Se hace preciso que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional cuenten con los archivos ajustados y actualizados conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos y a las pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos adoptados en la materia por el Archivo General de la Nación.

Para tal efecto es necesario, reiterar a los Secretarios Generales o quien haga sus veces de la entidades u organismos destinatarios de la presente circular, la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y que además son responsables de su organización y debida conservación física, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

Para el cabal cumplimiento de la función archivística, resulta fundamental la aplicación de todas las medidas de organización, preservación y control de archivos, así como de las Tablas de Retención Documental, herramienta que debe acompañar todos los procesos de la gestión de documentos y cuya elaboración y adopción es obligatoria para las entidades del Estado.

Debe tenerse en cuenta que el incumplimiento de los deberes de los servidores públicos, podrá enmarcarse dentro del incumplimiento de las prohibiciones previstas en la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario.

El Archivo General de la Nación reitera la voluntad de colaboración para el logro de los objetivos previstos en el artículo 4 de la Ley 594 de 2000 y en ejercicio de las facultades de inspección y vigilancia que le otorga la mencionada Ley, realizará visitas de inspección a las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional durante las siguientes semanas, para verificar el cumplimiento de las obligaciones citadas, y en especial respecto del manejo archivístico de las hojas de vida de los servidores públicos de las respectivas entidades.

Atentamente,

C.C. Director Departamento Nacional de Planeación . Dr. Santiago Montenegro Trujillo.

Directora Programa de la Renovación de la Administración Pública . Dra. Claudia Jiménez Jaramillo.

Secretario Jurídico de la Presidencia . Dr. Camilo Ospina Bernal