La política de Rendición de Cuentas en el marco del MIPG
Uno de los propósitos del MIPG es que las entidades tengan claro su horizonte a corto y mediano, con el objetivo de que se focalicen los procesos de gestión en la consecución de resultados que permitan garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y atender los problemas de los ciudadanos.
Teniendo en cuenta que el MIPG busca facilitar la gestión de las entidades y orientarla hacia el logro de resultados, mediante la tercera dimensión del Modelo, Gestión con Valores para Resultados, busca poner en marcha las trayectorias de implementación de políticas definidas en la dimensión de Direccionamiento Estratégico.
Así las cosas, la Gestión con Valores para Resultados agrupa un conjunto de políticas, prácticas e instrumentos que tienen como propósito permitirle a la organización llevar a cabo aquellas actividades que la conduzcan a lograr los resultados propuestos, así como materializar las decisiones de su planeación institucional.
Para concretar las decisiones tomadas en el proceso de planeación institucional, esta dimensión aborda los aspectos más importantes que debe atender una organización para cumplir con las funciones y competencias que le han sido asignadas por mandato legal, por ejemplo aquellas políticas orientadas a mejorar la relación del Estado con los ciudadanos.
Estas políticas tienen como objetivo permitirle a las entidades mantener una constante y fluida interacción con la ciudadanía de manera transparente y participativa; prestando un servicio de excelencia y facilitando la garantía del ejercicio de los derechos ciudadanos, a través de la entrega efectiva de productos, servicios e información.
Uno de los elementos transversales a las políticas que buscan mejorar la relación entre el Estado y el ciudadano es el proceso de rendición de cuentas, que busca facilitar la evaluación y retroalimentación ciudadana sobre la gestión pública.
Elementos que conforman la Rendición de Cuentas
El proceso de rendición de cuentas de las entidades debe cumplir con tres elementos centrales, que permitan garantizar la responsabilidad pública de las autoridades y el derecho ciudadano a participar y vigilar la gestión, así:
- Información: Informar públicamente sobre las decisiones y explicar la gestión pública, sus resultados y los avances en la garantía de derechos.
- Dialogo: Dialogar con los grupos de valor y de interés explicando y justificando la gestión, permitiendo preguntas y cuestionamientos mediante escenarios presenciales de encuentro, complementados, si existen las condiciones, con medios virtuales.
- Responsabilidad: Responder por los resultados de la gestión definiendo o asumiendo mecanismos de corrección o mejora en sus planes institucionales, atendiendo a los compromisos y evaluaciones identificadas en los espacios de diálogo. Este elemento supone, además, la capacidad de las autoridades para responder al control de la ciudadanía, los medios de comunicación, la sociedad civil y los órganos de control, sobre el cumplimiento de sus obligaciones o la imposición de sanciones y correctivos en caso tal de que la gestión no sea satisfactoria.
Recomendaciones generales a tener en cuenta:
- Rendición de cuentas es aquella que se hace de manera permanente y no sólo mediante una audiencia pública de rendición de cuentas.
- La rendición de cuentas tiene dos elementos básicos: INFORMACIÓN + DIÁLOGO. Por tanto, además de la generación de información se deben generar espacios de retroalimentación para el diálogo.
- Para garantizar una rendición de cuentas permanente, involucre a las áreas misionales a este proceso, teniendo en cuenta que la mayoría de las veces son ellas las que tienen contacto permanente con el ciudadano o grupo de interés.
- Las actividades a incluir en la estrategia de rendición de cuentas debe ser integradas a aquellas que en el día a día llevan a cabo las entidades para interactuar con la ciudadanía o grupos de valor.
- Las veedurías ciudadanas son aliadas en la tarea de evaluar y mejorar la gestión pública.
¿Cómo formular la estrategia de Rendición de Cuentas para cumplir con estos elementos?
Paso 1. Preparación
Defina el área o grupo interno responsable del diseño e implementación de la estrategia de rendición de cuentas. Delegar el liderazgo para motivar e influir en los miembros de la organización, de una manera ética, positiva y democrática, el logro de los objetivos establecidos en el proceso de rendición de cuentas. Dicha área o grupo interno será responsable de liderar el diseño de la estrategia de rendición de cuentas y facilitar su ejecución, seguimiento y evaluación.
Caracterice los grupos de valor con el fin de garantizar que a los escenarios de rendición de cuentas acudan personas interesadas en conocer los avances de su gestión.
Identifique las necesidades de información de los grupos de valor
Analice las debilidades y fortalezas de la estrategia de rendición de cuentas del año anterior
Paso 2. Diseñe las actividades para la producción, publicación y divulgación de la Información.
Las actividades de producción de información, en el proceso de rendición de cuentas, deben dar razón sobre:
La gestión pública y sus resultados, mostrando el avance en la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional, dando razón de las responsabilidades asignadas a cada entidad en las normas o planes de gobierno.
El avance en la atención y garantía de los derechos ciudadanos a través de la gestión institucional así como la contribución al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
Actividades sugeridas para producir, publicar y divulgar la información
Designe el equipo responsable de producir la información para el proceso de rendición de cuentas;
Capacite al equipo que va a producir la información sobre la relación que tiene la gestión institucional; con la garantía de derechos y el cumplimiento de ODS
Identifique en qué estado está la información de su entidad (lenguaje, formato, accesibilidad, disponibilidad, etc.);
Identifique si la entidad tiene obligaciones directas para el cumplimiento del Acuerdo de paz y realizar las acciones que de allí se desprenden; (Ver acciones sugeridas para el Acuerdo de Paz);
Adapte la información a las necesidades de los grupos de valor, identificadas en el paso 1 y teniendo en cuenta los atributos que debe tener la información pública:
Comprensible: cuenta con un lenguaje y una presentación que facilitan su aprehensión.
Actualizada: refleja el comportamiento actual y verificable de los fenómenos que describe.
Oportuna: se entrega a la ciudadanía en plazos convenientes.
Disponible: es accesible a través de diversos medios.
Completa: contiene todos los datos relevantes para los ciudadanos.
Con base en la priorización de necesidades de información de los grupos de valor, produzca información de manera permanente sobre los temas de interés identificados. Cabe recordar que la información producida en el informe general puede ser un insumo básico para el desarrollo de los posteriores escenarios de información y diálogo, por lo que es fundamental que su contenido responda al interés ciudadano.
Defina los canales para publicar y divulgar, de manera permanente, la información de las temáticas de rendición de cuentas.
La entidad debe divulgar la información a través de diferentes medios y canales, acercando al ciudadano para posteriormente garantizar su participación en escenarios de diálogo. Para ello, tenga en cuenta la identificación de los canales idóneos según los grupos de valor, así como qué información contenida en los informes pueden ser insumo para desarrollar piezas comunicativas tales como: boletines, notas, infografías, noticias, cuñas radiales, etc.
Elabore un informe general de rendición de cuentas.
La entidad deberá elaborar un informe general sobre toda su gestión institucional, que integre como mínimo los siguientes contenidos:
Introducción Describe de forma breve todo el contenido del informe
Descripción de contexto Da razón del periodo de tiempo objeto de rendición de cuentas, indicando el diagnóstico encontrado de la situación actual de los temas sobre los que la entidad va a rendir cuentas. Para ello, presente información relacionada con la entidad (misión, sector, naturaleza jurídica, orden territorial, etc.) y las principales tendencias e indicadores que muestran la evolución de la gestión institucional frente a sus temas misionales.
Avances y resultados de la gestión con enfoque en derechos humanos. D• La entidad deberá explicar en detalle la forma mediante la cual cumplió con los objetivos propuestos, dando razón de planes, programas y proyectos; población atendida; recurso humano; contratación; presupuesto; trámites; alianzas; acciones de mejora; control interno; planeación y las demás que considere la entidad (siempre teniendo presente el modelo de operación del MIPG)
Adicionalmente, deberá indicar el avance en la garantía de derechos que ha logrado con las acciones efectuadas y relacionar las mismas con el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible, a los cuales aporta su gestión.
Finalmente, debe informar: a) los diferentes espacios de participación ciudadana que desarrolló, adicionales a los ejercicios de rendición de cuentas tales como: ejercicios de formulación participativa, colaboración abierta, diagnósticos participativos, ejecución participativa, etc.; b) los escenarios de diálogo que habilitará en el marco del proceso de rendición de cuentas permanente, señalando fechas, temas, metodologías, etc.
Conclusiones Desarrollar argumentaciones, a partir de la información contenida en el informe, que de forma lógica, breve y consistente describan logros, retos y oportunidades de la gestión institucional de la entidad
Aporte en la construcción de paz. El enfoque de paz en la rendición de cuentas implica, necesariamente, la aprehensión de la construcción de paz como un proceso vivo, dinámico y orientado permanentemente al desarrollo de la sociedad.
Así las cosas, las acciones adelantadas por la entidad en los ejercicios de rendición de cuentas aportan a la construcción de paz, inicialmente en el marco de dos posibles escenarios identificados:
Entidades que desarrollan acciones dentro de su gestión para dar cumplimiento a obligaciones directas derivadas de los puntos del acuerdo de paz o del marco normativo expedido con ocasión de la implementación del mismo. En este caso, además de incluirlas en el informe general de la entidad, se deberá hacer un informe individual que especifica información detallada de estas acciones, acorde con los lineamientos indicados por el Sistema de Rendición de Cuentas del Acuerdo de Paz.
Entidades que desarrollan acciones que contribuyen al cumplimiento de los puntos del acuerdo de paz, pero que no dan cuenta de obligaciones directas y explicitas señaladas en el articulado del propio acuerdo o de su reglamentación. ¿ En este caso, las actividades relacionadas con la construcción de paz que aporta la entidad misionalmente, deberán estar detalladas exclusivamente en el informe general de rendición de cuentas, siguiendo los lineamientos y recomendaciones consignadas en el Manual Único de Rendición de Cuentas con enfoque basado en derechos humanos y paz.
Una misma entidad puede estar en los dos escenarios señalados, por lo cual deberá identificar cuáles de los contenidos del informe general de rendición de cuentas deberá detallar en el informe individual.
Paso 3. Defina e implemente actividades de Diálogo
Las entidades deben definir actividades para implementar escenarios de diálogo presencial. Recuerde que si no desarrolla actividades de información y diálogo de manera permanente deberá efectuar, como mínimo dos audiencias públicas, sin perjuicio de los modelos de diálogo que adicionalmente deberán desarrollar las entidades que están involucradas con la implementación de obligaciones del Acuerdo de Paz, que serán las establecidas por el Sistema de Rendición de Cuentas.
Los espacios se podrán complementar con el uso de medios virtuales como chat, foros electrónicos, etc. Sin embargo, es importante recordar que los escenarios virtuales no sustituye los espacios presenciales tales como: audiencias, foros, mesas de trabajo, ferias de rendición de cuentas, reuniones, etc.
La participación efectiva de los ciudadanos y grupos de valor, en los escenarios de diálogo de rendición de cuentas, debe estar garantizada. Para ello, se sugiere promover ejercicios colaborativos que garanticen la evaluación ciudadana de la gestión pública y el desarrollo de propuestas de mejora.
Sugerencias para definir e implementar actividades de Diálogo
Designe el equipo responsable de desarrollar los ejercicios de diálogo tanto de los espacios permanentes previamente identificados, así como entorno al informe general
Programe las fechas en las cuales se llevarán a cabo los espacios presenciales y virtuales, y divulgarlos con anticipación
Defina las acciones de convocatoria y difusión de información, para garantizar la participación de la ciudadanía en los espacios de diálogo programados
Si su entidad cuenta con obligaciones directas para el cumplimiento del Acuerdo de Paz, consulte el flujo de diálogo establecido en el Sistema de Rendición de Cuentas y programe a las personas responsables de su desarrollo
Establezca los objetivos específicos en el desarrollo de los espacios de diálogo
Establezca los procedimientos que se implementarán para llevar a cabo el diálogo
Paso 4.Defina actividades de Responsabilidad
Se deben definir actividades que permitan fortalecer las capacidades institucionales para aplicar correctivos y acciones de mejora, así como asumir sanciones o premios como resultado del reconocimiento de diversos actores institucionales o sociales en el marco de los avances y logros del proceso de rendición de cuentas. Este elemento cierra el proceso de información y diálogo, generando aportes, alertas y acciones de mejora para incorporar los resultados de la rendición de cuentas a la gestión pública.
Sugerencias para definir e implementar actividades de Diálogo
Establezca procedimientos y responsables para atender las inquietudes formuladas en los procesos de diálogo de los ejercicios presenciales, y que no puedan ser atendidas durante el desarrollo del mismo.
Publique en el sitio web de la entidad, las respuestas de todos los ejercicios de diálogo.
Lleve un control de los acuerdos o compromisos asumidos con los grupos de valor en el proceso de rendición de cuentas, identificando las áreas, responsables y tiempos.
Informe a los grupos de valor los avances en el cumplimiento de los compromisos. En caso de inviabilidad en su aplicación, explique y justifique la situación.
Publique en el sitio web las acciones que llevó a cabo la entidad, con base en el diálogo desarrollado en cada uno de los ejercicios de rendición de cuentas presencial y virtual.
Haga seguimiento al cumplimiento de los compromisos asumidos
Identifique la existencia de mecanismos de corrección de las acciones
Analice los resultados de la rendición de cuentas, incluyendo como mínimo: grupos de valor asistentes, acciones que efectuó la entidad como resultado del diálogo y retroalimentación, temas de mayo interés de los ciudadanos, entre otras./p>
