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Gestión de riesgos de corrupción
¿Cómo planear el componente de Gestión de Riesgos de Corrupción?
El artículo 73 del Estatuto Anticorrupción, dispone que el Mapa de Riesgos de Corrupción hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano; está política es liderada por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, cuyos lineamientos están desarrollados en el documento “Guía para la gestión del riesgo de corrupción”.
¿Qué es la gestión de riesgos de corrupción?
Es el conjunto de actividades coordinadas que permiten a la entidad identificar, analizar, evaluar y mitigar la ocurrencia de riesgos de corrupción en los procesos de su gestión. El resultado de todas estas actividades se materializa en el Mapa de Riesgos de Corrupción.
El Mapa de Riesgos de Corrupción debe publicarse en la página web de la entidad o en un medio de fácil acceso al ciudadano a más tardar el 31 de enero de cada año.
Tenga en cuenta los elementos que componen el Mapa de Riesgos de Corrupción:
- Política de Administración de Riesgos.
- Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción.
- Consulta y Divulgación.
- Monitoreo y Revisión.
- Seguimiento.
Recuerde
El objetivo de la construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción es identificar los riesgos de corrupción inherentes al desarrollo de los procesos de la entidad pública.
¿Cómo formular la estrategia de Rendición de Cuentas para cumplir con estos elementos?
- Los Informes de Seguimiento de las oficinas de Control Internos: tenga en cuenta las recomendaciones, sugerencias, consideraciones y observaciones realizadas por las oficinas de Control Interno, en sus informes de seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción.
- Elaboración y Consolidación: el Mapa de Riesgo de Corrupción lo elaboran los responsables de cada proceso. Sin embargo, a las oficinas de Planeación les corresponde liderar su elaboración y consolidan el documento.
- Contexto: determine los factores que afectan el cumplimiento de la misión y de los objetivos de la entidad. Esto es:
- Contexto externo: Se trata del entorno en el cual opera la entidad. Son las condiciones económicas, sociales, culturales, políticas, legales, ambientales o tecnológicas; y
- Contexto interno: las condiciones que se relacionan con la estructura, cultura organizacional, el cumplimiento de planes, programas/proyectos, procesos/procedimientos, sistemas de información, modelo de operación, recursos humanos y económicos con que cuenta la entidad
- Identificación de los riesgos de corrupción: tenga en cuenta:
- Riesgo es la posibilidad de que se presente un acto, sin que ello signifique que exista corrupción en la entidad. Se trata de reconocer que se pueden presentar hechos de corrupción, con el fin de determinar sus causas y de establecer sus controles.
- Los riesgos se identifican por procesos.
- Realice un inventario de las quejas, denuncias e investigaciones presentadas en la entidad.
- Formúlese las preguntas ¿Qué puede pasar?: son los riesgos; ¿Por qué puede pasar?: son las causas, ¿Cuándo puede pasar?: es la probabilidad, ¿Cómo lo minimizo?: es el control.
- Es necesario tener en cuenta la definición de riesgos de corrupción: “Posibilidad de que por acción u omisión, se use el poder para desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado”. Un ejemplo de un riesgo de corrupción es: la posibilidad de recibir o solicitar cualquier dádiva o beneficio a nombre propio o de terceros para el otorgamiento de una licencia / celebración de contrato / de emisión de un concepto.
- Construcción participativa: elabore el Mapa de Riesgos de Corrupción y las medidas para mitigar esos riesgos, (controles), de manera participativa.
- Impacto: recuerde que el criterio del Impacto dentro del Análisis del Riesgo de Corrupción, se determina a través del diligenciamiento de un formato que contiene dieciocho preguntas.
- Matriz: puede utilizar la matriz de riesgos de gestión, pero se debe acatar los parámetros propios de cada metodología.
- Controles: identifique acciones viables y eficaces que sirvan como controles.
Tenga en cuenta que la formulación de acciones en el Mapa de Riesgos de Corrupción, pueden servirle a la entidad para enriquecer el PAAC.
- Monitoreo y Revisión: adelante periódicamente estas actividades. Recuerde que le corresponde realizarlo a los líderes de los procesos, responsables de los riesgos, pues se fundamenta en la cultura del autocontrol; por su parte, también lo efectúan las oficinas de Planeación.
- Consulta y Divulgación: implemente una estrategia interna para la consulta y divulgación del Mapa de Riesgos de Corrupción, tenga en cuenta que se adelanta en todas las etapas de su construcción, en el marco de un proceso participativo. De tal manera que sea una herramienta conocida.
Le corresponde a la Oficina de Planeación diseñar y poner en marcha las actividades o mecanismos necesarios para que se conozcan, debatan y formulen las apreciaciones, consideraciones y propuestas sobre el proyecto del Mapa de Riesgos de Corrupción.
- Seguimiento: lo adelantan las oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces por lo menos tres (3) veces en el año: con corte al 30 de abril, al 31 de agosto y al 31 de diciembre. El Informe de Seguimiento deberá publicarse a los diez días hábiles siguientes a dichas fechas.
Es necesario que las oficinas de Control Interno, evalúen la efectividad de los controles plasmados en los mapas de riesgos de corrupción. En el evento de identificar falencias en los documentos, es necesario que en su
- Ajustes: el Mapa de Riesgos de Corrupción, puede ser sujeto de ajustes, las veces que sea necesario durante una misma vigencia. En este caso se deberá dejar por escrito los ajustes, modificaciones o inclusiones realizadas.
Metodología para la transparencia y acceso a la información
La información es uno de los activos más importantes que tienen las entidades públicas, ya que permite tomar decisiones basadas en datos y evidencias ajustadas a los contextos, además facilita que las operaciones, actividades, planes, programas y proyectos se ejecuten eficaz y efectivamente a partir de fuentes de información que soporten las mismas.
Una de las características de la información que generan o administran las entidades públicas, es que es pública por naturaleza, es decir que cualquier persona sin distinción de raza, género, sexo, nacionalidad, edad u orientación política, religiosa o sexual puede acceder a ella, salvo que sobre esta pese alguna de las restricciones legales establecidas en la Ley 1712 de 2014 y reglamentadas en la Constitución Política y en distintas normas legales.
Bajo este principio de publicidad; ciudadanos, usuarios e interesados en la información pública pueden conocer la estructura, gestión y planeación de las entidades; acceder más eficientemente a trámites y servicios; facilitar el ejercicio de control social y participar, colaborar y co-crear en la gestión pública.
En este orden de ideas el MIPG reconoce en la “Información y Comunicación” una de las dimensiones más relevantes en la planeación y gestión de las entidades; en tanto permite no sólo la articulación interna en todo el ciclo de la gestión, encaminada a decisiones más informadas; sino que además garantiza el pleno ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública.
¿Cómo planear el componente de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano en el marco del Modelo Integrado de Planeación y de Gestión -MIPG?
- Transparencia activa: relacionada con la publicación y puesta a disposición de información pública en los canales de divulgación establecidos, de manera proactiva sin que medie solicitud alguna.
- Transparencia pasiva: relacionada con la respuesta a las solicitudes de acceso a la información, en términos de calidad, oportunidad y disponibilidad.
- Instrumentos de gestión de la información: relacionada con la elaboración, adopción, implementación y actualización del Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental.
- Criterio diferencial de accesibilidad: relacionada con la garantía del acceso a la información a población indígena y población en situación de discapacidad en términos de canales, idiomas, lenguas y medios.
- Monitoreo al acceso a la información: relacionada con el seguimiento al cumplimiento de los principios del derecho de acceso a la información establecidos en la Ley 1712 de 2014.
Para facilitar la elaboración de este componente, recomendamos tener en cuenta los siguientes pasos:
- Identifique las actividades programadas en este componente para la vigencia anterior, que no fueron completadas y que deben ser implementadas o continuadas durante la vigencia actual.
- Realice un diagnóstico del estado actual de la publicación de información pública en los canales de divulgación de información destinados para tal fin. Para ello, utilice la Matriz de Autodiagnóstico de Transparencia Activa de la Procuraduría General de la Nación.
- Revise los informes de solicitudes de acceso a la información y de peticiones, quejas y reclamos elaborados durante la vigencia anterior. Determine las consultas de información más frecuentes, los tiempos de respuesta promedio (con el fin de determinar posibles mejoras en la oportunidad de la respuesta) y la información que podría publicarse en los canales de divulgación de información debido a su relevancia.
- Revise los instrumentos de gestión documental (Tablas de Retención Documental, Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Valoración Documental). Valide si estos instrumentos se encuentran actualizados.
- Revise los instrumentos de gestión de la información (Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada, Esquema de Publicación de Información y Programa de Gestión Documental), valide su existencia, elaboración y publicación. Valide si los instrumentos están actualizados.
- Identifique posibilidades de mejora en el acceso a los canales de divulgación y acceso a la información, tanto presenciales (ventanillas, carteleras, oficinas de atención al Ciudadano, boletines, revistas, etc.) como virtuales (páginas web, canales de YouTube, redes sociales, etc.).
- De ser posible lleve a cabo ejercicios de caracterización de usuarios de acceso a la información. Identifique a los grupos poblacionales que realizan solicitudes de acceso a la información frecuentemente, sus necesidades de información y los canales de divulgación que más utilizan. Tome como referencia la guía de Caracterización de ciudadanos, usuarios e interesados de la información de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.
- Determine los mecanismos con los cuales va a efectuar el seguimiento a las actividades de cada una de las dimensiones del componente. Puede utilizar matrices, encuestas de satisfacción, evaluaciones, encuestas, entrevistas y cualquier otro instrumento de recolección de información que le permita determinar cómo va el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014.
Recuerde
Recuerde que para dar cumplimiento a este componente y además para hacer operativa la dimensión de “Información y Comunicación” del MIPG debe tener en cuenta los siguientes criterios:
- Identifique las necesidades de información identificadas para la gestión interna y para atender los requerimientos de los grupos de valor.
- Elabore y ponga siempre a disposición de ciudadanos, usuarios e interesados la información en lenguaje claro y sencillo para ofrecer a los ciudadanos con claras condiciones de tiempo, modo y lugar en las que podrán solucionar sus inquietudes y gestionar sus trámites.
- Tenga siempre en cuenta la información que es necesaria para el análisis y gestión de los procesos de la entidad y la toma de decisiones basada en la evidencia.
- Información considerada como un activo de la entidad para la generación de conocimiento.
- Elabore, custodie y proteja la Información disponible, integra y confiable para el análisis, la identificación de causas, la generación de acciones de mejora y la toma de decisiones.
- Identifique y apropie los canales de comunicación donde se difunde información sobre las políticas, el direccionamiento estratégico, la planeación y los resultados de gestión de la entidad, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos.
- Identifique y apropie los canales de comunicación identificados a través de los cuales se transmite información de interés a los grupos de valor de la entidad, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos.
- Garantice que la información que se soporta en el uso de las TIC, se genere, procese y transmita de manera segura, garantizando su disponibilidad, integridad y veracidad.
¿Cómo planear el componente de Transparencia y Acceso a la Información (SUIT y SIGEP)?
- Recuerde que en virtud de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la transparencia activa implica la disponibilidad de información a través de medios físicos y electrónicos.
- En este sentido, es deber de las entidades registrar y actualizar los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites –SUIT, así como publicar y vincular las hojas de vida de los servidores públicos, empleados y contratistas en el Sistema de Gestión del Empleo Público –SIGEP-.
Publicación de Trámites en el SUIT
Identifique si la totalidad de los trámites y otros procedimientos administrativos de la entidad se encuentran registrados en el Sistema Único de Información de Trámites –SUIT- Revise la información que está cargada en el SUIT para identificar si los trámites y otros procedimientos que se encuentran registrados siguen siendo vigentes para la entidad Identifique si ajustes en las funciones o normativa aplicable a la entidad ha implicado la creación de nuevos trámites y si estos se encuentran registrados en el SUIT Identifique si la información registrada en el SUIT para cada uno de los trámites y otros procedimientos administrativos se encuentra actualizada y consulte el porcentaje de inscripción de trámites y otros procedimientos en:
Visite el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT
Plantee acciones relacionadas con la actualización de información en el SUIT en caso de que la totalidad de trámites y otros procedimientos no se encuentren registrados en el SUIT o que el porcentaje de inscripción de trámites y otros procedimientos administrativos no sea igual al 100%, incluya una acción en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano relacionada con el registro de los trámites y la permanente actualización de los mismos en el SUIT.
Directorio de los servidores públicos, empleados y contratistas en el SIGEP
- Verifique si la entidad ha completado el proceso de actualización y vinculación de hojas de vida de servidores públicos y contratistas de prestación de servicios en el SIGEP
- En caso que dicho proceso no se haya completado, incluya una acción en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano relacionada con la actualización y vinculación de hojas de vida de servidores públicos y contratistas de prestación de servicios a través del SIGEP.
Visite el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP
Cómo planear el componente de racionalización de trámites
La política de racionalización de trámites en el marco del MIPG
Uno de los propósitos del MIPG es que las entidades tengan claro su horizonte a corto, mediano y largo plazo, con el objetivo de focalizar su gestión para alcanzar resultados que permitan garantizar los derechos y satisfacer las necesidades de los ciudadanos.
Por su parte, la Dimensión de Gestión con Valores para Resultados agrupa un conjunto de políticas, prácticas e instrumentos que tienen como propósito permitirle a la organización llevar a cabo aquellas actividades que la conduzcan a lograr los resultados propuestos, así como materializar las decisiones de su planeación institucional.
Estas políticas tienen como objetivo permitirle a las entidades mantener una constante y fluida interacción con la ciudadanía de manera transparente y participativa; prestando un servicio de excelencia y facilitando la garantía del ejercicio de los derechos ciudadanos, a través de la entrega efectiva de productos, servicios e información.
Una de las políticas que buscan mejorar la relación entre el Estado y el ciudadano es la Política Pública de Racionalización de Trámites, la cual tiene como objetivo facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos, el cumplimiento de sus obligaciones o el desarrollo de una actividad comercial o económica de manera ágil y efectiva frente al Estado.
Esta política se debe implementar de forma articulada con otras políticas como la de participación ciudadana en la gestión, dado que la mejor forma de definir qué trámites se deben mejorar y qué mejoras deben implementarse es a partir del diálogo con los usuarios y grupos de valor; con la política de transparencia y acceso a la información en la medida que se mantiene actualizada la información de los trámites en el Sistema Único de Información de Trámites y con la política de servicio al ciudadano, dado que se deben garantizar estándares de excelencia en la prestación de los trámites, el uso de lenguaje claro, y la accesibilidad de los canales de atención, entre otras actividades.
Recomendaciones generales a tener en cuenta
Una racionalización o simplificación de un trámite implica:
- Disminución de costos.
- Disminución de requisitos para llevar a cabo el trámite.
- Disminución de tiempos de ejecución del trámite.
- Evitar la presencia del ciudadano en las ventanillas del Estado haciendo uso de medios tecnológicos y de comunicación.
- Ampliación de la vigencia de certificados, registros, licencias, documentos, etc.
- Involucre a los usuarios en la formulación de la estrategia de racionalización, implemente espacios de diálogo para priorizar trámites e identificar las mejores acciones de simplificación
- En el marco del Covid 19, priorice la automatización de trámites, habilitación de botones de pago en línea y demás acciones que faciliten a los ciudadanos el acceso sin tener que desplazarse a oficinas presenciales.
Recuerde
- Las acciones relacionadas con la actualización y registro de los trámites y otros procedimientos administrativos de cara al ciudadano en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, hacen parte del componente Mecanismos de Transparencia y Acceso a la Información, y no del componente de Racionalización de Trámites
¿Cómo formular la estrategia de Racionalización de Trámites?
Iniciativas Adicionales - Integridad
¿Qué se puede incluir en el componente de Iniciativas Adicionales del Plan Anticorrupción?
El componente de Iniciativas Adicionales se refiere a las acciones o estrategias particulares de la entidad que contribuyen a combatir y prevenir la corrupción.
En el marco de la Política de Integridad del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, sugerimos incluir en esté componentes las acciones para la Implementación del Código de Integridad, la Gestión de Conflicto de Intereses, entre otras acciones y la Formación en integridad a los servidores públicos.
Implementación del Código de Integridad
El Código de Integridad: Valores del Servicio Público fue construido bajo el liderazgo de Función Pública, siguiendo las recomendaciones de la Organización de Desarrollo y Cooperación Económica - OCDE.
El Código de Integridad se caracteriza por incorporar en el contexto colombiano el enfoque de cambio cultural en torno a la ética pública. A su vez, por ser producto de un proceso de co-creación que convocó a más 25.000 servidores públicos y ciudadanos para la identificación de los cinco valores que deben orientar los comportamientos diarios de los servidores públicos: Honestidad, Respeto, Compromiso, Diligencia y Justicia.
Con la Ley 2016 de 2020 El código de integridad debe ser adoptado e implementado por todas las entidades del Estado colombiano.
Para la implementación y apropiación del Código de Integridad, Función Pública construyó y publicó la Caja de Herramientas, que es un compendio de ideas y actividades pedagógicas con el propósito de promover los valores del servicio público.
Teniendo en cuenta la prevalencia de la modalidad de trabajo en casa en el servicio público colombiano, la implementación del código de integridad debe contemplar actividades virtuales y estrategias innovadoras. Durante el 2020, Función Pública compiló Buenas Prácticas de implementación del código de integridad.
Video:Buenas prácticas de implementación del código de integridad
Gestión de conflicto de intereses
Un Conflicto de Intereses es una situación que se presenta cuando el interés general, propio de la función pública, entra en conflicto con un interés particular y directo del servidor público. Los intereses particulares y directos del servidor público se presentan cuando la regulación, gestión, control o decisión de un asunto involucran a su conyugué, parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, socios, entre otros.
Para conocer las características, tipos y los pasos para la declaración de impedimentos y recusaciones puede consultar:
Video: Gestión de conflicto de intereses
Para identificar las acciones que las entidades pueden implementar para la gestión de conflicto de intereses, recomendamos diligenciar la matriz de autodiagnóstico, para posteriormente elaborar y aprobar una estrategia institucional o como acciones en el componente de Iniciativas Adicionales del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Curso virtual de Integridad, Transparencia y Lucha contra la Corrupción
Con el objetivo de sensibilizar a los servidores públicos acerca de la importancia de la legalidad, la transparencia y la integridad en el ejercicio de sus funciones en las entidades y cumplir con el mandato del artículo 1 de la Ley 2016 de 2020, Función Pública dispone del curso virtual de Integridad, Transparencia y Lucha contra la Corrupción
Las entidades pueden incorporar acciones para la divulgación y seguimiento a la certificación en el curso virtual de gerentes públicos y todos los servidores públicos de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional y territorial, así como para las personas vinculadas mediante contrato de presentación de servicios.