DECRETO 1829 DE 2013

(Agosto 27)

Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1563 de 2012.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política, y los artículos 7°, 9°, 10, 13 y 14 de la Ley 640 de 2001, 26 de la Ley 1563 de 2012, y 23 de la Ley 51 de 1918.

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en los artículos 91 de la Ley 446 de 1998, 10 y 11 de la Ley 640 de 2001 y 50 de la Ley 1563 de 2012, le compete al Ministerio de Justicia y del Derecho autorizar la creación de los Centros de Conciliación o Arbitraje.

Que según lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 446 de 1998, la formación de los conciliadores recae en las Entidades Avaladas para tal fin por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Que el artículo 7° de la Ley 640 de 2001 establece que el Gobierno nacional debe expedir el reglamento en el que se exijan requisitos que permitan acreditar idoneidad y experiencia de los conciliadores en el área en que vayan a actuar.

Que los artículos 9° de la Ley 640 de 2001 y 26 de la Ley 1563 de 2012 establecen como competencia del Gobierno nacional la fijación del marco tarifario que regirá para los trámites de conciliación y los procesos de arbitraje.

Que el artículo 51 de la Ley 1563 de 2012 difiere al reglamento que expida el respectivo Centro de Arbitraje o de Conciliación la forma en que deben integrarse las listas de conci­liadores, árbitros, secretarios de tribunal arbitral y Amigables Componedores.

Que de acuerdo con los artículos 18 de la Ley 640 de 2001, 52 de la Ley 1563 de 2012 y 13 del Decreto-ley 2897 de 2011, el Ministerio de Justicia y del Derecho ejerce funcio­nes de control, inspección y vigilancia sobre los Centros de Conciliación o Arbitraje, y las Entidades Avaladas para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho.

Que el artículo 46 de la Ley 640 de 2001 creó el Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia, como un organismo asesor del Gobierno nacional en materias de acceso a la justicia y fortalecimiento de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, el cual está adscrito al Ministerio de Justicia y del Derecho.

DECRETA:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

Artículo 1°. Objeto y ámbito de aplicación. El presente decreto tiene por objeto reglamentar los requisitos que deben cumplir las entidades interesadas en la creación de Centros de Conciliación o Arbitraje y en la obtención de aval para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho; las obligaciones a cargo de los Centros; el marco tarifario para los servicios de conciliación y arbitraje; el manejo de la información relacionada con los trámi­tes conciliatorios; el Programa de Formación que deben cursar y aprobar los conciliadores extrajudiciales en derecho; las funciones de inspección, vigilancia y control del Ministerio de Justicia y del Derecho sobre Centros y Entidades Avaladas para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho; y el funcionamiento del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia.

Artículo 2°. Definiciones. Los términos no definidos en el presente decreto y utilizados frecuentemente deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio. Para la interpretación del presente decreto, las expresiones aquí utilizadas con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados.

Arbitraje Virtual: Modalidad de arbitraje, en la que el procedimiento es administrado con apoyo en un sistema de información, aplicativo o plataforma y los actos procesales y las comunicaciones de las partes se surten a través del mismo.

Aval: Es el reconocimiento que otorga el Ministerio de Justicia y del Derecho a las entidades que busquen impartir el Programa de Formación en Conciliación Extrajudicial en Derecho.

Centro: Denominación genérica que comprende los Centros de Conciliación, los Centros de Arbitraje y los Centros de Conciliación y Arbitraje y Amigable Composición.

Centro de Arbitraje: Es aquel autorizado por el Ministerio de Justicia y del Derecho para prestar el soporte operativo y administrativo requerido para el buen desarrollo de las funciones de los árbitros.

Centro de Conciliación: Es aquel autorizado por el Ministerio de Justicia y del Derecho para que preste el soporte operativo y administrativo requerido para el buen desarrollo de las funciones de los conciliadores.

Educación Continuada: Son los cursos, foros, seminarios y eventos similares que deben realizarse periódicamente para la actualización y el desarrollo de los conocimientos y habilidades de los conciliadores y de los funcionarios de los centros de conciliación, Los programas de educación continuada no sustituyen, en ningún caso, los Programas de For­mación que exigen la ley y el presente Decreto para el ejercicio de las funciones propias de dichas personas.

Entidad Avalada: Es la entidad que cuenta con el aval del Ministerio de Justicia y del Derecho para capacitar conciliadores a través de Programas de Formación en Conciliación Extrajudicial en Derecho.

Gestión de Documentos: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendien­tes a planificar, controlar y organizar la documentación producida o recibida en el Centro, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Programa de Formación en Conciliación Extrajudicial en Derecho: Es el plan de estudios que deben cursar y aprobar quienes vayan a desempeñarse como conciliadores extrajudi­ciales en derecho, según lo dispuesto en el artículo 47 y siguientes del presente decreto.

Reglamento de los Centros: Es el conjunto de reglas que deben establecer los Centros para su funcionamiento, de acuerdo con lo dispuesto por los artículos 13 numeral 1 de la Ley 640 de 2001 y 51 de la Ley 1563 de 2012.

Plataforma o Aplicativo: Todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos en el marco del Arbitraje Virtual.

Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC): Herramienta tecnológica administrada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en la que los Centros y las Entidades Avaladas, los servidores públicos habilitados por ley para conciliar y los notarios deberán registrar la información relacionada con el desarrollo de sus actividades en virtud del presente decreto.

CAPÍTULO II

Creación de Centros

Artículo 3°. Personas facultadas para solicitar la creación de Centros de Conciliación. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro, las entidades públicas y los consultorios jurídicos de las facultades de derecho podrán solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la autorización para la creación de Centros de Conciliación, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en este decreto.

Artículo 4°. Personas facultadas para solicitar la creación de Centros de Arbitraje. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro, las facultades de derecho de las universidades y las entidades públicas podrán solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la autorización para la creación de Centros de Arbitraje, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en este decreto.

Artículo 5°. Contenido de la Solicitud de creación de Centros. Las entidades interesadas en la creación de Centros deberán presentar al Ministerio de Justicia y del Derecho una solicitud suscrita por el representante legal de la entidad, en la que se indique:

1. La ciudad en la que el Centro prestará sus servicios.

2. La información relativa a los recursos financieros necesarios para la dotación y puesta en funcionamiento del Centro, así como para su adecuada operación.

Artículo 6°. Anexos de la Solicitud. Con la solicitud deberá acompañarse:

1, Certificado de existencia y representación legal de la persona solicitante, salvo en relación con la nación, los departamentos y los municipios y las demás entidades creadas por la Constitución y la ley.

2. Fotografías, planos y folio de matrícula inmobiliaria o contrato de arrendamiento del inmueble donde funcionará el Centro, que evidencien que la Entidad cuenta con instalaciones que como mínimo deben satisfacer las siguientes características:

a) Área de espera;

b) Área de atención al usuario;

c) Área para el desarrollo de los procesos de administración internos del Centro;

d) Área para el desarrollo de los trámites conciliatorios o de arbitraje, independiente del área destinada a los procesos de administración internos del Centro, que garantice la privacidad, confidencialidad y accesibilidad según la legislación vigente;

e) Espacio para el almacenamiento de la documentación generada por los trámites, que garantice su conservación, seguridad y confidencialidad;

f) El proyecto financiero para la dotación y puesta en funcionamiento del Centro, así como para sostener de manera permanente su operación;

g) Los documentos que acrediten la existencia de recursos financieros necesarios para la dotación y puesta en funcionamiento del Centro, así como para su adecuada operación. Cuando el interesado en la creación del Centro sea una entidad pública, debe aportar el proyecto de inversión respectivo, debidamente viabilizado por el Departamento Nacional de Planeación o por la autoridad competente, o la información que permita establecer que el presupuesto de funcionamiento de la entidad cubrirá la totalidad de los gastos generados por el futuro Centro.

3. El proyecto de Reglamento del Centro.

Artículo 7°. Reglamento del Centro de Conciliación. El Reglamento del Centro de Conciliación solo entrará a regir cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho haya impartido la aprobación de que trata el presente decreto.

El Reglamento del Centro de Conciliación debe desarrollar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) La estructura administrativa del Centro de Conciliación;

b) Las funciones del director;

c) Los requisitos que deben reunir los conciliadores, así como las causas para su exclusión; de las listas del Centro de Conciliación;

d) El procedimiento para la conformación de las listas de conciliadores;

e) La forma de designar conciliadores de las listas;

f) Los mecanismos de información al público en general, sobre los trámites de conciliación;

g) Un código interno de ética al que deberán someterse todos los conciliadores inscritos en la lista oficial del Centro, que garantice la transparencia e imparcialidad del servicio;

Artículo 8°. Reglamento del Centro de Arbitraje. El Reglamento del Centro de Arbitraje solo entrará a regir cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho haya impartido la aprobación de que trata el presente decreto.

El Reglamento Interno del Centro de Arbitraje debe desarrollar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) La estructura administrativa del Centro de Arbitraje;

b) Las funciones del director;

c) Los requisitos que deben reunir los árbitros, secretarios de tribunal arbitral y amigables componedores, las causas para su exclusión de las listas del Centro de Arbitraje y el deber de información consagrado en el artículo 15 de la Ley 1563 de 2012;

d) Las reglas de los procedimientos arbitrales, con el fin de que estas garanticen el debido proceso, incluyendo el procedimiento breve y sumario que se aplicará en el arbitraje social.

e) El procedimiento para la conformación de las listas de árbitros, secretarios de tribunal arbitral y amigables componedores;

f) La forma de designar árbitros y Amigables Componedores de las listas;

g) Las reglas de la amigable composición, cuando sea del caso, con el fin de que estas garanticen derechos de las partes a la igualdad y a la contradicción de argumentos y pruebas;

h) Los mecanismos de información al público en general, sobre los procesos arbitrales y de Amigable Composición;

i) Las tarifas de honorarios de árbitros y secretarios;

j) Las tarifas de gastos administrativos.

En el Reglamento Interno de los Centros de Arbitraje se podrá incluir también las reglas de procedimiento para el Arbitraje Virtual. En este caso, el Reglamento deberá contener:

a) Los mecanismos que se emplearán para la firma del director del Centro, de los árbitros, de los Amigables Componedores y de las partes, que garanticen confiabilidad e idoneidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 527 de 1999;

b) El nombre de dominio del sitio de Internet al que accederán partes, árbitros y amigables componedores para el desarrollo de los procedimientos arbitrales y de Amigable Composición, y que será la sede electrónica del Centro;

c) La implementación de herramientas que permitan el acuse de recibo de los actos de notificación, en los términos del artículo 20 de la Ley 527 de 1999;

d) La inclusión de una alternativa que le permita a los usuarios la posibilidad de una etapa automatizada de arreglo directo, a través de desarrollos tecnológicos.

Artículo 9°. Requisitos especiales para las solicitudes formuladas por entidades sin ánimo de lucro. Cuando la solicitud provenga de una entidad sin ánimo de lucro cuyo objeto social comprenda la facultad para ofrecer servicios de conciliación, arbitraje o amigable composición, además de los requisitos y anexos previstos en los artículos anteriores, la solicitud deberá contener:

a) Diagnóstico de conflictividad y tipología de conflicto del municipio o distrito en el que funcionará el Centro, según la normativa que establezca el Ministerio de Justicia y del Derecho para el efecto;

b) El proyecto de reglamento según el tipo de Centro de que se trata, de conformidad con lo previsto en los artículos 7° y 8° de este decreto.

Artículo 10. Procedimiento para la autorización de creación de Centros. La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho decidirá sobre la solicitud dentro de los sesenta (60) días siguientes a su presentación, término durante el cual podrá requerir a la entidad solicitante para que complete o adicione la documentación presentada con la solicitud.

Si la solicitud satisface los requisitos exigidos para la creación del Centro, la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho expedirán la respectiva resolución y registrará los datos del Centro en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.

Contra las decisiones adoptadas por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho en este trámite, proceden los recursos de reposición y apelación, según lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1437 de 2011.

CAPÍTULO III

Obligaciones de los Centros de Conciliación o Arbitraje

Artículo 11. Principios. Los Centros deberán desarrollar sus funciones de acuerdo con los siguientes principios:

a) Celeridad. Los protocolos de atención del Centro deben garantizar que las actuaciones se llevan a cabo sin dilaciones;

b) Idoneidad. Los conciliadores deben estar capacitados en Mecanismos Alternativos de Solución de conflictos en los términos establecidos en este decreto. Los Centros de Conciliación deben propender a que los conciliadores inscritos en sus listas sean especializados y se actualicen constantemente. Los Centros de Arbitraje deben asegurar que los árbitros, secretarios de tribunal arbitral y amigables componedores reúnen las características señaladas por la ley;

c) Participación. Los Centros deben generar espacios de intervención de la comunidad, enfocados en entronizar en ella la cultura de los métodos alternativos de solución de conflictos, con el propósito de cambiar en los individuos que la integran las concepciones antagónicas propias del debate judicial y evitar el escalamiento de los conflictos en la sociedad;

d) Responsabilidad social. Los Centros deben garantizar que sus servicios se ofrezcan de forma gratuita o bajo condiciones preferenciales de acceso a personas de los estratos 1 y 2;

e) Gratuidad. Son gratuitos los trámites que se celebren ante los Centros de Conciliación de consultorio jurídico. También serán gratuitos los procedimientos que se adelanten ante Centros de las entidades públicas, sin perjuicio de las excepciones que señale la ley.

Artículo 12. Principios especiales de los Centros de Conciliación. Además de lo dispuesto en el artículo anterior, los Centros de Conciliación deberán desarrollar sus funciones de acuerdo con los siguientes principios:

a) Autonomía de la voluntad de las partes. Todos los acuerdos construidos en el trámite de conciliación extrajudicial en derecho dependen directamente de las partes involucradas en el conflicto. Los interesados gozan de la facultad de definir el Centro de Conciliación en donde se llevará a cabo la conciliación, elegir el conciliador, y aceptar o no las propuestas de arreglo en la conciliación;

b) Informalidad. Las actuaciones de los conciliadores y de los Centros de Conciliación se caracterizarán por el mínimo formalismo.

Artículo 13. Modificaciones en las condiciones de funcionamiento del Centro. La Entidad está obligada a mantener las condiciones de funcionamiento del Centro que fueron desarrolladas en la solicitud de autorización de funcionamiento. Cualquier modificación a las condiciones mínimas previstas en los artículos 6°, 7°, 8° y 9° debe ser previamente aprobada por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Artículo 14. Listas de conciliadores, árbitros y secretarios. El Centro deberá tener listas de conciliadores y árbitros, según corresponda, clasificadas por especialidad jurídica, de acuerdo con el perfil que el mismo Centro determine para cada uno. También deberá tener listas de secretarios.

En la conformación de las listas deberá verificarse, como mínimo, lo siguiente:

a) Que se cumpla con los requisitos legales establecidos por la normativa vigente;

b) Que la hoja de vida se ajuste al perfil y a las competencias determinadas por el Centro.

Parágrafo. Independientemente de la forma en que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 640 de 2001, se seleccione la persona que actúe como conciliador, este no podrá citar a las partes a audiencia de conciliación por fuera de las instalaciones del Centro, salvo casos excepcionales previamente autorizados por el director del Centro.

Artículo 15. Renovación de las listas de conciliadores. Cada dos (2) años, los Centros de Conciliación revisarán y actualizarán sus listas de conciliadores, con base en la idoneidad y desempeño de sus integrantes. Para ello podrán tenerse en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Cumplimiento de los deberes establecidos;

b) Cumplimiento de los procedimientos, protocolos y actividades establecidos;

c) Opinión o satisfacción del usuario;

d) Disponibilidad;

e) Conocimiento y habilidades en materia de conciliación o arbitraje, según sea el caso.

Artículo 16. Códigos de identificación. Los Centros deberán adoptar los códigos de identificación asignados por el Ministerio de Justicia y del Derecho, que serán generados de manera automática por el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición, previo trámite del Centro. El Centro deberá informar por escrito a cada conciliador, acerca del código que este deberá usar en sus actuaciones.

Artículo 17. Educación continuada. Los Centros de Conciliación deberán organizar sus propios programas de educación continuada en materia de mecanismos alternativos de solución de conflictos, dirigido a los conciliadores inscritos en sus listas.

CAPÍTULO IV

Uso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Arbitraje Virtual

Artículo 18. Utilización de medios electrónicos. Los Centros de Arbitraje y cualquier interviniente en un arbitraje podrán utilizar medios electrónicos en todas las actuaciones, sin que para ello se requiera de autorización previa y, en particular, para llevar a cabo todas las comunicaciones, tanto del Tribunal con las partes como con terceros, para la notificación de las providencias, la presentación de memoriales y la realización de audiencias, así como para la guarda de la versión de las mismas y su posterior consulta.

Artículo 19. Notificaciones por medios electrónicos. Las providencias podrán notificarse a las partes por cualquier medio electrónico, en los términos dispuestos en la ley.

Cuando se requiera acusar recibo de un mensaje de datos, dicho requisito se entenderá surtido, entre otros, en los siguientes casos:

1. Cuando se obtenga una comunicación del interesado por cualquier medio idóneo, en la que manifieste conocer la providencia notificada.

2. Cuando se reciba una constancia de recibo del mensaje de datos que contiene la providencia notificada en el buzón electrónico del sujeto notificado. Para ello podrán utilizarse mecanismos como el correo electrónico certificado, entre otros.

3. Cuando exista cualquier acto inequívoco del notificado sobre el conocimiento de la providencia.

La notificación por medios electrónicos podrá realizarse a través del correo electrónico u otros mecanismos de comunicación virtual, como los sistemas de mensajería instantánea. En estos casos, la prueba del acuse de recibo seguirá las mismas reglas previstas en los numerales anteriores.

Artículo 20. Listas de árbitros para el Arbitraje Virtual. Los Centros de Arbitraje que ofrezcan el servicio de Arbitraje Virtual podrán tener una lista especial conformada con los árbitros que se dediquen a esta forma de arbitraje.

Artículo 21. Remisión de documentos y Comunicaciones. La presentación de memoriales, las notificaciones, los traslados, y en general todas las comunicaciones intercambiadas entre las partes y el tercero neutral, en el curso de las actuaciones del Arbitraje Virtual, serán transmitidas por medios electrónicos a través del Sistema de Información.

Artículo 22. Audiencias. Las audiencias en el Arbitraje Virtual se realizarán íntegramente a través de videoconferencia, teleconferencia o por cualquier otro medio de comunicación simultánea, según lo determine el tribunal o el árbitro único. El Centro de Arbitraje dispondrá lo pertinente para la grabación y conservación de las audiencias que se surtan a través de estos medios.

Artículo 23. Cobertura del Arbitraje Virtual. Para efectos de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1563 de 2012, se entenderá que el Arbitraje Virtual se presta para todo el territorio nacional.

CAPÍTULO V

Función social de la Conciliación y del Arbitraje

Artículo 24. Jornadas Gratuitas de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición. Los Centros de entidades sin ánimo de lucro deberán organizar y realizar mínimo una jornada gratuita al año, ya sea de conciliación, arbitraje o amigable composición, que deberá ser coordinada con el Ministerio de Justicia y del Derecho.

En dichas jornadas deberá atenderse un mínimo de casos presentados según lo defina el Ministerio de Justicia y del Derecho, a través de cualquiera de los métodos alternativos de solución de conflictos, que no debe ser inferior al cinco por ciento (5%) de los casos atendidos por el Centro en el año inmediatamente anterior.

Los árbitros y los conciliadores tendrán la obligación de prestar gratuitamente sus servicios en las jornadas a las que se refiere este artículo.

La realización de dichas jornadas deberá ser coordinada con el Ministerio de Justicia y del Derecho. Para tal propósito, el Centro deberá presentar al Ministerio de Justicia y del Derecho con mínimo treinta (30) días hábiles de antelación a la fecha de realización de la jornada, un informe en el que se indique el lugar, el día, el horario y las condiciones de la jornada, el número y tipo de casos que se busca atender, y el número estimado de concilia­dores, árbitros o amigables componedores que participarán en la jornada.

Parágrafo 1°. Recibidas las solicitudes de audiencia de conciliación, el Centro o el notario deberán dar prelación en la atención a aquellas presentadas por familias beneficiadas por la estrategia del Gobierno Nacional para la superación de la pobreza extrema.

Parágrafo 2°. Cuando en la jornada respectiva no se alcancen a resolver las solicitudes recibidas, ese mismo día el Centro deberá programar la fecha y la hora en que se resolverán los casos que hubieren quedado pendientes. De esta situación informará a las personas que no pudieron ser atendidas durante la jornada.

Si dentro de una misma jornada no se presentare el porcentaje mínimo de solicitudes de conciliación, arbitraje o amigable composición conforme a lo establecido en el inciso segundo, el Centro deberá organizar una nueva jornada gratuita.

Artículo 25. Centros de Conciliación de Consultorio Jurídico. Los trámites conciliatorios ante Centros de Conciliación de Consultorio Jurídico deberán ser atendidos por estudiantes cuando la cuantía del conflicto no supere los cuarenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (40 smmlv).

Los abogados titulados vinculados a los Centros de Conciliación de Consultorio Jurídico tramitarán casos de conciliación, siempre y cuando lo efectúen con propósitos de docencia exclusivamente.

Todos los estudiantes que estén desarrollando actividades en los consultorios jurídicos conformarán la lista de conciliadores de la Universidad. El consultorio deberá garantizar que cada estudiante habrá atendido como mínimo dos casos de conciliación e impartirá la formación requerida para el efecto.

CAPÍTULO VI

Régimen tarifario

Conciliación

Artículo 26. Tarifas máximas para los Centros de Conciliación. Las tarifas máximas que podrán cobrar los Centros de Conciliación de entidades sin ánimo de lucro no podrán superar los siguientes montos:

Los Centros de Conciliación fijarán, en su reglamento interno, la proporción de dichas tarifas que corresponderá al conciliador.

En ningún caso el conciliador podrá recibir directamente pago alguno por cuenta de las partes. Cuando el trámite conciliatorio sea adelantado por un conciliador autorizado para la realización de audiencias por fuera de las instalaciones del Centro, el convocante cancelará la totalidad de la tarifa ante el Centro de Conciliación.

Parágrafo. La tarifa máxima permitida para la prestación del servicio de conciliación será de treinta salarios mínimos legales mensuales vigentes (30 smlmv).

Artículo 27. Liquidación de la tarifa. La tarifa deberá ser liquidada y cobrada al solicitante al momento de presentar la solicitud de conciliación. Las tarifas de conciliación no dependen del resultado de la misma. Con todo, en el evento en que la parte convocada no asista a la audiencia de conciliación, el Centro devolverá al convocante como mínimo el 70% de la tarifa cancelada, de acuerdo con lo establecido en el respectivo Reglamento Interno.

En caso de segunda convocatoria, el porcentaje mínimo de devolución será del 60% de la tarifa cancelada, según lo disponga el Reglamento.

Artículo 28. Reliquidación de la tarifa de conciliación. En los casos en que la cuantía de la pretensión del asunto sometido a conciliación sea aumentada en el desarrollo de la conciliación, se podrá reliquidar la tarifa sobre el monto ajustado conforme a lo establecido en el artículo 26 del presente decreto.

Artículo 29. Tarifa en asuntos de cuantía indeterminada y sin cuantía. Cuando se trate de asuntos de cuantía indeterminada o que no tengan cuantía, el valor del trámite será máximo de catorce salarios mínimos legales diarios vigentes (14 smldv). No obstante, si en el desarrollo de la conciliación se determina la cuantía de las pretensiones, se deberá reliquidar la tarifa conforme a lo establecido en el 28 del presente decreto.

Artículo 30. Encuentros adicionales de la audiencia de conciliación. Si las partes en conflicto y el conciliador, de mutuo acuerdo realizan más de cuatro (4) encuentros de la audiencia de conciliación, podrá cobrarse por cada encuentro adicional hasta un diez por ciento (10%) adicional sobre la tarifa inicialmente señalada, que se liquidará conforme a lo establecido en el artículo 26 del presente decreto.

Artículo 31. Tarifas de conciliaciones de mutuo acuerdo. Cuando la solicitud sea presentada de común acuerdo por dos o más partes, se sumará, separadamente, la totalidad de las pretensiones de cada una de ellas, y la tarifa se liquidará con base en la mayor.

Arbitraje

Artículo 32. Honorarios de los árbitros. Para la fijación de los honorarios de cada árbitro, los Centros de Arbitraje tendrán en cuenta los siguientes topes máximos:

Parágrafo 1°. En caso de árbitro único, los mencionados topes podrán incrementarse hasta en un cincuenta por ciento (50%).

Parágrafo 2°. Independientemente de la cuantía del proceso, los honorarios de cada árbitro no podrán superar la cantidad de mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000 smlmv).

Parágrafo 3°. Los honorarios del secretario serán la mitad de los de un árbitro.

Artículo 33. Gastos Iniciales. Con la presentación de cualquier convocatoria a Tribunal de Arbitral, la parte convocante deberá cancelar a favor del centro, los siguientes valores:

Si es un trámite de menor cuantía el equivalente a un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv).

Si es un trámite de mayor cuantía o cuantía indeterminada, el equivalente a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (2 smlmv).

Estos valores se imputarán a los gastos administrativos que decrete el Tribunal. En los casos donde el Tribunal no pueda asumir sus funciones se reembolsarán dichos recursos.

Artículo 34. Gastos del Centro de Arbitraje. Los gastos del Centro de Arbitraje corresponderán al cincuenta por ciento (50%) de los honorarios de un árbitro y en todo caso no podrán ser superiores a quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (500 smlmv).

Las anteriores cifras no comprenden las que adicionalmente decrete el Tribunal por concepto de costas y agencias en derecho.

Artículo 35. Fijación de honorarios y gastos. Fracasada en todo o en parte la conciliación, en la misma audiencia el tribunal fijará los honorarios y gastos mediante auto susceptible de recurso de reposición, que será resuelto inmediatamente.

Artículo 36. Tarifas en asuntos con cuantía indeterminada. Los arbitrajes donde la cuantía de las pretensiones del conflicto sea indeterminada se asimilarán a los de mayor cuantía conforme a la ley y la distribución de la tarifa se efectuará de conformidad a lo establecido en el artículo 32 del presente decreto.

Cuando no fuere posible determinar la cuantía de las pretensiones, los árbitros tendrán como suma límite para fijar los honorarios de cada uno, la cuantía de quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (500 smlmv).

Artículo 37. Tarifas en asuntos con conciliación dentro del proceso arbitral. Cuando el proceso de arbitraje culmine por conciliación, se cancelará el monto establecido para los trámites conciliatorios.

CAPÍTULO VII

Manejo de información de la conciliación

Artículo 38. Actas y constancias. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 44 del presente Decreto, los conciliadores, notarios y servidores públicos habilitados por ley para conciliar, deberán registrar en el SICAAC, las actas y constancias derivadas de los trámites conciliatorios desarrollados ante ellos.

En las actas y constancias se incluirá la información relativa a la dirección física y electrónica de quienes asistieron a la audiencia.

Las actas y constancias de las que tratan los artículos 1° y 2° de la Ley 640 de 2001 son documentos públicos y por tanto hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el conciliador que las firma.

Artículo 39. Gestión Documental. Los Centros, notarios y servidores públicos habilitados por ley para fungir como conciliadores garantizarán la custodia, conservación y disponibilidad de la documentación relacionada con la prestación de sus servicios, de acuerdo con lo establecido en la Ley General de Archivo.

También deberán garantizar la custodia, conservación y disponibilidad de los archivos en los casos de arbitraje virtual.

Artículo 40. Deterioro. Los documentos que se deterioren serán archivados y sustituidos por una reproducción exacta de ellos, con anotación del hecho y su oportunidad, la cual será suscrita por el Director del Centro o la del funcionario o notario conciliador.

Artículo 41. Pérdida. En caso de pérdida de algún documento, se procederá a su reconstrucción con base en los duplicados, originales o documentos auténticos que se encuentren en poder de las partes, del propio Centro, del conciliador, del funcionario o del notario, según sea el caso.

Artículo 42. Traslado y remisión de información. En el evento en que se revoque la autorización de funcionamiento del Centro de Conciliación, este remitirá el archivo documental de los trámites de conciliación y de insolvencia que ante él se llevaron a cabo, al Ministerio de Justicia y del Derecho, el cual designará otro centro para la custodia de ese archivo.

Artículo 43. Reporte de información. Los Centros y las Entidades Avaladas, deberán registrar en el SICAAC, los datos relacionados con los conciliadores, árbitros, secretarios de tribunal arbitral, amigables componedores, estudiantes capacitados y con los trámites que se adelanten ante el Centro.

La información deberá ser registrada a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que el Centro asume conocimiento del caso o a la generación de la respectiva documentación, según sea el caso.

Artículo 44. Procedimiento para el registro y archivo de actas de conciliación. El conciliador, deberá tramitar el registro de las actas de conciliación de que trata el artículo 14 de la Ley 640 de 2001, ante el Centro de Conciliación en el cual se encuentre inscrito. Si el conciliador está inscrito en varios Centros de Conciliación, registrará el acta en cualquiera de ellos a su elección, de lo cual comunicará a las partes. En todo caso, si la selección del conciliador se hace por designación de un Centro de Conciliación, el registro se realizará ante este mismo Centro.

El conciliador entregará al Centro de Conciliación copia de los antecedentes del trámite conciliatorio, un original del acta de conciliación y tantas copias del acta como partes haya.

El Director del Centro de Conciliación verificará el cumplimiento de los requisitos formales del acta de conciliación establecidos en el artículo 1° de la Ley 640 de 2001 y verificará que quien haya realizado la conciliación sea un conciliador de su Centro. Si se cumplen las condiciones anteriores, el Centro imprimirá al reverso del acta de conciliación, el formulario de resultado del caso ingresado en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.

El Director del Centro hará constar en las copias de las actas si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. En ningún caso se entregarán los originales de las actas de conciliación a las personas interesadas. El original del acta junto con las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio, se conservará en el archivo del Centro.

Artículo 45. Criterios de calidad. Los Centros de conciliación deberán implementar y satisfacer los requisitos generales del servicio contemplados en la Norma Técnica de Calidad 5906 o aquella que la modifique o sustituya. Los Centros voluntariamente se someterán a los procesos de certificación de calidad basados en la Norma Técnica.

Artículo 46. Papelería del Centro. Los Centros deberán incluir en su promoción y divulgación por cualquier medio, así como en su papelería, la mención de que están sujetos a inspección, control y vigilancia del Ministerio de Justicia y del Derecho.

CAPÍTULO VIII

Programa de formación en conciliación extrajudicial en derecho

Artículo 47. Requisitos para solicitar el Aval. Las entidades interesadas en recibir el aval para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho, deberán reunir los siguientes requisitos:

a) Que el Centro de Conciliación de la Entidad haya obtenido del Ministerio de Justicia y del Derecho autorización para su funcionamiento, como mínimo, tres (3) años antes de la radicación de la solicitud, y que dicha autorización no haya sido revocada;

b) Que el Centro de Conciliación de la Entidad haya operado durante los tres (3) años anteriores a la radicación de la solicitud, y haya tramitado a lo largo de ellos no menos de cincuenta (50) casos de conciliación, según reporte generado por el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición;

c) Que el Centro de Conciliación de la Entidad no haya sido sancionado por el Ministerio de Justicia y del Derecho en los últimos tres (3) años.

Parágrafo. Las Universidades podrán ofrecer a sus estudiantes la formación en conciliación de que trata este artículo, sin necesidad de tramitar el Aval respectivo. Con todo, no podrán certificar la correspondiente formación en los términos del artículo 52.

Artículo 48. Solicitud. La solicitud de Aval deberá presentarse en escrito firmado por el representante legal de la entidad y acompañarse de los documentos que acrediten el lleno de los requisitos señalados en el artículo anterior, así como del contenido del Programa de Formación, el desarrollo de los objetivos y el planteamiento del sistema de evaluación de cada módulo, tanto para docentes como para alumnos.

Artículo 49. Contenido del Programa de Formación. El Ministerio de Justicia y del Derecho fijará mediante resolución los contenidos mínimos que debe comprender el Programa de Formación. Este se dividirá en tres módulos: básico, entrenamiento y pasantía. La aprobación de cada módulo será requisito para continuar la capacitación. Tanto el módulo básico como el módulo de entrenamiento, tendrán una duración mínima de sesenta (60) horas. La pasantía comprenderá un mínimo de dos (2) audiencias acompañadas por un docente conciliador.

Artículo 50. Procedimiento de otorgamiento de Aval. El Ministerio de Justicia y del Derecho decidirá sobre la solicitud dentro de los sesenta (60) días siguientes a su presentación, dentro de los cuales podrá requerir al Centro de Conciliación o a la Entidad que solicita el aval para que complete o adicione la documentación presentada con la solicitud.

Si la solicitud no satisface los mencionados requisitos, el Ministerio de Justicia y del Derecho así lo indicará al solicitante y otorgará un plazo no mayor a treinta (30) días calendario para que subsane los defectos que pueda presentar su solicitud, so pena del archivo del trámite.

Si la solicitud satisface los requisitos exigidos para otorgar el Aval para impartir for­mación en conciliación extrajudicial en derecho, el Ministerio de Justicia y del Derecho expedirá la Resolución respectiva e ingresará los datos de la entidad avalada en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.

Contra las decisiones adoptadas por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho en este trámite, procede el recurso de reposición y apelación de conformidad con lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1437 de 2011.

Artículo 51. Capacitación virtual y a distancia. Las Entidades Avaladas procurarán utilizar herramientas que permitan el mayor acceso de los alumnos a la capacitación. Para ello podrán realizar cursos virtuales y a distancia.

Artículo 52. Certificados. Las Entidades Avaladas únicamente certificarán a las personas que cursen y aprueben el programa académico ofrecido. El certificado que expidan deberá contener la siguiente información:

a) Nombre de la entidad avalada;

b) Número de la resolución de aval;

c) Nombre y cédula de ciudadanía del estudiante;

d) Intensidad horaria del programa académico;

e) Certificación de que se aprobó el programa académico respectivo;

f) Firma del Director.

Artículo 53. Registro de capacitados en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición. La Entidad Avalada deberá registrar en el SICAAC los datos de quienes hayan cursado y aprobado el Programa de Formación.

CAPÍTULO IX

Inspección, vigilancia y control del Ministerio de Justicia y del Derecho a los Centros

Artículo 54. Objetivo. El Ministerio de Justicia y del Derecho podrá solicitar la información que estime pertinente y efectuar visitas a las instalaciones en que funcionan sus vigilados, para procurar, exigir y verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a cargo de estos, con el propósito de garantizar el acceso a la justicia a través de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

Artículo 55. Diligencias preliminares. Cuando por cualquier medio el Ministerio de Justicia y del Derecho, conozca la existencia de un presunto incumplimiento de las obligaciones impuestas por la ley y sus reglamentos a un centro de conciliación y/o arbitraje, podrá, de oficio o a petición de parte, solicitar la explicación pertinente o disponer visitas al centro de conciliación y/o arbitraje correspondiente.

El Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos designará mediante auto a un funcionario de esa dependencia para que practique la visita de inspección, vigilancia y control al Centro o a la Entidad Avalada.

Artículo 56. Actas de visita. En la visita de inspección se levantará un acta que contendrá como mínimo:

a) Nombre y dirección del Centro o de la Entidad Avalada;

b) Nombre y documento de identificación del Director del Centro o de la Entidad Avalada;

c) Fecha de realización de la visita;

d) Nombre del funcionario que practica la visita;

e) Fortalezas del Centro o de la Entidad Avalada;

f) Debilidades del Centro o de la Entidad Avalada;

g) Requerimientos;

h) Disposiciones legales o reglamentarias posiblemente infringidas;

i) Firma de quienes participaron en la visita de inspección.

Artículo 57. Requerimientos. Si como resultado de la visita se encuentran hechos o situaciones que pudieren constituir faltas distintas de las establecidas en el Artículo 60 del presente Decreto, lo requerirá para que adopte los correctivos que sean del caso. El Centro o tendrán un plazo máximo de treinta (30) días calendario siguientes al requerimiento para presentar ante el Ministerio de Justicia y del Derecho las constancias, documentos y demás información que demuestre que se han efectuado los ajustes solicitados.

Artículo 58. Apertura de investigación y procedimiento. Cuando en concepto del Ministerio de Justicia y del Derecho no se han adoptado los correctivos a que se refiere el artículo anterior, el Centro correspondiente no presenta la documentación que sustenta la adopción de correctivos en el plazo correspondiente o el Centro incurra en alguna de las conductas a que se refiere el Artículo 60 del presente Decreto, se abrirá un proceso sancionatorio el cual se sujetará a lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo para el procedimiento administrativo sancionatorio.

Artículo 59. Sanciones. El Ministerio de Justicia y del Derecho, una vez comprobada la infracción y previas las garantías del debido proceso, podrá imponer a los Centros cualquiera de las siguientes sanciones, previstas en el artículo 94 de la Ley 446 de 1998, dependiendo de la gravedad de la conducta o del incumplimiento:

1. Amonestación escrita;

2. Multa hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, teniendo en cuenta la gravedad de la falta y la capacidad económica del Centro de Conciliación y arbitraje, a favor del Tesoro Público;

3. Suspensión de la autorización de funcionamiento hasta por un término de seis (6) meses.

4. Revocatoria de la autorización de funcionamiento o del aval.

Artículo 60. Revocatoria de la autorización de funcionamiento. El Ministerio de Justicia y del Derecho cancelará la autorización de creación del Centro en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Cuando se compruebe que en la lista de conciliadores o de árbitros del Centro, están inscritas personas que no cumplen con los requisitos legales para actuar como tales.

2. Cuando las multas impuestas no sean canceladas en el término establecido para el efecto por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

3. Cuando el Centro correspondiente, preste servicios estando vigente una suspensión de autorización de funcionamiento impuesta por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Cuando de acuerdo con la información registrada en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición, el Centro no ha atendido trámites durante el año inmediatamente anterior, y la entidad avalada para impartir formación en Conciliación extrajudicial en derecho no ha ofrecido programas de capacitación durante los últimos dos (2) años.

5. Cuando se identifique que se modificaron los requisitos mínimos de funcionamiento aprobados en la solicitud de autorización del Centro o Entidad Avalada, sin aprobación previa del Ministerio.

Parágrafo. Cuando a los Centros se les haya cancelado la autorización de funcionamiento, dicha Entidad y sus representantes legales y administradores quedarán inhabilitados para solicitar nuevamente dicha autorización, por sí mismas o por interpuesta persona, por un término de cinco (5) años.

Artículo 61. Publicación de Sanciones. Las sanciones impuestas por el Ministerio de Justicia y del Derecho a un Centro, una vez en firme, serán publicadas en SICAAC.

CAPÍTULO X

Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia

Artículo 62. Funciones. El Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia tiene como función servir de órgano asesor del Gobierno Nacional en materias de acceso a la justicia y fortalecimiento de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, ya sea en pleno o a través de sus integrantes, cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho así lo solicite. En desarrollo de esta función el Consejo podrá:

1. Hacer las recomendaciones pertinentes para el cumplimiento de las normas sobre el acceso a la justicia y para lograr la eficacia de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

2. Sugerir al Gobierno Nacional las medidas adecuadas para el fortalecimiento de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

3. Asesorar al Gobierno Nacional en el diseño, formulación e implementación de proyectos y planes para el adecuado acceso a la justicia y para el fortalecimiento de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

4. Asesorar, sugerir e instar al Gobierno Nacional en el fortalecimiento e institucionalización de la conciliación, el arbitraje y demás mecanismos de solución alternativa de conflictos.

5. Coadyuvar al Gobierno Nacional a través de las instituciones que hacen parte del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia en la implementación de los pla­nes y proyectos que desarrollen el acceso a la justicia y los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

6. Proponer al Gobierno Nacional leyes y decretos que fortalezcan e impulsen el uso de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

7. Las demás que se consideren necesarias para el cabal cumplimiento del objeto del Consejo.

Artículo 63. Integración. El Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia estará integrado por:

1. El Ministro de Justicia y del Derecho, que podrá delegar en cualquiera de sus Viceministros, quien lo presidirá.

2. El Ministro de Trabajo.

3. El Ministro de Educación o su delegado.

4. El Procurador General de la Nación o su delegado.

5. El Fiscal General de la Nación o su delegado.

6. El Defensor del Pueblo o su delegado.

7. El Presidente del Consejo Superior de la Judicatura o su delegado.

8. El Director del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o su delegado.

9. Dos (2) representantes de los Centros de Conciliación y/o arbitraje.

10. Un (1) representante de los Centros de Conciliación de los consultorios jurídicos de las universidades.

11. Un (1) representante de las casas de justicia.

12. Un (1) representante de los notarios.

Artículo 64. Requisitos para ser representante de Centros de Conciliación. Para ser representante de Centro de Conciliación se necesita cumplir con los siguientes requisitos:

a) El centro al cual pertenece el director no tener sanción del Ministerio de Justicia y del Derecho;

b) El centro al cual pertenece el director debe estar al día con el cumplimiento de obligaciones legales y de los instructivos de línea institucional del Ministerio de Justicia y del Derecho;

c) El director deberá tener un mínimo de experiencia en su cargo de 2 años.

La lista estará conformada por directores de centros de conciliación de entidades públicas y personas jurídicas sin ánimo de lucro.

Artículo 65. Requisitos para ser representante de casas de justicia y notarios. Los coordinadores de casas de justicia y los notarios que deseen postular su candidatura para integrar el Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia, deberán acreditar un mínimo de experiencia en su cargo de dos (2) años.

Artículo 66. Convocatoria y procedimiento para la elección de Consejeros. Para efectos de la postulación de que trata el artículo 46 de la Ley 640 de 2001, se conformará una lista constituida los directores, coordinadores de casas de justicia y notarios según el caso, de acuerdo con el procedimiento que para tal efecto determine el Ministerio de Justicia y del Derecho. Conformadas las respectivas listas y surtido el proceso de elección a que hubiere lugar, el Presidente designará a los representantes de que tratan los numerales 9, 10, 11 y 12 del artículo 65 del presente decreto.

Artículo 67. Periodo. Los representantes indicados en los numerales 9, 10, 11 y 12 del artículo 46 de la Ley 640 de 2001 tendrán un período de dos (2) años.

Artículo 68. Vacancia. Cuando por cualquier circunstancia, la persona que ejerza como representante ante el Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia deje de ejercer el cargo o pierda la vinculación con la entidad que lo designó como su representante ante el Consejo, será reemplazado siguiendo el mismo procedimiento establecido por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Artículo 69. Delegación. Los miembros del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia no podrán delegar su participación en el mismo, con excepción de los representantes estatales. Los delegados deberán enviar la autorización a la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia, con mínimo cinco (5) días de antelación a la reunión correspondiente.

Artículo 70. Retiro de los miembros. Serán causales de retiro de los miembros del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia:

1. La muerte.

2. El retiro voluntario manifestado por escrito.

3. No participar en dos sesiones ordinarias sin excusa.

4. La renuncia, destitución o declaración de insubsistencia del cargo.

5. El incumplimiento de las obligaciones o funciones asignadas.

Parágrafo. El retiro de los integrantes del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia debido a las causales a las que se refieren los numerales 3, 4 y 5 del presente artículo, será decidido por una comisión ad hoc, integrada por tres miembros, uno de los cuales será el Ministro de Justicia y del Derecho o su delegado. Los otros dos integrantes serán nombrados por el Consejo de entre aquellos miembros del mismo sobre los cuales no se estuviere evaluando el retiro. Esta comisión ad hoc se conformará y evaluará el retiro correspondiente, de oficio o a solicitud de dos (2) de los integrantes del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia.

Artículo 71. Ausencias Temporales. Los miembros del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia deberán informar a la Secretaría Técnica sobre aquellas circunstan­cias que exigen su ausencia temporal, la que en todo caso no podrá superar el término de treinta (30) días.

Artículo 72. Presidencia y Secretaría Técnica. La presidencia del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia será ejercida por el Ministro de Justicia y del Derecho o su delegado. La secretaría técnica será llevada por el Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Artículo 73. Funciones de la Presidencia. La Presidencia del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

1. Conjuntamente con la Secretaría Técnica, orientar las labores del Consejo y velar por su ordenado y eficaz funcionamiento.

2. Someter a consideración del Consejo, la suspensión, el levantamiento de la sesión antes del tiempo reglamentario o el aplazamiento del debate sobre el asunto que se esté discutiendo.

3. Las demás que el Consejo le señale.

Artículo 74. Funciones de la Secretaría Técnica. El Secretario Técnico del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia cumplirá las siguientes funciones:

1. Vigilar el cumplimiento de los reglamentos y recomendaciones del Consejo.

2. Elaborar y divulgar las actas de las reuniones del Consejo.

3. Elaborar y divulgar las recomendaciones del Consejo.

4. Citar las reuniones del Consejo, elaborar y llevar el libro de actas.

5. Presentar anualmente un informe de las actividades desarrolladas por el Consejo.

6. Colaborar en el trámite que establece el presente reglamento para la convocatoria y conformación del Consejo.

7. Mantener un directorio actualizado de los integrantes del Consejo.

8. En general, asumir las funciones administrativas que demande la operación de las funciones del Consejo.

9. Las demás que el Consejo o el Presidente le señalen.

Artículo 75. Domicilio y sede. El Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia tendrá como domicilio la ciudad de Bogotá, D. C. y sesionará en las instalaciones del Ministerio de Justicia y del Derecho, o en el lugar que acuerden sus miembros.

Artículo 76. Sesión Plenaria. La Sesión en Plenaria se iniciará después de haberse verificado el quórum, el que existirá con la presencia de por lo menos el cincuenta por ciento (60%) de los integrantes del Consejo, mediante el llamado a lista que hace el Secretario Técnico por orden del Presidente. Si transcurrida media hora desde la señalada para la iniciación de la Sesión no existiere quórum, se entenderá suspendida la Sesión, de lo cual se dejará constancia firmada por el Presidente, el Secretario Técnico y demás miembros asistentes. La nueva reunión se convocará en un plazo no mayor a diez (10) días.

Artículo 77. Invitados. El Consejo podrá invitar, a través de la secretaría técnica, a representantes del sector oficial o privado que tengan injerencia en el asunto a tratar en la Plenaria del Consejo, cuando así lo estime oportuno.

Artículo 78. Actas. De todas las reuniones del Consejo Nacional de Conciliación y Acceso a la Justicia, la Secretaría Técnica dejará constancia en actas que contendrán las recomendaciones, los temas tratados durante la reunión, y las opiniones, comentarios y posiciones adoptadas por cada uno de los miembros del Consejo.

Artículo 79. Aprobación de las actas. La Secretaría Técnica remitirá copia del proyecto de acta a los miembros que hayan participado en la sesión correspondiente, para su revisión, en un plazo no mayor de ocho (8) días contados a partir de la fecha de su celebración. En caso de existir observaciones a dicho proyecto, se notificarán al presidente en un plazo no mayor de dos días hábiles a partir de la fecha de su recepción. De no recibirse observaciones en el plazo señalado, el proyecto de acta será aprobado por el Presidente.

CAPÍTULO XI

Pacto arbitral en contratos de adhesión

Artículo 80. Opción de pacto arbitral. En todo contrato, y en particular, en el de adhesión o contenido predispuesto, se podrá incluir el pacto arbitral como cláusula de opción en los términos del artículo 23 de la Ley 51 de 1918. La estipulación debe ser clara, precisa e informarse explícitamente al celebrarse el contrato.

La parte a cuyo favor se concede la opción de pacto arbitral, podrá aceptarla o rechazarla, y hacerla efectiva con la presentación de la solicitud ante el Centro de Arbitraje para resolver las controversias que se deriven de dicho contrato. La aceptación será expresa, libre, espontánea y en ningún caso impuesta ni se presume por la celebración del negocio jurídico. La falta de aceptación al instante de celebrar el contrato, deja sin valor ni efecto la oferta de pacto arbitral.

Salvo estipulación expresa en contrario, el término de vigencia de la opción es de un (1) año, contabilizado a partir de la celebración del contrato.

Artículo 81. Para el efecto mencionado la oferta de negocio jurídico, cláusula compromisoria, podrá incluir las siguientes condiciones:

1. Materia arbitrable: todas las diferencias que surjan con referencia a la relación de consumo, en cualquiera de sus fases y/o aspectos, originada en el negocio jurídico de adquisición de los bienes o prestación de servicios.

2. Árbitro y decisión: un (1) árbitro designado por el Centro, quien resolverá en derecho.

3. Sede: un Centro de Arbitraje y Conciliación del lugar del domicilio del consumidor, autorizado para el efecto por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

4. Plazo para emitir el fallo: el tribunal arbitral deberá decidir el conflicto en un plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la contestación de la solicitud de arbitraje o de la audiencia de pruebas, en su caso.

5. Trámite:

a) Presentación de la demanda;

b) Designación del árbitro por el Centro, para lo cual tendrá un (1) día hábil, a partir de recibir la demanda;

c) Contestación de la demanda: dos (2) días hábiles a partir de recibir la demanda de parte del Centro;

d) Si fuere necesario presentar pruebas, se remitirán junto con la demanda o contestación. A solicitud de parte se podrá llevar una audiencia virtual, dentro de los tres (3) días siguientes a la contestación, para presentar nuevas pruebas;

e) Decisión: cinco (5) días hábiles a partir del recibo de la contestación o de la audiencia de pruebas, en su caso;

f) El tribunal no tendrá secretario. No habrá lugar a conciliación ni a audiencia de alegatos;

g) El árbitro que, conforme a las reglas del deber de información tenga alguna circunstancia para manifestar, deberá abstenerse de aceptar el encargo, caso en el cual el mismo día de la designación así lo manifestará y será reemplazado por el Centro al día siguiente;

h) Para la demanda, la contestación y el laudo, se utilizarán los formatos que el Centro deberá tener a disposición de los usuarios del sistema, en la respectiva página web;

i) El trámite se adelantará por vía virtual.

6. Costo: el valor del trámite se ceñirá a las tarifas del Centro, aprobadas por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

7. Direcciones de las partes: indicación de la dirección electrónica del domicilio del comerciante o empresario y del consumidor.

El destinatario de la oferta de pacto arbitral, podrá o no aceptarla, caso este último en que deberá hacerlo de manera expresa. La no aceptación al momento de celebrar el negocio jurídico, deja sin valor ni efecto de la oferta de pacto arbitral.

CAPÍTULO XII

Disposiciones finales

Artículo 82. Régimen de transición. Los Centros que se encuentren en funcionamiento, se regirán por lo previsto en el presente decreto a partir de su entrada en vigencia, y tendrán un término de seis (6) meses para modificar, en lo pertinente, su Reglamento y ajustar sus condiciones a lo aquí previsto, so pena de que su autorización sea cancelada.

A partir de la entrada en vigencia de este decreto los conciliadores no podrán atender nuevas solicitudes de conciliación por fuera de las instalaciones del Centro. Los trámites conciliatorios iniciados con anterioridad a la entrada en vigencia de este decreto concluirán de acuerdo con el régimen anterior.

Las Entidades Avaladas para formar conciliadores antes de la entrada en vigencia del presente decreto, deberán ajustar su plan de estudios, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de su promulgación.

El Ministerio de Justicia y del derecho contará con un año, contado a partir de la expedición de este decreto, para puesta en funcionamiento del Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC), fecha a partir de la cual entran en vigencia las normas relacionadas con el mismo.

Artículo  83. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en particular los Decretos 30 de 2002, 3626 de 2007, 3756 de 2007, 314 de 2007, 4089 de 2007, y las Resoluciones 1342 de 2004 y 2987 de 2007 expedidas por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 27 de agosto de 2013.

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN

La Ministra de Justicia y del Derecho,

Ruth Stella Correa Palacio.

NOTA: Publicado en el Diario Oficial 48895 de agosto 27 de 2013