Ver la Resolución de la secretaría de Educación 8834 de 2001 Ver el Decreto Nacional 1857 de 1994

Artículo 1°. Los Fondos de Servicios Educativos. Los Fondos de Servicios Educativos como mecanismo presupuestal de las Instituciones Educativas Estatales, han sido dispuestos por la ley, para la adecuada administración de sus rentas e ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento, e inversión, distintos a los de personal.

Parágrafo. Las entidades territoriales definirán y determinarán los Establecimientos Educativos Estatales que dispondrán de Fondo de Servicios Educativos, y cuáles deben asociarse para ello, y las formas de administración de los mismos.

Artículo 2°. Recursos de los Fondos de Servicios Educativos. Los Fondos de Servicios Educativos podrán estar financiados con recursos de la Nación, de las entidades territoriales, de las entidades oficiales, de los vinculados por los particulares para favorecer a la comunidad, de los producidos por la venta de los servicios que presta el establecimiento educativo, siempre y cuando estén destinados a financiar gastos distintos de los de personal. En la administración y ejecución de estos recursos los establecimientos educativos estatales, a través de su respectivo consejo directivo y del rector o director, deberán sujetarse a lo dispuesto en el presente decreto, y demás disposiciones pertinentes.

Parágrafo. Los recursos de Ley 21 de 1982 podrán ser girados por el Ministerio de Educación Nacional a las entidades territoriales mediante convenio, en cuyo caso se incorporarán en su respectivo presupuesto, o ser girados directamente a los establecimientos educativos estatales para ser manejados a través de los Fondos de Servicios Educativos. En este último caso la ejecución y contratación de dichos recursos por parte del rector o director de la institución, se sujetará a la destinación y orientaciones que para el efecto expida el mencionado Ministerio.

Ver el Fallo del Consejo de Estado 125 de 2011

Artículo 3°. Presupuesto Anual del Fondo de Servidos Educativos. Es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de rubros, e inversión a nivel de proyectos, para la correspondiente vigencia fiscal en las instituciones educativas oficiales.

Parágrafo. Corresponde al rector o director del establecimiento educativo, antes del inicio de la vigencia fiscal, elaborar el proyecto de presupuesto y sus correspondientes modificaciones, teniendo en cuenta el desarrollo del plan operativo y el proyecto educativo institucional. La aprobación del proyecto de presupuesto y sus modificaciones queda a cargo del Consejo Directivo mediante Acuerdo.

El presupuesto contendrá la totalidad de los ingresos, tanto los generados por la institución como los transferidos por las entidades públicas, así como la totalidad de los gastos.

Artículo 4°. Presupuesto de ingresos. Contendrá la totalidad de los ingresos que por cualquier concepto reciba el establecimiento educativo estatal y se clasificará en grupos con sus correspondientes fuentes de ingresos, de la siguiente manera:

1. Ingresos operacionales. Son ingresos operacionales las rentas o fuentes de ingresos públicos o privados de que dispone o puede disponer regularmente y sin intermitencia el Fondo de Servicios Educativos del establecimiento, los cuales se obtienen por la utilización de los recursos de la institución en la prestación del servicio educativo (docencia, extensión e investigación) o por la explotación de bienes o servicios del establecimiento.

2. Transferencias de recursos públicos. Son recursos financieros girados directamente a los Fondos de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales por las entidades públicas de cualquier orden.

3. Recursos de capital. Son aquellas rentas que el establecimiento obtiene eventualmente por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones en efectivo u otros, bien sea directamente o a través de la correspondiente entidad territorial y que deben ser administrados a través del Fondo de Servidos Educativos.

Parágrafo. Los rendimientos financieros que se obtengan con recursos de los Fondos forman parte del mismo.

Artículo 5°. Presupuesto de gastos o apropiaciones. Contendrá las apropiaciones, gastos o erogaciones, que requiera el establecimiento educativo estatal para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional demande. Debe guardar estricto equilibrio con el Presupuesto de Ingresos.

Parágrafo 1°. Las transferencias o giros que las entidades territoriales efectúen a los establecimientos educativos estatales, no podrán ser comprometidos por el rector o director hasta tanto no se reciban los recursos en las cuentas del respectivo establecimiento.

Parágrafo 2°. Los ingresos obtenidos con destinación específica, deberán destinarse únicamente para lo que fueron aprobados por las entidades que asignaron el recurso.

Artículo 6°. Flujo de caja. Es el instrumento mediante el cual se hace la programación anual mensualizada del presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, definiendo mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden ordenar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los requerimientos del plan operativo. No se podrán adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorería.

Artículo 7°. Manejo de Tesorería. Las cuentas mediante las cuales el establecimiento educativo administre los recursos del Fondo de Servidos Educativos, se abrirán a nombre del respectivo Fondo, y deberán ser autorizadas por la entidad territorial y su manejo se efectuará de acuerdo con las normas de tesorería de la entidad territorial.

Artículo 8°. Adiciones presupuéstales. Todo nuevo ingreso que perciba la institución y que no esté contemplado en el presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, será objeto de una adición presupuestal mediante acuerdo del Consejo Directivo. En este acuerdo se deberá especificar el origen de los recursos y la distribución del nuevo ingreso en los rubros del presupuesto de gastos o apropiaciones.

Para adicionar el presupuesto en cuantía superior al 20% se deberá contar con autorización de la respectiva Secretaría de Educación u organismo que cumpla sus veces.

Parágrafo. Para la adición de los recursos de Ley 21 de 1982, solo se requiere informar a la Secretaria de Educación u organismo que cumpla sus veces.

Artículo 9°. Ejecución por fuera del Presupuesto. Los rectores o directores no podrán asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de caja del Fondo de Servicios Educativos o que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorería. En consecuencia, el rector o director no podrá contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible.

En caso de ser necesario y existiendo la disponibilidad, se efectuarán las modificaciones pertinentes al presupuesto, a través del Consejo Directivo.

Artículo 10. Funciones del Consejo Directivo. En relación con el Fondo de Servicios Educativos el Consejo Directivo cumplirá las siguientes funciones:

a) Analizar, introducir ajustes pertinentes y aprobar mediante Acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos a partir del proyecto presentado por el rector o director;

b) Definir la administración y manejo del Fondo en concordancia con el artículo 7° del presente decreto y hacer seguimiento y control permanente al Flujo de Caja ejecutado.

c) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como también los traslados presupuéstales que afecten el acuerdo anual del presupuesto;

d) Aprobar los estados financieros del Fondo de Servicios Educativos de la respectiva institución, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes.

e) Reglamentar los procedimientos presupuéstales, las compras, la contratación de servicios personales, el control interno, el manejo de inventarios y el calendario presupuestal, con sujeción a las normas vigentes;

f) Determinar los actos y contratos que requieran su autorización expresa, cuando no sobrepasen los veinte (20) salarios mínimos mensuales vigentes y reglamentar sus procedimientos, formalidades y garantías, cuando lo considere conveniente. Para los de cuantías superiores se aplicarán las reglas del estatuto de contratación vigente;

g) Establecer mecanismos de control para el funcionamiento del Fondo de Servicios Educativos;

h) Determinar la forma de realización de los pagos y de los recaudos del Fondo de Servicios Educativos de la institución.

Artículo 11. Funciones de los rectores o directores. En relación con el Fondo de Servicios Educativos, los rectores o directores de los establecimientos educativos cumplirán las siguientes funciones:

a) Elaborar el proyecto anual del presupuesto del Fondo de Servicios Educativos de la respectiva Institución, según el nivel de desagregación señalado en el artículo cuarto del presente decreto, y presentarlo para aprobación al Consejo Directivo;

b) Elaborar el Flujo de Caja del Fondo estimado mes a mes, hacerle los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos cada tres meses al Consejo Directivo;

c) Elaborar los proyectos de adición presupuestal debidamente justificados y presentarlos, para aprobación, al Consejo Directivo, así como también los proyectos relacionados con los traslados presupuestales;

d) Celebrar los contratos, suscribir los actos y ordenar los gastos, con cargo a los recursos del Fondo, de acuerdo con el Flujo de Caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal, y de tesorería;

e) Firmar los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin;

f) Efectuar la rendición de cuentas en los formatos y fechas establecidos por los entes de control;

g) Publicar en un lugar de la Institución, visible y de fácil acceso, el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos, con la periodicidad que indique el Consejo Directivo.

h) Presentar un informe de ejecución presupuestal al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la entidad territorial que tiene a su cargo el establecimiento educativo estatal, incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere.

Artículo 12. Contabilidad. Todos los establecimientos educativos estatales deben llevar contabilidad de acuerdo con las normas vigentes.

Artículo 13. Control y Asesoría. Corresponde a las respectivas entidades territoriales ejercer el control interno de los Fondos de Servicios Educativos. Igualmente, las entidades territoriales deberán ejercer la asesoría financiera, presupuestal y contable de las Instituciones Educativas Estatales, de acuerdo con las normas vigentes.

Las entidades territoriales deberán registrar en su contabilidad los movimientos financieros de los Fondos de Servicios Educativos, de acuerdo con las disposiciones vigentes que regulan la materia.

Artículo 14. Publicidad. Con el fin de garantizar los principios de moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, los rectores y consejos directivos de los establecimientos educativos estatales, llevaran a cabo las siguientes funciones:

a) Rendir cuentas a los entes de control en las fechas que ellos determinen, según competencias, y en todo caso, con una periodicidad no mayor de tres meses;

b) Enviar copia al inicio de cada vigencia fiscal del acuerdo anual del presupuesto del Fondo, debidamente numerado, fechado y aprobado por el consejo directivo, a la secretaría de educación o la entidad que haga sus veces en la entidad territorial a la cual pertenezca el establecimiento educativo;

c) Publicar en un lugar de la Institución, visible y de fácil acceso, el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos, con la periodicidad que indique el Consejo Directivo, en desarrollo de lo ordenado por el artículo 13 de la Ley 715 de 2001;

d) Presentar un informe de ejecución presupuestal al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la entidad territorial que tiene a su cargo el establecimiento educativo estatal, incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere.

Artículo 15. Contratación. Los rectores o directores que administren Fondos de Servicios Educativos, aplicarán las normas del estatuto contractual vigente cuando la cuantía supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Artículo 16. Transitorio. Mientras las entidades territoriales definen y determinan los establecimientos educativos estatales que dispondrán de Fondos de Servicios Educativos, las formas de administración de los mismos y las reglamentaciones especiales sobre su funcionamiento, los rectores de los establecimientos que cuenten con Fondo de Servicios Docentes podrán seguir administrando los recursos de los establecimientos educativos, ajustándose a los parámetros y principios señalados en la Ley 715 de 2001.

Artículo 17. Vigencia y derogación. Este decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones y normas que le sean contrarias.