DECRETO 1100 DE 2014

 

(Junio 17)

 (Derogado por el Decreto 1080 de 2015)

 

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones.

 

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA,

 

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las que le confieren el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que la Ley 1185 de 2008 modificó integralmente el Título II de la Ley 397 de 1997 relativo al Patrimonio Cultural de la Nación, estableció el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación y fijó un Régimen Especial de Protección y estímulo para los bienes de dicho Patrimonio, que por sus especiales condiciones o representatividad hayan sido o sean declarados como Bienes de Interés Cultural.

 

Que la Ley 1185 de 2008, modificatoria de manera integral del Título II de la Ley 397 de 1997, estableció que el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación tiene incidencia en todos los niveles territoriales y está bajo la coordinación general del Ministerio de Cultura, el cual tiene la facultad de fijar los lineamientos técnicos y administrativos a los que deben sujetarse las entidades y personas que integran dicho sistema, haciéndose necesario que el Gobierno Nacional reglamente la mencionada legislación y fije los parámetros generales para la actuación de esa Cartera.

 

Que el artículo 75 del Decreto 763 de 2009 “por el cual se reglamentan parcialmente las leyes 814 de 2003 y 397 de 1997 modificada por medio de la Ley 1185 de 2008, en lo correspondiente al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza material”, estableció en el Ministerio de Cultura la responsabilidad de reglamentar todos los aspectos relacionados con el tratamiento de los archivos en su carácter de Patrimonio Cultural de la Nación, incluidas las declaratorias como Bienes de Interés Cultural y la aplicación del Régimen Especial de Protección.

 

Que el desarrollo creciente que se ha venido presentando en materia de patrimonio documental archivístico en el país, respecto a la protección de los archivos públicos y privados que pueden revestir interés histórico para la nación, de conformidad con los artículos 39, 40, 41, 44 y 45 de la Ley 594 de 2000, obliga a revisar algunos aspectos reglamentados en el Decreto 763 de 2009 sobre los requisitos que deben acreditarse para la declaratoria de los archivos como Bienes de Interés Cultural, que dada su naturaleza, son concebidos como bienes muebles.

 

Que los archivos públicos cumplen una función de preservación y divulgación cultural fundamental y al ser el Estado el propietario de los mismos, estos son inalienables, de conformidad con lo previsto en el artículo 14 de la Ley 594 de 2000.

 

Que el artículo 5° de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 8° de la Ley 397 de 1997, establece en el inciso segundo del literal a), que al Archivo General de la Nación le corresponde la declaratoria de los Bienes de Interés Cultural en lo de su competencia.

 

Que el artículo 2° de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artículo 5° de la Ley 397 de 1997 establece, en concordancia con el artículo 4° del Decreto 763 de 2009, que el Archivo General de la Nación hace parte de las entidades públicas que conforman el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nación.

 

Que de acuerdo con el numeral 3 del artículo 4° del Decreto 763 de 2009, el Archivo General de la Nación es competente, respecto de los bienes muebles de carácter archivístico, para elaborar y administrar la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural; definir cuáles de los bienes incluidos en la lista requieren un Plan Especial de Manejo y Protección –PEMP– y aprobar los mismos; efectuar las declaratorias y revocatorias de los Bienes de Interés Cultural archivísticos; actuar como instancia competente en lo relacionado con la aplicación del Régimen Especial de Protección de Bienes de Interés Cultural de naturaleza archivística; autorizar las intervenciones en Bienes de Interés Cultural archivísticos, así como su exportación temporal; y aplicar o coordinar, según el caso, el régimen precautelar y sancionatorio cuando sea procedente.

 

Que es necesario articular las instancias del Sistema Nacional de Archivos y los procedimientos para la Declaratoria de Bienes de Interés Cultural de naturaleza archivística, garantizando que el Archivo General de la Nación, como entidad encargada de orientar y coordinar la función archivística de la nación, tenga la competencia exclusiva para efectuar la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de carácter documental archivístico, dadas las implicaciones que este tipo de bienes, sean de carácter territorial o nacional, pueden revestir para la nación.

 

Que le corresponde al Archivo General de la Nación la función de expedir las normas de carácter especial que sean necesarias en lo de su competencia, relativas a la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de los bienes de carácter documental archivístico, en los aspectos técnicos archivísticos que le competen.

 

Que dada la aplicabilidad general del Decreto 763 de 2009, se requiere de un instrumento específico que defina las competencias y la organización sistémica de la normatividad aplicable a los bienes muebles de carácter archivístico, en atención a las especiales características de este tipo de bienes.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

DECRETA:

 

Disposiciones Generales

 

ARTÍCULO 1°. Objeto. El presente decreto reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en lo pertinente al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística, así como la Ley 594 de 2000 y tiene por objeto establecer las condiciones especiales para la declaratoria de los bienes muebles de carácter archivístico como Bienes de Interés Cultural.

 

ARTÍCULO 2°. Ámbito de aplicación. El presente decreto aplica para todos los bienes de naturaleza archivística, de conformidad con la Ley 594 de 2000, sin perjuicio de los derechos relacionados con el patrimonio cultural inmaterial que repose en aquellos.

 

TÍTULO I

 

DECLARATORIA DE BIENES ARCHIVÍSTICOS COMO BIENES DE INTERÉS CULTURAL (BIC)

 

ARTÍCULO 3°. Competencia. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 8° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5° de la Ley 1185 de 2008, y en concordancia con el artículo 4° del Decreto 763 de 2009, al Archivo General de la Nación le compete efectuar las declaratorias de Bienes de Interés Cultural del ámbito nacional, en adelante BICN, respecto de los bienes muebles de carácter documental archivístico que así lo ameriten. Los bienes archivísticos así declarados, serán objeto del Régimen Especial de Protección fijado en la referida ley.

 

Así mismo, le corresponde a los consejos departamentales y distritales de patrimonio cultural, los departamentos, los distritos y municipios, las autoridades indígenas y las autoridades de que trata la Ley 70 de 1993, cumplir respecto de los BIC de carácter documental archivístico del ámbito respectivo, competencias análogas a las señaladas en el numeral 1.2 y sus subnumerales del artículo 4° del Decreto 763 de 2009.

 

PARÁGRAFO 1°. La declaratoria puede recaer sobre un archivo en particular, una pluralidad de archivos, un documento, o un conjunto de documentos de archivo; con independencia de su soporte material y de la calidad de su propietario, que bien puede ser público o privado.

 

PARÁGRAFO 2°. En el caso de los archivos públicos, no se podrá declarar BIC un bien archivístico mientras se encuentre en etapa de archivo gestión en los términos del artículo 23 de la Ley 594 de 2000, independientemente que tengan valor histórico desde su creación.

 

PARÁGRAFO 3°. En el caso de archivos públicos que sean susceptibles de ser declarados como BIC y se encuentren bajo la custodia de instituciones o personas de carácter privadoCandidatos a Bienes de Interés Cultural, y si la autoridad competente determina que este requiere un Plan Especial de Manejo y Protección, a su propietario o a quien lo custodie le corresponderá formular el respectivo Plan Especial de Manejo y Protección.

 

PARÁGRAFO 4°. La competencia de las autoridades a que hace referencia el presente decreto, para efectuar declaratorias de Bienes de Interés Cultural, recae únicamente sobre bienes muebles de carácter archivístico; de modo tal que la facultad descrita en este artículo no comprende la de declarar como BIC, otro tipo de bienes, ya sean muebles o inmuebles, como edificios u otros que sean o hagan parte del mobiliario, infraestructura, o sede de un archivo, institución o persona que los administre o sea su propietario. Tal declaratoria corresponde a las demás entidades contempladas para el efecto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, y en el Decreto 763 de 2009 o en las normas que los modifiquen o sustituyan.

 

ARTÍCULO 4°. Procedimiento. El procedimiento para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural respecto de los bienes muebles de carácter archivístico se hará de conformidad con lo dispuesto por el artículo 8° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 5° de la Ley 1185 de 2008.

 

ARTÍCULO 5°. Condiciones técnicas. Corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con las normas expedidas por el Ministerio de Cultura, la función de reglamentar las condiciones técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental archivístico, susceptibles de ser declarados como BIC.

 

PARÁGRAFO. El procedimiento, los criterios de valoración, la intervención, el régimen especial de protección, las condiciones específicas para la formulación de los PEMP, la exportación temporal y el contenido del acto de declaratoria, serán interpretados en el contexto de la disciplina archivística, de conformidad con las normas que le apliquen según lo establecido en el Decreto 763 de 2009, y las normas que modifiquen, actualicen o sustituyan.

 

ARTÍCULO 6°. Declaratoria de fondos documentales del Archivo General de la Nación como BICN. En estricto cumplimiento de lo establecido en el literal b) artículo 4° de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 1° de la Ley 1185 de 2008, los fondos documentales –entendidos como los archivos y documentos de archivo, incorporados y recibidos por el Archivo General de la Nación, así como todos aquellos que siendo procedentes de archivos públicos se incorporen a los fondos de dicha entidad para conservación total–, se consideran como BICN y en consecuencia, están sujetos al Régimen Especial de Protección legalmente establecido y por ende no requieren una nueva declaratoria. Lo anterior con ocasión de su declaratoria como Monumento Nacional, hoy Bienes de Interés Cultural, mediante el Decreto 289 de 1975.

 

PARÁGRAFO. La declaratoria de que trata este artículo no aplica para bienes archivísticos privados que sean recibidos por el Archivo General de la Nación mediante donación u otras modalidades. En consecuencia, para ser considerados como BICN, los archivos privados deberán ser previamente declarados como tal de acuerdo con los procedimientos legales y reglamentarios descritos en este decreto y las normas que para el efecto expida el Archivo General de la Nación.

 

ARTÍCULO 7°. Coordinación con los Consejos Territoriales de Archivo. En virtud de las particularidades de los bienes muebles de carácter archivístico, las instancias competentes para efectuar declaratorias, podrán solicitar el apoyo de los consejos departamentales y distritales de archivos, a través de la emisión de un concepto técnico referido a la pertinencia de las mismas. Dicho concepto deberá evaluar el cumplimiento de los requisitos que establezcan la ley, los decretos que la reglamentan, y las normas especiales desarrolladas por el Archivo General de la Nación para la declaratoria de Bien de Interés Cultural, de conformidad con el presente decreto.

 

El respectivo Consejo Territorial de Archivos, bajo la vigilancia del Archivo General de la Nación, verificará la implementación de los Planes Especiales de Manejo y Protección de los BIC del territorio de su competencia.

 

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de las demás normas aplicables en la materia, les serán aplicables a los Archivos departamentales, distritales, municipales y de las entidades territoriales especiales que tengan declaratoria como Bien de Interés Cultural, las prohibiciones señaladas en el artículo 41 de la Ley 594 de 2000, con relación a los traslados fuera del territorio nacional, a la exportación o sustracción ilegal y a la transferencia –a título oneroso o gratuito– de la propiedad, posesión o tenencia.

 

ARTÍCULO 8°. Iniciativa para la declaratoria. La iniciativa para la declaratoria de un bien archivístico como BIC, surge de quien para el efecto se denomina interesado, que puede ser cualquier particular, el propietario de archivos o documentos privados, una entidad estatal, un archivo o una instancia del Sistema Nacional de Archivos, entendidas por tales, los Comités Técnicos, los Archivos departamentales, distritales, municipales o de las entidades territoriales especiales, y los Consejos departamentales o distritales de archivos. De igual forma, la iniciativa puede surgir, de manera oficiosa, de la autoridad competente.

 

En cualquier caso, la solicitud de declaratoria deberá formularse ante la instancia competente, con la observancia de los requisitos que dicha Entidad establezca de conformidad con el artículo 5° de este decreto.

 

ARTÍCULO 9°. Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural (LICBIC). De acuerdo con la Ley 1185 de 2008 y el artículo 8° del Decreto 763 de 2009, la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural (LICBIC), constituye un instrumento de registro de información en el que deben incluirse los datos de cualquier bien susceptible de ser declarado como BIC, sobre los cuales exista una solicitud de inscripción, sobre la cual la autoridad competente determinará previamente si es viable su incorporación a la Lista. La inclusión de un bien archivístico en la LICBIC constituye el primer paso en el proceso de su declaratoria como BIC.

 

La autoridad competente conformará y administrará la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural (LICBIC) para los bienes muebles de carácter archivístico, sin cuya existencia no podrá efectuarse ninguna declaratoria de Bienes de Interés Cultural de carácter archivístico.

 

ARTÍCULO 10. Inclusión de bienes archivísticos en la LICBIC. La inclusión de un bien archivístico en la LICBIC, es el resultado de la evaluación preliminar de las características especiales del bien archivístico, por parte de dicha entidad, respecto del cumplimiento de los criterios de valoración para declarar Bienes de Interés Cultural contenidos en el artículo 6° del Decreto 763 de 2009 y en las normas que para el efecto desarrolle el Archivo General de la Nación.

 

Cuando el proceso de declaratoria se dé como consecuencia de la solicitud por parte de quien para el efecto se denomina interesado, además de los criterios de valoración previamente referenciados, se evaluará el cumplimiento pleno de los requisitos formales aplicables. El no cumplimiento de tales requisitos formales, entre los que se encuentran la falta de competencia de la instancia ante la que se formula la solicitud y la necesidad de complementar los requisitos, dará lugar a la aplicación de las disposiciones previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o sustituya.

 

En virtud de lo anterior, hasta antes de que el bien archivístico entre en la LICBIC, la falta de competencia, las peticiones, pruebas, solicitudes de requisitos adicionales o cualquier otro paso o gestión dentro de la actuación administrativa, se regirá por lo establecido en dicho código.

 

La inclusión de un bien archivístico en la LICBIC se llevará a cabo mediante acto administrativo motivado, previa verificación del cumplimiento de los requisitos previstos para el efecto. Las decisiones adoptadas por la instancia competente se le notificarán o comunicarán al solicitante en la forma prevista en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o sustituya.

 

La decisión de incluir o no un bien archivístico a la LICBIC será objeto de los recursos consagrados en el Capítulo VI del Título III de la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011.

 

PARÁGRAFO. En atención a que la declaratoria de un bien como BIC es un acto complejo, la inclusión de un bien archivístico en la LICBIC no garantiza per se, su posterior declaratoria como BIC.

 

ARTÍCULO 11. Inspección, vigilancia y control. En concordancia con lo dispuesto en los artículos 32 y 33 de la Ley 594 de 2000, el Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento, visitas de inspección a los archivos declarados BIC con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, la Ley 594 de 2000, el Decreto763 de 2009, el presente Decreto y demás normas reglamentarias que se expidan para el efecto.

 

ARTÍCULO 12. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de su publicación y deroga el artículo 75 del Decreto 763 de 2009 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá D. C., a los 17 días de junio de 2014.

 

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

 

La Ministra de Cultura,

 

MARIANA GARCÉS CÓRDOBA.

 

NOTA: Publicado en el Diario Oficial 49185 de junio 17 de 2014