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*20155000091151*

 

Al contestar por favor cite estos datos:

 

Radicado No.: 20155000091151

 

Fecha: 05/06/2015 03:25:22 p.m.

 

Bogotá, D.C.,

 

Referencia: Funciones del Comité de Coordinación de Control Interno y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Radicado No. 20152060078022 del 24 de abril de 2015

 

En respuesta a su solicitud de la referencia, a continuación me permito dar respuesta en los siguientes términos:

 

CONSULTA:

 

De manera atenta, me permito solicitar concepto sobre las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, es decir que se indique específicamente qué temas deben ser tratados en cada uno de los comités. (…)

 

Para este despacho se evidencia que las funciones asignadas a cada uno de los comités enunciados no se contraponen, toda vez que en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo se tratan asuntos relacionados con la gestión de la calidad a fin de establecer lineamientos, parámetros y políticas que posteriormente el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno deberá revisar y estudiar de conformidad con las funciones asignadas a dicho comité en el artículo 5º de Decreto 1826 de 1994.

 

(…) Así las cosas, requerimos de su concepto jurídico en el cual se logre establecer qué temas correspondientes al Modelo Estándar de Control Interno MECI son exclusivos del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y cuáles deben ser atendidos directamente por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o cómo debe entenderse la interacción entre uno y otro comité.

 

ANÁLISIS:

 

Para dar respuesta a sus inquietudes es necesario realizar las siguientes precisiones:

 

En primera instancia es necesario mencionar que Modelo Estándar de Control Interno –MECI proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación de la entidad. Dicha estructura actualizada en el 2014 determinó una serie de ajustes esenciales para el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno en todas las entidades del Estado, específicamente orientados hacia la interrelación que debe darse entre los diferentes elementos que lo componen y que sean gestionados de forma efectiva, permitiendo la consecución de las metas y objetivos en todos los niveles de la organización y por ende el cumplimiento de la misión y visión de la misma. .

 

Así mismo la actualización en mención hace especial énfasis en la armonización o integración con otros sistemas que se desarrollan en las entidades producto de otros requerimientos normativos aplicables. De este modo el manual técnico MECI 2014 en su numeral 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos expresa:

 

Mediante el control ejercido a través de la puesta en marcha de este elemento, las entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.

 

(…)

 

Así mismo, la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000: 2009 contempla como uno de los principios de la Gestión de la Calidad que “un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”. (Subrayado fuera de texto).

 

Como es posible analizar el modelo de operación por procesos se convierte en un elemento común y estructural para el Sistema de Control Interno y otros sistemas de gestión como es el de calidad, componente de la política de Eficiencia Administrativa del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, aspecto esencial para el seguimiento y aseguramiento razonable frente a la consecución de las metas y objetivos institucionales, lo que requiere un esfuerzo institucional para garantizar su funcionamiento y que la entidad pueda generar productos y/o servicios de calidad, garantizando de forma razonable el buen uso de los recursos necesarios para la operación.

 

Por su parte el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, busca “armonizar y articular las diferentes estrategias, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual”¹ .

 

Este modelo determina que el MECI es el instrumento de monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales.

 

De este modo, lo que se evidencia a través del análisis de los contenidos de ambos manuales es que el Sistema de Control a través del MECI y lo que compete al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, es su compatibilidad, dado que su estructura básica se basa en un enfoque basado en procesos y su complementariedad, en razón a que el MECI determina elementos de control para la evaluación y seguimiento de la planeación, procesos y proyectos que desarrollan las entidades, por lo que es preciso encontrar puntos de articulación que eviten reprocesos o dispersión de actividades que no agregan valor a la gestión institucional.

 

Ahora bien, dado que su inquietud se relaciona con la diferenciación entre las funciones que desarrollaría el Comité de Coordinación de Control Interno y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, al respecto me permito informarle que específicamente para éste último el manual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión determina que es una de las instancias responsables de liderar, coordinar y facilitar la implementación del modelo y expresa respecto del comité lo siguiente:

 

(…)

 

b) A nivel institucional, Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo. Este comité sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal. En el nivel Central, dicho comité será liderado por el Viceministro o Subdirector de Departamento Administrativo o Secretarios Generales. (Subrayado fuera de texto).

 

En el nivel descentralizado, por los Subdirectores Generales o Administrativos, o los Secretarios Generales o quienes hagan sus veces. La Secretaría Técnica de este comité será ejercida por el Jefe de la Oficina de Planeación o quien haga sus veces.

 

Así mismo el manual determina una serie de requerimientos generales básicos para la articulación entre las políticas que desarrolla el modelo así:

 

2.1 REQUERIMIENTOS GENERALES

Se entiende por requerimientos generales aquellos que se comparten en la implementación de dos o más políticas de desarrollo administrativo y que para efectos de facilitar el ejercicio de la planeación, se han simplificado y unificado, así:

 

(…) Monitoreo y evaluación de los planes estratégicos sectorial e institucional y del plan de acción anual, con el fin de lograr una la implementación de las políticas de desarrollo administrativo más efectivas. (Subrayado fuera de texto)

 

(…)

 

Así las cosas, este comité debe determinar la forma como se pondrán en operación todos los requerimientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, así como los aspectos relacionados con el monitoreo y evaluación de los planes estratégicos, sectoriales y el institucional, los cuales tal como hemos expresado tienen como marco al Modelo Estándar de Control Interno MECI.

 

Ahora bien, el Comité de Coordinación de Control Interno, de acuerdo a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, determina lo siguiente:

 

“ARTICULO 13.- COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los organismos y entidades a que se refiere el artículo quinto de la presente Ley, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización”. (Subrayado fuera de texto)

 

De acuerdo con la normatividad en cita este comité debe estar constituido al más alto nivel dentro de las entidades, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones, por lo que en desarrollo de tal disposición a través del Decreto 1826 de 1994, se determinan las siguientes funciones para dicho comité:

 

a) Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de cada organismo o entidad;

 

b) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios;

 

c) Asesorar al Ministro o Director de Departamento Administrativo en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;

 

d) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas;

 

e) Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del organismo o entidad;

 

f) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del organismo o entidad; (Negrita y Subrayado fuera de texto)

 

g) Coordinar con las dependencias del organismo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades;

 

h) Presentar a consideración del respectivo Ministro o Director de Departamento Administrativo propuestas de modificación a las normas sobre el control interno vigentes;

 

a) Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen; y,

 

b) Las demás que le sean asignadas por el Ministro o Director de Departamento Administrativo.

 

Como es posible analizar las funciones arriba resaltadas, de las que desarrolla el Comité de Coordinación de Control Interno, son armónicas respecto del rol que le ha sido asignado dentro del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. De otro lado al ser una instancia estratégica institucional y que en general, sus miembros en la mayoría de las entidades son los mismos miembros del Comité Directivo, este aspecto puede facilitar la toma de decisiones respecto de los recursos u otros temas esenciales que den mayor efectividad al Modelo Integrado de Planeación y Gestión en toda su extensión.

 

En este orden de ideas, sugerimos que se revisen las funciones asignadas a cada uno de los comités objeto de su consulta, teniendo en cuenta la orientación estratégica determinada en la normatividad para el Comité de Coordinación de Control Interno, esto con el fin de diferenciar las funciones específicas para cada uno de ellos de modo tal que no exista duplicidad en las mismas y puedan trabajar de forma coordinada.

 

CONCLUSIÓN:

 

De lo anteriormente expuesto y tal como lo expresa en su comunicación, las funciones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y del Comité de Coordinación de Control Interno no se contraponen, en el entendido que ambos comités deben complementarse en sus actividades, mientras el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo determina cursos de acción para el cumplimiento de las políticas aplicables y de los sistemas de obligatoria implementación, el de Coordinación de Control Interno hace monitoreo y revisión de los planes, programas y proyectos que desarrolla la entidad; revisa y aprueba cambios estructurales que requieran darse para los procesos, al tiempo que genera políticas de operación claves para el normal funcionamiento de la entidad.

 

Por lo anterior se requiere que los líderes de ambos comités trabajen en forma armónica y coordinada en función de las necesidades de la entidad y del cumplimiento de los objetivos y metas de la misma, toda vez que los sistemas de gestión y control son herramientas gerenciales que deben facilitar que la entidad alcance su misión y visión institucionales, pero no son un fin en sí mismos.

 

El presente concepto se emite con el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

 

Cordialmente,

 

MARÍA DEL PILAR GARCÍA GONZÁLEZ

 

Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

 

1 Manual Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Bogotá. 2012. p. 7

 

MYRIAN CUBILLOS / MARÍA DEL PILAR GARCÍA

 

DCI 500.4.6