Que de conformidad con lo señalado en el artículo 15 de la Ley 797 de 2003 corresponde al Gobierno definir el diseño, organización y funcionamiento del Registro Único de Afiliados a los Sistemas Generales de Pensiones, Salud y Riesgos Profesionales, al SENA, al ICBF y a las Cajas de Compensación Familiar y de los Beneficiarios de la red de Protección Social Integral, el cual requiere para su adecuado y eficiente funcionamiento integrarle los datos correspondientes a la afiliación y los pagos de cotizaciones y aportes parafiscales, así como los demás aportes previstos para el Sistema de la Protección Social.

Así mismo, el sistema debe permitir la integración de los pagos de cotizaciones y aportes parafiscales a las entidades mencionadas en el inciso anterior, así como los demás aportes previstos para el sistema de seguridad social y protección social.

Que el sistema, por disposición del artículo 15 de la Ley 797 de 2003, deberá ser manejado por entidades de economía mixta de las cuales harán parte las entidades de seguridad social autorizadas para manejar los recursos de la seguridad social, teniendo a su cargo la liquidación, administración y procesamiento de la información.

Que el parágrafo del artículo 49 de la Ley 489 de 1998, dispone que las entidades descentralizadas indirectas se constituirán conforme a lo dispuesto en dicha ley y en todo caso previa autorización del Gobierno Nacional.

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 96 la Ley 489 de 1998, las entidades estatales podrán asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquellas la ley.

Que se requiere autorización del Gobierno Nacional para que el Ministerio de la Protección Social confluya a la creación de una entidad de economía mixta que tendrá a su cargo la administración del Registro Único de Afiliados de que tratan los anteriores incisos. Que, por otra parte, en la actualidad el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social se surte de manera manual y por cada subsistema individualmente considerado, por lo que, su eficiencia requiere que el proceso de afiliación, tanto para los afiliados, cotizantes y aportantes, como para las administradoras de los diferentes sistemas, incorporar al mismo herramientas tecnológicas que en la actualidad son de uso común.

Que la optimización de este proceso exige que los datos no deban ser diligenciados ni los anexos y comprobantes entregados a cada administradora individualmente considerada, sino que debe surtirse este trámite por una sola vez para todos los involucrados, haciéndose necesaria la centralización de los procesos y documentos en el Registro Único de Afiliados –RUAF–. Que dicho registro exige de una administración y mantenimiento permanente, actividades que coinciden con algunas de aquellas que tienen la obligación de cumplir las administradoras de la Protección Social de manera individual, por lo cual debe centralizarse,

Artículo  1°. Objeto. El objeto del presente decreto es autorizar la creación de una entidad descentralizada indirecta y reglamentar parcialmente el artículo 15 de la Ley 797 de 2003 en lo relacionado con la entidad que tendrá a su cargo la administración del Registro Único de Afiliados cuya organización y funcionamiento está previsto en el Decreto 1637 de 2006, adoptar el Formulario Único Electrónico de Afiliación y Manejo de Novedades y definir las entidades autorizadas para actuar como operadores de afiliación y registro de novedades y sus requisitos especiales de operación.

Artículo 2°. Campo de aplicación. El presente decreto aplica a todos los actores del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, así como a quienes administran el RUAF.

Artículo 3°. Autorización para la creación la entidad que administrará del Registro Único de Afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social – RUAF–. Se autoriza al Ministerio de la Protección Social para participar en la constitución de una entidad descentralizada indirecta mixta, que se regirá por las normas que regulan a las corporaciones sin ánimo de lucro, cuyo objeto será la administración el Registro Único de Afiliados –RUAF– del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, vinculada al citado Ministerio, conformada además, por las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social autorizadas para operar los subsistemas de pensiones, salud, riesgos profesionales, cesantías y subsidio familiar, que integran el Sistema de la Protección Social, según lo previsto en el artículo 2° del Decreto 1637 de 2006.

Las entidades administradoras autorizadas para operar los subsistemas de pensiones, salud, riesgos profesionales, cesantías y subsidio familiar, podrán actuar dentro de la entidad de economía mixta de manera independiente o a través de las entidades gremiales que las representan y podrán, las unas o las otras, realizar contribuciones o aportes en la entidad constituida de acuerdo con su naturaleza jurídica.

Para el cumplimiento exclusivo de los fines de la seguridad social y de la protección social, la Nación a través del Ministerio de la Protección Social, entregará a la entidad de economía mixta que se conforme las condiciones de acceso para la administración del RUAF que se ejecutará en el Centro de Datos del Estado.

Parágrafo. El Ministerio de la Protección Social convocará dentro de los quince (15) días siguientes a la expedición del presente decreto a las entidades con derecho a participar en la entidad de economía mixta para que procedan a su constitución. Aquellas que expresen su deseo de no participar en la entidad de economía mixta o guarden silencio dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes al recibo de la convocatoria antes indicada, conservarán la posibilidad de integrarse a la misma en cualquier momento cumpliendo las condiciones que definan los Estatutos de la entidad, previa solicitud escrita dirigida al máximo Órgano Directivo de la misma.

Artículo 4°. Objeto de la Entidad Administradora del RUAF. La entidad de economía mixta que se conforma en los términos señalados en los artículos precedentes, tendrá por objeto, además de integrar los pagos de cotizaciones y aportes parafiscales al registro de cada una de las afiliaciones y la administración del RUAF, inscribir las obligaciones en mora a que se refiere el artículo 2° de la Ley 828 de 2003, auditar y controlar que todos los datos que afecten la relación de los afiliados para con el Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social correspondan a la realidad, tanto de los operadores de PILA señalados en el presente decreto, como de las entidades administradoras, con base en metodologías y procedimientos de reconocido valor técnico, al tiempo que adelantará todas las funciones conexas y complementarias a este objeto que se requieran, de conformidad con lo previsto en sus Estatutos.

Parágrafo. En los procesos de administración de archivos y de gestión documental, en cualquier tipo de soporte, deberán aplicarse las normas técnicas obligatorias emanadas del Archivo General de la Nación o de la entidad que establezca la Ley para el efecto.

Artículo 5°. Entidades Autorizadas. Las administradoras de los sistemas de pensiones, salud, riesgos profesionales y Cajas de Compensación Familiar continuarán adelantando la afiliación y las novedades que la afecten, de la población contributiva y subsidiada a dichos Sistemas para lo cual manejarán el formulario único electrónico de afiliación, también podrán actuar como operadores para la afiliación y el registro de novedades, las entidades que se encuentren autorizadas por el Ministerio de la Protección Social para la operación de PILA, siempre y cuando su régimen legal particular se los permita y sean autorizados para esta función en particular por cumplir con los requisitos de seguridad en el manejo de la información, capacidad técnica, operativa y financiera que defina el Ministerio de la Protección Social.

En todo caso la participación de los operadores de que trata el presente ar-tículo no exime a las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social de la responsabilidad que les atribuye la ley en relación con la afiliación y el manejo de novedades dentro del Sistema.

Artículo 6°. Requisitos especiales de operación. Para el cumplimiento de sus funciones en relación con la afiliación y manejo de novedades, las entidades a las que se refiere el artículo anterior deberán observar los siguientes requisitos:

1. Obtener autorización del Ministerio de la Protección Social para operar el formulario único electrónico, en aquellos casos de entidades distintas de las administradoras del Sistema de la Protección Social.

2. Recaudar los datos de los afiliados en el Formulario Único Electrónico.

3. Realizar las validaciones que determine el Ministerio de la Protección Social.

4. Remitir a la entidad de economía mixta que se conforme en los términos del presente decreto, los datos y soportes documentales correspondientes a cada afiliación o a las distintas novedades de los afiliados, a los distintos sistemas, con el fin de que esta coordine su procesamiento y custodia.

5. Comunicar al aportante el resultado del proceso de afiliación, traslado y novedades.

6. Cumplir con los niveles de prestación de calidad y servicios que defina el Ministerio de la Protección Social.

Artículo 7°. Formulario Único Electrónico de Afiliación y Manejo de Novedades. El Formulario Único Electrónico de Afiliación y Manejo de Novedades para el Sistema de la Protección Social en los sistemas de pensiones, salud, riesgos profesionales y Cajas de Compensación Familiar, será el instrumento orientado a facilitar a los afiliados, beneficiarios y aportantes, los trámites de afiliación y reporte de novedades al Sistema, cuyo contenido y requerimientos técnicos serán los que determine el Ministerio de la Protección Social.

Artículo 8°. Implementación del Formulario Único Electrónico de Afiliación y Manejo de Novedades. Las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, deberán, en un plazo de máximo seis (6) meses, contados a partir de la publicación del presente decreto, poner a disposición de sus afiliados, cotizantes y aportantes el Formulario Único Electrónico de Afiliación y Manejo de Novedades, el cual será el mecanismo válido para afiliarse al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social, de acuerdo con el plan de implementación que defina el Ministerio de la Protección Social.

Artículo 9°. Responsabilidad. Los operadores de PILA, las administradoras del Sistema de la Protección Social en sus componentes de pensiones, salud, riesgos profesionales, Cajas de Compensación Familiar y la entidad de economía mixta que se conforme según lo previsto en el presente decreto, serán responsables de la preservación de la confidencialidad, integralidad y disponibilidad de la información que recauden, de acuerdo con los lineamientos definidos por el Ministerio de la Protección Social.

Artículo 10. Régimen aplicable a la entidad mixta que se conforme. La autorización que por este decreto se confiere deberá ejercerse de acuerdo con lo establecido en la Ley 489 de 1998, en lo que respecta a la constitución de sociedades descentralizadas indirectas y demás normas que la reglamenten o sustituyan; el funcionamiento y en general el régimen jurídico de los actos, contratos se sujetarán a las disposiciones del derecho privado.

Artículo 11. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.