*20246000421651*

Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20246000421651

Fecha: 18/06/2024 07:37:56 p.m.

Bogotá D.C.

REF: ACCESO A LA INFORMACIÓN. Reserva. Protección de datos personales. RAD. 20249000411912 del 17 de mayo de 2024.

Por medio del presente, en atención al radicado de la referencia, en el cual consulta: “ Me dirijo a usted con el fin de solicitar información de lo siguiente: 1. Si los ciudadanos tenemos derecho a información de cuanto es el salario de los funcionarios públicos, por favor citar la norma que lo reglamenta 2. Si los ciudadanos tenemos derecho a información de si los salarios, liquidaciones, prestaciones sociales de los funcionarios públicos son pagados en las fechas establecidas, por favor citar la norma que lo reglamenta 3. Si los ciudadanos tenemos derecho a información sobre los funcionarios públicos, si las fecha y el valor de liquidación por un cargo desempeñado fue pagado en las fechas establecidas 4. si los ciudadanos tenemos derecho de saber si un alcalde se tomó una incapacidad, aclaro no es saber el motivo de la incapacidad ni su historia clínica, si no saber si paso al área de recursos humanos que estaba incapacitado, o si tomo los días de incapacidad y no la radico todo con el fin de evitar los descuentos de ley, por favor enviar la norma” , me permito manifestarle lo siguiente:

De conformidad con el Decreto 430 de 2016¹ , este Departamento Administrativo tiene como objeto el fortalecimiento de las capacidades de los servidores públicos y de las entidades y organismos del Estado, su organización y funcionamiento, el desarrollo de la democratización de la gestión pública y el servicio al ciudadano, mediante la formulación, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas, la adopción de instrumentos técnicos y jurídicos, la asesoría y la capacitación.

No obstante, a efectos de atender los cuestionamientos planteados, resulta pertinente citar las siguientes disposiciones:

El artículo 23 de la Constitución Política establece:

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

Así mismo, que la Ley 1437 de 2011² , sustituida por la Ley 1755 de 2015 consagra:

“ARTÍCULO 13. Objeto y modalidades del derecho de petición ante autoridades. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma.

Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá solicitar: el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o funcionario, la resolución de una situación jurídica, la prestación de un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos.

El ejercicio del derecho de petición es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado, o de persona mayor cuando se trate de menores en relación a las entidades dedicadas a su protección o formación.

ARTÍCULO 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:

1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

PARÁGRAFO. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.”

“ARTÍCULO 24. Informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:

(...)

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.

(...)

PARÁGRAFO. Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los numerales 3, 5, 6 y 7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información.

(...) ARTÍCULO 30. Peticiones entre autoridades. Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos a otra, esta deberá resolverla en un término no mayor de diez (10) días. En los demás casos, resolverá las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 14.

ARTÍCULO 31. Falta disciplinaria. La falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas de que trata esta Parte Primera del Código, constituirán falta para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con el régimen disciplinario.” (Negrilla por fuera del texto original)

Por otra parte, en lo que se refiere al derecho de acceso a la información pública, la Ley 1712 de 2014³ , establece:

ARTÍCULO 2. Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley.

ARTÍCULO 3. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.

(...)

Artículo 21. Divulgación parcial y otras reglas. En aquellas circunstancias en que la totalidad de la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción contenida en la presente ley, debe hacerse una versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable. La información pública que no cae en ningún supuesto de excepción deberá ser entregada a la parte solicitante, así como ser de conocimiento público. La reserva de acceso a la información opera respecto del contenido de un documento público pero no de su existencia.

Ninguna autoridad pública puede negarse a indicar si un documento obra o no en su poder o negar la divulgación de un documento, salvo que el daño causado al interés protegido sea mayor al interés público de obtener acceso a la información.

Las excepciones de acceso a la información contenidas en la presente ley no aplican en casos de violación de derechos humanos o delitos de lesa humanidad, y en todo caso deberán protegerse los derechos de las víctimas de dichas violaciones.

ARTÍCULO 28. Carga de la prueba. Le corresponde al sujeto obligado aportar las razones y pruebas que fundamenten y evidencien que la información solicitada debe permanecer reservada o confidencial. En particular, el sujeto obligado debe demostrar que la información debe relacionarse con un objetivo legítimo establecido legal o constitucionalmente. Además, deberá establecer si se trata de una excepción contenida en los artículos 18 y 19 de esta ley y si la revelación de la información causaría un daño presente, probable y específico que excede el interés público que representa el acceso a la información

ARTÍCULO 29. Responsabilidad Penal. Todo acto de ocultamiento, destrucción o alteración deliberada total o parcial de información pública, una vez haya sido objeto de una solicitud de información, será sancionado en los términos del artículo 292 del Código Penal.” (Negrilla por fuera del texto original)

De acuerdo con lo hasta aquí expuesto, se encuentra que: i) El derecho de petición de información, como una expresión del derecho de petición, hace referencia a la facultad que tienen las personas de solicitar y obtener acceso a la información o documentos relativos a la acción de las autoridades; ii) Toda la información en poder de autoridades, se presume pública, en consecuencia de lo cual, dichas autoridades están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma; iii) Solo tienen carácter reservado, las informaciones y documentos que de manera expresa hayan sido sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley; iv) Cuando quiera que se niegue el acceso a la información, le corresponde a la autoridad que así lo decida, exponer las razones y pruebas que fundamenten y evidencien que la información solicitada debe permanecer reservada o confidencial; v) Cuando se soliciten documentos públicos que contengan Datos Personales privados y sensibles, las entidades estatales deben crear una “versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable” dando acceso a tales documentos, pero de forma limitada, con el fin de proteger los derechos de los Titulares de los datos que aparecen en el documento público; vi) La negación o el retraso en la entrega de la información que deba ser suministrada, constituye falta disciplinaria que puede dar lugar a la imposición de sanciones, sin perjuicio de las consecuencias en materia penal que de dicha falta se puedan derivar.

De conformidad con lo anterior, y dando respuesta su consulta, esta Dirección Jurídica manifiesta que, el derecho de acceso a la información es un principio fundamental que garantiza a los ciudadanos el acceso a documentos e informaciones de carácter público. Sin embargo, este derecho no es absoluto y presenta ciertas limitaciones establecidas por la Constitución Política o la ley. En este sentido, solo aquellas informaciones y documentos que han sido sometidos expresamente a reserva pueden considerarse confidenciales.

En este orden de ideas, será la entidad quien determine cual información puede brindar y en el caso que la entidad decida negar el acceso a una información solicitada, estará obligada a justificar su decisión. Es decir, deberá exponer las razones y presentar las pruebas que fundamenten la necesidad de mantener dicha información en reserva o confidencialidad. Esta medida busca asegurar la transparencia y la justificación de cualquier restricción al derecho de acceso a la información pública.

Por otro lado, cuando se solicitan documentos públicos que contienen datos personales privados y sensibles, las entidades estatales deben adoptar un enfoque que proteja los derechos de los titulares de esos datos. Esto implica crear una versión pública del documento que mantenga la reserva únicamente de la información indispensable, permitiendo así el acceso a la información, pero de manera limitada. De esta forma, se equilibra el derecho a la información con la protección de la privacidad y los datos personales de los empleados mencionados en los documentos públicos.

Para más información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público y aplicables a su consulta, me permito indicar que en el link http://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica y los decretos salariales que fijan las asignaciones de todos los empleados públicos

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

Proyectó: Daniela Avila

Reviso: Maia Borja.

 Aprobó: Armando López C.