Artículo 1°. Instrumentos de focalización. Los instrumentos de focalización del gasto social son herramientas estadísticas y técnicas que permiten identificar y clasificar los potenciales beneficiarios de los programas de gasto social.

El Conpes Social definirá, cada tres años, los criterios e instrumentos para la determinación, identificación y selección de potenciales beneficiarios, así como, los criterios para la aplicación del gasto social por parte de las entidades territoriales.

La identificación de los potenciales beneficiarios realizada de acuerdo con los criterios e instrumentos mencionados, permite la selección y asignación de subsidios con base en las condiciones socioeconómicas que deben tenerse en cuenta para la aplicación del gasto social, pero no otorga, por sí sola, el acceso a los programas respectivos. El ingreso a cada uno de los programas estará sometido a las reglas particulares de selección de beneficiarios y asignación de beneficios que sean aplicables a cada programa social.

Artículo 2°. Aplicación de los instrumentos. De conformidad con lo previsto en el artículo 24 de la Ley 1176 de 2007, los instrumentos de focalización son de obligatoria aplicación para las entidades territoriales y para las entidades públicas del orden nacional que diseñen y ejecuten programas de gasto social.

Las entidades mencionadas deberán definir la forma en que aplicarán los criterios e instrumentos para la focalización, contemplando además los criterios de egreso o cesación de la condición de beneficiarios de los programas que, en función de los objetivos e impactos perseguidos, resulten pertinentes.

Artículo 3°. Principios orientadores. Los instrumentos de focalización se orientarán por los principios de transparencia, igualdad y publicidad de la información que no goce de protección constitucional o reserva legal, así como los demás principios que rigen la función administrativa. En el desarrollo de los instrumentos de focalización deberá garantizarse que sobre las bases de datos que forman parte de los mismos, se aplicarán los principios constitucionales y legales que rigen la administración de datos personales.

La inclusión de datos personales en las bases de datos de los instrumentos de focalización debe ser oportuna y en condiciones de igualdad. En consecuencia, las personas naturales tienen derecho a ser encuestadas, a que sus datos sean oportunamente procesados y a recibir información cierta y oportuna mediante canales de comunicación regulares y públicos. La oportunidad en el procesamiento y en la comunicación de la información contenida en las bases de datos de los instrumentos de focalización se someterá a las condiciones de periodicidad que para el efecto establezca el Departamento Nacional de Planeación.

La decisión de incluir preguntas o variables en la ficha de clasificación socioeconómica, instrumento de captura de la información y las variables asociadas al hogar, deberá estar justificada en función de los procesos asociados con la focalización del gasto social.

Todas las personas incluidas en las bases de datos de los instrumentos de focalización tienen el derecho de conocer, actualizar, solicitar y obtener la corrección de algún dato que les concierne. La actualización de la información se realizará ante la entidad territorial respectiva, de acuerdo a los procesos definidos por el Departamento Nacional de Planeación.

Los instrumentos de focalización son neutrales frente a las personas y frente a los programas sociales. En consecuencia, los instrumentos de focalización no son responsables de la asignación de beneficios en los programas sociales para los cuales son utilizados.

Artículo 4°. Condiciones de inclusión en las bases de datos. Cualquier persona natural puede solicitar la inclusión en las bases de datos. Para el efecto, deberá suministrar la información requerida para el diligenciamiento de la ficha de clasificación socioeconómica en su municipio de residencia habitual.

Los registros en la base de datos pueden ser de tres tipos:

a) Registro validado: Es aquel registro que permanece con el puntaje y el nivel correspondiente en la base de datos luego de superar todos los procesos de depuración y controles de calidad.

b) Registro suspendido: Corresponde a los registros glosados, es decir aquellos que por los procesos de depuración y controles de calidad permanecen en la base pero, por presentar alguno de los casos referidos en el artículo 5° del presente decreto, deben reunir soportes para no ser excluidos. La suspensión de un registro no constituye una sanción y, por sí sola, no afecta el acceso a los programas a los cuales haya accedido la persona en concordancia con lo dispuesto en el inciso 3° del artículo 1° del presente decreto.

c) Registro excluido: Son los registros que no permanecen en la base en razón de los procesos de depuración y controles de calidad de la misma, después de haber cumplido con el debido proceso a que se refiere el artículo 6° del presente decreto.

Artículo 5°. Suspensión de la base de datos. La entidad territorial o el Departamento Nacional de Planeación suspenderán temporalmente los registros incluidos en las bases de datos en los siguientes casos:

a) Cuando existan indicios serios que permitan inferir que la información suministrada para el diligenciamiento de la ficha de clasificación socioeconómica es inexacta o inconsistente. Los indicios de que trata esta disposición podrán provenir, entre otros, de información directa obtenida por la entidad territorial y de los cruces de información realizados por el Departamento Nacional de Planeación, de acuerdo con el artículo 9° de presente decreto;

b) Cuando no haya sido posible actualizar la información de la ficha de clasificación socioeconómica, siempre y cuando la entidad territorial haya utilizado mecanismos públicos de convocatoria de las personas cuya información requiere actualizar, conforme a lo previsto en el Código Contencioso Administrativo.

Artículo 6°. Exclusión de la base de datos. En el caso previsto en el literal a) del artículo anterior, una vez efectuada la suspensión, la entidad territorial procederá a comunicar a la persona el inicio de una actuación administrativa de oficio, en los términos del artículo 28 del Código Contencioso Administrativo, con el propósito de establecer de manera definitiva la inexactitud o inconsistencia de la información suministrada para la elaboración de la ficha de clasificación socioeconómica. En la comunicación respectiva se informará a la persona acerca del origen de la suspensión y de la posibilidad que tiene para presentar pruebas y ejercer su defensa, estableciendo un término prudencial para ejercerlo, en los términos del artículo 35 del Código Contencioso Administrativo. De la misma forma procederá la entidad territorial una vez reciba la información sobre registros suspendidos efectuada por el Departamento Nacional de Planeación.

Cuando se determine, como resultado de la actuación administrativa, que la información fue inexacta o inconsistente, y dicha inexactitud o inconsistencia fuere relevante para la clasificación, el acto de la entidad territorial que resuelva dicha actuación ordenará la exclusión de la persona de la base de datos.

En el caso previsto en el literal b) del artículo anterior, procederá la exclusión de las bases de datos por parte de la entidad territorial, cuando pasados nueve (9) meses después de la suspensión, no haya sido posible la actualización de la información de la ficha de clasificación socioeconómica y se hayan agotado los mecanismos de publicidad previstos.

El acto de la entidad territorial que ordene la exclusión deberá estar debidamente motivado. Así mismo, deberá ser notificado en los términos previstos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo y contra él procederán los recursos previstos en la ley en el efecto suspensivo.

Las personas que hayan sido excluidas de las bases de datos podrán solicitar, en cualquier momento, su reincorporación, sometiéndose en todo caso a los procedimientos previstos para el efecto en las disposiciones vigentes.

Parágrafo. Las autoridades administrativas territoriales deberán dar estricto cumplimiento a los procedimientos y plazos aquí previstos. En caso de incumplimiento, el Departamento nacional de Planeación informará semestralmente a los organismos de control.

Artículo 7°. Organización, implantación y administración. La organización, implementación, administración, mantenimiento y actualización de los instrumentos de focalización estará a cargo del representante legal de la respectiva entidad territorial o del servidor público en el cual este delegue mediante el acto administrativo correspondiente.

Artículo 8°. Funciones del Departamento Nacional de Planeación. El Departamento Nacional de Planeación - Dirección de Desarrollo Social, realizará la coordinación y supervisión de la organización, administración, implementación, mantenimiento y actualización de las bases de datos que conforman los instrumentos del sistema de identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales.

En tal sentido, el Departamento Nacional de Planeación - Dirección de Desarrollo Social, dictará los lineamientos necesarios para la implementación y operación de las bases de datos, realizará el diseño de las metodologías y la consolidación de la información a nivel nacional de los instrumentos de selección de potenciales beneficiarios antes referidos.

También corresponde al Departamento Nacional de Planeación, la definición y el diseño de las fichas de clasificación socioeconómicas requeridos para la recopilación de la información.

Artículo 9°. Cruces de información. El Departamento Nacional de Planeación podrá celebrar convenios o acuerdos con entidades públicas y privadas para el cruce de la información que sea útil para los propósitos de los objetivos de los instrumentos de focalización.

En todos los convenios que se celebren para este propósito, deberán incluirse cláusulas que garanticen la reserva de la información que goce de protección constitucional o legal.

En ningún caso la información objeto de cruce podrá ser utilizada para propósitos comerciales o de servicios.

Artículo 10. Suspensión de la actualización de las bases de datos. En ejercicio de la facultad prevista en el artículo 24 de la Ley 1176 de 2007, y con el objetivo de garantizar la efectividad de los instrumentos de focalización, el Departamento Nacional de Planeación ordenará la suspensión temporal y preventiva de la actualización de las bases de datos que forman parte de los instrumentos de focalización en aquellas entidades territoriales en las que existan circunstancias que afectan los principios orientadores de los instrumentos de focalización.

La decisión se adoptará mediante acto administrativo motivado en el cual se indicarán las razones que justifican la suspensión y el período de duración de la misma.

Artículo 11. Reserva de la ficha de clasificación. La ficha de clasificación socioeconómica, en cuanto contenga información alusiva a datos individuales, tiene carácter reservado, y por lo tanto no podrá darse a conocer al público o a las entidades u organismos públicos o privados. Unicamente bajo los convenios o acuerdos de que trata el artículo 9° del presente decreto podrá suministrarse información alusiva a datos individuales, con la garantía de la reserva de la información respectiva.

Artículo 12°. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.