radicado No. 20242060355992 del 24 de abril de 2024.

 

Damos respuesta a su comunicación de la referencia, mediante la cual formula las siguientes preguntas relacionadas con el cumplimiento de requisitos para ocupar el cargo de jefe de control interno:

 

CONSULTA:

 

a. ¿Las funciones definidas en el artículo 2.2.21?8.6. del Decreto 989 de 2020 son taxativas o deben ser objeto de interpretación armónica y sistemática de acuerdo a la estructura y ordenamiento jurídico colombiano?

 

b. ¿Es suficiente acreditar experiencia en el ejercicio de una de las funciones señaladas o será requisito SINE QUA NON, el acreditarlo en el ejercicio de cada una de las funciones definidas?

 

c. Exige la norma en comento que se deberá desempeñar funciones similares a las del cargo de jefe de oficina, asesor, coordinador o auditor de control interno o quien haga sus veces; ¿en este caso aplicaría el ejercicio de funciones de un cargo de nivel profesional universitario que por su naturaleza no hace parte del nivel directivo ni asesor?

 

ANÁLISIS

 

Para dar respuesta a sus inquietudes es necesario hacer las siguientes precisiones:

En primer lugar, frente al nombramiento del Jefe de Control Interno es necesario recordar que la Ley 87 de 1993¹establece:

 

“(...) Artículo 9º.- Definición de la unidad u oficina de coordinación del control interno. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 

(...)”.

 

En cuanto a la calidad en la designación del jefe de control interno la Ley 87 de 1993, indica:

 

“(...) Artículo 10º.- Jefe de la unidad u oficina de coordinación del Control Interno. Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como asesor, coordinador, auditor interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley. (...)” (subrayado fuera del texto).

 

En este sentido, para las entidades que cuentan con el cargo de jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces creado en la respectiva planta de personal, le informo que la Ley 1474 de 2011², modificó el texto de los artículos 11 y 14 de la Ley 87 de 1993, en el siguiente sentido:

 

“(...) ARTÍCULO 8º. DESIGNACIÓN DE RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO. Modifíquese el artículo 11 de la Ley 87 de 1993, que quedará así:

 

Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, el Presidente de la República designará en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción.

 

Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designación se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial. Este funcionario será designado por un período fijo de cuatro años, en la mitad del respectivo período del alcalde o gobernador. (subrayado fuera del texto)

 

(...)”.^{1 2}

 

De acuerdo con la anterior disposición, los empleos o cargos de jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno que se encuentren creados en la planta de personal de las entidades públicas de la rama ejecutiva del orden nacional son de libre nombramiento y remoción, y las del nivel territorial son de periodo fijo de 4 años.

 

En este orden de ideas, se encuentra que la Ley 1474 de 2011 de rango legal y posterior estableció la forma de designar al jefe de la Unidad de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la cual se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial, alcaldes o gobernadores según corresponda, este funcionario será designado por un período fijo de cuatro años.

 

Este periodo al cual se refiere la norma, en este momento se viene desarrollando el comprendido entre el 01 de enero de 2022 al 31 de diciembre de 2025. Cabe señalar, que una vez concluido el periodo para el cual fueron elegidos tales servidores, se produce una vacancia del empleo, y en tal consideración la autoridad competente estaría llamada a efectuar una nueva designación por el periodo establecido que iniciaría el 01 de enero de 2026 al 31 de diciembre de 2029, lo cual en atención a su primera pregunta, coincide con la mitad del respectivo período del alcalde o gobernador.

 

Ahora bien, frente a los requisitos para ocupar el cargo de Jefe de Oficina de Control Interno en las entidades de la Rama Ejecutiva del orden territorial, se debe señalar que el Decreto 989 de 2020³establece lo siguiente:

 

“(...) ARTÍCULO 2.2.21.8.5. Requisitos para el desempeño del cargo de jefe de oficina, asesor, coordinador o auditor de control interno o quien haga sus veces en las entidades de la Rama Ejecutiva del orden territorial. Para desempeñar el cargo de jefe de oficina, asesor, coordinador o auditor de control interno o quien haga sus veces en las entidades de la Rama Ejecutiva del orden territorial se deberá acreditar los siguientes requisitos teniendo en cuenta las categorías de departamentos y municipios previstas en la ley, así:

 

(...)

 

Municipios de Categorías quinta y sexta

 

- Título profesional

- Treinta y seis (36) meses de experiencia profesional relacionada en asuntos de control interno. (Subrayado fuera de texto)

 

PARÁGRAFO. Para desempeñar el empleo de jefe de oficina, asesor, coordinador o auditor de control interno o quien haga sus veces en las entidades de la Rama Ejecutiva del orden territorial, únicamente se podrá aplicar en los Manuales de Funciones y de Competencias Laborales, las equivalencias contempladas en el presente artículo y solo para aquellas categorías de departamentos y municipios en los que está prevista.³

 

Artículo 2.2.21.8.6. Experiencia profesional relacionada en asuntos de control interno. Se entiende por experiencia profesional relacionada en asuntos de control interno la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo de jefe de oficina, asesor, coordinador o auditor de control interno o quien haga sus veces, dentro de las cuales están las siguientes: (Subrayado fuera de texto).

 

1. Medición y evaluación permanente de la eficiencia, eficacia y economía de los controles del Sistemas de Control Interno.

 

2. Asesoría en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de planes e introducción de correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

 

3. Actividades de auditoría o seguimiento.
4. Actividades relacionadas con el fomento de la cultura del control.

 

5. Evaluación del proceso de planeación, en toda su extensión;

 

6. Formulación, evaluación e implementación de políticas de control interno.

 

7. Evaluación de los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional

 

8. Asesoría y acompañamiento a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales.

 

9. Evaluación de riesgos y efectividad de controles.

 

10. Las funciones relacionadas con el desempeño de la gestión estratégica, administrativa y/o financiera. (...)” (Subrayado fuera de texto).

 

De acuerdo con el Decreto en cita, para las entidades de la Rama Ejecutiva del orden territorial los requisitos para ocupar el cargo de jefe o asesor de control interno se asocian a las diferentes categorías departamentales y municipales.

 

De otro lado, tanto las Leyes 87 de 1993 y 1474 de 2011, como el Decreto 989 de 2020, hablan del cargo jefe de oficina, asesor, coordinador o auditor de control interno o quien haga sus veces. Así, desde numerosos conceptos expedidos por este Departamento Administrativo se ha señalado que el cargo en cuestión puede ser creado en el nivel directivo, asesor o profesional, según la composición de la planta de personal de la entidad y la capacidad administrativa y presupuestal que esta tenga; en consecuencia, los requisitos del empleo deberán guardar coherencia con el nivel en el que este se haya creado, en atención al Decreto 989 de 2020.

 

En cuanto a la experiencia, dichos asuntos de control interno están referidos, tal como lo indica el artículo citado, a aquella experiencia adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo de jefe de oficina, asesor, coordinador o auditor de control interno, las cuales pueden estar relacionadas con la medición al Sistema de Control de Interno, ejercicios de planeación en toda su extensión, desde su formulación hasta su evaluación, auditoría interna, así como la evaluación de riesgos en términos de la efectividad de los controles.

 

Como es posible analizar, es viable considerar otro tipo de cargos distintos al de jefe de control interno para la valoración de experiencia, análisis que es responsabilidad del jefe de talento humano o quien haga sus veces en su entidad.

 

Ahora bien, en cuanto a la definición de experiencia profesional y experiencia profesional relacionada, el Decreto 1083 de 2015⁴presenta las siguientes definiciones:

 

“ARTÍCULO 2.2.2.3.7 Experiencia. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio.

 

Para los efectos del presente decreto, la experiencia se clasifica en profesional, relacionada, laboral y docente.

 

Experiencia Profesional. Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación del pénsum académico de la respectiva formación profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina académica exigida para el desempeño del empleo.

 

En el caso de las disciplinas académicas o profesiones relacionadas con el Sistema de Seguridad Social en Salud, la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o registro profesional.

 

La experiencia adquirida con posterioridad a la terminación de estudios en las modalidades de formación técnica profesional o tecnológica, no se considerará experiencia profesional.

 

Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer. (Subrayado fuera de texto)

 

Experiencia Laboral. Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio.

 

Experiencia Docente. Es la adquirida en el ejercicio de las actividades de divulgación del conocimiento obtenida en instituciones educativas debidamente reconocidas.

 

Cuando para desempeñar empleos pertenecientes a los niveles Directivo, Asesor y Profesional se exija experiencia, ésta será profesional o docente, según el caso y, determinar además cuando se requiera, si debe ser relacionada. (Subrayado fuera de texto)

 

En el evento de empleos comprendidos en el nivel Profesional y niveles superiores a éste, la experiencia docente deberá acreditarse en instituciones de educación superior y con posterioridad a la obtención del correspondiente título profesional.

 

(...)”.

 

“ARTÍCULO 2.2.2.3.8 Certificación de la experiencia. La experiencia se acreditará mediante la presentación de constancias expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas.

 

Cuando el interesado haya ejercido su profesión o actividad en forma independiente, la experiencia se acreditará mediante declaración del mismo.⁴

 

Las certificaciones o declaraciones de experiencia deberán contener como mínimo, la siguiente información:

 

1. Nombre o razón social de la entidad o empresa

 

2. Tiempo de servicio

 

3. Relación de funciones desempeñadas

 

Cuando la persona aspire a ocupar un cargo público y en ejercicio de su profesión haya prestado sus servicios en el mismo período a una o varias instituciones, el tiempo de experiencia se contabilizará por una sola vez.

 

Cuando las certificaciones indiquen una jornada laboral inferior a ocho (8) horas diarias, el tiempo de experiencia se establecerá sumando las horas trabajadas y dividiendo el resultado por ocho (8)”.

 

Esta misma disposición quedó consagrada para las entidades territoriales en el Decreto Ley 785 del 2005⁵:

 

“Artículo 11. Experiencia. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio.

 

Para los efectos del presente decreto, la experiencia se clasifica en profesional, relacionada, laboral y docente.

 

Experiencia Profesional. Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforma el pensum académico de la respectiva formación profesional, tecnológica o técnica profesional, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo.

 

Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o en una determinada área de trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u oficio

 

(...)”. (Subrayado fuera del texto)

 

Conforme a la normativa anterior, la experiencia profesional relacionada es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pénsum académico de la respectiva formación universitaria, siempre y cuando se acredite la terminación y aprobación de las materias por parte de la

 

Universidad y tal experiencia se adquiere a partir de empleos que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o en una determinada área de trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u oficio.

 

CONCLUSIÓN:

 

Con base en el análisis efectuado anteriormente damos respuesta a sus preguntas en el mismo orden en que fueron planteadas: ^5a

a. El artículo 2.2.21.8.6. del Decreto 989 de 2020 se refiere a temas que guardan relación directa con las responsabilidades del jefe de control interno. Sin embargo, al momento de elaborar el manual de funciones para este o cualquier otro empleo se debe mantener la estructura gramatical verbo + objeto + condición, pues el espíritu del manual de funciones busca que cada una de ellas conduzca a un producto medible que permita cuantificar la gestión del servidor público y concretamente para nuestro caso, la gestión del jefe de control interno o quien haga sus veces.

 

Así mismo, la Ley 87 de 1993 indica las funciones generales para el cargo del jefe de control interno, de esta manera, es competencia del área de talento humano, elaborar, actualizar y armonizar el manual de funciones y de competencias laborales del jefe de control interno o quien haga sus veces con base en las funciones generales definidas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993 y lo señalado en el Decreto 989 de 2020 al momento de verificar el cumplimiento de requisitos.

 

b. Con respecto a la experiencia en asuntos de control interno, tal como lo indica el artículo 2.2.21.8.6 del Decreto 1083 de 2015, anteriormente citado, se puede acreditar como experiencia relacionada la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo de jefe de oficina, asesor, coordinador o auditor de control interno, las cuales, en líneas generales, se refieren a la medición al Sistema de Control de Interno, ejercicios de planeación en toda su extensión (desde su formulación hasta su evaluación), auditoría interna, así como la evaluación de riesgos en términos de la efectividad de los controles.

 

En este orden, el aspirante al cargo de jefe de control interno, no necesariamente debe aportar certificaciones en las que haya cumplido todas las funciones de que trata el artículo 2.2.21.8.6, sino que el contenido funcional de los cargos que haya desempeñado, guarden relación con el empleo que se va a proveer. Es decir, que se debe hacer un análisis integral de la historia laboral, más que la verificación una a una de las funciones desempeñadas.

 

c. A. la pregunta de si aplicaría el ejercicio de funciones de un cargo de nivel profesional universitario, que por su naturaleza no hace parte del nivel directivo ni asesor con el fin de acreditar requisitos, en efecto, es viable considerar como experiencia profesional relacionada, los cargos que haya desempeñado el aspirante en los niveles directivo, asesor y profesional, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.2.3.7 del Decreto 1083 de 2015, citado previamente; no obstante, hacemos hincapié en que la responsabilidad de verificar el cumplimiento de requisitos para ocupar cualquier empleo público es del jefe de talento humano o quien haga sus veces en la entidad.

 

Finalmente, le extendemos una cordial invitación a explorar el Espacio Virtual de Asesoría (EVA), accesible a través del siguiente enlace: www.funcionpublica.gov.co/eva/. En dicho entorno digital, tendrá acceso a una diversidad de recursos especializados, que incluyen normativas, jurisprudencia, conceptos, videos informativos y publicaciones vinculadas con la Función Pública. Estos recursos han sido meticulosamente elaborados con el propósito de ofrecer un sólido respaldo a su desempeño profesional, constituyéndose en herramientas de gran valía para su gestión laboral.

 

El anterior concepto se emite en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

HENRY HUMBERTO VILLAMARÍN SERRANO

 

Director de Gestión y Desempeño Institucional

 

Maritza De Guzmán / Iván Arturo Márquez R.

 

11302.8.2

 

NOTAS DE PIE DE PAGINA

 

¹ Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

 

² Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública

 

³ Por el cual adiciona el capítulo 8 al título 21 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, en lo relacionado con las competencias y requisitos específicos para el empleo de jefe de oficina, asesor, coordinador o auditor de control interno o quien haga sus veces en las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional y territorial.

 

⁴ Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

 

⁵ Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulas por las disposiciones de la Ley 909 de 2004.