Que el artículo 15 de la Ley 797 de 2003 establece el Sistema de Registro Único que comprende el registro único de afiliados al Sistema General de Pensiones, al Sistema de Seguridad Social en Salud, al Sistema General de Riesgos Profesionales, al Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar; y de los beneficiarios de la red de protección social; la integración de los pagos de cotizaciones y aportes a las entidades mencionadas; y, el número único de identificación en Seguridad Social Integral y la Protección Social.

Que el citado artículo faculta a las entidades de seguridad social, que administran los recursos de la seguridad social, para confluir en la constitución de una entidad de economía mixta que tendrá a su cargo el registro único de los afiliados a los Sistemas Generales de Pensiones, de Seguridad Social en Salud, de Riesgos Profesionales, al Sena, ICBF y a las Cajas de Compensación Familiar, y de los beneficiarios de la red de protección social, además, la liquidación, administración y procesamiento de la información.

Que entre otras, las entidades de naturaleza pública como el Instituto de Seguros Sociales –ISS–, la Caja de Previsión Social de Comunicaciones –Caprecom–, Positiva Compañía de Seguros S. A. y la Caja de Compensación Familiar Campesina –Comcaja–, están autorizadas para participar en la constitución de la entidad a que se refiere el considerando anterior.

Que el parágrafo del artículo 49 de la Ley 489 de 1998 dispone que las entidades descentralizadas indirectas se constituirán conforme a lo dispuesto en dicha ley y en todo caso, previa autorización del Gobierno Nacional si se tratare de entidades de ese orden.

Que al Gobierno Nacional le corresponde según lo establecido en el artículo 15 de la Ley 797 de 2003, definir el diseño, organización y funcionamiento del Sistema de Registro Único.

Que de conformidad con lo establecido en el Literal b) del artículo 15 de la Ley 797 de 2003, la información de los pagos de cotizaciones y aportes al Sistema de la Protección Social se integrará al Sistema de Registro Único de Afiliados.

Que actualmente el proceso de afiliación, traslado y registro de novedades al Sistema de la Protección Social, se adelanta mediante formularios físicos y en forma independiente por cada uno de los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar previstos en el artículo 2° del Decreto 1637 de 2006, por lo que en aras de lograr su eficiencia, se requiere racionalizar, automatizar y facilitar los trámites que debe adelantar el ciudadano y/o el empleador, integrando para el efecto, los procesos de afiliación, traslado y registro de novedades de los citados subsistemas.

Que por lo anterior, se hace necesario autorizar mediante el presente decreto la constitución de una entidad descentralizada indirecta para administrar los subsistemas a que alude el considerando anterior y reglamentar parcialmente el Sistema del Registro Único de Afiliados.

Artículo 1°. Objeto. El objeto del presente decreto es autorizar la constitución de una Entidad Descentralizada Indirecta, sin ánimo de lucro, en la cual participarán las entidades administradoras de los Sistemas de Seguridad Social Integral y de la Protección Social de naturaleza pública y privada que administran los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar y reglamentar parcialmente el Sistema de Registro Único de Afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral y de la Protección Social que administran los citados subsistemas.

Artículo 2°. Autorización. Autorízase la constitución de una Entidad Descentralizada Indirecta, sin ánimo de lucro, en la cual participarán las entidades administradoras del Sistema de la Protección Social que administran los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar.

La Entidad Descentralizada Indirecta cuya constitución se autoriza mediante el presente decreto, tendrá por objeto la administración del Sistema de Registro Único de Afiliados en los componentes de administrador transaccional y del portal único de trámites y estará vinculada al Ministerio de la Protección Social. Por su parte, el Ministerio de la Protección Social o el Ministerio que tenga a su cargo la administración de la base de datos única centralizada, en forma directa o a través de un tercero administrará dicha base de datos.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 797 de 2003, autorízase entre otras, a entidades de naturaleza pública como el Instituto de Seguros Sociales –ISS–, a la Caja de Previsión Social de Comunicaciones –Caprecom–, a Positiva Compañía de Seguros S. A. y a la Caja de Compensación Familiar Campesina –Comcaja–, para participar en la constitución de la entidad de que trata el presente artículo. Los aportes y costos de operación en que incurran estas entidades, solo podrán ser sufragados con los recursos que como gastos de administración les son reconocidos por el Sistema de Seguridad Social Integral.

Las entidades administradoras de los subsistemas de pensiones, salud y riesgos profesionales de naturaleza pública que no pertenezcan al orden nacional, de acuerdo con las normas que las rigen y los estatutos, obtendrán las autorizaciones necesarias para su participación.

La constitución, funcionamiento y en general, el régimen jurídico de los actos, contratos, servidores y las relaciones con terceros de la entidad que se autoriza constituir se sujetarán a las disposiciones del derecho privado.

Parágrafo. La autorización que por este decreto se confiere, deberá ejercerse de acuerdo con lo establecido en la Ley 489 de 1998, en lo que respecta a la constitución de entidades descentralizadas indirectas.

Artículo 3°. Sistema de Registro Único de Afiliados. El Sistema de Registro Único de Afiliados integra los procesos de afiliación, traslado y registro de novedades a los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar a través de sus entidades administradoras. Para su operación centralizada contará con los siguientes componentes:

1. Una base de datos única centralizada, la cual tendrá disponible la información actualizada de los afiliados, aportantes y beneficiarios de los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar. La información que reposa en esta base de datos, será obligatoria para el acceso a los subsidios o servicios financiados con recursos públicos.

2. Un administrador transaccional que prestará los servicios básicos de afiliación, traslado y registro de las novedades y concentrará los procesos respectivos estableciendo su validación, estandarización y homologación, y permitirá la articulación de manera coordinada del trámite de afiliación, traslado y registro de novedades entre las entidades administradoras de los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar.

3. Un portal único de trámites, cuyo fin será ofrecer a los usuarios un medio para adelantar el trámite que requieren, contando con toda la información que les permita de manera transparente ejercer sus derechos. El portal único de trámites, constituye el punto de contacto con el ciudadano y a través de este, las entidades administradoras de los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar podrán ofrecer sus servicios. El Ministerio de la Protección Social junto con las superintendencias a quienes haya sido atribuida la inspección, vigilancia y control de las respectivas entidades, establecerán el contenido y los requerimientos técnicos de este portal.

Artículo 4°. Integrantes del Sistema de Registro Único de Afiliados. En este Sistema participarán:

1. El Ministerio de la Protección Social o el Ministerio que tenga a su cargo la administración de la base de datos única centralizada, en forma directa o a través de un tercero, administrará dicha base.

2. La entidad descentralizada indirecta, cuya creación se autoriza mediante el presente decreto, quien prestará los servicios del administrador transaccional y del portal único de trámites.

Artículo 5°. Operación del Sistema de Registro Único de Afiliados. En la operación centralizada del Sistema de Registro Único de Afiliados, las entidades integrantes realizarán las siguientes acciones:

1. El Ministerio de la Protección Social o el Ministerio que tenga a su cargo la administración de la base de datos única centralizada, en forma directa o a través de un tercero, como administrador de dicha base, deberá:

a) Integrar las bases de datos disponibles que contienen la información de los afiliados, aportantes y beneficiarios de los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar;

b) Mantener actualizada la información de la base de datos única centralizada;

c) Realizar validaciones de la información con otras bases de datos;

d) Recibir las actualizaciones de los trámites que se adelantan a través del administrador transaccional y actualizar la información respectiva;

e) Garantizar alta disponibilidad de la información, acceso en línea al administrador transaccional para que este pueda adelantar los trámites respectivos;

f) Establecer las condiciones de acceso y los estándares de seguridad para que el administrador transaccional y las entidades autorizadas, puedan consultar y validar la información que requieren de acuerdo con sus funciones;

g) Implementar y mantener esquemas permanentes de depuración de la información que garanticen la calidad de la base de datos única centralizada.

2. La entidad descentralizada indirecta que se constituya en desarrollo de la autorización impartida en el presente decreto, en cuanto al administrador transaccional, deberá:

a) Articular los procesos de manera coordinada para que los trámites de afiliación, traslado y/o registro de novedades, se realicen cumpliendo los requisitos establecidos en las normas;

b) Actualizar y enviar de manera oportuna los resultados de los trámites que se efectúan y que guardan relación con la afiliación, traslado y/o registro de novedades, con el fin de que estas queden incluidas en la base de datos única centralizada;

c) Acceder en línea a la base de datos única centralizada para validar la información que ingresa a través del portal único de trámites;

d) Controlar los tiempos de respuesta de las administradoras de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente;

e) Realizar el seguimiento al desarrollo de los trámites;

f) Generar la información estadística que se requiera;

g) Poner a disposición del usuario la información sobre el estado del trámite de su solicitud.

h) Realizar la gestión documental requerida para los procesos de afiliación, traslados y novedades de los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar;

i) Adelantar las actividades y procesos complementarios que se requieran para garantizar la adecuada transaccionalidad en el Sistema de Registro Único de Afiliados;

j) Las demás que señalen sus estatutos.

3. La entidad descentralizada indirecta que se constituya en desarrollo de la autorización impartida en el presente decreto, en cuanto al portal único de trámites le corresponde:

a) Permitir el acceso al usuario, así como garantizar la asistencia cuando la misma sea requerida;

b) Dar trámite a la solicitud que se formule, para lo cual deberá registrar los datos básicos necesarios;

c) Brindar canales de comunicación para que a través de estos las entidades administradoras puedan ofrecer sus servicios a los usuarios del portal y prestar el servicio de afiliación;

d) Brindar información a los actores de los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar sobre los trámites que se adelantan;

e) Las demás que determinen sus estatutos.

Artículo 6°. Responsabilidades. Conforme a las leyes que regulan la materia, la responsabilidad de la afiliación y registro de novedades de los afiliados y beneficiarios de los subsistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales y subsidio familiar corresponde a las entidades administradoras respectivas, sin perjuicio de las obligaciones legalmente establecidas a los empleadores, aportantes dependientes o independientes.

Así mismo, las entidades mencionadas y la entidad descentralizada indirecta que se constituya en desarrollo de la autorización impartida en el presente decreto, serán responsables de preservar la confidencialidad, integralidad y disponibilidad de la información que recauden y respetarán la información reservada.

Artículo  7°. Plazo para la depuración de la información y operación de la entidad descentralizada indirecta.  Modificado por el art. 1, Decreto Nacional 177 de 2012, Modificado por el art. 1, Decreto Nacional 603 de 2013. Derogado por el Decreto Nacional 917 de 2013,  Para efectos de depurar e integrar la información que se registrará en la base de datos única centralizada, se establece un plazo de seis (6) meses, contados a partir de la publicación del presente decreto.

La entidad descentralizada indirecta deberá iniciar su operación a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento del plazo previsto en el inciso anterior del presente artículo.

Artículo 8°. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 2390 de 2010.