Proceso: Gestión administrativa


Versión 3
2024-11-27

Objetivo

Administrar los bienes, recursos, en cada vigencia, mediante la planificación y gestión de necesidades y adquisiciones requeridas por la entidad para el debido funcionamiento y cumplimiento de la misionalidad.

Alcance

El proceso inicia con la identificación de necesidades para cada vigencia fiscal, incluyendo su vigilancia y seguimiento, y finaliza con la consolidación y entrega de resultados.

Líder del Proceso

Secretaría General, Coordinador (a) del Grupo de Gestión Administrativa

Gestor del Proceso

Grupo de Gestión Administrativa
Proveedores y Entradas
 
  • Plan de Acción Anual de la vigencia anterior, Estado de los contratos de la vigencia anterior Comunicaciones internas de las dependencias.
 
  • Plan Anual de Adquisiciones, Solicitud de mantenimiento a través de Proactivanet, Informe del estado de la infraestructura.
 
  • Plan Anual de Adquisiciones y normativa vigente, Informe de PAGA vigencia anterior.
 
  • Normativa vigente, Informe de PAGA vigencia anterior.
 
  • Resolución mensual para la legalización de caja menor, solicitud de recursos por medio de correo electrónico.
 
  • Contratos celebrados.
 
  • Inventario de bienes muebles inmuebles
Políticas de Operación
Riesgos
Indicadores
Normas asociadas
Otros documentos
Formatos

P

  • Definir el marco normativo aplicable al proceso
  • Definir lineamientos para la administración y control de la gestión de bienes, obras y servicios
  • Formular el plan de acción del proceso
 

H

  • Coordinar la consolidación del Plan Anual de Adquisiciones
  • Administrar los bienes y la caja mejor de la Entidad
  • Velar por el cumplimiento del Plan de austeridad y gestión ambiental
  • Prestar los servicios administrativos de soporte, apoyo logístico y de mantenimiento a las dependencias
 

V

  • Realizar seguimiento de la gestión administrativa
  • Verificar y actualizar el inventario de bienes
 

A

  • Implementar y hacer seguimiento a las acciones de proceso y de mejoramiento implementadas
Procedimientos
  1. Planificación Anual de Adquisiciones y Mantenimiento
  2. Caja Menor
Salidas y Usuarios
 
  • Propuesta Plan Anual de Adquisiciones
 
  • Contratos, Informes Mantenimientos realizados y Fichas técnicas
 
  • Reportes de ejecución del Plan de Austeridad y Gestión Ambiental
 
  • Contratos Mantenimientos realizados Pólizas impuestos pagados
 
  • Informes, Solicitudes y Resoluciones
 
  • Inventario actualizado
 
  • Pólizas de aseguramiento y contratos
 
  • Caja menor legalizada