1. El artículo 74 de la constitución Nacional dispone que "todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley".

    

2. El artículo 12 de la Ley 57 de 1985, más general que la norma constitucional porque se refiere a todo documento, ordena que toda persona puede consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a obtener copia de los mismos, "siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional".

    

3. El parágrafo, del artículo 19 ibídem prevé que "si un documento es reservado el secreto se aplicará exclusivamente a dicho documento y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio".

    

4. Por su parte, el artículo 20 de la citada Ley dispone que "el carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo" (subrayado fuera de texto).

    

5. De conformidad con lo previsto por la regla 5a., del artículo 30 del Decreto-Ley 222 de 1983, las propuestas y todos lo documentos que los acompañen deben entregarse en sobres cerrados los cuales se deben depositar en una urna triclave y sólo hasta cuando se venza el término de la licitación esta urna se puede abrir para examinar los documentos que la conforman.

    

6. La Ley 80 de 1993, que regula los contratos estatales, no previó esa clase de reserva de las propuestas, que tenía como fundamento evitar que los proponentes actuaran con deslealtad.

    

7. De otra parte, el numeral 4 del artículo 24 de la mencionada Ley, establece que "las autoridades expedirán a costa de aquellas personas que demuestren interés legítimo, copias de las actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios". Norma que recoge lo señalado en el artículo 3 del Decreto 837 de 1989, pero esta disposición limitaba la expedición de copias de documentos de las propuestas sólo a aquellas que no tenían el carácter de reservados de acuerdo con la Constitución y la Ley.

    

8. Según lo preceptuado por los numerales 2 y 3 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 las personas interesadas en los procesos contractuales pueden conocer y controvertir los conceptos y las decisiones que tomen las entidades públicas, y para ello pueden examinar los expedientes que, según esta norma, son públicos.

    

9. Sin embargo, el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 mantiene la reserva existente en cuanto a patentes, procedimientos y privilegios.

    

10. Ahora bien, en cuanto a las patentes se refiere las diligencias preliminares para obtenerlas son reservadas mientras que la autoridad competente hace público el expediente de patente; una vez efectuadas la publicación, el expediente será público y podrá ser consultado por otras personas distintas al interesado.

     

11. Una vez otorgada la patente, su titular tiene el derecho a impedir que terceros exploten o se beneficien del invento patentado sin su permiso o consentimiento, el cual se legaliza a través de la figura de la licencia (decisión 313 sobre régimen Común de Propiedad Industrial, de la Comisión del Acuerdo de Cartagena, artículos 24, 39 y s.s.).

     

12. De manera que, en principio, las patentes son reservadas porque precisamente a través de ellas se protegen los intereses del inventor y, por ese motivo, la patente debe describir minuciosamente la inversión amparada, para que las personas distintas al titular tengan certeza sobre su naturaleza y características.

     

13. Sin embargo, la Ley pude disponer que se mantenga reserva sobre algunas patentes o privilegios, caso en el cual dicha disposición prevalecería sobre cualquiera otra de carácter general.

     

14. Desde el punto de vista jurídico tiene relevancia el concepto de reservado; éste consiste en que el ordenamiento normativo dispone que algún documento se conserve en secreto, bajo la condición de mantenerlo fuera de la publicidad, de exclusivo conocimiento de los directos interesados y excepcionalmente del Estado.

Mientras que el concepto de confidencial no tiene trascendencia jurídica, es importante en el medio privado y depende de la voluntad de las personas; por lo mismo, no puede alegarse como derecho o privilegio, sino sólo cuando la Constitución o la Ley da al documento carácter de reservado.

Con base en las anteriores consideraciones, la Sala responde los interrogantes formulados por el señor Secretario General de la Presidencia de la República:

1.- De conformidad con los Decretos 222 de 1983 y 837 de 1989 y la Ley 57 de 1985, las entidades públicas deben abstenerse de entregar copia o permitir examinar documentos que tengan el carácter de reservado por disposición Constitucional o legal. De manera que aquellos que el proponente señala como confidenciales no gozan de dicho privilegio, porque éste solo puede originarse en la Constitución o en la Ley,

a. Así, las entidades públicas deben abstenerse de entregar copias o de permitir revisar documentos de una oferta sólo cuando en virtud de expresa disposición constitucional o legal éstos tengan carácter reservado.

b.La entidad pública puede entregar copia de información técnica de carácter inédito contenida en una propuesta si ella no goza de reserva ordenada por la Constitución y la Ley.

c. No puede entregar copia de las declaraciones de renta en reemplazo de estados financieros porque contiene el carácter de reservadas según el artículo 583 del Estatuto Tributario, salvo que el contribuyente -proponente dé su autorización previa y por escrito.

d. Las entidades públicas pueden entregar copia o permitir examen de todos los documentos que conformen una propuesta presentada en una licitación o concurso público, con excepción de aquéllas que tengan el carácter reservados de acuerdo con la Constitución o la Ley.

2,- La Ley 80 de 1993 modificó el régimen contractual anterior en cuanto atañe a la reserva de documentos, al establecer que el registro de proponentes será público y por tanto cualquier persona podrá solicitar que se le expidan certificaciones, copias y aún proponer acción contra los correspondiente registros (artículo 22). Sin embargo, el artículo 24, ordinal 4, mantiene "la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios.

En los anteriores términos queda absuelta la consulta formulada por el señor Secretario Jurídico de la Presidencia de la República.