Concepto 11811 de 2016 Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano
Fecha de Expedición: 21 de enero de 2016
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
TRÁMITES
- Subtema: Política de Racionalización de Trámites
Se refiere al trámite de Inscripción y registro de los operadores portuarios marítimos y fluviales
*20165010011811*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20165010011811
Fecha: 21/01/2016 05:57:34 p.m.
Bogotá D.C.
Referencia: Solicitud de revisión del trámite de “Inscripción y registro de los operadores portuarios marítimos y fluviales”.
Radicado: 20165010000961 2016-01-14
Esta Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública procede a dar respuesta a su solicitud de información en los siguientes términos:
PREGUNTA
La Superintendencia de Puertos y Transporte solicita a este Departamento concepto para la creación del trámite de “Inscripción y registro de los operadores portuarios marítimos y fluviales”, de que trata el proyecto de Resolución que reglamenta el parágrafo 4 del artículo 36 de la Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país".
ANÁLISIS
1. En armonía con la Política de racionalización de trámites se hace necesario precisar el concepto de trámite en los siguientes términos:
Un trámite es el “Conjunto de requisitos, pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios ante una entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio”.
Se caracteriza por cumplir con las siguientes condiciones:
ü Hay una actuación del usuario (persona natural – persona jurídica)
ü Tiene soporte normativo
ü El usuario ejerce un derecho o cumple una obligación
ü Hace parte de un proceso misional de la entidad
ü Se solicita ante una entidad pública o un particular que ejerce funciones públicas
ü Es oponible (demandable) por el usuario
2. El proyecto de Resolución que reglamenta el parágrafo 4 del artículo 36 de la Ley 1753 de 2015 (Plan Nacional de Desarrollo), desarrolla competencias propias de la Superintendencia de Puertos y Transporte como autoridad investida de la facultad para expedir regulación para efectos del control en el pago de la contribución especial de vigilancia a favor de la Superintendencia, para cubrir los costos y gastos que ocasione su funcionamiento e inversión, la cual deberán cancelar anualmente todas las personas naturales y/o jurídicas que estén sometidas a su vigilancia, inspección y/o control de acuerdo con la ley o el reglamento.
3. El Departamento Administrativo de la Función Pública de conformidad con lo señalado en la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012 revisará el proyecto de Resolución puesto a su consideración en lo referente al trámite de “Inscripción y registro de los operadores portuarios marítimos y fluviales” bajo la óptica de la política de racionalización de trámites.
4. El parágrafo 4 del artículo 36 de la Ley que aprueba el Plan Nacional de Desarrollo, preceptúa que “Para efectos del control en el pago de la contribución aquí prevista, la Superintendencia de Puertos y Transporte reglamentará la inscripción y registro de los operadores portuarios, marítimos y fluviales”. Lo anterior constituye el soporte legal del trámite.
5. El proyecto de Resolución consta de 4 capítulos, así:
· Capítulo I Registro
· Capitulo II Servicios sujetos a registro
· Capitulo III Procedimiento
· Capitulo IV Suspensión y cancelación del registro
· Capítulo V Disposiciones finales
Todos los anteriores capítulos reglamentan en su totalidad el trámite objeto de solicitud.
6. Se realizaron mesas de trabajo los días 1 de octubre y 17 de diciembre de 2015 con el fin de revisar las observaciones realizadas por este Departamento al proyecto de Resolución, las cuales se resumen de la siguiente manera:
El trámite de inscripción y registro no puede constituirse como un requisito para que los operadores marítimos y fluviales puedan ejercer la prestación de los servicios relacionados con la actividad portuaria toda vez que el artículo 32 de la Ley 101 de 1991 establece que los operadores portuarios no requieren permiso o licencia para organizarse o cumplir su objeto. La anterior observación fue acogida por la Superintendencia y ahora se establece que el registro es obligatorio y su omisión generará las investigaciones y sanciones que establezca la Superintendencia. Igualmente corresponde a los titulares de concesiones portuarias, de homologación, licencias portuarias y/o cualquier otro permiso portuario, adoptar los controles necesarios para verificar que los operadores portuarios que presten servicio dentro de sus instalaciones estén debidamente inscritos y registrados ante la Superintendencia.
Se tenía contemplado que el trámite de inscripción y registro se realizara de forma presencial mediante la solicitud o petición escrita junto con toda la documentación y requisitos exigidos mientras entraba en operación el sistema de vigilancia de la Superintendencia (VIGIA). Actualmente el proyecto de Resolución estipula que se puede realizar el trámite totalmente en línea a través de la funcionalidad previamente señalada.
Respecto a los requisitos del trámite se presentó observación frente a la exigencia de adjuntar el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio con vigencia inferior a 30 días a la fecha de presentación de la solicitud toda vez que de conformidad a lo señalado en el artículo 15 del Decreto Ley 019 de 2012, las autoridades pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas entre otros. La anterior observación fue tenida en cuenta por la Superintendencia con la no exigencia del certificado señalado.
Se contemplaba como requisito para la inscripción y registro la constitución de garantías por parte de los operadores portuarios entre las cuales se encontraba la póliza de cumplimiento para el pago de la contribución de vigilancia y la póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual las cuales deberían ser expedidas por compañías de seguros legalmente establecidas en Colombia y sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera. El anterior requisito fue eliminado para evitar alguna barrera de acceso a los operadores. No se tenía claro que información se debía registrar en el sistema y cuales documentos debían ser adjuntados. Lo anterior fue aclarado mediante la redacción del artículo 7.
Respecto al registro, el proyecto de Resolución inicial contemplaba que la Superintendencia registraría de manera provisional e inmediata a través del sistema de vigilancia VIGIA al operador portuario y se expediría el respectivo documento de constancia de registro sin especificar el término para la obtención del mismo. La nueva redacción contempla que se expedirá un solo registro a más tardar durante los 15 días hábiles siguientes a la solicitud.
En relación con la vigencia del registro, se hizo necesario ajustar el artículo del proyecto de Resolución ya que se involucraba lo referente a la actualización de la información lo cual ya está contemplado en el artículo 12. Se modificó el artículo estipulando únicamente lo relacionado con la vigencia lo cual será de 5 años.
En lo referente a la modificación del registro se sugirió aclarar cuándo procede la misma para diferenciar la novedad con la renovación y actualización. Lo anterior fue aclarado mediante la redacción del artículo 11.
También se hizo necesario ajustar cuándo procede la renuncia y cuál es su procedimiento cuando el operador portuario de manera voluntaria deje de ejercer la actividad; lo anterior, es de gran importancia para que el operador portuario no siga apareciendo en el registro, siendo sujeto de inspección y vigilancia y por ende obligado a pagar la contribución especial de vigilancia.
Las anteriores observaciones descritas y presentadas por este Departamento fueron acogidas en su totalidad por la Superintendencia con el ajuste del proyecto de Resolución.
De conformidad con los planteamientos mencionados podemos destacar los siguientes aspectos:
1. La inscripción y registro de los operadores portuarios marítimos y fluviales junto a sus novedades de renovación, modificación y actualización cumple con la definición descrita al comienzo de este análisis; por cuanto es una actuación adelantada a solicitud de los operadores portuarios, para cumplir una obligación prevista en la ley (Parágrafo 4, artículo 36 de la Ley 1753 de 2015), cuyo procedimiento de requisitos, pasos o acciones se encuentran se encuentran incluidos en este proyecto de resolución presentada para revisión a este Departamento.
2. El trámite enunciado, se constituye como un trámite nuevo, al ser creado posteriormente a la expedición de la Ley 962 de 2005, que otorga facultad a este Departamento para aprobar el procedimiento para establecer nuevos trámites autorizados por la ley.
El trámite en mención, se encuentra soportado por el parágrafo 4, artículo 36 de la Ley 1753 de 2015 y el proyecto de Resolución reglamenta el procedimiento del mismo. La suspensión y cancelación del registro no se consideran trámites al ser procedimientos adelantados de oficio por la Superintendencia de Puertos y Transporte en uso de sus facultades de inspección, control y vigilancia.
3. Desde el punto de vista de este Departamento, una vez revisados los requisitos, procedimientos, términos y vigencias del trámite de “Inscripción y registro de los operadores portuarios marítimos y fluviales”, se verifica que los mismos se encuentran ajustados a la Política de Racionalización de Trámites y responde a los principios señalados en la Ley 962 de 2005, el Decreto Ley 019 de 2012 y demás normas antitrámites.
Igualmente, no se establecen requisitos que vayan en contravía de las disposiciones legales de racionalización de trámites, estableciendo autenticaciones, declaraciones extra juicio u otras disposiciones prohibidas por la normatividad antitrámites.
4. En lo que refiere a costos, el proyecto de Resolución señala que el trámite de inscripción y registro como también sus novedades no tienen costos para los operadores portuarios.
El costo para el sujeto vigilado está asociado es al pago de la contribución especial, con base en los ingresos brutos derivados de la actividad de transporte que perciba el sujeto supervisado durante el periodo anual anterior, la cual no podrá ser superior al cero coma dos por ciento (0,2%) de dichos ingresos brutos.
5. Los beneficios del trámite de registro e inscripción de los operadores portuarios está en que la Superintendencia de Puertos y Transporte podrá clasificar y evaluar a los operadores portuarios e identificar el tipo de empresa, servicios prestados, puertos y terminales en los que operan, consolidando una forma efectiva de controlar, vigilar y hacer seguimiento a la prestación del servicio portuario.
Por otro lado, servirá como una herramienta en el cálculo de la tasa de vigilancia, pues estará integrado completamente al sistema de información VIGIA, permitiendo reportar de manera periódica y exacta la información de la empresa, para el desarrollo de las facultades de la Superintendencia de Puertos y Transporte.
De igual manera, se combatirá la informalidad en la prestación del servicio portuario, evitando que las empresas que no se encuentren constituidas legalmente y adolezcan de los requisitos mínimos de idoneidad puedan operar, afectando la eficiencia de los puertos y muelles concesionados, así mismo permitirá conocer los flujos de acceso a los puertos por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte.
6. Por último, se recomienda que:
Se realicen jornadas de sensibilización del sistema de vigilancia VIGIA a los operadores portuarios para que se familiaricen con la herramienta y evitar contratiempos por parte de ellos.
De conformidad a lo señalado en el artículo 36 de la Ley 1753 de 2015, se considera pertinente incluir en el artículo 3 del proyecto de Resolución la definición de Contribución Especial de Vigilancia.
Ajustar el artículo 19 del proyecto de Resolución, respecto a la fecha de entrada en operación del registro ya que señala que será a partir del 1 de marzo de 2015.
Ajustar el numeral 7.2.1 del artículo 7 del proyecto de Resolución, ya que se indicó que “Los estados financieros firmados por el representante legal, el contador y el revisor fiscal en caso en que la empresa lo requiera se presentarán en la visita de inspección descrita en el artículo 19 de esta resolución”, siendo realmente el artículo 17 del proyecto de resolución, que trata sobre las visitas de inspección.
CONCLUSIÓN:
De acuerdo al análisis efectuado, la reglamentación del trámite a través del proyecto de Resolución presentado se encuentra ajustado a la política de racionalización de trámites siendo razonable y adecuado. Por lo tanto este Departamento autoriza su adopción e implementación en los términos del artículo 39 del Decreto Ley 019 de 2012.
Finalmente, es importante que el trámite en referencia se registre e inscriba en el SUIT a partir de la fecha de entrada en operación del registro de operadores portuarios, con el fin de dar cumplimiento al artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, que señala que todo requisito para que sea exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT.
Para tal efecto y con el fin de brindarle el apoyo respectivo podrá contactar a José Antonio Torres, asesor del Grupo de Racionalización de Trámites de este Departamento Administrativo, en el teléfono 562 18 11 o al correo jtorres@funcionpublica.gov.co.
Finalmente, los invitamos a consultar nuestro nuevo servicio de asesoría: Espacio Virtual de Asesoría – EVA, en la dirección: www.funcionpublica.gov.co/eva/, donde encontrará normas, jurisprudencia, conceptos, videos informativos, publicaciones de la Función Pública, entre otras opciones, las cuales serán de gran apoyo en su gestión.
Cordialmente,
LILIANA CABALLERO DURAN
Directora
Jdelgado/ Mpgarcia