DECRETO 1014 DE 2024

 

(Agosto 09)

 

Por el cual se modifica el artículo 2.2.6.13.2.1.4 de la Subsección 1, Sección 2, Capítulo 13 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, se definen las características de la copia simple y se fija su tarifa

 

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

 

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política, en desarrollo de los artículos 5, 83, y 218 del Decreto Ley 960 de 1970,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el numeral 7 del artículo 3 del Decreto Ley 960 de 1970 establece que compete a los notarios (...) "7. Expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos."

 

Que en los artículos 79 y 80 del Estatuto Notarial se indica la forma en que deben ser expedidas las copias y el derecho que tienen los usuarios a solicitarlas, así:

 

"ARTÍCULO 79. Expedición de copias totales y parciales. El notario podrá expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de su reproducción mecánica, digitalizada o electrónica. La copia autorizada dará plena fe de su correspondencia con el original.

 

Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del notario, el servidor público responsable de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias.

 

ARTÍCULO 80. Derecho a obtener copias. Sin perjuicio de lo previsto para el registro civil, toda persona tiene derecho a obtener copias simples o auténticas de las escrituras públicas y demás documentos del archivo notarial. .. .(. ..)"

 

Que las citadas disposiciones fueron modificadas con los artículos 61 y 62 del Decreto Ley 2106 de 2019, no obstante mediante la Sentencia C-159 de 2021, la Corte Constitucional declaró la inexequibilidad de tales disposiciones con los cuales se fijaron las reglas para la expedición de copias, con efectos a partir del 20 de junio de 2023, por lo que actualmente la Superintendencia de Notariado y Registro no cuenta con las facultades para establecer los criterios, ni la tarifa de la copia simple.

 

Que el artículo 83 del Decreto Ley 960 de 1970 indica que, "Toda copia se expedirá en papel competente; para ello podrán emplearse medios manuales o mecánicos que garanticen entera claridad y ofrezcan las debidas seguridades."

 

Que de conformidad con el artículo 218 del Estatuto Notarial “Las tarifas que señalan los derechos notariales son revisables periódicamente por el Gobierno Nacional teniendo en consideración los costos del servicio y la conveniencia pública.”

 

Que los incisos primero y cuarto del artículo 25 del Decreto Ley 019 de 2012 dispusieron que "Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto, no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. (. ..) Las copias simples expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite".

 

Que el inciso segundo del artículo 2.2.6.13.2.1.4 Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho dispuso que ''Las(SIC) copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, causarán un valor corresponda valor de la fotocopia".

 

Que el artículo 2 de la Ley 1712 de 2014 estableció el principio de máxima publicidad para el titular universal, según el cual, "Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley.".

 

Que en atención a los literales c) y d) del artículo 5 Ley 1712 de 2014, son sujetos obligados, entre otros “c) Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público; d) Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función".

 

Que el principio de gratuidad establecido en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014 precisa que, “el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información."

 

Que si bien se ha establecido con claridad el derecho con el que cuentan los usuarios a obtener copias simples los documentos que forman parte del protocolo, y que en el inciso segundo del artículo 2.2.6.13.2.1.4. del 1069 de 2015 estableció que causarán un valor que corresponda al valor de la fotocopia, esto ha ocasionado una disparidad de criterios entre los notarios respecto de la tarifa aplicable a dicho servicio, por lo que resulta fijar dicho valor para garantizar a los usuarios del servicio público notarial un cobro uniforme, proporcional y razonable.

 

Que el artículo 55 Decreto 188 de febrero 12 de 2013, compilado por el artículo 2.2.6.13.3.5.1 de la Subsección 5 de la Sección 3 del Capítulo 13 del Título 6 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, señala que los valores absolutos de las tarifas notariales se incrementaran anualmente el 1 de enero de 2014 y años subsiguientes en el mismo porcentaje del índice de precios al consumidor (IPC) certificado por el DANE.

 

Que la Dirección Administrativa y Financiera de la Superintendencia de Notariado y Registro, realizó el estudio económico para determinar el valor de la copia simple, en la que se cita el contenido de la Instrucción Administrativa No. 23 de 2018, en la cual se indicó, entre otros aspectos relevantes, lo siguiente:

 

En atención a las disposiciones legales que identifican el valor de la fotocopia de manera genérica, y tras evidenciar por parte de esta Superintendencia la disparidad de criterios con respecto a la interpretación de la norma en relación al "valor de la fotocopia", surge la necesidad de emprender acciones orientadas a una correcta prestación del servicio notarial en virtud de las potestades de inspección, vigilancia y control consagradas en el Decreto 2723 de 2014.

 

Así las cosas, es palmaria la obligación de las notarías de expedir copias simples y determinar su tarifa, la cual debe estar justificada en todos los casos y cumplir con criterios de proporcionalidad y razonabilidad, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1069 de 2015.

 

Adicionalmente, la Superintendencia reconoce que la expedición de este tipo de copias al interior de las notarías implica unos costos asociados al mantenimiento del protocolo y la prestación de tal servicio al interior de la notaría, por lo que sería imposible comparar este servicio con el que prestan los establecimientos de comercio con actividades de papelería y fotocopiadora.

 

Que en dicho estudio se concluye y se recomienda para efectos de fijar el valor de la tarifa de la copia simple, lo siguiente:

 

Al calcular el precio de una copia simple, se deben considerar que costos conllevan generar una copia simple, como lo son el talento humano, materia prima e insumos, servicios público (energía) y equipos de cómputo (impresora), con estas variables se efectuara un cálculo de los costos que genera una copia simple soportados en los datos obtenidos (...)

 

"considerados(SIC) los criterios desarrollados en el presente documento, orientados a establecer una tarifa equitativa para el ciudadano y que permita una uniformidad en diferentes despachos Notariales, la tarifa recomendable para la copia simple a blanco y negro es de Seiscientos ochenta y cinco pesos con ochenta por página ($685,80) IVA incluido, ya que al momento de realizar la búsqueda en el mercado todos los precios incluía IVA, este valor se deberá ajustar a la centena más cercana para la facilidad del recaudo, conforme a lo indicado en la resolución de tarifas notariales".

 

Que según el artículo 2.2.6.13.3.5.2. del Decreto 1069 de 2015, los valores absolutos de las tarifas se deberán ajustar a la centena más próxima.

 

Que mediante oficio con radicado SNR2024EE006139 del 1 de febrero de 2024, la Superintendencia de Notariado y Registro recomendó al Ministerio de Justicia y del Derecho la fijación de la tarifa en atención al estudio técnico adelantado.

 

Que de conformidad con lo expuesto, es necesario fijar la tarifa de la copia simple, la cual deberá ser actualizada mediante la resolución que anualmente expide la Superintendencia de Notariado y Registro, para el efecto.

 

En mérito de lo expuesto,

 

DECRETA:

 

ARTÍCULO 1. Modificación: Modifíquese el inciso segundo del artículo 2.2.6.13.2.1.4. del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, el cual quedará así:

 

Las copias simples físicas que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos se expedirán únicamente en papel común y no podrán contar con ningún sello, firma, ni rúbrica adicional a aquellos que se encuentran plasmados en el documento reproducido. La copia simple causará un valor de setecientos pesos ($700) IVA incluido.

 

Lo anterior sin perjuicio de lo establecido para las copias del Registro Civil.

 

ARTÍCULO 2. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación y modifica el artículo 2.2.6.13.2.1.4. del Decreto 1069 de 2015.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dado en Bogotá D.C., a los 09días del mes de agosto de 2024

 

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA,

 

(FDO.) GUSTAVO PETRO URREGO

 

LA MINISTRA DE JUSTICIA Y DEL DERECHO,

 

ÁNGELA MARÍA BUITRAGO RUÍZ