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¿Qué es un Manual de Funciones y Competencias Laborales?
El Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales es una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas; así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos. Es, igualmente, insumo importante para la ejecución de los procesos de planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano al servicio de las organizaciones públicas.
¿Cómo se construye el manual específico de funciones y de competencias laborales?
El manual debe contener los siguientes elementos:
1. Identificación y ubicación del empleo.
2. Contenido funcional: que comprende el propósito principal y la descripción de funciones esenciales del empleo.
3. Conocimientos básicos o esenciales.
4. Competencias Comportamentales.
5. Requisitos de formación académica y experiencia.
La Función Pública además expidió la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales, actualizada en septiembre de 2015, y que se encuentra a disposición en nuestra página web: www.funcionpublica.gov.co/guias.
¿El número de fichas del Manual de Funciones y Competencias Laborales debe ser igual al número de empleos públicos que tenga la entidad?
No necesariamente. El área funcional y el propósito principal del empleo son los elementos que permiten diferenciar los empleos en cada área o dependencia, por lo tanto, lo más recomendable es contar con fichas de empleo distintas para cada área funcional en donde vayan a ser ubicados los empleos de un mismo código y grado salarial. Por ejemplo, si en la planta de personal se cuenta con un profesional universitario grado 11 para el área de planeación y otro para el área jurídica, deberán elaborarse dos fichas de empleo separadas que contengan todos los elementos señalados en la Guía para establecer o ajustar el manual de funciones y de competencias laborales (identificación del empleo, contenido funcional, conocimientos básicos, competencias y requisitos de estudio y experiencia).
Sin embargo, si la planta de personal cuenta con varios cargos con igual código, grado salarial, propósito principal y área funcional, la ficha de empleo puede ser la misma.
¿Qué son los núcleos básicos del conocimiento - NBC?
El Decreto 1083 de 2015, introduce los Núcleo Básico de Conocimiento – NBC como un elemento nuevo para los requisitos de estudio del Manual de funciones y competencias laborales. El Núcleo Básico de Conocimiento – NBC es la agrupación de disciplinas académicas o profesiones según la clasificación establecida en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES), a cargo del Ministerio de Educación Nacional. Los diferentes NBC se encuentran descritos en el artículo 2.2.2.4.9 del Decreto 1083 de 2015 establece:
Cada entidad puede definir en el manual de funciones, los Núcleos Básicos de Conocimiento - NBC que considere necesarios para el ejercicio de un determinado empleo, inclusive si pertenecen a áreas de conocimiento diferentes, siempre y cuando ellos estén relacionados con la naturaleza de las funciones del empleo. Es decir, el registro de varios núcleos de conocimiento para una determinada ficha de empleo es perfectamente válido.
¿Para que sirven los núcleos básicos del conocimiento en los manuales de funciones y competencias laborales?
El objetivo de la inclusión de los Núcleos Básicos del Conocimiento (NBC), es facilitar el ajuste del manual de funciones respecto a sus modificaciones permanentes, las cuales implicaban incluir nuevas disciplinas académicas cada vez que surgían nuevas titulaciones que no aparecían en dicho manual; a razón de la multiplicidad desbordada de programas académicos de educación superior registrados en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior – SNIES.
Con esta disposición se concentran estos programas académicos en 55 Núcleos Básicos del Conocimiento, que permiten un manejo más simple, flexible y práctico tanto para la elaboración del manual de funciones, como para la provisión misma de los empleos, con las salvedades que ya se han hecho sobre el perfil ocupacional y las restricciones legales para algunos empleos específicos.
¿Cuál es la consecuencia de no realizar los cambios y modificaciones a los manuales de funciones de la entidad pública, conforme a lo establecido en la normatividad vigente?
No llevar a cabo estos cambios a los manuales de funciones puede conducir a sanciones disciplinarias establecidas en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único). No obstante, si bien la acción de ajuste del manual específico no se realiza dentro del término, la respectiva autoridad no pierde la competencia para expedir el respectivo manual ajustado, en los términos del Decreto 1083 de 2015.
¿Cuándo se recomienda establecer alternativas de requisitos de formación académica y experiencia profesional en el manual específico de funciones y de competencias laborales?
La fijación de alternativas al requisito básico del empleo, aplicando las equivalencias entre estudios y experiencia es discrecional de la entidad. Por lo tanto no es absolutamente necesario definir alternativas en todos los empleos sino en aquellos en los cuales la entidad lo considere pertinente, por razones de oferta laboral o porque las funciones no requieren un alto grado de especificidad en los requisitos.
Es decir, para aquellos empleos en los cuales la entidad ha dispuesto que se requiere de personal altamente calificado y especializado, no se recomienda definir alternativas con el fin de no perder el horizonte del cargo y se mantenga la integridad tanto del propósito principal como de las funciones esenciales del empleo.
Por otra parte, si no se precisan personas altamente calificadas y especializadas para un determinado empleo y se requiere una experiencia que pudiere ser compensada con requisitos diferentes a los exigidos inicialmente, seguramente y como excepción a la regla, pueden establecerse las alternativas que se consideren necesarias para poder obtener la flexibilidad en empleos cuyos perfiles pueden ser aplicables a diferentes dependencias de la organización. Lo ideal es que se establezca como máximo una alternativa de requisitos para mantener la integridad del perfil.
¿Existe algún formato especial para la actualización del manual de funciones?
No existe un formato especial para realizar el manual de funciones, lo fundamental es que contenga los parámetros indicados en la Guía para establecer o modificar el manual de funciones y competencias laborales, y se hagan de conformidad con la normativa vigente, es decir, cuidando que no se desnaturalicen los empleos (que se asignen funciones que no correspondan a cada nivel), que los requisitos establecidos correspondan con los requisitos generales establecidos para entidades del orden nacional (art. 2.2.4.1 y subsiguientes del Decreto 1083 de 2015), y se respeten los límites mínimos y máximos para cada nivel de empleo en el orden territorial (art. 13 del Decreto 785 de 2005).
¿Se pueden hacer ajustes parciales en los manuales de funciones?
En efecto, tanto para las entidades del orden nacional como las territoriales, es función del área de talento humano mantener actualizado el manual de funciones y de competencias laborales, y dicha actualización implica en algunas ocasiones hacer modificaciones parciales, como por ejemplo adicionar funciones a un empleo, modificar requisitos o abrir nuevos perfiles (fichas) de empleo. En todo caso, cada modificación debe estar justificada técnicamente y se adopta mediante acto administrativo del jefe de la entidad.
¿El ajuste o actualización del manual se hace por medio de estudio técnico o diagnóstico?
No es necesario realizar un estudio técnico. Sin embargo, cuando el ajuste implica precisar, adicionar, fusionar o suprimir funciones, es conveniente que se deje documentado el proceso de ajuste en esas materias.
Para las entidades territoriales no se encuentran estipulados los requisitos de experiencia como sí se establecen para las entidades del orden nacional ¿Cuál sería el parámetro para establecerlos?
En el Decreto 785 de 2005 no se estipula el detalle de requisitos de estudios y experiencia por grado, en razón a que la adopción de las escalas salariales y la identificación de los grados para cada empleo es una autonomía de los entes territoriales y por lo tanto no son similares a las del nivel nacional. En consecuencia cada entidad territorial deberá diseñar su propia matriz de requisitos, a partir de los topes mínimos y máximos de los requisitos señalados en el Decreto 785 de 2005. Igualmente se puede tener como parámetro de progresividad, en la exigencia de estudios y experiencia.