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["Plan de Mejoramiento Institucional  \nDepartamento Administrativo de la Función Pública\nCorte a  31 de julio de 2026"]
["Cantidad de hallazgos 85"]
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["#","DEPENDENCIA","NO. HALLAZGO","FECHA HALLAZGO","PROCESO","DESCRIPCION","ORIGEN","CAUSA","META","FECHA INICIAL","FECHA FINAL"]
[1,"Dirección de Desarrollo Organizacional",601,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","El CONPES 4091 de 2022: Política para la asistencia técnica territorial, establece que el Departamento Administrativo de la Función Pública, con el apoyo del Departamento Nacional de Planeación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia y la Escuela Superior de Administración Pública, entre 2022 y 2023, diseñará e implementará la estructura de gobernanza de la Política Nacional de Asistencia Técnica Territorial. Dicha estructura debe contener su propio reglamento y ser formalizado por el DAFP en el seno del Consejo de Gestión y Desempeño del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), las cuales a la fecha no se han cumplido. Ver informe de auditoria basada en riesgo en el proceso \"Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial\", de noviembre de 2024.","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2024-12-01","2025-03-31"]
[2,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público",592,"2024-11-22","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Procedimiento de implementación de SIGEP desactualizado. Una vez revisado el paso a paso actual del procedimiento aplicado para la creación de una entidad en el SIGEP, se evidenciaron las siguientes actividades susceptibles a ser ajustadas o creadas en cada actividad: • Solicitar ingreso al SIGEP (Entidad) • Recepción y validación de a solicitud (OREC) • Crear entidad en el SIGEP • Contactar entidad • Crear usuarios • Capacitar a la entidad • Cargar la información del subsistema de organización institucional • Validar y depurar la información, cuando no existe alguna solicitud por parte de le entidad de asesoría por dudas frente al cargue de información o mal funcionamiento del sistema Ver detalle en el informe. Para establecer el plan de mejoramiento tener en cuenta las recomendaciones especificadas en el informe de auditoria basado en riesgos al proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial. Hallazgo 4.2.1","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2025-01-01","2025-10-15"]
[3,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica, Subdirección",680,"2026-07-25","Diseño y desarrollo de las políticas para la gobernabilidad y la gobernanza de las administraciones publicas","Los lineamientos institucionales para el desarrollo del ciclo de política no se encuentra estandarizados y requieren fortalecer el conocimiento técnico, la gobernanza, la integración misional, la participación de usuarios, la conservación, la interoperabilidad, seguridad de la información, la prácticas de innovación, analítica y articulación de datos, evidenciados durante la evaluación y resultados FURAG","Resultados FURAG","Ausencia de lineamientos estandarizados, mecanismos de articulación y seguimiento, así como de roles, herramientas y controles institucionales que garanticen el desarrollo integral del ciclo de política conforme a los lineamientos de MIPG.","Fortalecer la gestión del ciclo de política mediante la implementación de cuatro instrumentos de gobernanza (plan integrado, lista de chequeo en el SIPG, enlaces técnicos por dependencia y lineamientos de gestión documental), logrando la estandarización del proceso y mejorando el desempeño institucional reflejado en la evaluación FURAG.","2026-07-28","2026-12-20"]
[4,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Grupo de Apoyo a la Gestión Meritocrática, Oficina de Relación Estado Ciudadanías, Secretaría General, Subdirección",683,"2026-07-25","Relacionamiento Estado Ciudadanías","La medición del IDI frente a la política de racionalización de trámites refleja índices bajos frente a la identificación, implementación y seguimiento de estrategias de racionalización y los requerimientos para la transformación digital de trámites, según lo reflejado durante la evaluación y resultados FURAG.","Resultados FURAG","Los líderes funcionales de los trámites no reconocen los lineamientos la estrategia y la responsabilidad especifica frente a la gestión de tramites lo que dificulta el control y la gestión de los mismos.","Fortalecer la gestión integral de los trámites mediante la actualización de los lineamientos institucionales, la definición de la gobernanza de los trámites y la incorporación de la estrategia de racionalización en la planeación institucional, contribuyendo al mejoramiento de los resultados FURAG.","2026-07-28","2026-12-20"]
[5,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Oficina Asesora de Planeación, Subdirección",460,"2021-08-03","Dirección y Estrategia","Publicar en el portal web información actualizada sobre los grupos de valor y reconocer sus características para el diseño de planes y proyectos que permitan subsanar sus necesidades y expectativas","Resultados FURAG","No se cuenta con una caracterización de usuarios que cumpla con las caracteristicas requeridas para su reconocimiento","Caracterización de grupos de valor de la entidad","2021-08-04","2021-08-31"]
[6,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Oficina de Relación Estado Ciudadanías, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",591,"2024-11-22","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Incumplimiento en los tiempos de atención de requerimientos relacionados con la implementación del SIGEP en entidades. Según lo aseverado por el grupo de Asesoría y Gestión (DEP y DDO) y la OREC, en la actualidad los OLAs establecidos no se han venido cumpliendo rigurosamente, a pesar de ser controlados por la herramienta Proactivanet. Actualmente hay una problemática en la OREC, debido a los siguientes factores: • Limitación en el recurso humano asignado al interior de la OREC para la atención de casos de implementación de SIGEP (solo hay 7 asesores), de 12 que se había planteado en 2020. • Picos de carga por las políticas de gestión anuales, caso ByR • Por tema coyuntural, hay personal nuevo y mientras la curva de aprendizaje se aplica, se hace menos efectiva la gestión. • Aumento periódico en la cantidad de trámites. Para poder evidenciar la materialidad de lo mencionado, se solicitó a la OTIC un reporte de los requerimientos caducados cursados a través de proactivanet en el transcurso de esta vigencia, pero desafortunadamente la herramienta no permite generar un reporte detallado por tipo de actividad que corresponda a la gestión sobre el procedimiento de implementación de SIGEP, remite el general de todos los requerimientos. Para establecer el plan de mejoramiento tener en cuenta las recomendaciones especificadas en el informe de auditoria basado en riesgos al proceso de acción integral en la administración publica nacional y teritorial vigencia 2024, hallazgo 4.1.1.","Auditoría de Gestión","",""]
[7,"Dirección de Empleo Público",607,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Se pudo validar en los documentos de seguimiento cargados en el SGI y ORFEO que confirman que se realizó un seguimiento trimestral a los ORFEO en estado amarillo. Sin embargo, se identificó que el control no se ejecuta consistentemente en una base diaria, como lo establece la directiva, sino en intervalos que oscilan entre el mes y el trimestre. Mediante una muestra aleatoria de 50 PQRSD respondidas por la DEP en 2024, se constató la materialización del riesgo en dos casos debido a respuestas extemporáneas, indicando una ineficacia parcial en la aplicación del control. Además, se verificó que, en el periodo evaluado, se presentaron tres respuestas extemporáneas en total, lo cual evidencia una deficiencia en el control y sugiere que la verificación de tiempos y términos en las PQRSD no fue siempre efectiva en evitar demoras. Se relacionan los números de las peticiones extemporáneas, 20249000353632; 20242060352372; 20242060351512. A pesar que se comprobó la implementación formal del control y su trazabilidad en ORFEO, la materialización de respuestas extemporáneas en el periodo evaluado indica una ineficiencia en la operación del control, lo que representa un riesgo reputacional para la entidad. Revisar Informe de Auditoría basado en riesgos, proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial: H 1.5.2. Debilidad en la aplicación del control “El director de empleo público verifica diariamente el cumplimiento en la oportunidad de las respuestas de Orfeo en caso de encontrar Orfeos en amarillo notifica al servidor para que responda a la brevedad”","Auditoría de Gestión","El control establecido no está siendo efectivo para todos los casos","Disminuir las extemporaneidad de las peticiones","2025-01-01","2025-07-31"]
[8,"Dirección de Empleo Público",613,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Verificadas las evidencias del control \"El coordinador (a) del grupo de a y p verifica el cumplimiento de las metas a su cargo para garantizar el adecuado cumplimiento a la planeación institucional\" reportadas en el módulo de riesgos del Sistema de Gestión Institucional - SGI, se pudo evidenciar los siguientes registros en las carpetas de yaksa: \\\\Yaksa\\11400dep\\2024\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\REPORTE_RIESGOS_2024\\DIAN A_ROBLEDO\\FEBRERO, se observa la carpeta ACTAS_SEGUIMIENTO_AYP, registra reuniones internas de seguimiento al avance de las metas. \\\\Yaksa\\11400dep\\2024\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\REPORTE_RIESGOS_2024\\DIAN A_ROBLEDO\\ABRIL\\2024-04-30_Abril, en los meses de marzo y abril se encuentran los registros de las actas de seguimiento de avance de A y P. \\\\Yaksa\\11400dep\\2024\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\REPORTE_RIESGOS_2024\\DIAN A_ROBLEDO\\JUNIO\\2024-07-02_Junio, aunque se observan carpetas por cada tema, no se registra el seguimiento de avance a cada tema, como se venía adelantando hasta el mes de abril. \\\\Yaksa\\11400dep\\2024\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\REPORTE_RIESGOS_2024\\EDIS SON_TOBARIA 2024-08-31_agosto, se observan varios archivos de correos y un calendario de reuniones para realizar seguimiento a las actividades propias del grupo de A y P, pero no se evidencian los registros de las reuniones llevadas a cabo. (Ver detalle en el Informe de Auditoria Basada en Riesgos al Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial – octubre de 2024)","Auditoría de Gestión","El control no está operando como esta descrito por esta razón no está siendo efectivo","Actualizar y aplicar el control de manera preventiva con el fin de prevenir el incumplimiento.","2025-01-01","2025-07-31"]
[9,"Dirección de Empleo Público, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica, Grupo de Gestión Humana, Oficina de Relación Estado Ciudadanías, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",672,"2026-01-02","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Durante el seguimiento al trámite de las PQRSD del primer semestre de 2025, la Oficina de Control Interno evidenció inconsistencias en la gestión de la información entre los sistemas ORFEO y Proactivanet, tales como: diferencias en las cifras oficiales reportadas por OREC y OTIC; registros duplicados; tipologías inadecuadas o genéricas (por ejemplo, “NULL” y “No requiere respuesta”); clasificación incorrecta de solicitudes; y falta de mecanismos de medición de efectividad en los canales telefónico, presencial y Chat EVA. Adicionalmente, se identificaron debilidades en la clasificación de temas y subtemas, ausencia de un instrumento formal que defina criterios y responsabilidades para dicha clasificación, así como respuestas extemporáneas en algunas dependencias, lo que evidencia la posible materialización de riesgos operativos asociados a la oportunidad, calidad y trazabilidad de las respuestas. Estas situaciones afectan la confiabilidad de los indicadores institucionales, la toma de decisiones y la calidad del servicio al ciudadano.","Auditoría Interna de Calidad","La ausencia de protocolos formales y unificados para la conciliación de cifras, clasificación de temas y subtemas, y depuración de la información entre las dependencias responsables. Deficiencias en la parametrización y uso adecuado de los sistemas de información (ORFEO, Proactivanet y otros canales). Insuficientes controles institucionales estandarizados para prevenir la extemporaneidad y asegurar la calidad de las respuestas en todas las dependencias. Falta de mecanismos integrales de medición de efectividad en los canales no escritos","Fortalecer la gestión integral de las PQRSD mediante la estandarización de procesos, tipologías y criterios de clasificación; la unificación y conciliación de cifras institucionales; la mejora de la calidad y trazabilidad de los registros; y el fortalecimiento de los controles asociados a la oportunidad y calidad de las respuestas, con el fin de garantizar información confiable, atención oportuna y una mejora continua en la relación Estado–Ciudadanía.","2025-12-30","2026-05-30"]
[10,"Dirección de Empleo Público, Grupo de Gestión Humana, Oficina Asesora de Planeación",612,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Mediante Resolución 091 del 16 de febrero de 2024 \"Por la cual se asignan los empleos que integran los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administrativo de la Función Pública y se designan los coordinadores de los mismos\", se observa que, en la Dirección de Empleo Público, únicamente quedaron los Grupos de Análisis y Política y Asesoría y Gestión. Sin embargo, para el riesgo \"Posibilidad de pérdida reputacional por quejas de los grupos de valor o interesados debido al incumplimiento de los planes, programas y proyectos establecidos en cada vigencia. - DEP\", se definió el control \"El coordinador (a) del grupo de Transformación Digital del Empleo Público verifica el cumplimiento de las metas a su cargo para garantizar el adecuado cumplimiento a la planeación institucional\"; control que ya no aplicaba para la vigencia 2024, razón por la cual no se efectuó el seguimiento en el SGI. En la prueba de recorrido efectuada por parte de la Oficina de Control Interno a la Dirección de Empleo Público, se alertó sobre esta situación, razón por la cual mediante correo de fecha 27-09-2024, la DEP solicito a la OAP la eliminación de los riesgos asociados al Grupo de Transformación Digital; no obstante, al verificar el reporte \"sabana control riesgos\" en el SGI, aún se encuentra registrado el control. (Ver detalle en el Informe de Auditoria Basada en Riesgos al Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial – octubre de 2024)","Auditoría de Gestión","La entidad desconoce la responsabilidad autoridad sobre algunas temáticas, no existe un canal fluido de comunicación para decisiones de los grupos internos de trabajo y las resoluciones de los grupos de trabajo se encuentran desactualizadas. Vale la pena anotar que este no es un hallazgo para la DEP sino para las áreas de Secretaria General y GGH.","Definir y documentar la estructura de trabajo para la gestión de los procesos","2025-01-01","2025-07-31"]
[11,"Dirección de Gestión y Desempeño Institucional",665,"2025-12-30","Fortalecimiento y desarrollo de la gestión y desempeño e las administraciones publicas&nbsp;","El Plan de Mejoramiento de la operación estadística “Medición del Desempeño Institucional” se formula como respuesta a los resultados de la auditoría de calidad realizada por el DANE, en la cual se identificaron 20 no conformidades asociadas al cumplimiento de los lineamientos del Sistema Estadístico Nacional y del marco normativo y metodológico aplicable a la producción estadística. Se evidencia que el DAPF realiza ejercicios de análisis orientados a validar la consistencia entre variables. Sin embargo, no se encontró evidencia de la ejecución de ejercicios de análisis que consideren la revisión de las series históricas, el contraste con los resultados de operaciones estadísticas similares desarrolladas en el país, ni el análisis del entorno social, económico o ambiental que contextualiza la información. De igual forma, no se observó la verificación de la correspondencia entre el comportamiento del fenómeno de estudio y los resultados obtenidos, la coherencia de la información en los distintos niveles de desagregación. Tampoco se evidencia el contraste de los resultados con los valores esperados, la incorporación del conocimiento de fenómenos internos o externos que pudieron influir en la información, ni la identificación y documentación de datos atípicos que faciliten la interpretación de los resultados. Lo anterior representa un incumplimiento de los requisitos 10.5 y 10.6 de la NTC PE 1000:2020 y una posible afectación al atributo de calidad estadística Coherencia.","Auditoría Externa de Calidad","Si bien en la fase de análisis de la operación estadística Medición del Desempeño Institucional se desarrollan ejercicios de validación de consistencia entre variables, considerando las variaciones de los índices por entidad, orden, sector administrativo y política durante las vigencias 2022, 2023 y 2024, se identifica una debilidad en la documentación de esta fase. La no conformidad se origina en la no documentación de la metodología integral que oriente el análisis e interpretación de los resultados de acuerdo con los requisitos establecidos en la NTC PE 1000:2020.","Se observó que las causas origen de la no conformidad corresponden al resultado del análisis de las situaciones que generaron el fallo y por ende el incumplimiento del requisito de la NTC PE 1000 (hechos que dieron origen al incumplimiento / factores contribuyentes).","2025-12-23","2026-08-31"]
[12,"Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Grupo de Gestión Contractual, Grupo de Gestión Humana",670,"2026-01-02","Fortalecimiento y desarrollo de la gestión y desempeño e las administraciones publicas&nbsp;","El Plan de Mejoramiento de la operación estadística “Medición del Desempeño Institucional” se formula como respuesta a los resultados de la auditoría de calidad realizada por el DANE, en la cual se identificaron 20 no conformidades asociadas al cumplimiento de los lineamientos del Sistema Estadístico Nacional y del marco normativo y metodológico aplicable a la producción estadística. del 2025 Se evidenció que entre el 27 de junio y el 3 de julio de 2025 se realizó una auditoría interna para evaluar el cumplimiento de los requisitos de la Norma Técnica de Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020 en el marco de la operación estadística Medición del Desempeño Institucional. Sin embargo, no se encontró evidencia documental sobre la competencia técnica de la auditora responsable, específicamente el certificado vigente como auditora interna de la mencionada norma, generando incumplimiento al numeral 12.5.2 de la NTC PE 1000:2020 y una posible afectación al atributo de la calidad estadística Credibilidad.","Auditoría Externa de Calidad","La causa de la no conformidad se origina en una debilidad del proceso de selección y designación del personal auditor asignado a la auditoria de segunda línea de defensa (o aseguramiento) a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, al no incorporar dentro de sus criterios de verificación la validación documental de la competencia técnica específica en la Norma Técnica de Calidad del Proceso Estadístico – NTC PE 1000:2020, sin embargo, es importante destacar que el proceso de selección se centró en criterios de experiencia institucional y conocimiento general en gestión de calidad, sin garantizar la trazabilidad y vigencia de la certificación como auditor interno en la norma mencionada.","Se observó que las causas origen de la no conformidad corresponden al resultado del análisis de las situaciones que generaron el fallo y por ende el incumplimiento del requisito de la NTC PE 1000 (hechos que dieron origen al incumplimiento / factores contribuyentes).","2025-12-30","2026-01-14"]
[13,"Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Grupo de Gestión Humana, Oficina Asesora de Planeación",653,"2025-12-29","Fortalecimiento y desarrollo de la gestión y desempeño e las administraciones publicas&nbsp;","El Plan de Mejoramiento de la operación estadística “Medición del Desempeño Institucional” se formula como respuesta a los resultados de la auditoría de calidad realizada por el DANE, en la cual se identificaron 20 no conformidades asociadas al cumplimiento de los lineamientos del Sistema Estadístico Nacional y del marco normativo y metodológico aplicable a la producción estadística. No se encontró evidencia de la identificación y control de la información documentada de origen externo, ni de mecanismos que aseguren el uso de la versión vigente, lo que genera incumplimiento del requisito 4.4.5.3 de la NTC PE 1000:2020 y una posible afectación al atributo Credibilidad de la calidad estadística.","Auditoría Externa de Calidad","Se evidencia una debilidad en la gestión de la información documentada de origen externo, que no permite identificar los roles de manera clara relacionadas con las responsabilidades, las distintas metodologías y los controles necesarios para su identificación, revisión, actualización y difusión dentro del proceso estadístico. Así mismo, se identificó desarticulación entre el área responsable del proceso estadístico y la Oficina Asesora de Planeación como instancia encargada del Sistema Integrado de Planeación y Gestión – SIPG, lo cual ha conllevado al desconocimiento por parte de estas dos instancias de un listado maestro de documentos formal que facilite el uso controlado de las versiones vigentes de dichos documentos. (Este documento no fue suministrado por la OAP, al momento de ser requerido por el equipo evaluador del DANE)","Se observó que las causas origen de la no conformidad corresponden al resultado del análisis de las situaciones que generaron el fallo y por ende el incumplimiento del requisito de la NTC PE 1000 (hechos que dieron origen al incumplimiento / factores contribuyentes).","2025-12-29","2026-03-01"]
[14,"Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Grupo de Gestión Humana, Oficina Asesora de Planeación",671,"2026-01-02","Fortalecimiento y desarrollo de la gestión y desempeño e las administraciones publicas&nbsp;","El Plan de Mejoramiento de la operación estadística “Medición del Desempeño Institucional” se formula como respuesta a los resultados de la auditoría de calidad realizada por el DANE, en la cual se identificaron 20 no conformidades asociadas al cumplimiento de los lineamientos del Sistema Estadístico Nacional y del marco normativo y metodológico aplicable a la producción estadística. en el 2025 Se evidenció que como resultado de la evaluación de la calidad de la operación Medición del Desempeño Institucional, se implementaron correcciones y acciones correctivas para atender las no conformidades identificadas. Sin embargo, en los casos relacionados a continuación, dichas acciones no fueron eficaces, dado que se presentaron situaciones reiterativas,. -Gestión de riesgos. -Documentación del Plan de Trabajo (Plan general) -Diseño del análisis -Ejercicios de análisis Igualmente, se identificó que como resultado de la auditoría interna se establecieron acciones correctivas sobre la consulta de necesidades, sin embargo estas acciones no fueron eficaces. Esta situación constituye un incumplimiento del requisito 13.2.1 de la NTC PE 1000:2020 y puede afectar los atributos de la calidad estadística Credibilidad y Continuidad.","Auditoría Externa de Calidad","Se origina a partir de una debilidad estructural en el sistema de seguimiento, verificación y evaluación de la eficacia de las acciones correctivas implementadas por la dependencia responsable del sistema de gestión de la entidad, así mismo se evidencia que las acciones fueron formuladas y ejecutadas formalmente, sin embargo, no se establecieron indicadores de eficacia, ni mecanismos de trazabilidad y evaluación posterior, lo que impidió determinar si las causas raíz fueron realmente eliminadas.","Se observó que las causas origen de la no conformidad corresponden al resultado del análisis de las situaciones que generaron el fallo y por ende el incumplimiento del requisito de la NTC PE 1000 (hechos que dieron origen al incumplimiento / factores contribuyentes).","2025-12-30","2026-02-13"]
[15,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano",610,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Frente al control \"Los profesionales designados por el o la director(a) de participación, transparencia y servicio al ciudadano validarán mensualmente los documentos y metodologías que se expidan, con el fin de que cumplan con los criterios de calidad, pertinencia y oportunidad. Como evidencia se tiene un registro de reunión de la revisión y validación con los articuladores y/o la subdirección\", se establece una periodicidad mensual, pero el reporte y registro de evidencia, se realizó en los meses de abril, junio y agosto; así mismo, aunque se realizaron varias reuniones de seguimiento a los temas de la dirección técnica, los registros en el SGI, no evidencian de manera clara y precisa la validación de los criterios de calidad, pertinencia y oportunidad a los documentos y metodologías descritos en el cronograma, tal como lo define el control. . (Ver detalle en el Informe de Auditoria Basada en Riesgos al Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial – octubre de 2024)","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de los lineamientos para el seguimiento a la elaboración de documentos metodológicos","Definir, documentar y socializar los lineamientos para el seguimiento a la elaboración de documentos metodológicos","2025-03-01","2025-07-31"]
[16,"Dirección General, Oficina Asesora de Planeación",573,"2024-06-17","Dirección y Estrategia","Teniendo en cuenta la depuración de hallazgos adelantada por la OAP y la OCI, y en razón a que el hallazgo No. 309 producto del Informe de Auditoría a la Gestión Documental realizada en 2018, se encuentra cerrado sin eficacia, se tomó la decisión de dar cierre a este y abrir uno con la siguiente descripción: Producto de la evaluación de la aplicación de los lineamientos emitidos por el GGD referentes a la organización de archivos y tablas documentales, se observó que algunos documentos electrónicos no cumplen con los lineamientos de: - Identificación de documentos (Fecha e inicial en mayúscula) y número máximo de caracteres permitido de 110 (Dirección General) - Número máximo de caracteres permitido de 110 (Oficina Asesora de Planeación) - Se observó que para documentos electrónicos no se encuentra abierta la carpeta denominada “TRD”. Así mismo, algunas carpetas no cumplen con el lineamiento de identificación de carpetas, encontrándose carpetas en minúscula y con un número antepuesto. (Grupo de Mejoramiento Institucional) (Informe auditoria a la gestión documental 2018-06-15). En ese sentido, la meta del hallazgo quedaría así: Actualización del archivo de gestión de la Dirección General y la Oficina Asesora de Planeación conforme a los lineamientos establecidos por el Grupo de gestión Documental.","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de los lineamientos de la TRD oficial","TRD actualizada en OAP dirección general","2025-06-11","2026-03-31"]
[17,"Dirección Gestión del Conocimiento, Oficina Asesora de Comunicaciones, Secretaría General",632,"2025-07-29","Dirección y Estrategia","Los resultados de la medición FURAG 2024, evidenciados a través de micrositio IDI (Portal Web Función Pública), arrojó un índice de la política de Gestión del Conocimiento y la Innovación de 72.1, por debajo de la media nación 81.3 y del resultado del año inmediatamente anterior de 78.4; lo que representa una reducción significativa del cumplimiento de los lineamientos de esta política al interior de la entidad, que requiere acciones de mejora institucional.","Resultados FURAG","Debido a la falta de la entrega oportuna de la evidencia de algunos requerimientos de esta política al momento de la medición, al desconocimiento de otras políticas que inciden directamente en el resultado, las cuales no fueron contempladas por el equipo de trabajo responsable del diligenciamiento no se dio cumplimiento a los objetivos de la política, lo que impidió obtener un resultado favorable en esta medición.","índice de desempeño institucional 2025 de la política de Gestión de Conocimiento de la innovación mejorado.","2025-07-29","2025-08-06"]
[18,"Dirección Jurídica",681,"2026-07-26","Defensa Jurídica","Se requiere identificar, documentar y socializar los requisitos normativos e indicadores de la política de Defensa Juridica y la prevención de daño antijurídico dado los cambios de líder de política y la materialización de riesgos en diferentes áreas de la entidad, evidenciados durante la evaluación y resultados FURAG","Resultados FURAG","Insuficiente estandarización y divulgación de los requisitos normativos, procesos, riesgos e indicadores de la política de Defensa Jurídica y Prevención del Daño Antijurídico, sumado a los cambios en el liderazgo de la política, lo que ha limitado su apropiación e implementación en las diferentes áreas de la entidad.","Consolidar la implementación de la política de Defensa Jurídica y Prevención del Daño Antijurídico mediante la actualización documental, la apropiación de los lineamientos institucionales y el fortalecimiento de la gestión de riesgos e indicadores en las dependencias de la entidad.","2026-07-28","2026-12-20"]
[19,"Dirección Jurídica, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Desarrollo Organizacional",579,"2024-07-12","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Debido al concurso de méritos, durante la ejecución de este seguimiento se genero una situación administrativa la cual genero que me asignaran la creación del siguiente hallazgo donde el auditor proyecto la siguiente redacción antes de dejar su cargo: \"En el marco de la depuración de hallazgos en el Plan de Mejoramiento Institucional, llevado a cabo por la OAP, OCI y DDO, teniendo en cuenta que las causas y metas propuestas en los hallazgos 352, 358, 359, 366 y 368, tienen relación entre sí, buscando que el proceso de Acción Integral actualice y socialice los procedimientos que tiene a su cargo, con el fin de minimizar la posibilidad de materialización del algún riesgo. Teniendo en cuenta este panorama, se tomó la decisión en conjunto con las Oficinas antes mencionadas, de unificar dichos hallazgos en uno solo, manteniendo la causa raíz de cada uno. H.352: Como consecuencia de los cambios en la alta dirección el procedimiento tuvo varias modificaciones que no han sido documentadas ni socializadas a las dependencias que participan dentro del mismo, razón por la cual se encuentran desactualizados los roles, formatos, distribución, criterios de priorización, controles y herramientas a través de las cuales se hace el seguimiento y monitoreo a las reformas, lo que conlleva a que no haya unidad de criterio, ni lineamientos claramente definidos.(Auditoría proceso Acción Integral - 2019). H. 358: El rol de creación de entidades debe estar solo en cabeza de la DDO y no de DEP ni GSCI. (Auditoría proceso Acción Integral - 2019). H. 359: La DDO como líder del Proceso de Acción Integral estableció una estrategia al interior de la dependencia, cuyo propósito está orientado a atender las diferentes necesidades de los grupos de valor, para lo que se distribuyeron las diferentes tareas entre el número de profesionales asignados a la dependencia, razón por la cual DDO solo cuenta con un profesional encargado de realizar el mantenimiento, la creación y actualización de la estructura organizacional de las entidades en el SIGEP. (Auditoría proceso Acción Integral - 2019). H.366: Falta de periodicidad de revisión de los procedimientos Falta de criterios para la revisión de procedimientos En algunos casos se encuentra regulado por la ley Las actividades desarrolladas al interior de las dependencias no siguen el procedimiento Falta de participación de todas las dependencias involucradas en el proceso de acción integral para la revisión y actualización de los procedimientos. (Auditoría proceso Acción Integral - 2019). H368: Falta de periodicidad de revisión de los procedimientos Falta de criterios para la revisión de procedimientos En algunos casos se encuentra regulado por la ley Las actividades desarrolladas al interior de las dependencias no siguen el procedimiento Falta de participación de todas las dependencias involucradas en el proceso de acción integral para la revisión y actualización de los procedimientos. (Auditoría proceso Acción Integral - 2019). Quedando como meta la actualización de todos los procedimientos del proceso de Acción Integral en la Administración Publica.\"","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la autoridad y responsabilidad de los procesos misionales lo cual conllevo a la desactualización documental y falta de control sobre los mismos.","Actualizar los procesos misionales en el marco dl rediseño institucional","2025-04-25","2025-08-31"]
[20,"Dirección Jurídica, Grupo de Gestión Financiera",673,"2026-04-13","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, el sistema E-kogui, herramienta clave para el registro y control de la gestión jurídica de la entidad, presenta una debilidad persistente (2024-II; 2025-I; 2025-II) en la capacitación de usuario con rol de jefe Financiero, el cual no cuenta con el certificado de capacitación requerido, lo que genera riesgos en: Cumplimiento de competencias técnicas para el manejo del sistema. Integridad y oportunidad en los registros presupuestales y financieros en el sistema. Exposición a sanciones disciplinarias o fiscales por incumplimiento de las normas de control interno (artículo 6 de la Ley 87 de 1993).","Seguimientos OCI","El grupo de gestión financiera desconocía la periodicidad requerida para la inscripción a las capacitación sistema E-kogui y adicionalmente los roles no corresponden","Cumplir con los requisitos de capacitación y formación por parte del grupo de gestión financiera frente al tema de E-kogui","2026-04-28","2026-05-30"]
[21,"Dirección Jurídica, Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",651,"2025-11-27","Gestión del Talento Humano","Según comunicación remitida al 26 de noviembre de 2025 por el Jefe de Control Interno, se identificó una materialización en la ejecución de los controles asociados al Riesgo 001: “Posibilidad de afectación económica y reputacional por pago erróneo o extemporáneo de las obligaciones de nómina, seguridad social o liquidación definitiva, debido a inconsistencias humanas o tecnológicas ” desde el mes de octubre del 2024. Durante la revisión, se evidenció que por más de tres meses consecutivos (octubre, noviembre y diciembre de 2024) se efectuaron pagos de nómina a un exservidor público, Bautista José Cuadrado Vertel, pese a que ya no hacía parte de la Entidad. Este hecho constituye una materialización del riesgo identificado, ya que refleja: • De acuerdo con la Política de Administración del Riesgo, no se realizó la notificación correspondiente a la OAP una vez se materializó el riesgo. • Incumplimiento de los procedimientos establecidos para el reporte y control de novedades de nómina. • Falencias en los controles internos del proceso de gestión humana y del área responsable de la liquidación de nómina. • Posible afectación reputacional para la Entidad ante un eventual reclamo o queja. • Riesgo de pérdida económica, al haberse realizado pagos indebidos que deben ser revisados y recuperados. Lo anterior hace necesario establecer acciones correctivas inmediatas en el proceso de nómina, así como ajustes al sistema de gestión de riesgos en la Secretaría General y en Gestión Humana, con el fin de evitar la repetición de este tipo de situaciones y fortalecer la efectividad de los controles.","Seguimientos OCI","Debido a la alta rotación de personal la desactualización documental, la ausencia de procedimientos y gestión individual de las temáticas permitió que no se ejerciera el debido control previo en la generación del acto administrativo que genero el error de los pagos","Implementar y asegurar la actualización continua de la documentación interna, estandarizar los procedimientos y fortalecer los mecanismos de control previo en la generación de actos administrativos, con el fin de reducir a cero los errores derivados de pagos incorrectos y garantizar la correcta gestión de novedades","2025-12-05","2026-05-30"]
[22,"Grupo de Gestión Contractual, Grupo de Gestión Documental, Grupo de Gestión Humana, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Secretaría General",521,"2022-05-19","Tecnologías de la Información","La entidad debe mantener la información actualizada y la segunda línea de defensa monitorea el cumplimiento de este lineamiento, por lo que de acuerdo al alcance del Grupo de Gestión Humana, Gestión Administrativa, Gestión Contractual, Gestión Documental y la Oficina de Tecnologías de la información y Comunicaciones, se requiere revisar y establecer acciones oportunas y coordinadas para corregir los datos inconsistentes dentro de la entidad en el tema del “directorio activo”, definir una estrategia que impida la ocurrencia de esta situación y el reporte oportuno de las modificaciones presentadas. Lo anterior requiere la revisión y ajuste del: i)directorio activo de funcionarios y colaboradores ii) formato electrónico de extensiones iii) correos electrónicos y grupos internos de trabajo para que no se relacionen personas que ya no están en la entidad, iv) revisar correos y permisos en carpetas compartidas asegurando que estén inactivos los que correspondan, v) revisar permisos y autorizaciones en los aplicativos ProactivaNet y Orfeo, y vi) establecer y documentar rutinas periódicas para la actualización de la información.","Mejora – Autoevaluación","Falta de procedimientos claros y responsabilidades definidas para la actualización y mantenimiento de la información, así como falta de coordinación y seguimiento en la gestión de datos del personal, lo que ocasiona potenciales riesgos de seguridad de la información.","Actualización de los roles y responsabilidades del directorio activo de la Entidad, así como el procedimiento para la administración del directorio activo.","2024-04-05","2024-07-31"]
[23,"Grupo de Gestión Documental",614,"2024-12-02","Gestión Documental","Una vez validado el procedimiento de asignación de PQRSD, se identifica el incumplimiento en cuanto a la debida distribución de acuerdo a los temas y subtemas desde el Grupo de Gestión Documental, así mismo, una vez asignada la petición las dependencias no están cumpliendo con los acuerdo de nivel de servicio para la validación de la pertinencia de respuesta por parte de dicha dependencia o reasignación de la petición.","Desempeño del Proceso - SGI","Falta de apropiación de los lineamientos, procedimientos y acuerdos de niveles de servicio para la asignación y reasignación de las PQRSD en la Entidad","Fortalecer y apropiar el procedimiento de atención oportuna de las PQRSD en la Entidad","2024-12-02","2024-12-13"]
[24,"Grupo de Gestión Documental",647,"2025-11-18","Gestión Documental","Inadecuada gestión del control “El servidor delegado del Grupo de Gestión Documental, revisa periódicamente el inventario documental asegurando su alineación con los documentos del Archivo central de Función Pública, teniendo en cuenta la normatividad vigente para facilitar la correcta organización y conservación de documentos, ver informe de auditoría al proceso de gestión documental – octubre 2025, hallazgo 5.1.","Auditoría de Gestión","Deficiencias en la actualización, verificación y control del inventario documental del Archivo Central, asociadas a la ausencia de un procedimiento estandarizado y periódico de conciliación entre el inventario publicado y la existencia física de los documentos, así como a debilidades en el registro y validación de los campos obligatorios definidos por la normatividad archivística vigente, en especial el relacionado con la Oficina Productora. Lo anterior ha generado inconsistencias entre el inventario documental y los fondos documentales del Archivo Central, registros desactualizados frente a procesos de eliminación documental realizados previamente, uso de marcaciones genéricas como “N/A” en la ubicación física, y la imposibilidad de garantizar la trazabilidad, confiabilidad, organización y adecuada conservación de los documentos, en contravía de los principios de la función archivística.","Implementar y ejecutar un proceso sistemático de revisión, depuración y actualización del inventario documental del Archivo Central, garantizando su alineación con la existencia física de los documentos y con las actas e inventarios de eliminación documental, conforme a la normatividad archivística vigente y a las Tablas de Retención Documental (TRD). Como resultado, al finalizar el periodo definido en el Plan de Mejoramiento, el 100 % de los registros del inventario documental deberá contar con información completa, consistente y verificada (oficina productora, código TRD, fechas extremas, ubicación física y estado del documento), reduciendo las inconsistencias identificadas y fortaleciendo la trazabilidad, organización y conservación de los documentos del Archivo Central.","2025-12-30","2026-03-31"]
[25,"Grupo de Gestión Documental",648,"2025-11-18","Gestión Documental","Debilidad en la aplicación del “El Coordinador del Grupo de Gestión Documental o su delegado verifica periódicamente la infraestructura física del Archivo Central para garantizar que cumpla los criterios de conservación documental exigidos por la normatividad vigente.” ver informe de auditoría al proceso de gestión documental – octubre 2025, hallazgo 5.2.","Auditoría de Gestión","Debilidades en la verificación y mantenimiento integral de las condiciones físicas y ambientales del Archivo Central, derivadas de la suspensión del monitoreo periódico de temperatura y humedad por descalibración de los equipos, la falta de apropiación y gestión presupuestal para la calibración, diagnóstico e intervención de la infraestructura archivística, y la ausencia de registros documentados de rutinas de limpieza y control de plagas durante las vigencias 2024 y primer semestre de 2025. Adicionalmente, se evidencian prácticas inadecuadas de almacenamiento en áreas específicas, como la planoteca, donde se encontraron documentos ubicados fuera de los cajones destinados para su conservación, lo cual incrementa el riesgo de deterioro físico y afecta la integridad del patrimonio documental. Estas situaciones limitan la efectividad del control establecido y generan riesgo de incumplimiento de los criterios de conservación documental definidos en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación.","Restablecer y fortalecer el control sobre la infraestructura física y ambiental del Archivo Central, garantizando el cumplimiento de los criterios de conservación documental establecidos en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 001 de 2024 del AGN, mediante la reactivación del monitoreo periódico de temperatura y humedad, la ejecución del diagnóstico de infraestructura archivística, la implementación de rutinas documentadas de limpieza y control de plagas, y la adecuada organización de los documentos almacenados en la planoteca. Como resultado, al cierre del periodo definido en el Plan de Mejoramiento, el 100 % de las áreas del Archivo Central deberá contar con condiciones físicas y ambientales controladas y registradas, equipos de medición calibrados, reportes periódicos de conservación preventiva y almacenamiento adecuado de los documentos, reduciendo los riesgos de deterioro y fortaleciendo la preservación del patrimonio documental institucional.","2025-12-30","2026-12-30"]
[26,"Grupo de Gestión Documental",649,"2025-11-18","Gestión Documental","Desconocimiento y desactualización del plan de recuperación de desastres a nivel operativo (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 7.1)","Auditoría de Gestión","Debilidades en la documentación, actualización, divulgación e implementación integral de los planes de continuidad, recuperación y restablecimiento de servicios asociados a los sistemas de información y plataformas tecnológicas, derivadas de la desactualización del plan de recuperación operativo del proceso de Gestión Documental, la falta de socialización y apropiación del mismo por parte de los responsables actuales, y la no publicación oportuna de los planes de recuperación técnica en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión (SIPG). Adicionalmente, se evidencian vacíos en la articulación entre los componentes operativos y técnicos del Plan de Continuidad del Negocio, así como riesgos asociados a la dependencia de contratos de soporte no vigentes, lo que limita la activación oportuna de los planes, dificulta la retroalimentación y mejora continua, y afecta la capacidad institucional para restablecer de manera efectiva la operación y la prestación de los servicios tecnológicos ante eventos disruptivos.","Actualizar, integrar y formalizar los planes de continuidad, recuperación y restablecimiento de servicios de los sistemas de información y plataformas tecnológicas, asegurando su alineación con el Plan Estratégico de Continuidad del Negocio 2025 y la norma ISO 22301:2019, mediante la revisión y actualización del plan de recuperación operativo del proceso de Gestión Documental, la consolidación de los planes de recuperación técnica, su publicación en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión (SIPG) y su socialización con las dependencias involucradas. Como resultado, al cierre del periodo establecido en el Plan de Mejoramiento, el 100 % de los planes de recuperación operativos y técnicos deberán encontrarse actualizados, formalmente aprobados, publicados en el SIPG y socializados, garantizando la activación oportuna del plan de continuidad, la ejecución de correctivos cuando sea necesario y el fortalecimiento de la capacidad institucional para restablecer los servicios afectados de manera eficiente y controlada.","2025-12-30","2026-12-30"]
[27,"Grupo de Gestión Documental, Oficina de Relación Estado Ciudadanías",679,"2026-07-25","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Se evidenció la materialización del riesgo No. 016, relacionado con la posibilidad de afectación reputacional por insatisfacción de los grupos de valor, originada por deficiencias en la gestión del proceso y en los procedimientos internos, las cuales derivaron en un fallo de tutela condenatorio para la entidad. Como consecuencia, fue necesario activar el procedimiento para la materialización de riesgos, coordinar una mesa de trabajo para el análisis de causas y formular un plan de mejoramiento con el fin de implementar acciones correctivas que prevengan la recurrencia de situaciones similares y fortalezcan la gestión del proceso.","Mejora – Autoevaluación","fallas en la asignación , control y seguimiento en los términos del caso en especifico que ocasionaron errores en a respuesta al peticionario que conllevaron a incumplimiento de términos y sanciones","Mejorar la gestión de las peticiones mediante el fortalecimiento de los procedimientos de asignación, seguimiento y control, garantizando una adecuada trazabilidad y la emisión oportuna de las respuestas.","2026-07-28","2026-11-20"]
[28,"Grupo de Gestión Documental, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",640,"2025-11-18","Gestión Documental","Inexistencia de lineamientos normativos y/o procedimientos claros para la administración de usuarios en el gestor documental ORFEO, ver informe de auditoría, hallazgo 2.1.","Auditoría de Gestión","Falta de documentación respecto a los procesos y procedimientos para la administración de usuarios en el gestor documental ORFEO","Documentar e implementar el procedimiento de administración de usuarios de ORFEO","2025-11-26","2026-05-30"]
[29,"Grupo de Gestión Documental, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",650,"2025-11-18","Gestión Documental","Aspectos susceptibles de mejora en la ejecución de pruebas del plan de continuidad de negocio a nivel operativo ((Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 7.2)","Auditoría de Gestión","Debilidades en la ejecución periódica y articulada de las pruebas del Plan de Recuperación de Desastres del sistema ORFEO, originadas por la no realización de pruebas del plan de recuperación operativo desde la vigencia 2024, asociada a la desactualización y falta de formalización del mismo, y por la ejecución no sistemática ni documentada de pruebas integrales que articulen los componentes operativos y técnicos. Esta situación limita la verificación continua de la eficacia del plan de recuperación, impide la identificación oportuna de oportunidades de mejora, la aplicación de correctivos y la retroalimentación del plan, y reduce el nivel de preparación de las dependencias intervinientes para responder de manera efectiva ante eventos que afecten la disponibilidad y continuidad del servicio ORFEO.","Establecer y ejecutar un esquema periódico, integral y documentado de pruebas del Plan de Recuperación de Desastres del sistema ORFEO, que articule los componentes operativos y técnicos, permitiendo evaluar su eficacia, identificar brechas, implementar correctivos y retroalimentar las mejoras necesarias, conforme a las buenas prácticas de continuidad del negocio. Como resultado, durante el periodo definido en el Plan de Mejoramiento, se deberá realizar al menos una prueba integral anual del Plan de Recuperación de Desastres de ORFEO, con actas, resultados documentados, planes de acción derivados y socialización a las dependencias involucradas, fortaleciendo la capacidad institucional para garantizar la continuidad del servicio ante eventos disruptivos.","2025-12-30","2026-07-30"]
[30,"Grupo de Gestión Humana",575,"2024-06-17","Gestión del Talento Humano","Una vez analizado el hallazgo 499 entre la OCI y el GGH y considerando que a partir del 19 de febrero de 2024 la Dirección decidió dar por finalizada la implementación de la Guía de Salario Emocional (Disfruta tu día; Comparte con los tuyos; Tarde de bienestar; Puente más largo), no es procedente mantener dicho hallazgo, no obstante, se identificó la necesidad de abrir uno nuevo con la siguiente redacción: Debilidad en la definición de las variables del indicador para la medición del Plan de Bienestar Estímulos e Incentivos de Función Pública.","Auditoría de Gestión"]
[31,"Grupo de Gestión Humana, Oficina Asesora de Planeación",622,"2025-01-16","Gestión del Talento Humano","Como resultado de autoevaluación realizado por el Grupo de Gestión Humana, se ha identificado la necesidad de implementar un plan de mejora en relación con las actividades institucionales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. En el seguimiento llevado a cabo, se observó que no se están cumpliendo todos los requerimientos aplicables a nuestra entidad en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Ante esta situación, es esencial establecer un plan de mejoramiento que nos permita abordar y subsanar las observaciones señaladas en el informe de Positiva correspondiente al mes de diciembre de 2024 (anexo). Este plan se orientará a garantizar el cumplimiento de los estándares necesarios y a fomentar un entorno laboral más seguro y saludable para todos los colaboradores de la institución.","Mejora – Autoevaluación"]
[32,"Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",682,"2026-07-26","Gestión del Talento Humano","La implementación de los lineamientos de talento humano establecidos en MIPG (calidad de vida laboral, retención del conocimiento, desvinculación, desarrollo del servidor y procesos meritocráticos) presentan índices por debajo de la media en el reporte FURAG.","Resultados FURAG","Los lineamientos del plan estratégico de talento humano no se encuentran debidamente identificados, documentados, gestionados al interior de la entidad debido a la falta de recursos y a ejecución","Consolidar la gestión estratégica del talento humano mediante el fortalecimiento de la planeación del recurso humano, la actualización de los instrumentos de gestión y la implementación de acciones orientadas al desarrollo, bienestar y gestión del conocimiento de los servidores públicos.","2026-07-28","2026-12-20"]
[33,"Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",684,"2026-07-25","Gestión del Talento Humano","Se presentan deficiencias en la distribución de planta y estructura de la Entidad y el cumplimiento de obligaciones (jóvenes, discapacidad), al igual que diferencias en las funciones de las dependencias de la Entidad, lo genera recarga laboral y dificultad en la coordinación de actividades transversales, reflejado durante el ejercicio de la evaluación FURAG.","Resultados FURAG","La estructura organizacional y la distribución de la planta de personal no han sido actualizadas de manera integral conforme a las necesidades institucionales, lo que limita la asignación eficiente de funciones, el cumplimiento de obligaciones normativas y la articulación entre las dependencias.","Fortalecer la estructura organizacional y la gestión del talento humano mediante el análisis de las cargas de trabajo, la identificación de las necesidades de recursos humanos y financieros, y la incorporación de las acciones de fortalecimiento institucional aprobadas por la Alta Dirección en la planeación institucional.","2026-07-28","2026-12-20"]
[34,"Oficina Asesora de Planeación",567,"2024-05-29","Seguimiento y Evaluación a la Gestión","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP y la OCI se cierra sin eficacia el hallazgo 427 y se abre uno con la siguiente descripción \"Deficiencias en la actualización y control a la documentación del Sistema Integrado de Planeación y Gestión\".(ver hallazgo 7.2 del Informe de auditoria al proceso de tecnologías de la información - 2020).","Auditoría de Gestión","Demoras en la toma de decisiones y aprobación en el proyecto de rediseño institucional","Sistema integrado de planeación y gestión actualizado","2025-03-01","2025-08-31"]
[35,"Oficina Asesora de Planeación",568,"2024-05-29","Seguimiento y Evaluación a la Gestión","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP y la OCI se cierra sin eficacia el hallazgo 428 y se abre uno con la siguiente descripción \"Incumplimiento de las metas propuestas en los Acuerdos de Desempeño vigencia 2019 y Enero - Abril vigencia 2020, para el Proyecto: “Mejoramiento de la gestión de las políticas públicas a través de las TIC nacional”, comparada con su ejecución presupuestal, a nivel de obligación.(ver hallazgo 7.4 del Informe de auditoria al proceso de tecnologías de la información - 2020).","Auditoría de Gestión","Demoras en la toma de decisiones y aprobación en el proyecto de rediseño institucional","Sistema integrado de planeación y gestión actualizado"]
[36,"Oficina Asesora de Planeación",569,"2024-05-29","Seguimiento y Evaluación a la Gestión","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP y la OCI se cierra sin eficacia el hallazgo 429 y se abre uno con la siguiente descripción: \"Errores en los registros para la presentación del Reporte mensual de Ejecución Cualitativa Presupuestal para Contraloría General de la República-CGR\". (ver hallazgo 7.8 del Informe de auditoria al proceso de tecnologías de la información - 2020).","Auditoría de Gestión","",""]
[37,"Oficina Asesora de Planeación",628,"2025-07-29","Mejoramiento Institucional","los resultados de la medición FURAG 2024, evidenciados a través de micrositio IDI (Portal Web Función Pública), arrojó un índice institucional de 78.8, por debajo de la media nación 86.5 y del resultado del año inmediatamente anterior de 81.0; lo que representa una reducción significativa del cumplimiento de los lineamientos del modelo integrado de planeación y gestión que requiere acciones de mejora desde la oficina asesora de planeación como responsable de la coordinación de la medición FURAG al interior de la entidad.","Resultados FURAG","",""]
[38,"Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",594,"2024-11-22","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Aspectos susceptibles de mejora plan de continuidad de negocio a nivel operativo. Verificando el escenario de activación del plan de continuidad y recuperación de desastres, con el fin de restablecer la prestación de los servicios afectados en el sistema y basados en las mejores prácticas soportadas por la norma ISO 22301:2019 para la Gestión de la Continuidad del Negocio, se pudo evidenciar que no hay conocimiento y por ende participación de las áreas misionales DEP, DDO y OREC, del plan de recuperación de desastres para SIGEP manejado por la OTIC; si bien es cierto que este plan es tecnológico, las áreas misionales deben intervenir en la operación del mismo, por ende deben conocer y estar involucradas en los llamados a crisis y en el modelo de operación a seguir, en caso de indisponibilidad del sistema y en casos extremos a la operación fuera de sitio. Si bien se mantiene una documentación de funciones de operación, manuales e instructivos actualizados para soportarse en caso de fallas en el sistema, estas no serían suficientes ante un riesgo de indisponibilidad del sistema que obligue a aplicar modelos manuales o semi automáticos de operación, considerados dentro del plan de contingencia técnico. Para establecer el plan de mejoramiento tener en cuenta las recomendaciones especificadas en el informe de auditoria basado en riesgos al proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial 2024. Hallazgo 4.2.3.","Auditoría de Gestión","Debido al desconocimiento de los parámetros de evaluación del IDI la dependencia no considero a todas las dependencias requeridas a las diferentes mesas de trabajo por lo cual el resultado no representa la realidad institucional. De igual manera, se evidencia la necesidad de fortalecer el control dado que no todas las dependencias revisaron con anterioridad el formulario compartido, ni allegaron la totalidad de las evidencias al cierre de la evaluación. Por ultimo no están documentados los tramites responsables y tiempos para la evaluación en cada vigencia.","Evaluación FURAG documentada y mejorada","2025-07-29","2025-12-15"]
[39,"Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",685,"2026-07-26","Tecnologías de la Información","Los resultados del IDI 2025 reflejan falencias en el cumplimiento de requisitos de escalabilidad y modernización (accesibilidad), publicación de información, infraestructura y arquitectura tecnológica y gestión de recursos para el fortalecimiento de las políticas de transparencia, gobierno y seguridad digital.","Resultados FURAG","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2025-01-01","2025-05-30"]
[40,"Dirección de Desarrollo Organizacional",514,"2021-12-20","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Al validar el control “El líder del proceso anualmente, con el fin de establecer las necesidades, para cumplir con los compromisos establecidos con las Entidades, solicita con la anticipación necesaria los recursos ante el Comité Directivo. En caso de no tener los recursos se ajusta el número de entidades a ser atendidas y la cantidad de temas por Entidad. Como evidencia se tiene el PAI y las actas de comité.” y en especial que “Como evidencia se tiene el PAI y las actas de comité”, la Oficina de Control Interno revisó la documentación aportada por la Dirección de Desarrollo Organizacional (DDO), siguiendo la ruta indicada en el repositorio de carpetas compartidas Yaksa, encontrando que, aunque debía reposar el Plan de Acción Integral -PAI- y las actas de comité de las vigencias 2020 y 2021, solamente se contaba con el PAI del año 2021. Informe de Auditoría con enfoque basado en riesgos al proceso de Acción Integral - Procedimiento Asesoría de fecha 20-Dic-2021, Numeral 3.1.1","Auditoría de Gestión","El inadecuado almacenamiento de la documentación de autorización del PAI de cada vigencia, para su respectivo seguimiento","Contar con la documentación de aprobación del PAI de cada vigencia en la ruta definida para tal fin","2022-02-01","2022-04-30"]
[41,"Dirección de Desarrollo Organizacional",597,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial de manera general, requiere revisar con enfoque integral,con el fin de estandarizar la documentación, optimizar la comunicación interna y generar los productos y servicios de Función Pública de manera articulada y con criterios de calidad, con la participación de la Subdirección y todas las direcciones técnicas","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2024-12-01","2025-03-31"]
[42,"Dirección de Desarrollo Organizacional",603,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Se verificó la producción del documento \"Estrategia Territorial - Formalización Laboral\", el cual incluye ajustes metodológicos y comentarios referentes a las asesorías relacionadas con la formalización laboral. Este documento detalla dos enfoques: una Estrategia de Abordaje Virtual y una Estrategia de Abordaje Presencial, los cuales detallan los pasos para el desarrollo de las asesorías. Sin embargo, estas revisiones y ajustes metodológicos fueron aplicados únicamente al servicio de formalización laboral. Al realizar la revisión de los demás servicios que conforman el portafolio de la DDO, tales como Estructura de Entidades - Territorio, Creación/Supresión de empleos, Creación/Supresión de planta, y Manuales de Funciones y salarios de entidades, no se evidenció la implementación de revisiones o ajustes metodológicos similares. Adicionalmente, se encontró que los enlaces de evidencia cargados en el Sistema de Gestión Institucional (SGI) no permiten el acceso a los documentos relacionados, dificultando la localización y verificación de la documentación. Lo que genera reprocesos en la revisión de la información. Revisar Informe de Auditoría basado en riesgos, proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial: H 1.1.2. Debilidad en el control: “El Gerente del proyecto o a quien designe revisa el desarrollo metodológico de las asesorías para ajustarlas y mejorar la prestación de servicios de la entidad – DDO.”","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2024-12-01","2025-03-31"]
[43,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica",598,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Analizar y evaluar la pertinencia de los riesgos definidos para el proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial, ya que la identificación de estos, deben tener impacto en el cumplimiento de los objetivos del proceso, manteniendo la estructura y lineamientos definidos en la guía y política de la administración del riesgo. Ver informe de auditoria basada en riesgo en el proceso \"Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial\", de noviembre de 2024.","Auditoría de Gestión","La entidad se encuentra en transición de los procesos misionales y la cadena de valor en los 2 últimos años, debido a que los procesos vigentes no responden a la realidad institucional y por tanto los procesos, procedimientos, riesgo e indicadores no se pueden administrar en la actualidad, dado que el 31 de marzo de 2025 se definieron los nuevos procesos misionales no se considera pertinente actualizar los riesgos de procesos anteriores y en su defecto se identificaran y documentaran los riesgos de los 3 nuevos procesos.","Riesgos de los nuevos procesos misionales identificados administrados y en operación.","2025-04-01","2025-11-15"]
[44,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica, Grupo de Servicio al Ciudadano Institucional, Oficina Asesora de Planeación, Subdirección",468,"2021-08-06","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Cumplir con los requisitos de accesibilidad, participación y transparencia en el portal web.","Resultados FURAG","No se cuenta con la competencia y recursos suficientes para la traducción de toda la información a lenguaje claro e incluyente","Requisitos de accesibilidad, participación y transparencia en el portal web identificado","2021-08-06","2021-12-15"]
[45,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",515,"2022-03-08","Generación de Productos y Servicios para la Gestión Pública","Los planes de mejoramiento de los registros administrativos surgen a partir de los autodiagnósticos realizados por la entidad para identificar el cumplimiento de requisitos establecidos por el DANE, para mejorar su uso y aprovechamiento estadístico en el marco del Sistema Estadístico Nacional - SEN y la política estadística de FURAG - Plan de mejora SIGEP","Mejora – Autoevaluación","Autodiagnósticos realizados a los registros administrativos de la entidad en el marco de la política estadística, para el sistema de información SIGEP","Documentar los registros administrativos con los que cuenta Función Pública, para que cumplan con los requisitos de calidad exigidos por el DANE para su uso y aprovachemaiento. Sistema de Información SIGEP","2022-03-08","2022-03-31"]
[46,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica",596,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","En la auditoria basada en riesgos al proceso “Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial” se pudo establecer que, aunque se tienen los procedimientos documentados, los mismos no describen claramente lo que en realidad se está haciendo y mucho menos los controles implementados. de igual manera se requiere efectuar una revisión y ajuste integral de los procedimientos, determinar la pertinencia y y la relación de actividades y controles de los procesos. (ver informe de auditoria basada en riesgos al proceso “Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial”, de noviembre de 2024.","Auditoría de Gestión","Debido a la transición del Modelo de operación por procesos, las Direcciones Técnicas no actualizaron los documentos de los procesos anteriores para evitar los reprocesos.","Documentar y socializar los nuevos procesos misionales","2025-03-01","2025-08-15"]
[47,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Oficina Asesora de Planeación",457,"2021-08-02","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Los indicadores actuales no permiten identificar las características y preferencias de los grupos de valor y hacer seguimiento del desempeño de los procesos.","Resultados FURAG","Los cambios del proceso de acción integral han requerido replantear los indicadores asociados","Propuesta de indicadores","2021-08-02","2021-08-31"]
[48,"Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",570,"2024-06-04","Tecnologías de la Información","Atendiendo a los resultados del seguimiento efectuado en el mes de mayo de 2024 a la consecución y procedencia de todas las actividades registradas en el plan de mejoramiento, para los hallazgos 261, 267, 269, 295, 296 y 563, relacionados con el plan de continuidad de negocio/planes de recuperación de desastres (DRP) de cada uno de los sistemas misionales SUIT, SIGEP y FURAG, que estaban registradas desde el año 2017 en el SGI y viendo específicamente que algunas actividades ya no proceden o deben ser actualizadas, debido a la dinámica de cambio en la infraestructura y recursos surtida a través del tiempo, se estableció consensuadamente entre los procesos responsables efectuar el cierre de cada hallazgo sin eficacia y proceder esta Oficina a la creación del presente hallazgo para que los involucrados determinen las actividades conducentes y cumplibles al corto y mediano plazo que permitan eliminar eficazmente la causa raíz que le dio origen. Por lo anterior, es necesario que la OTIC y los procesos misionales responsables, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación: 1- Analicen la pertinencia, oportunidad, idoneidad y eficacia de los productos de la gestión anterior, en contraste con la situación actual para el análisis de impacto del negocio - BIA, la evaluación de riesgos de continuidad, planes de contingencia (DRPs) de cada sistema y campañas de socialización y entendimiento, establecidos en su momento. 2- Profundicen en la gestión sobre los siguientes aspectos, los cuales aún no se evidencian: • La corresponsabilidad de gestión de los procesos misionales dentro del marco de continuidad, integrando a la estrategia de continuidad a las dependencias operativas responsables. • La definición de la programación y estrategia de pruebas de recorrido y reales de los planes de recuperación por cada sistema. • La ejecución de pruebas reales de cada plan de recuperación, junto a la generación de los informes respectivos y la retroalimentación de resultados, debido a que la efectividad de los DRP puede verse afectada por los cambios inevitables en el recurso humano, los niveles de habilidad y las arquitecturas de hardware y software, que surtan por dinámica de la estrategia dentro de la entidad","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de los requerimientos de la política de continuidad del negocio y falta de documentación especifica para cada sistema y aplicativo de la entidad","Planes de recuperación delos sistemas (SUIT, FURAG,SIGEP) documentados, socializados y en operación.","2025-04-25","2025-07-31"]
[49,"Dirección de Empleo Público, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",524,"2022-07-12","Tecnologías de la Información","Durante los picos o tráfico masivos del SIGEP II, ocurrió el fallo del servidor de archivos causando el colapsó del aplicativo SIGEP II e impactó el Aplicativo por La Integridad Pública que generó la perdida parcial de información.","Desempeño del Proceso - SGI","Se afectó el HDFS (software), distribuido en 5 Servidores (hardware)","Restauración del servicio e implementación de la estrategia de recuperación de la información","2022-08-08","2022-08-19"]
[50,"Dirección de Empleo Público, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",518,"2022-03-23","Generación de Productos y Servicios para la Gestión Pública","Los planes de mejoramiento de los registros administrativos surgen a partir de los autodiagnósticos realizados por la entidad para identificar el cumplimiento de requisitos establecidos por el DANE, para mejorar su uso y aprovechamiento estadístico en el marco del Sistema Estadístico Nacional - SEN y la política estadística de FURAG - Sistema de Información SIGEP","Mejora – Autoevaluación","Autodiagnósticos realizados a los registros administrativos de la entidad en el marco de la política estadística, para el sistema de información SIGEP","Documentar los registros administrativos con los que cuenta Función Pública, para que cumplan con los requisitos de calidad exigidos por el DANE para su uso y aprovachemaiento. Sistema de Información SIGEP","2022-06-01","2022-11-30"]
[51,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano",364,"2019-11-07","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Debilidades en el seguimiento a la gestión de la DPTSC efectuado a través del “Tablero Control de Gestión. Informe de auditoría al Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial, vigencia 2019","Auditoría de Gestión","El tablero de control es un mecanismo que generó la Dirección General de la Función Pública para hacer seguimiento a tareas asignadas por el Director a los Directores Técnicos, sin embargo el mecanismo que se utiliza para realizar seguimiento y monitoreo a los productos de cada Dirección Técnica es el SGI.","Seguimiento a productos a través del SGI","2019-12-13","2020-04-30"]
[52,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano",572,"2024-06-07","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP, la OCI y la DPTSC en reunion del 28/05/2024, en razón a que el hallazgos 318 fue verificado nuevamente encontrando que se continuan presentando las debilidades (... no cumplen con los lineamientos de identificación de carpetas y documentos. Así mismo, en la serie 11502-Grupo de Asesoría y Gestión para la Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano, la mayoría de documentos que soportan la serie están en el servidor de carpetas compartidas YAKSA, pero en la subcarpeta de documentos de apoyo y no en la TRD. (Informe auditoria a la gestión documental 2018-06-15...). las cuales presentan la siguiente causa raiz : No se aplicaron adecuadamente los lineamientos de gestión documental al nombrar las carpetas y documentos. Se genera nuevo Hallazgo para que se adelanten las acciones pertinentes.","Auditoría de Gestión","No se ha realizado la convalidación de la TRD en función pública por parte del archivo general de la nación por lo tanto los archivos actuales no coinciden con la necesidad del área. De igual manera la servidora pública con la cual se había avanzado en el tema se retiró de la entidad y se encuentra en transición con los nuevos funcionarios.","Archivos organizados y de fácil consulta","2025-04-01","2025-09-30"]
[53,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano",595,"2024-11-22","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Desactualización del procedimiento de emisión de concepto de aprobación de nuevos trámites. Resultado de la auditoria, se presentaron las siguientes desviaciones en las actividades mencionadas con respecto al procedimiento documentado en el SIPG: • Recibir solicitud de aprobación y/o adopción de nuevo trámite o modificación estructural • Reasignar la solicitud al profesional/abogado para su análisis respectivo (Director) • Verificar mediante análisis técnico jurídico la documentación allegada (Profesional asignado / abogado) • Revisar el concepto propuesto por el profesional/abogado (Coordinador/asesor DPTSC) Ver detalle en el informe . Para establecer el plan de mejoramiento tener en cuenta las recomendaciones especificadas en el informe de auditoria basado en riesgos al proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial 2024. Hallazgo 6.1.1.","Auditoría de Gestión","Durante el 2024 se presentó cambio en todo el personal de la dependencia, originando fuga de conocimiento en el tema de trámites","Actualizar la documentación técnica y operativa del procedimiento de trámites ante el SIPG","2025-04-01","2025-07-31"]
[54,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Oficina Asesora de Planeación",469,"2021-08-06","Dirección y Estrategia","Mejorar la solución de problemas a partir de la implementación de ejercicios de innovación abierta","Resultados FURAG","Los procesos de innovación aun se realizan como acciones aislado y no se ha institucionalizado esta actividad al SIPG.","Desarrollar innovación abierta y la participación ciudadana","2026-06-02","2026-07-02"]
[55,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",516,"2022-03-09","Generación de Productos y Servicios para la Gestión Pública","Los planes de mejoramiento de los registros administrativos surgen a partir de los autodiagnósticos realizados por la entidad para identificar el cumplimiento de requisitos establecidos por el DANE, para mejorar su uso y aprovechamiento estadístico en el marco del Sistema Estadístico Nacional - SEN y la política estadística de FURAG - Fortalecimiento Sistema de Información SUIT","Mejora – Autoevaluación","Autodiagnósticos realizados a los registros de la entidad en el marco de la política estadística, para el sistema de información SUIT","Documentar los registros administrativos con los que cuenta Función Pública, para que cumplan con los requisitos de calidad exigidos por el DANE para su uso y aprovechamiento. Sistema de información SUIT","2022-06-01","2022-11-30"]
[56,"Dirección Gestión del Conocimiento, Grupo de Servicio al Ciudadano Institucional, Oficina Asesora de Planeación",458,"2021-08-02","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Los indicadores actuales no permitan identificar las características y preferencias de los grupos de valor e impiden la medición y el seguimiento con objetividad","Resultados FURAG","No se encuentra articulado el proceso de Servicio al Ciudadano con las direcciones técnicas, para la integración de las características de los usuarios en la prestación del servicio","Indicadores en materia de servicio al ciudadano","2021-08-02","2021-10-24"]
[57,"Dirección Gestión del Conocimiento, Oficina Asesora de Planeación",461,"2021-08-04","Gestión del conocimiento y Grupos de Valor","Organizar, clasificar y validar los datos e información para mejorar el acceso a los mismo y asegurar su seguridad y confidencialidad","Resultados FURAG","No se ha culminado la documentación de las bases de datos para generar su usabilidad","Anomización de bases de datos","2021-11-01","2022-02-28"]
[58,"Dirección Jurídica",470,"2021-08-06","Generación de Productos y Servicios para la Gestión Pública","Definir el proceso de implementación y monitoreo de proyectos normativos, incluyendo indicadores medibles, revisión de la afectación de libre competencia e impacto fiscal","Resultados FURAG","No se encuentra documentado en el SIPG la construcción de los proyectos normativos","Formulación de proyectos normativos","2025-06-03","2025-11-30"]
[59,"Dirección Jurídica",577,"2024-07-08","Defensa Jurídica / Conceptos","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP, la OCI y DJ, en razón a que los hallazgos 539, 540, 541 y 543 identificados en la vigencia 2022 (Informe Auditoría Proceso Servicio al ciudadano), tienen relación con los mismos temas (Debilidades en la ejecución de controles) estos se encuentran en el SGI en estado abierto, en ejecución con retraso, abierto notificado, una vez analizados, se ha identificado que para las actividades propuestas no se cuenta con las evidencias suficientes para respaldar la mitigación de la causa raíz de los mismos, esto teniendo en cuenta que nunca se cargó la evidencia de las mismas y por lo tanto, se abre un hallazgo nuevo con la siguiente descripción: Debilidades en la aplicación del control “El coordinador del grupo de asesoría y conceptos revisa los mensajes de alerta emitidos por el grupo de gestión documental que indica tiempo restante para atender conceptos (3 días antes) con el fin de alertar al abogado responsable de atender la consulta en relación con el tiempo que cuenta para dar respuesta”. Debilidades en la ejecución del control “El coordinador del grupo de conceptos verifica diariamente el reporte de lista de conceptos de ORFEO y envía por correo electrónico o mensaje instantáneo la alerta al abogado con el fin de notificar el tiempo de respuesta con el que cuenta”, Debilidades en la ejecución del control “El abogado responsable de atender la consulta comprueba que la respuesta se presenta en los plazos señalados por el Director Jurídico (15 días hábiles) con el fin de dar respuesta dentro de los términos de ley”, Débil aplicación del control “El abogado responsable de resolver la consulta verifica en el sistema ORFEO el semáforo de colores y alertas de tiempo e inicia la atención de acuerdo con el tiempo asignado en el acuerdo de nivel de servicio. Con el fin de dar respuesta dentro de los plazos de ley”, cuyas causas raíces son las siguientes : Falta de seguimiento y aplicación a los controles establecidos para el riesgo evaluado por la oficina de control interno y el control establecido para el riesgo tiene un tiempo que imposibilita el estudio de los temas, teniendo en cuenta el volumen del reparto para cada uno de los abogados del área. De lo anterior es necesario que se generen nuevas actividades que busquen mitigar la causa raíz .","Auditoría de Gestión","Falta de seguimiento y aplicación a los controles establecidos para el riesgo evaluado por la oficina de control interno en la respuesta a las peticiones de los grupos de valor","Fortalecer y unificar los controles del riesgo evaluado.","2024-07-10","2025-06-30"]
[60,"Grupo de Gestión Contractual",615,"2024-12-20","Gestión Contractual","Debilidades en la aplicación del Control “La coordinadora del Grupo de Gestión Contractual verifica el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de acción de prevención de daño antijurídico con el fin de evitar posibles demandas y reclamaciones debido a controversias contractuales”. Ver informe final de auditoría al proceso de Gestión Contractual.","Auditoría de Gestión","Verificando la información se pudo observar que no se estaba llevando un control adecuado para el fortalecimiento de dicha actividad.","Revisión y reforzamiento de los procedimientos de verificación y seguimiento de las actividades del plan de acción, con el fin de asegurar que todas las acciones preventivas sean implementadas en tiempo y forma","2025-02-01","2025-07-31"]
[61,"Grupo de Gestión Contractual",616,"2024-12-20","Gestión Contractual","Deficiencias en la aplicación del control “La coordinadora del Grupo de Gestión Contractual genera alertas mensualmente frente a las demoras o incumplimientos en él envió de los estudios previos en las fechas establecidas en el plan anual de adquisiciones dirigidas a las dependencias solicitantes con copia a la Ordenadora del Gasto y a la OAP”, ver informe definitivo auditoria al proceso de Gestión Contractual.","Auditoría de Gestión","La no realización de un cronograma efectivo para la radicación de la documentación en los tiempos adecuados","Realización de un cronograma mensual de acuerdo a la programación del PAA","2025-01-01","2025-06-30"]
[62,"Grupo de Gestión Contractual",617,"2024-12-20","Gestión Contractual","Debilidades en la aplicación del control “La coordinadora del grupo de gestión contractual, realiza el seguimiento al plan anual de adquisiciones en los comités de coordinadores convocados por la Secretaría General, con el fin de alertar sobre el cumplimiento y ejecución del plan”. Ver informe definitivo de Auditoría al Proceso de Gestión Contractual.","Auditoría de Gestión","No se evidencia la participación de la coordinadora de gestión contractual en el periodo auditado","Asistir a todos los comités de donde se realice un seguimiento al PAA","2025-01-01","2025-06-30"]
[63,"Grupo de Gestión Contractual",618,"2024-12-20","Gestión Contractual","Debilidades en la aplicación del control “El profesional del Grupo de Gestión Contractual – GGC, asignado para adelantar el proceso, verifica que la estructuración de cada uno de los documentos requeridos para iniciar los procesos de selección, se encuentre conforme los lineamientos del procedimiento y la normativa vigente”.","Auditoría de Gestión","Las listas de chequeo estaban desactualizadas y falta de conocimiento de las personas encargadas al radicar la documentación pre contractual.","Actualización de las listas de chequeo y capacitación a los encargados de radicar los documentos","2025-02-01","2025-08-31"]
[64,"Grupo de Gestión Contractual",619,"2024-12-20","Gestión Contractual","Debilidades en la aplicación del control “El profesional del Grupo de Gestión Contractual – GGC, designado para adelantar el proceso de selección contractual, de acuerdo con la modalidad del proceso de selección, verifica el cumplimiento del procedimiento “Contratación” V. 5.0 (2019-05-27), las actividades como la elaboración de los actos administrativos, pliego de condiciones y demás documentos, respuestas a las observaciones, las publicaciones respectivas en la plataforma SECOP II, conforme lo señala la norma vigente”. Ver informe definitivo de Auditoría al Proceso de Gestión Contractual.","Auditoría de Gestión","Falta de respuesta ante las observaciones que se realizan en los procesos en el aplicativo SIGEP II, así mismo la falta de documentación en los expedientes en el aplicativo","Logara el debido cargue de los expedientes electrónico en el aplicativo SIGEP II y así mismo atender oportunamente las observaciones que se realicen en cada proceso de contratación","2025-02-01","2025-08-31"]
[65,"Grupo de Gestión Contractual",620,"2024-12-20","Gestión Contractual","Deficiencias en el cumplimiento del control “El supervisor del contrato desde el momento que ha sido designado, realiza oportunamente las actividades de seguimiento y control establecidas en la normatividad vigente, para el cabal cumplimiento del objeto del contrato y sus obligaciones”. (Ver informe definitivo de la auditoría al proceso de Gestión Contractual)","Auditoría de Gestión","El no cumplimiento de controles por parte de los supervisores en el seguimiento, control de las obligaciones y ejecución del objeto contractual","Realizar mayor seguimiento por parte de los supervisores de contratos en las obligaciones entre las partes y cumplimiento de su objeto contractual","2025-02-01","2025-07-31"]
[66,"Grupo de Gestión Contractual",621,"2024-12-20","Gestión Contractual","Falencias en la aplicación del control “La persona designada por la coordinadora del grupo de gestión contractual, valida mensualmente el cumplimiento de la labor de supervisión de los contratos, solicitando los informes de ejecución a los supervisores, con la finalidad de verificar que se esté cumpliendo con su labor”.","Auditoría de Gestión","Verificando la información se pudo observar que no se estaba cumpliendo con las metas propuestas ya que este abarcaba el 100% de los contratos y por la cantidad establecida no se lograba cumplir con las mismas","Verificación y seguimiento de la supervisión contractual de manera eficiente para lograr que el 100% de los supervisores realicen una adecuada actividad","2025-02-01","2025-06-30"]
[67,"Grupo de Gestión Documental",637,"2025-11-18","Gestión Documental","Debilidades en la definición y efectividad del control “El encargado de la dependencia verificar los tipos de solicitud requerida y termino de ANS con el propósito de solicitar modificación en el tipo de petición”, ver informe de auditoría, hallazgo 1.3.","Auditoría de Gestión","La inefectividad del control 1.3 se origina en un diseño deficiente y una implementación incompleta del control, el cual fue formulado de manera genérica, sin definir con claridad el alcance, momento de ejecución, frecuencia, responsables, criterios de verificación ni los soportes documentales requeridos para evidenciar su operación. Adicionalmente, se evidencia debilidad en la estandarización y apropiación de los lineamientos sobre tipificación de solicitudes y gestión de ANS, así como un uso inadecuado de las funcionalidades del sistema ORFEO para la modificación y ampliación de términos, lo que ha permitido actuaciones discrecionales, errores de clasificación inicial, suspensiones y ampliaciones de términos sin justificación formal. Esta situación se ve agravada por la falta de controles de seguimiento y registro de evidencias en el SGI, lo que limita la trazabilidad, dificulta la medición de la efectividad del control y compromete la transparencia y oportunidad en la atención de las PQRS.","Rediseñar, formalizar e implementar de manera integral el control 1.3, garantizando que cuente con criterios claros, medibles y verificables, y que su ejecución genere evidencia documental sistematizada en el SGI, de tal forma que el 100 % de las solicitudes gestionadas por el GGD cuenten con tipificación correcta, justificación formal para cualquier modificación de ANS y trazabilidad documental completa, reduciendo el uso discrecional de ampliaciones o suspensiones de términos y fortaleciendo la oportunidad, transparencia y control en la gestión de PQRS durante la vigencia del plan de mejoramiento","2025-12-30","2026-06-30"]
[68,"Grupo de Gestión Documental",639,"2025-11-18","Gestión Documental","Debilidades en la aplicación del control y en la devolución de comunicación con entregas fallidas: “El técnico de Gestión Documental, registra las devoluciones de correo, para notificar al servidor que proyecto la comunicación la entrega fallida, quien deberá rectificar la información para el envío.”, ver informe de auditoría, Hallazgo 1.5.","Auditoría de Gestión","La debilidad evidenciada en la ejecución del control se origina en deficiencias en la implementación y documentación del seguimiento a las devoluciones de correo, pese a que el diseño conceptual del control es adecuado. En particular, no se establecieron ni estandarizaron mecanismos formales para el registro, conservación y consulta de las evidencias asociadas a las devoluciones, tales como fecha, número de radicado, causa de la devolución y servidor notificado. Adicionalmente, se presenta duplicidad de evidencias con otros controles, sin una revisión previa que permita determinar la pertinencia de su consolidación o diferenciación, lo cual genera confusión en el SGI y limita la trazabilidad. Estas falencias se ven agravadas por la ausencia de reportes periódicos o estadísticas consolidadas, así como por debilidades en la apropiación de los lineamientos de la Política de Administración del Riesgo versión 20, lo que impide verificar la efectiva operación del control y evaluar objetivamente su contribución a la mitigación del riesgo.","Implementar y documentar de manera estandarizada el seguimiento a las devoluciones de correo, definiendo registros específicos, completos y verificables en el SGI, y evaluando la pertinencia de consolidar este control con otros controles relacionados, de tal forma que el 100 % de las devoluciones de correspondencia gestionadas por el Grupo de Gestión Documental cuenten con evidencia documentada que incluya fecha, radicado, causa de la devolución y servidor notificado, así como reportes consolidados que permitan analizar las entregas fallidas, fortalecer la trazabilidad y asegurar la efectividad del control durante la vigencia del plan de mejoramiento.","2025-12-30","2026-06-30"]
[69,"Grupo de Gestión Documental",643,"2025-11-18","Gestión Documental","Incumplimiento de los lineamientos establecidos en la Entidad para la organización de los archivos documentales de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retención Documental – TRD (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 3.1)","Auditoría de Gestión","Las deficiencias evidenciadas en la organización de los archivos físicos y electrónicos de las dependencias se originan en la ausencia de un control formal, periódico y sistemático de seguimiento a la aplicación de los lineamientos archivísticos institucionales, así como en debilidades en la apropiación, divulgación y supervisión de dichos lineamientos por parte de las dependencias. Adicionalmente, se identifican falencias en la estandarización y control de la organización documental en repositorios electrónicos (YAKSA), limitada aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas, y baja adopción del formato de control y préstamo de documentos, lo que afecta la trazabilidad. Esta situación se ve agravada por la falta de actualización y aprobación de las TRD para las nuevas dependencias creadas mediante el Decreto 1603 de 2023, generando riesgos para la integridad, conservación, disponibilidad y cumplimiento normativo de la gestión documental.","Diseñar, formalizar e implementar un control semestral de seguimiento a la organización de los archivos de gestión documental en las dependencias, garantizando que al menos el 90 % de las dependencias cumplan con los lineamientos archivísticos institucionales y la normatividad vigente del AGN para archivos físicos y electrónicos, cuenten con TRD actualizadas y aprobadas, y apliquen los formatos de control y préstamo de documentos, fortaleciendo la trazabilidad, la integridad documental y el cumplimiento normativo durante la vigencia del plan de mejoramiento.","2025-12-30","2026-06-30"]
[70,"Grupo de Gestión Documental",644,"2025-11-18","Gestión Documental","Incumplimiento del cronograma de transferencias documentales primarias establecido por el Grupo de Gestión Documental para la vigencia 2024. (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 3.2)","Auditoría de Gestión","Las deficiencias evidenciadas en la ejecución de las transferencias documentales primarias se originan en la ausencia de un control formal, periódico y obligatorio que asegure el cumplimiento del Plan de Transferencias Documentales, así como en debilidades en la apropiación y cumplimiento de los lineamientos archivísticos por parte de las dependencias. Adicionalmente, se identifican fallas en la articulación entre el Grupo de Gestión Documental y las dependencias, inexistencia o aplicación parcial de los instrumentos obligatorios de trazabilidad (inventarios documentales, actas de entrega, hojas de control e índices electrónicos firmados), y baja observancia del cronograma de transferencias aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Esta situación ha generado acumulación de archivos físicos, transferencias incompletas o sin soporte formal y riesgos para la integridad, conservación y disponibilidad de la información institucional.","Diseñar, formalizar e implementar un control integral de revisión y validación de las transferencias documentales primarias, garantizando que el 100 % de las dependencias con Tablas de Retención Documental vigentes ejecuten las transferencias conforme al Plan de Transferencias Documentales aprobado, cumpliendo con los requisitos normativos del Archivo General de la Nación, y que todas las transferencias cuenten con inventarios documentales, actas de entrega y soportes de trazabilidad completos, reduciendo la acumulación de archivos y fortaleciendo la gestión documental durante la vigencia del plan de mejoramiento.","2025-12-30","2026-06-30"]
[71,"Grupo de Gestión Documental",645,"2025-11-18","Gestión Documental","Ausencia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que garanticen la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos a lo largo del tiempo. (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 4.2)","Auditoría de Gestión","Debilidades estructurales y operativas en la gestión de los documentos electrónicos de archivo, derivadas de la inexistencia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) implementado y plenamente funcional, el uso de herramientas tecnológicas obsoletas (ORFEO versión 3.6 y servidor Windows Server 2003 – YAKSA), la falta de recursos humanos suficientes para ejecutar las actividades planificadas, y el incumplimiento de los lineamientos institucionales y normativos para la organización, conformación y preservación de documentos electrónicos conforme a las Tablas de Retención Documental (TRD). Esta situación ha generado desorganización documental, expedientes electrónicos fraccionados e incompletos, ausencia de metadatos y vínculo archivístico, deficiencias en la trazabilidad, control de versiones, integridad, autenticidad, confiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos, así como riesgos de pérdida de información, accesos no autorizados y posibles incumplimientos legales en materia de función archivística.","Implementar y poner en operación un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) que cumpla con la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo Único de la Función Archivística (AGN 2024) y los lineamientos del Archivo General de la Nación, garantizando la correcta organización, gestión, preservación, integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo del Departamento Administrativo de la Función Pública. Como resultado, al menos el 100 % de las dependencias deberán gestionar sus documentos electrónicos y expedientes conforme a las TRD, con metadatos definidos, vínculo archivístico, control de versiones y trazabilidad, apoyadas en una herramienta tecnológica adecuada y actualizada, reduciendo los riesgos asociados a la desorganización documental y fortaleciendo el cumplimiento normativo y la eficiencia institucional.","2025-12-30","2026-06-30"]
[72,"Grupo de Gestión Documental",646,"2025-11-18","Gestión Documental","Debilidad en la aplicación del control “El profesional designado del Grupo de Gestión Documental, periódicamente aplica las reglas de disposición final establecidas en la Tabla de Retención Documental TRD y la Tabla de Valoración Documental - TVD para intervenir los expedientes que hayan cumplido su retención en el archivo central y llevar a cabo la eliminación de expedientes”. (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 4.3)","Auditoría de Gestión","La Entidad presenta debilidades en la aplicación del proceso de disposición final de los documentos, originadas principalmente por la no convalidación y actualización oportuna de las Tablas de Retención Documental (TRD) ante el Archivo General de la Nación (AGN), lo cual ha impedido la ejecución regular, sistemática y conforme a la normativa vigente del proceso de eliminación documental. Adicionalmente, se evidencian deficiencias en la planeación, seguimiento y control de las actividades de eliminación documental programadas en el Plan Institucional de Archivos (PINAR), así como inconsistencias entre los inventarios de eliminación publicados y la existencia física de documentos en el Archivo Central. Esta situación ha conllevado a la suspensión de las eliminaciones en la vigencia 2024, a la ejecución de eliminaciones en vigencias anteriores con TRD no convalidadas, y a riesgos en la trazabilidad, transparencia, confiabilidad y cumplimiento normativo del proceso de disposición final documental.","Actualizar, convalidar y obtener la aprobación de las Tablas de Retención Documental (TRD) ante el Archivo General de la Nación (AGN), e implementar de manera integral y controlada el proceso de disposición final de documentos conforme a lo establecido en la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo No. 001 de 2024 del AGN y el Programa de Gestión Documental (PGD). Como resultado, durante la vigencia establecida en el Plan de Mejoramiento, la Entidad deberá ejecutar el 100 % de las eliminaciones documentales programadas, con soporte en TRD convalidadas, inventarios debidamente verificados, actas de eliminación publicadas en el portal institucional y consistencia entre los registros documentales y los fondos existentes en el Archivo Central, garantizando la transparencia, trazabilidad y legalidad del proceso de disposición final.","2025-12-30","2026-12-30"]
[73,"Grupo de Gestión Documental, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",641,"2025-11-18","Gestión Documental","Aspectos susceptibles de mejora gestión de acceso al servidor de carpetas compartidas YAKSA, ver informe de auditoría, hallazgo 2.2.","Auditoría de Gestión","Las debilidades identificadas en el control de acceso a las carpetas compartidas del servidor YAKSA se originan en la ausencia de un procedimiento formal, estandarizado y documentado para la administración del ciclo de vida de los accesos (asignación, modificación, revocatoria y depuración), así como en fallas de articulación entre las dependencias responsables, la OTIC y el Grupo de Gestión Humana (GGH) para informar oportunamente las novedades de vinculación, traslado o desvinculación de servidores y contratistas. Adicionalmente, no existen mecanismos periódicos de monitoreo, conciliación y depuración de permisos, lo que ha permitido la permanencia de usuarios desvinculados o con accesos heredados de cargos anteriores, afectando la trazabilidad, la confidencialidad, la integridad de la información y la efectividad del control preventivo.","Diseñar, formalizar e implementar un control integral de administración de accesos a las carpetas compartidas del servidor YAKSA, asegurando que el 100 % de los permisos de acceso se encuentren justificados, vigentes, alineados con las funciones del cargo y soportados documentalmente, mediante la depuración de usuarios desvinculados, la revisión de accesos heredados y la adopción de un protocolo institucional que garantice la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información durante la vigencia del plan de mejoramiento.","2025-12-30","2026-06-30"]
[74,"Grupo de Gestión Financiera",677,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, la Oficina de Control Interno evidenció que, si bien el proceso dispone de indicadores de carácter presupuestal, no cuenta con indicadores específicos de análisis financiero que permitan evaluar el comportamiento, tendencias, variaciones y generar alertas sobre la razonabilidad de la información financiera, limitando el seguimiento y control efectivo de la gestión contable.","Seguimientos OCI","La entidad no había identificado la necesidad de definir, implementar y hacer seguimiento a indicadores contables que permitieran fortalecer el análisis, control y la toma de decisiones","Fortalecer el análisis y control de la información financiera mediante la definición, actualización y seguimiento de indicadores contables, asegurando la generación de alertas y la toma de decisiones informadas","2026-04-28","2026-05-30"]
[75,"Grupo de Gestión Financiera",678,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, se evidenció que, en el marco del proceso de rendición de cuentas de la vigencia 2025, si bien se socializó información sobre la ejecución presupuestal de los recursos de funcionamiento e inversión, no se incluyó la presentación de los estados financieros formales con corte a diciembre de 2024 ni a junio de 2025, lo cual limita la integralidad y transparencia de la información financiera divulgada a la ciudadanía.","Seguimientos OCI","Falta de lineamientos y control en la consolidación y presentación integral de la información financiera durante el proceso de rendición de cuentas, específicamente en la inclusión de los estados financieros formales","Garantizar la comunicación, reporte y publicación oportuna de la información contable, mediante la articulación con OREC, la generación de informes y la verificación periódica en el portal web, antes del cierre de la vigencia.","2026-04-28","2026-08-30"]
[76,"Grupo de Gestión Financiera, Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",675,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, se evidenció que durante la vigencia no se identificó oportunamente, a través de las conciliaciones mensuales, un mayor valor pagado por concepto de nómina al señor Bautista José Cuadrado Vertel, situación detectada únicamente hasta diciembre de 2025, lo que denota debilidades en los controles detectivos asociados a la conciliación y revisión periódica de saldos.","Seguimientos OCI","A pesar de que el Grupo de Gestión Humana reporto la situación por los canales oficiales a Secretaria General y Financiera para el registro de la novedad, el Grupo de Gestión Financiera no recibió los documentos oficiales para el registro contable de la novedad y posterior conciliación.","Garantizar que las novedades de nómina y situaciones administrativas reportadas por el Grupo de Gestión Humana sean recibidas con soporte documental completo por el Grupo de Gestión Financiera, dentro de los tiempos establecidos para el cierre contable mensual, mediante la actualización de procedimientos, estandarización de controles y definición de responsables","2026-04-28","2026-05-30"]
[77,"Grupo de Gestión Financiera, Secretaría General",674,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, se evidenció que el Manual de Políticas Contables y los documentos del Proceso de Gestión Financiera registrados en el SIPG presentan desactualización y ausencia de socialización con los servidores responsables del proceso contable, lo cual puede comprometer la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento del marco normativo aplicable y la adecuada toma de decisiones","Seguimientos OCI","A pesar de elaborar la información asociada al proceso contable no se validó ni se publicó al momento de la auditoria","Actualizar el 100% del Manual de Políticas Contables y los documentos del Proceso de Gestión Financiera en el SIPG, y garantizar su socialización al 100% de los servidores involucrados, antes del cierre de la vigencia 2026-I.","2026-04-28","2026-05-30"]
[78,"Grupo de Gestión Financiera, Secretaría General",676,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, se evidencian deficiencias en la entrega oportuna y completa de información por parte de algunas dependencias generadoras de hechos económicos, lo cual afecta los cierres contables periódicos y el reconocimiento integral de las operaciones, en contravía de los lineamientos del Régimen de Contabilidad Pública.","Seguimientos OCI","Desconocimiento de los lineamientos definidos desde el grupo de gestión financiera","Garantizar la disponibilidad, acceso y oportunidad en el flujo de la información normativa y contable, mediante la implementación de un repositorio virtual, el envío oportuno de solicitudes de información y la socialización de lineamientos financieros.","2026-04-28","2026-05-30"]
[79,"Grupo de Gestión Humana",487,"2021-08-18","Gestión del Talento Humano","En la vigencia 2020, se evidenciaron (53) registros de correos electrónicos remitidos por el Grupo de Gestión Humana a Nuevos Servidores Públicos que ingresaron a la entidad entre enero a diciembre de 2020, para informar el enlace del aplicativo EVA, Programa de Inducción Virtual. Sin embargo, al verificar los registros del seguimiento efectuado por el Grupo de Gestión Humana, a través del archivo denominado: 2020_06_04_Matriz_ingresos_induccion_acompañamiento_2020, se observan registros incompletos, campos sin diligenciar. Igualmente, en esta matriz no se específica quién es el Servidor designado para el acompañamiento al nuevo Servidor; fecha de terminación del acompañamiento; asistencia a la Jornada de Inducción Magistral; seguimiento a Encuesta de vinculación. Asimismo, al verificar los registros del consolidado denominado: 2020-12-24_Resultados_consolidado_2020 en \\\\Yaksa\\12001ggh\\2020\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\ 2_VINCULACION\\ENCUESTA_SEGUIMIENTO_VINCULACION\\RESULTADOS; se observó que (32) nuevos Servidores respondieron la Encuesta de evaluación, y entre ellas existen (9) respuestas marcadas en \"Desacuerdo\". Se evidenciaron registros de la jornada de “Inducción Magistral” realizada el 5-agosto-2020, de forma virtual por el aplicativo de Teams. Sin embargo, fueron convocados (41) Servidores, de los cuales participaron (16) nuevos Servidores y solo (11) de ellos presentaron la encuesta de satisfacción. Se evidenciaron registros de la jornada de “Inducción Magistral” realizada el 13-abril-2021, de forma virtual por el aplicativo Teams. Se evidenció registro de asistencia de (24) nuevos Servidores, de los cuales solo (1) diligenció la encuesta de satisfacción. Programa Reinducción: En la vigencia 2020, se evidenciaron registros del seguimiento efectuado a la Jornada de Reinducción Dirección de Gestión del Conocimiento, según formato establecido en el procedimiento de Capacitación: “Actividades Programa de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo y Capacitación”: \\\\Yaksa\\12001ggh\\2020\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\8_CAPACITACION\\REINDUCCION 2020-01-22_Formato_actividades_programa_bienestar_social_seguridad_salud_trabajo_ capacitación. Se evidenciaron en el formato “Actividades Programa de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo y Capacitación”, los registros de seguimiento de la Jornada de Inducción y Reinducción llevada a cabo el 19-agosto-2020 del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, de la Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, con la participación de (147) Servidores. Teniendo en cuenta información enviada por la Coordinadora del Grupo de Gestión Humana, mediante correo electrónico del 9-jun-2021, se verificaron los siguientes archivos que evidencian el registro de los servidores que realizaron el curso de Inducción en la vigencia 2020, así como los reportes de avance de contenidos generados del aplicativo EVA. \\\\yaksa.dafp.local\\12001GGH\\2020\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\8_CAPACITACION\\INDUCCION 2020-08-31_Reporte_Curso_Induccion_agosto 2020-12-28_Reporte_Curso_Induccion_2020_excel.xltx (Auditoria basada en riegos al proceso de Talento Humano 1.4)","Auditoría de Gestión","Debilidades en el seguimiento y evaluación del Programa de Inducción vigencia 2020.","Ajustar el procedimiento de Capacitación.","2026-05-12","2026-05-30"]
[80,"Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",486,"2021-08-18","Gestión del Talento Humano","Se evidenció que la \"Evaluación de Impacto\" formato vigente, corresponde a una medición de \"Percepción de los Servidores\" que se realiza al finalizar la capacitación frente a: cómo ese conocimiento puede contribuir a mejorar su desempeño laboral y qué competencia puede mejorar; si la capacitación recibida es aplicable a su actividad laboral. Igualmente, evalúa la labor del capacitador frente a: conocimiento y dominio del tema; orden y claridad en el desarrollo de los temas; habilidad para orientar al grupo hacia los objetivos de la capacitación; cómo incentiva la participación del grupo; metodología utilizada, entre otros. Sin embargo, la evaluación de impacto no evalúa el efecto posterior a la ejecución del Plan Institucional de Capacitación, que permita conocer el valor generado, cambios observados (individual y de entidad), los resultados obtenidos para que dichos resultados de evaluación sean insumo en la toma de decisiones por parte de la Alta Dirección. Se evidenció a través del cronograma del Plan Institucional de Capacitación vigencia 2020, la programación de la actividad “Planear Proyectos de Aprendizaje en Equipo – PAE” entre abril a octubre de 2020. Sin embargo, de acuerdo con la explicación presentada por la Coordinadora del Grupo de Gestión Humana, estos Proyectos de Aprendizaje en Equipo no se implementaron por cada Dependencia teniendo en cuenta que la nueva metodología del Plan Nacional de Formación y Capacitación 2020-2030 de marzo 2020, no menciona este tipo de proyectos. (Auditoria Basada en riesgos el Proceso de Talento Humano 1.3)","Auditoría de Gestión","Deficiencias en el seguimiento y evaluación del Plan Institucional de Capacitación – PIC.","Fortalecer el seguimiento PIC","2021-09-01","2021-12-17"]
[81,"Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",633,"2025-07-30","Gestión del Talento Humano","Los resultados de la medición FURAG 2024, evidenciados a través de micrositio IDI (Portal Web Función Pública), arrojó un índice de la política de Integridad de 59.4, por debajo de la media nación 84.2 y del resultado del año inmediatamente anterior de 88.5; lo que representa una reducción significativa del cumplimiento de los lineamientos de esta política al interior de la entidad, que requiere acciones de mejora institucional.","Resultados FURAG","El incumplimiento se originó por el desconocimiento de los requerimientos, obligaciones y lineamientos establecidos en la política de Integridad por parte de la entidad, derivado del cambio en los grupos de trabajo debido a la incorporación de nuevo servidores públicos por el Proceso de Selección Entidades del Orden Nacional 2022. Además de la falta de planificación adecuada para la gestión del cambio respecto a dichos requerimientos y deficiencias en la organización de la documentación contribuyeron a que no se alcanzaran los objetivos de la política citada en MIPG.","Indice de desempeño institucional 2025 de la política de integridad mejorado","2025-07-30","2025-12-15"]
[82,"Oficina Asesora de Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Relación Estado Ciudadanías, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",589,"2024-10-17","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Bajo el marco del seguimiento efectuado al cumplimiento legal de los items consignados en la matriz ITA, bajo la Ley 1712 de 2014 y la resolución 1519 de 2020, para la vigencia 2024. Se evidenció que la Entidad no ha venido cumpliendo con lo establecido en el anexo técnico 1 directrices de accesibilidad web, específicamente con el criterio de accesibilidad C23 \" Utilice textos adecuados en títulos, páginas y secciones” y el capítulo 3. ACCESIBILIDAD EN DOCUMENTOS DIGITALES PARA LA PUBLICACIÓN WEB, para la construcción de documentos de procesador de texto, Excel, documentos y plantillas para presentaciones y PDFs. Es de anotar que esta observación ha sido reiterativa por parte de la OCI en seguimientos de vigencias anteriores. En reunión interdisciplinaria (OREC, OAC, OTIC, OAP y OCI) efectuada el pasado 15 de octubre de 2024, se propusieron las siguientes acciones a tener en cuenta a nivel general: 1. Generar protocolo de manejo, documentarlo y socializarlo - OREC 2. Establecer la gobernanza de la información y la publicación – Comité - OREC 3. Capacitar a los enlaces con el apoyo de OTIC, OAP y OAC - OREC 4. Generar la matriz de seguimiento de segunda línea y hacer revisiones aleatorias mensuales - OREC 5. Revisar el estado de la información y enviar correos personalizados a cada área sobre las desviaciones - OREC 6. Llevar tema a comité con estado, acciones y gobernanza - OREC 7. Incluir en el PIC 2025 desarrollo de habilidades de redacción técnica de los servidores - OREC 8. Liderazgo de la OREC en: a. Traducir el anexo a capacitación. b. Línea base del estado de la información. c. Enviar correos a las áreas para comunicar. d. Coordinar las capacitaciones de desarrollo de habilidades por parte de la OTIC y OAC Ver detalle y recomendaciones en el Informe de Seguimiento Ley de Trasparencia ( Matriz ITA) publicado en la página web del DAFP, para esta vigencia.","Seguimientos OCI","Desconocimiento y baja aplicabilidad de los criterios del anexo técnico 1 directrices de accesibilidad web, específicamente con el criterio de accesibilidad C23 \" Utilice textos adecuados en títulos, páginas y secciones” y el capítulo 3. ACCESIBILIDAD EN DOCUMENTOS DIGITALES PARA LA PUBLICACIÓN WEB, para la construcción de documentos de procesador de texto, Excel, documentos y plantillas para presentaciones y PDFs","Implementar acciones que permitan la aplicación de los criterios del anexo técnico 1 directrices de accesibilidad web, específicamente con el criterio de accesibilidad C23 \" Utilice textos adecuados en títulos, páginas y secciones” y el capítulo 3. ACCESIBILIDAD EN DOCUMENTOS DIGITALES PARA LA PUBLICACIÓN WEB, para la construcción de documentos de procesador de texto, Excel, documentos y plantillas para presentaciones y PDFs","2026-05-12","2026-05-30"]
[83,"Oficina Asesora de Planeación",405,"2020-09-01","Dirección y Estrategia","Procesos y procedimientos desactualizados a la realidad y con poco uso en la gestión","Resultados FURAG","Procesos y procedimientos desactualizados a la realidad y con poco uso en la gestión","Mapa de Operación por Procesos actualizado y mejorado","2020-09-01","2020-12-20"]
[84,"Oficina de Relación Estado Ciudadanías",533,"2022-08-16","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Debilidad en la aplicación del control “El líder del proceso revisa el resultado del diligenciamiento de las encuestas de percepción con el propósito de analizar las causas de una evaluación deficiente a efectos de tomar los correctivos a que haya lugar” para los diferentes canales de atención. Para el canal telefónico, se reportan los resultados de la encuesta de percepción en la orientación efectuada por parte del GSC, se observan los porcentajes para los niveles deficiente y aceptable, pero en esta evaluación no se reportan los resultados de este canal, por lo cual no se hace análisis de causas para tomar correctivos, en caso de ser necesario. En el canal virtual, no se están llevando a cabo los análisis sobre las calificaciones “deficientes” de las encuestas de percepción del Chat Eva, teniendo en cuenta que los ciudadanos muestran inconformidad sobre los servicios que se están prestando. Teniendo en cuenta lo antes enunciado, las calificaciones del canal virtual en el periodo evaluado, reflejan un aumento en el primer semestre 2022 con relación a los trimestres de 2021; en las cinco (5) preguntas señaladas, cuyas evaluaciones se encuentran en promedio del 7% y 9%, requieren de un análisis por parte del GSCI, para determinar sus causas y los aspectos a mejorar en la prestación del servicio o tramite realizado por los grupos de valor. Para la Oficina de Control Interno, no se evidencia en los informes emitidos por el GSCI, un análisis de las causas a las calificaciones arrojas en las encuestas por parte de los grupos de valor. Concluyendo de esta forma, el no cumplimiento del control establecido para el riesgo “Posibilidad de pérdida reputacional por reclamos de los grupos de valor debido al deterioro en la calidad de servicio en el primer nivel”. Para los meses de octubre a diciembre 2021 se inicia la atención presencial (309), las cuales no fueron evaluadas por los grupos de valor, debido a que el Sistema de Digiturno en la entidad, estuvo suspendido. Durante el primer trimestre del año 2022, se llevaron a cabo 184 evaluaciones mediante el Sistema Digiturno, el cual calificó con resultados excelentes, buenos y aceptables a las mesas de servicios y asesores que atiende de manera personalizada a los ciudadanos, sin evidenciarse calificaciones “deficientes”. Ver hallazgo 4.2 Informe de Auditoría Proceso Servicio al ciudadano, junio 30 de 2022.","Auditoría de Gestión","Falta de análisis de las encuestas de percepción, con el propósito de lograr adelantar una revisión y evaluación acertada de la percepción ciudadana.","Garantizar una revisión y evaluación acertada de la percepción ciudadana ante el servicio prestado.","2026-05-12","2026-05-30"]
[85,"Oficina de Relación Estado Ciudadanías",534,"2022-08-05","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Debilidades en la ejecución del control “el líder del proceso monitorea en tiempo real el tablero de control FOP 2 con el propósito de garantizar la oportunidad en los tiempos de respuesta de acuerdo con las llamadas que llegan a las diferentes mesas de servicio y en caso de presentarse desviaciones tomar los correctivos inmediatos”. Para la validación del control enunciado, se pudo establecer que el Coordinador del Grupo de Servicio al Ciudadano a través del tablero de control, monitorea permanentemente las llamadas que entran a las diferentes mesas de ayuda, con el fin de revisar la oportunidad con la cual se responden las llamadas; sin embargo, al consultar el reporte de telefonía Voz IP, enviado por el proveedor de soporte correspondiente al primer trimestre de la vigencia 2022 (se solicitó el correspondiente al segundo semestre de la vigencia 2021, pero no tenían la información), se observó que durante este periodo entraron 17764 llamadas al Grupo de Servicio al Ciudadano, las cuales no fueron contestadas; igual situación sucedió con 291 llamadas en otras dependencias (DGDI 40, DPTSC 32, DDO 59, DJ 66, DEP 64, OAP 13 y SUBDIRECCIÓN 17). Durante la socialización del informe preliminar el GSCI aclara que, de acuerdo a la información reportada por la OTIC, el número real de llamadas recibidas al grupo durante el primer trimestre de 2022, corresponde a un total de 287.532, de las cuales se atendieron 270.026 y quedaron sin responder 17.506, aclaran además, que el porcentaje de llamadas no atendidas corresponde al 6,08 % del valor total, lo cual se considera que es bajo, a pesar de contar con un equipo de trabajo pequeño y la cantidad de llamadas desborda en los picos la capacidad de atención. Adicional a lo anterior, señalan que cada llamada para una atención adecuada oscila entre diez (10) a veinte (20) minutos por asesor y la fila de llamadas en un día con alto tráfico de usuarios, puede superar el número de veintiséis (26) personas en espera y el tiempo en ser atendidos puede llegar incluso a una (1) hora quince (15) minutos. Ver Hallazgo 5.2 del informe AUDITORIA DE SERVICIO AL CIUDADANO, junio 30 de 2022.","Auditoría de Gestión","Falta de recursos y estrategias institucionales, que permitan contar con lineamientos y herramientas para atender la demanda de manera oportuna de peticiones en la mesa de ayuda del SIGEP, a través del canal telefónico.","Disminuir el número de atenciones no contestadas durante la mayor afluencia de peticiones recibidas en el canal telefónico.","2022-08-11","2025-09-30"]

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["Cuenta de NO. HALLAZGO"]
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["(en blanco)"]
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[]
[]
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["PROCESO","Cuenta de NO. HALLAZGO"]
["Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial",18]
["Defensa Jurídica",1]
["Generación de Productos y Servicios para la Gestión Pública",4]
["Gestión del conocimiento y Grupos de Valor",1]
["Gestión del Talento Humano",8]
["Gestión Documental",13]
["Seguimiento y Evaluación a la Gestión",3]
["Tecnologías de la Información",4]
["Defensa Jurídica / Conceptos",1]
["Relacionamiento Estado Ciudadanías",8]
["Dirección y Estrategia",5]
["Fortalecimiento y desarrollo de la gestión y desempeño e las administraciones publicas&nbsp;",4]
["Gestión Financiera",6]
["Mejoramiento Institucional",1]
["(en blanco)"]
["Gestión Contractual",7]
["Diseño y desarrollo de las políticas para la gobernabilidad y la gobernanza de las administraciones publicas",1]
["Total general",85]
[]
[]
[]
[]
[]
["Cuenta de NO. HALLAZGO"]
["ORIGEN","Total"]
["Auditoría de Gestión",47]
["Auditoría Externa de Calidad",4]
["Desempeño del Proceso - SGI",2]
["Mejora – Autoevaluación",6]
["Resultados FURAG",17]
["Seguimientos OCI",8]
["Auditoría Interna de Calidad",1]
["(en blanco)"]
["Total general",85]

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["#","DEPENDENCIA","NO. HALLAZGO","FECHA HALLAZGO","PROCESO","DESCRIPCION","ORIGEN","ESTADO GENERAL","CAUSA","META","FECHA INICIAL","FECHA FINAL"]
[1,"Dirección de Desarrollo Organizacional",601,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","El CONPES 4091 de 2022: Política para la asistencia técnica territorial, establece que el Departamento Administrativo de la Función Pública, con el apoyo del Departamento Nacional de Planeación, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia y la Escuela Superior de Administración Pública, entre 2022 y 2023, diseñará e implementará la estructura de gobernanza de la Política Nacional de Asistencia Técnica Territorial. Dicha estructura debe contener su propio reglamento y ser formalizado por el DAFP en el seno del Consejo de Gestión y Desempeño del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), las cuales a la fecha no se han cumplido. Ver informe de auditoria basada en riesgo en el proceso \"Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial\", de noviembre de 2024.","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2024-12-01","2025-03-31"]
[2,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público",592,"2024-11-22","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Procedimiento de implementación de SIGEP desactualizado. Una vez revisado el paso a paso actual del procedimiento aplicado para la creación de una entidad en el SIGEP, se evidenciaron las siguientes actividades susceptibles a ser ajustadas o creadas en cada actividad: • Solicitar ingreso al SIGEP (Entidad) • Recepción y validación de a solicitud (OREC) • Crear entidad en el SIGEP • Contactar entidad • Crear usuarios • Capacitar a la entidad • Cargar la información del subsistema de organización institucional • Validar y depurar la información, cuando no existe alguna solicitud por parte de le entidad de asesoría por dudas frente al cargue de información o mal funcionamiento del sistema Ver detalle en el informe. Para establecer el plan de mejoramiento tener en cuenta las recomendaciones especificadas en el informe de auditoria basado en riesgos al proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial. Hallazgo 4.2.1","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2025-01-01","2025-10-15"]
[3,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica, Subdirección",680,"2026-07-25","Diseño y desarrollo de las políticas para la gobernabilidad y la gobernanza de las administraciones publicas","Los lineamientos institucionales para el desarrollo del ciclo de política no se encuentra estandarizados y requieren fortalecer el conocimiento técnico, la gobernanza, la integración misional, la participación de usuarios, la conservación, la interoperabilidad, seguridad de la información, la prácticas de innovación, analítica y articulación de datos, evidenciados durante la evaluación y resultados FURAG","Resultados FURAG","Ausencia de lineamientos estandarizados, mecanismos de articulación y seguimiento, así como de roles, herramientas y controles institucionales que garanticen el desarrollo integral del ciclo de política conforme a los lineamientos de MIPG.","Fortalecer la gestión del ciclo de política mediante la implementación de cuatro instrumentos de gobernanza (plan integrado, lista de chequeo en el SIPG, enlaces técnicos por dependencia y lineamientos de gestión documental), logrando la estandarización del proceso y mejorando el desempeño institucional reflejado en la evaluación FURAG.","2026-07-28","2026-12-20"]
[4,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Grupo de Apoyo a la Gestión Meritocrática, Oficina de Relación Estado Ciudadanías, Secretaría General, Subdirección",683,"2026-07-25","Relacionamiento Estado Ciudadanías","La medición del IDI frente a la política de racionalización de trámites refleja índices bajos frente a la identificación, implementación y seguimiento de estrategias de racionalización y los requerimientos para la transformación digital de trámites, según lo reflejado durante la evaluación y resultados FURAG.","Resultados FURAG","Los líderes funcionales de los trámites no reconocen los lineamientos la estrategia y la responsabilidad especifica frente a la gestión de tramites lo que dificulta el control y la gestión de los mismos.","Fortalecer la gestión integral de los trámites mediante la actualización de los lineamientos institucionales, la definición de la gobernanza de los trámites y la incorporación de la estrategia de racionalización en la planeación institucional, contribuyendo al mejoramiento de los resultados FURAG.","2026-07-28","2026-12-20"]
[5,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Oficina Asesora de Planeación, Subdirección",460,"2021-08-03","Dirección y Estrategia","Publicar en el portal web información actualizada sobre los grupos de valor y reconocer sus características para el diseño de planes y proyectos que permitan subsanar sus necesidades y expectativas","Resultados FURAG","No se cuenta con una caracterización de usuarios que cumpla con las caracteristicas requeridas para su reconocimiento","Caracterización de grupos de valor de la entidad","2021-08-04","2021-08-31"]
[6,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Oficina de Relación Estado Ciudadanías, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",591,"2024-11-22","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Incumplimiento en los tiempos de atención de requerimientos relacionados con la implementación del SIGEP en entidades. Según lo aseverado por el grupo de Asesoría y Gestión (DEP y DDO) y la OREC, en la actualidad los OLAs establecidos no se han venido cumpliendo rigurosamente, a pesar de ser controlados por la herramienta Proactivanet. Actualmente hay una problemática en la OREC, debido a los siguientes factores: • Limitación en el recurso humano asignado al interior de la OREC para la atención de casos de implementación de SIGEP (solo hay 7 asesores), de 12 que se había planteado en 2020. • Picos de carga por las políticas de gestión anuales, caso ByR • Por tema coyuntural, hay personal nuevo y mientras la curva de aprendizaje se aplica, se hace menos efectiva la gestión. • Aumento periódico en la cantidad de trámites. Para poder evidenciar la materialidad de lo mencionado, se solicitó a la OTIC un reporte de los requerimientos caducados cursados a través de proactivanet en el transcurso de esta vigencia, pero desafortunadamente la herramienta no permite generar un reporte detallado por tipo de actividad que corresponda a la gestión sobre el procedimiento de implementación de SIGEP, remite el general de todos los requerimientos. Para establecer el plan de mejoramiento tener en cuenta las recomendaciones especificadas en el informe de auditoria basado en riesgos al proceso de acción integral en la administración publica nacional y teritorial vigencia 2024, hallazgo 4.1.1.","Auditoría de Gestión","",""]
[7,"Dirección de Empleo Público",607,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Se pudo validar en los documentos de seguimiento cargados en el SGI y ORFEO que confirman que se realizó un seguimiento trimestral a los ORFEO en estado amarillo. Sin embargo, se identificó que el control no se ejecuta consistentemente en una base diaria, como lo establece la directiva, sino en intervalos que oscilan entre el mes y el trimestre. Mediante una muestra aleatoria de 50 PQRSD respondidas por la DEP en 2024, se constató la materialización del riesgo en dos casos debido a respuestas extemporáneas, indicando una ineficacia parcial en la aplicación del control. Además, se verificó que, en el periodo evaluado, se presentaron tres respuestas extemporáneas en total, lo cual evidencia una deficiencia en el control y sugiere que la verificación de tiempos y términos en las PQRSD no fue siempre efectiva en evitar demoras. Se relacionan los números de las peticiones extemporáneas, 20249000353632; 20242060352372; 20242060351512. A pesar que se comprobó la implementación formal del control y su trazabilidad en ORFEO, la materialización de respuestas extemporáneas en el periodo evaluado indica una ineficiencia en la operación del control, lo que representa un riesgo reputacional para la entidad. Revisar Informe de Auditoría basado en riesgos, proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial: H 1.5.2. Debilidad en la aplicación del control “El director de empleo público verifica diariamente el cumplimiento en la oportunidad de las respuestas de Orfeo en caso de encontrar Orfeos en amarillo notifica al servidor para que responda a la brevedad”","Auditoría de Gestión","El control establecido no está siendo efectivo para todos los casos","Disminuir las extemporaneidad de las peticiones","2025-01-01","2025-07-31"]
[8,"Dirección de Empleo Público",613,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Verificadas las evidencias del control \"El coordinador (a) del grupo de a y p verifica el cumplimiento de las metas a su cargo para garantizar el adecuado cumplimiento a la planeación institucional\" reportadas en el módulo de riesgos del Sistema de Gestión Institucional - SGI, se pudo evidenciar los siguientes registros en las carpetas de yaksa: \\\\Yaksa\\11400dep\\2024\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\REPORTE_RIESGOS_2024\\DIAN A_ROBLEDO\\FEBRERO, se observa la carpeta ACTAS_SEGUIMIENTO_AYP, registra reuniones internas de seguimiento al avance de las metas. \\\\Yaksa\\11400dep\\2024\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\REPORTE_RIESGOS_2024\\DIAN A_ROBLEDO\\ABRIL\\2024-04-30_Abril, en los meses de marzo y abril se encuentran los registros de las actas de seguimiento de avance de A y P. \\\\Yaksa\\11400dep\\2024\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\REPORTE_RIESGOS_2024\\DIAN A_ROBLEDO\\JUNIO\\2024-07-02_Junio, aunque se observan carpetas por cada tema, no se registra el seguimiento de avance a cada tema, como se venía adelantando hasta el mes de abril. \\\\Yaksa\\11400dep\\2024\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\REPORTE_RIESGOS_2024\\EDIS SON_TOBARIA 2024-08-31_agosto, se observan varios archivos de correos y un calendario de reuniones para realizar seguimiento a las actividades propias del grupo de A y P, pero no se evidencian los registros de las reuniones llevadas a cabo. (Ver detalle en el Informe de Auditoria Basada en Riesgos al Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial – octubre de 2024)","Auditoría de Gestión","El control no está operando como esta descrito por esta razón no está siendo efectivo","Actualizar y aplicar el control de manera preventiva con el fin de prevenir el incumplimiento.","2025-01-01","2025-07-31"]
[9,"Dirección de Empleo Público, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica, Grupo de Gestión Humana, Oficina de Relación Estado Ciudadanías, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",672,"2026-01-02","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Durante el seguimiento al trámite de las PQRSD del primer semestre de 2025, la Oficina de Control Interno evidenció inconsistencias en la gestión de la información entre los sistemas ORFEO y Proactivanet, tales como: diferencias en las cifras oficiales reportadas por OREC y OTIC; registros duplicados; tipologías inadecuadas o genéricas (por ejemplo, “NULL” y “No requiere respuesta”); clasificación incorrecta de solicitudes; y falta de mecanismos de medición de efectividad en los canales telefónico, presencial y Chat EVA. Adicionalmente, se identificaron debilidades en la clasificación de temas y subtemas, ausencia de un instrumento formal que defina criterios y responsabilidades para dicha clasificación, así como respuestas extemporáneas en algunas dependencias, lo que evidencia la posible materialización de riesgos operativos asociados a la oportunidad, calidad y trazabilidad de las respuestas. Estas situaciones afectan la confiabilidad de los indicadores institucionales, la toma de decisiones y la calidad del servicio al ciudadano.","Auditoría Interna de Calidad","La ausencia de protocolos formales y unificados para la conciliación de cifras, clasificación de temas y subtemas, y depuración de la información entre las dependencias responsables. Deficiencias en la parametrización y uso adecuado de los sistemas de información (ORFEO, Proactivanet y otros canales). Insuficientes controles institucionales estandarizados para prevenir la extemporaneidad y asegurar la calidad de las respuestas en todas las dependencias. Falta de mecanismos integrales de medición de efectividad en los canales no escritos","Fortalecer la gestión integral de las PQRSD mediante la estandarización de procesos, tipologías y criterios de clasificación; la unificación y conciliación de cifras institucionales; la mejora de la calidad y trazabilidad de los registros; y el fortalecimiento de los controles asociados a la oportunidad y calidad de las respuestas, con el fin de garantizar información confiable, atención oportuna y una mejora continua en la relación Estado–Ciudadanía.","2025-12-30","2026-05-30"]
[10,"Dirección de Empleo Público, Grupo de Gestión Humana, Oficina Asesora de Planeación",612,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Mediante Resolución 091 del 16 de febrero de 2024 \"Por la cual se asignan los empleos que integran los Grupos Internos de Trabajo del Departamento Administrativo de la Función Pública y se designan los coordinadores de los mismos\", se observa que, en la Dirección de Empleo Público, únicamente quedaron los Grupos de Análisis y Política y Asesoría y Gestión. Sin embargo, para el riesgo \"Posibilidad de pérdida reputacional por quejas de los grupos de valor o interesados debido al incumplimiento de los planes, programas y proyectos establecidos en cada vigencia. - DEP\", se definió el control \"El coordinador (a) del grupo de Transformación Digital del Empleo Público verifica el cumplimiento de las metas a su cargo para garantizar el adecuado cumplimiento a la planeación institucional\"; control que ya no aplicaba para la vigencia 2024, razón por la cual no se efectuó el seguimiento en el SGI. En la prueba de recorrido efectuada por parte de la Oficina de Control Interno a la Dirección de Empleo Público, se alertó sobre esta situación, razón por la cual mediante correo de fecha 27-09-2024, la DEP solicito a la OAP la eliminación de los riesgos asociados al Grupo de Transformación Digital; no obstante, al verificar el reporte \"sabana control riesgos\" en el SGI, aún se encuentra registrado el control. (Ver detalle en el Informe de Auditoria Basada en Riesgos al Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial – octubre de 2024)","Auditoría de Gestión","La entidad desconoce la responsabilidad autoridad sobre algunas temáticas, no existe un canal fluido de comunicación para decisiones de los grupos internos de trabajo y las resoluciones de los grupos de trabajo se encuentran desactualizadas. Vale la pena anotar que este no es un hallazgo para la DEP sino para las áreas de Secretaria General y GGH.","Definir y documentar la estructura de trabajo para la gestión de los procesos","2025-01-01","2025-07-31"]
[11,"Dirección de Gestión y Desempeño Institucional",665,"2025-12-30","Fortalecimiento y desarrollo de la gestión y desempeño e las administraciones publicas&nbsp;","El Plan de Mejoramiento de la operación estadística “Medición del Desempeño Institucional” se formula como respuesta a los resultados de la auditoría de calidad realizada por el DANE, en la cual se identificaron 20 no conformidades asociadas al cumplimiento de los lineamientos del Sistema Estadístico Nacional y del marco normativo y metodológico aplicable a la producción estadística. Se evidencia que el DAPF realiza ejercicios de análisis orientados a validar la consistencia entre variables. Sin embargo, no se encontró evidencia de la ejecución de ejercicios de análisis que consideren la revisión de las series históricas, el contraste con los resultados de operaciones estadísticas similares desarrolladas en el país, ni el análisis del entorno social, económico o ambiental que contextualiza la información. De igual forma, no se observó la verificación de la correspondencia entre el comportamiento del fenómeno de estudio y los resultados obtenidos, la coherencia de la información en los distintos niveles de desagregación. Tampoco se evidencia el contraste de los resultados con los valores esperados, la incorporación del conocimiento de fenómenos internos o externos que pudieron influir en la información, ni la identificación y documentación de datos atípicos que faciliten la interpretación de los resultados. Lo anterior representa un incumplimiento de los requisitos 10.5 y 10.6 de la NTC PE 1000:2020 y una posible afectación al atributo de calidad estadística Coherencia.","Auditoría Externa de Calidad","Si bien en la fase de análisis de la operación estadística Medición del Desempeño Institucional se desarrollan ejercicios de validación de consistencia entre variables, considerando las variaciones de los índices por entidad, orden, sector administrativo y política durante las vigencias 2022, 2023 y 2024, se identifica una debilidad en la documentación de esta fase. La no conformidad se origina en la no documentación de la metodología integral que oriente el análisis e interpretación de los resultados de acuerdo con los requisitos establecidos en la NTC PE 1000:2020.","Se observó que las causas origen de la no conformidad corresponden al resultado del análisis de las situaciones que generaron el fallo y por ende el incumplimiento del requisito de la NTC PE 1000 (hechos que dieron origen al incumplimiento / factores contribuyentes).","2025-12-23","2026-08-31"]
[12,"Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Grupo de Gestión Contractual, Grupo de Gestión Humana",670,"2026-01-02","Fortalecimiento y desarrollo de la gestión y desempeño e las administraciones publicas&nbsp;","El Plan de Mejoramiento de la operación estadística “Medición del Desempeño Institucional” se formula como respuesta a los resultados de la auditoría de calidad realizada por el DANE, en la cual se identificaron 20 no conformidades asociadas al cumplimiento de los lineamientos del Sistema Estadístico Nacional y del marco normativo y metodológico aplicable a la producción estadística. del 2025 Se evidenció que entre el 27 de junio y el 3 de julio de 2025 se realizó una auditoría interna para evaluar el cumplimiento de los requisitos de la Norma Técnica de Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020 en el marco de la operación estadística Medición del Desempeño Institucional. Sin embargo, no se encontró evidencia documental sobre la competencia técnica de la auditora responsable, específicamente el certificado vigente como auditora interna de la mencionada norma, generando incumplimiento al numeral 12.5.2 de la NTC PE 1000:2020 y una posible afectación al atributo de la calidad estadística Credibilidad.","Auditoría Externa de Calidad","La causa de la no conformidad se origina en una debilidad del proceso de selección y designación del personal auditor asignado a la auditoria de segunda línea de defensa (o aseguramiento) a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, al no incorporar dentro de sus criterios de verificación la validación documental de la competencia técnica específica en la Norma Técnica de Calidad del Proceso Estadístico – NTC PE 1000:2020, sin embargo, es importante destacar que el proceso de selección se centró en criterios de experiencia institucional y conocimiento general en gestión de calidad, sin garantizar la trazabilidad y vigencia de la certificación como auditor interno en la norma mencionada.","Se observó que las causas origen de la no conformidad corresponden al resultado del análisis de las situaciones que generaron el fallo y por ende el incumplimiento del requisito de la NTC PE 1000 (hechos que dieron origen al incumplimiento / factores contribuyentes).","2025-12-30","2026-01-14"]
[13,"Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Grupo de Gestión Humana, Oficina Asesora de Planeación",653,"2025-12-29","Fortalecimiento y desarrollo de la gestión y desempeño e las administraciones publicas&nbsp;","El Plan de Mejoramiento de la operación estadística “Medición del Desempeño Institucional” se formula como respuesta a los resultados de la auditoría de calidad realizada por el DANE, en la cual se identificaron 20 no conformidades asociadas al cumplimiento de los lineamientos del Sistema Estadístico Nacional y del marco normativo y metodológico aplicable a la producción estadística. No se encontró evidencia de la identificación y control de la información documentada de origen externo, ni de mecanismos que aseguren el uso de la versión vigente, lo que genera incumplimiento del requisito 4.4.5.3 de la NTC PE 1000:2020 y una posible afectación al atributo Credibilidad de la calidad estadística.","Auditoría Externa de Calidad","Se evidencia una debilidad en la gestión de la información documentada de origen externo, que no permite identificar los roles de manera clara relacionadas con las responsabilidades, las distintas metodologías y los controles necesarios para su identificación, revisión, actualización y difusión dentro del proceso estadístico. Así mismo, se identificó desarticulación entre el área responsable del proceso estadístico y la Oficina Asesora de Planeación como instancia encargada del Sistema Integrado de Planeación y Gestión – SIPG, lo cual ha conllevado al desconocimiento por parte de estas dos instancias de un listado maestro de documentos formal que facilite el uso controlado de las versiones vigentes de dichos documentos. (Este documento no fue suministrado por la OAP, al momento de ser requerido por el equipo evaluador del DANE)","Se observó que las causas origen de la no conformidad corresponden al resultado del análisis de las situaciones que generaron el fallo y por ende el incumplimiento del requisito de la NTC PE 1000 (hechos que dieron origen al incumplimiento / factores contribuyentes).","2025-12-29","2026-03-01"]
[14,"Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Grupo de Gestión Humana, Oficina Asesora de Planeación",671,"2026-01-02","Fortalecimiento y desarrollo de la gestión y desempeño e las administraciones publicas&nbsp;","El Plan de Mejoramiento de la operación estadística “Medición del Desempeño Institucional” se formula como respuesta a los resultados de la auditoría de calidad realizada por el DANE, en la cual se identificaron 20 no conformidades asociadas al cumplimiento de los lineamientos del Sistema Estadístico Nacional y del marco normativo y metodológico aplicable a la producción estadística. en el 2025 Se evidenció que como resultado de la evaluación de la calidad de la operación Medición del Desempeño Institucional, se implementaron correcciones y acciones correctivas para atender las no conformidades identificadas. Sin embargo, en los casos relacionados a continuación, dichas acciones no fueron eficaces, dado que se presentaron situaciones reiterativas,. -Gestión de riesgos. -Documentación del Plan de Trabajo (Plan general) -Diseño del análisis -Ejercicios de análisis Igualmente, se identificó que como resultado de la auditoría interna se establecieron acciones correctivas sobre la consulta de necesidades, sin embargo estas acciones no fueron eficaces. Esta situación constituye un incumplimiento del requisito 13.2.1 de la NTC PE 1000:2020 y puede afectar los atributos de la calidad estadística Credibilidad y Continuidad.","Auditoría Externa de Calidad","Se origina a partir de una debilidad estructural en el sistema de seguimiento, verificación y evaluación de la eficacia de las acciones correctivas implementadas por la dependencia responsable del sistema de gestión de la entidad, así mismo se evidencia que las acciones fueron formuladas y ejecutadas formalmente, sin embargo, no se establecieron indicadores de eficacia, ni mecanismos de trazabilidad y evaluación posterior, lo que impidió determinar si las causas raíz fueron realmente eliminadas.","Se observó que las causas origen de la no conformidad corresponden al resultado del análisis de las situaciones que generaron el fallo y por ende el incumplimiento del requisito de la NTC PE 1000 (hechos que dieron origen al incumplimiento / factores contribuyentes).","2025-12-30","2026-02-13"]
[15,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano",610,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Frente al control \"Los profesionales designados por el o la director(a) de participación, transparencia y servicio al ciudadano validarán mensualmente los documentos y metodologías que se expidan, con el fin de que cumplan con los criterios de calidad, pertinencia y oportunidad. Como evidencia se tiene un registro de reunión de la revisión y validación con los articuladores y/o la subdirección\", se establece una periodicidad mensual, pero el reporte y registro de evidencia, se realizó en los meses de abril, junio y agosto; así mismo, aunque se realizaron varias reuniones de seguimiento a los temas de la dirección técnica, los registros en el SGI, no evidencian de manera clara y precisa la validación de los criterios de calidad, pertinencia y oportunidad a los documentos y metodologías descritos en el cronograma, tal como lo define el control. . (Ver detalle en el Informe de Auditoria Basada en Riesgos al Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial – octubre de 2024)","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de los lineamientos para el seguimiento a la elaboración de documentos metodológicos","Definir, documentar y socializar los lineamientos para el seguimiento a la elaboración de documentos metodológicos","2025-03-01","2025-07-31"]
[16,"Dirección General, Oficina Asesora de Planeación",573,"2024-06-17","Dirección y Estrategia","Teniendo en cuenta la depuración de hallazgos adelantada por la OAP y la OCI, y en razón a que el hallazgo No. 309 producto del Informe de Auditoría a la Gestión Documental realizada en 2018, se encuentra cerrado sin eficacia, se tomó la decisión de dar cierre a este y abrir uno con la siguiente descripción: Producto de la evaluación de la aplicación de los lineamientos emitidos por el GGD referentes a la organización de archivos y tablas documentales, se observó que algunos documentos electrónicos no cumplen con los lineamientos de: - Identificación de documentos (Fecha e inicial en mayúscula) y número máximo de caracteres permitido de 110 (Dirección General) - Número máximo de caracteres permitido de 110 (Oficina Asesora de Planeación) - Se observó que para documentos electrónicos no se encuentra abierta la carpeta denominada “TRD”. Así mismo, algunas carpetas no cumplen con el lineamiento de identificación de carpetas, encontrándose carpetas en minúscula y con un número antepuesto. (Grupo de Mejoramiento Institucional) (Informe auditoria a la gestión documental 2018-06-15). En ese sentido, la meta del hallazgo quedaría así: Actualización del archivo de gestión de la Dirección General y la Oficina Asesora de Planeación conforme a los lineamientos establecidos por el Grupo de gestión Documental.","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de los lineamientos de la TRD oficial","TRD actualizada en OAP dirección general","2025-06-11","2026-03-31"]
[17,"Dirección Gestión del Conocimiento, Oficina Asesora de Comunicaciones, Secretaría General",632,"2025-07-29","Dirección y Estrategia","Los resultados de la medición FURAG 2024, evidenciados a través de micrositio IDI (Portal Web Función Pública), arrojó un índice de la política de Gestión del Conocimiento y la Innovación de 72.1, por debajo de la media nación 81.3 y del resultado del año inmediatamente anterior de 78.4; lo que representa una reducción significativa del cumplimiento de los lineamientos de esta política al interior de la entidad, que requiere acciones de mejora institucional.","Resultados FURAG","Debido a la falta de la entrega oportuna de la evidencia de algunos requerimientos de esta política al momento de la medición, al desconocimiento de otras políticas que inciden directamente en el resultado, las cuales no fueron contempladas por el equipo de trabajo responsable del diligenciamiento no se dio cumplimiento a los objetivos de la política, lo que impidió obtener un resultado favorable en esta medición.","índice de desempeño institucional 2025 de la política de Gestión de Conocimiento de la innovación mejorado.","2025-07-29","2025-08-06"]
[18,"Dirección Jurídica",681,"2026-07-26","Defensa Jurídica","Se requiere identificar, documentar y socializar los requisitos normativos e indicadores de la política de Defensa Juridica y la prevención de daño antijurídico dado los cambios de líder de política y la materialización de riesgos en diferentes áreas de la entidad, evidenciados durante la evaluación y resultados FURAG","Resultados FURAG","Insuficiente estandarización y divulgación de los requisitos normativos, procesos, riesgos e indicadores de la política de Defensa Jurídica y Prevención del Daño Antijurídico, sumado a los cambios en el liderazgo de la política, lo que ha limitado su apropiación e implementación en las diferentes áreas de la entidad.","Consolidar la implementación de la política de Defensa Jurídica y Prevención del Daño Antijurídico mediante la actualización documental, la apropiación de los lineamientos institucionales y el fortalecimiento de la gestión de riesgos e indicadores en las dependencias de la entidad.","2026-07-28","2026-12-20"]
[19,"Dirección Jurídica, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Desarrollo Organizacional",579,"2024-07-12","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Debido al concurso de méritos, durante la ejecución de este seguimiento se genero una situación administrativa la cual genero que me asignaran la creación del siguiente hallazgo donde el auditor proyecto la siguiente redacción antes de dejar su cargo: \"En el marco de la depuración de hallazgos en el Plan de Mejoramiento Institucional, llevado a cabo por la OAP, OCI y DDO, teniendo en cuenta que las causas y metas propuestas en los hallazgos 352, 358, 359, 366 y 368, tienen relación entre sí, buscando que el proceso de Acción Integral actualice y socialice los procedimientos que tiene a su cargo, con el fin de minimizar la posibilidad de materialización del algún riesgo. Teniendo en cuenta este panorama, se tomó la decisión en conjunto con las Oficinas antes mencionadas, de unificar dichos hallazgos en uno solo, manteniendo la causa raíz de cada uno. H.352: Como consecuencia de los cambios en la alta dirección el procedimiento tuvo varias modificaciones que no han sido documentadas ni socializadas a las dependencias que participan dentro del mismo, razón por la cual se encuentran desactualizados los roles, formatos, distribución, criterios de priorización, controles y herramientas a través de las cuales se hace el seguimiento y monitoreo a las reformas, lo que conlleva a que no haya unidad de criterio, ni lineamientos claramente definidos.(Auditoría proceso Acción Integral - 2019). H. 358: El rol de creación de entidades debe estar solo en cabeza de la DDO y no de DEP ni GSCI. (Auditoría proceso Acción Integral - 2019). H. 359: La DDO como líder del Proceso de Acción Integral estableció una estrategia al interior de la dependencia, cuyo propósito está orientado a atender las diferentes necesidades de los grupos de valor, para lo que se distribuyeron las diferentes tareas entre el número de profesionales asignados a la dependencia, razón por la cual DDO solo cuenta con un profesional encargado de realizar el mantenimiento, la creación y actualización de la estructura organizacional de las entidades en el SIGEP. (Auditoría proceso Acción Integral - 2019). H.366: Falta de periodicidad de revisión de los procedimientos Falta de criterios para la revisión de procedimientos En algunos casos se encuentra regulado por la ley Las actividades desarrolladas al interior de las dependencias no siguen el procedimiento Falta de participación de todas las dependencias involucradas en el proceso de acción integral para la revisión y actualización de los procedimientos. (Auditoría proceso Acción Integral - 2019). H368: Falta de periodicidad de revisión de los procedimientos Falta de criterios para la revisión de procedimientos En algunos casos se encuentra regulado por la ley Las actividades desarrolladas al interior de las dependencias no siguen el procedimiento Falta de participación de todas las dependencias involucradas en el proceso de acción integral para la revisión y actualización de los procedimientos. (Auditoría proceso Acción Integral - 2019). Quedando como meta la actualización de todos los procedimientos del proceso de Acción Integral en la Administración Publica.\"","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la autoridad y responsabilidad de los procesos misionales lo cual conllevo a la desactualización documental y falta de control sobre los mismos.","Actualizar los procesos misionales en el marco dl rediseño institucional","2025-04-25","2025-08-31"]
[20,"Dirección Jurídica, Grupo de Gestión Financiera",673,"2026-04-13","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, el sistema E-kogui, herramienta clave para el registro y control de la gestión jurídica de la entidad, presenta una debilidad persistente (2024-II; 2025-I; 2025-II) en la capacitación de usuario con rol de jefe Financiero, el cual no cuenta con el certificado de capacitación requerido, lo que genera riesgos en: Cumplimiento de competencias técnicas para el manejo del sistema. Integridad y oportunidad en los registros presupuestales y financieros en el sistema. Exposición a sanciones disciplinarias o fiscales por incumplimiento de las normas de control interno (artículo 6 de la Ley 87 de 1993).","Seguimientos OCI","El grupo de gestión financiera desconocía la periodicidad requerida para la inscripción a las capacitación sistema E-kogui y adicionalmente los roles no corresponden","Cumplir con los requisitos de capacitación y formación por parte del grupo de gestión financiera frente al tema de E-kogui","2026-04-28","2026-05-30"]
[21,"Dirección Jurídica, Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",651,"2025-11-27","Gestión del Talento Humano","Según comunicación remitida al 26 de noviembre de 2025 por el Jefe de Control Interno, se identificó una materialización en la ejecución de los controles asociados al Riesgo 001: “Posibilidad de afectación económica y reputacional por pago erróneo o extemporáneo de las obligaciones de nómina, seguridad social o liquidación definitiva, debido a inconsistencias humanas o tecnológicas ” desde el mes de octubre del 2024. Durante la revisión, se evidenció que por más de tres meses consecutivos (octubre, noviembre y diciembre de 2024) se efectuaron pagos de nómina a un exservidor público, Bautista José Cuadrado Vertel, pese a que ya no hacía parte de la Entidad. Este hecho constituye una materialización del riesgo identificado, ya que refleja: • De acuerdo con la Política de Administración del Riesgo, no se realizó la notificación correspondiente a la OAP una vez se materializó el riesgo. • Incumplimiento de los procedimientos establecidos para el reporte y control de novedades de nómina. • Falencias en los controles internos del proceso de gestión humana y del área responsable de la liquidación de nómina. • Posible afectación reputacional para la Entidad ante un eventual reclamo o queja. • Riesgo de pérdida económica, al haberse realizado pagos indebidos que deben ser revisados y recuperados. Lo anterior hace necesario establecer acciones correctivas inmediatas en el proceso de nómina, así como ajustes al sistema de gestión de riesgos en la Secretaría General y en Gestión Humana, con el fin de evitar la repetición de este tipo de situaciones y fortalecer la efectividad de los controles.","Seguimientos OCI","Debido a la alta rotación de personal la desactualización documental, la ausencia de procedimientos y gestión individual de las temáticas permitió que no se ejerciera el debido control previo en la generación del acto administrativo que genero el error de los pagos","Implementar y asegurar la actualización continua de la documentación interna, estandarizar los procedimientos y fortalecer los mecanismos de control previo en la generación de actos administrativos, con el fin de reducir a cero los errores derivados de pagos incorrectos y garantizar la correcta gestión de novedades","2025-12-05","2026-05-30"]
[22,"Grupo de Gestión Contractual, Grupo de Gestión Documental, Grupo de Gestión Humana, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Secretaría General",521,"2022-05-19","Tecnologías de la Información","La entidad debe mantener la información actualizada y la segunda línea de defensa monitorea el cumplimiento de este lineamiento, por lo que de acuerdo al alcance del Grupo de Gestión Humana, Gestión Administrativa, Gestión Contractual, Gestión Documental y la Oficina de Tecnologías de la información y Comunicaciones, se requiere revisar y establecer acciones oportunas y coordinadas para corregir los datos inconsistentes dentro de la entidad en el tema del “directorio activo”, definir una estrategia que impida la ocurrencia de esta situación y el reporte oportuno de las modificaciones presentadas. Lo anterior requiere la revisión y ajuste del: i)directorio activo de funcionarios y colaboradores ii) formato electrónico de extensiones iii) correos electrónicos y grupos internos de trabajo para que no se relacionen personas que ya no están en la entidad, iv) revisar correos y permisos en carpetas compartidas asegurando que estén inactivos los que correspondan, v) revisar permisos y autorizaciones en los aplicativos ProactivaNet y Orfeo, y vi) establecer y documentar rutinas periódicas para la actualización de la información.","Mejora – Autoevaluación","Falta de procedimientos claros y responsabilidades definidas para la actualización y mantenimiento de la información, así como falta de coordinación y seguimiento en la gestión de datos del personal, lo que ocasiona potenciales riesgos de seguridad de la información.","Actualización de los roles y responsabilidades del directorio activo de la Entidad, así como el procedimiento para la administración del directorio activo.","2024-04-05","2024-07-31"]
[23,"Grupo de Gestión Documental",614,"2024-12-02","Gestión Documental","Una vez validado el procedimiento de asignación de PQRSD, se identifica el incumplimiento en cuanto a la debida distribución de acuerdo a los temas y subtemas desde el Grupo de Gestión Documental, así mismo, una vez asignada la petición las dependencias no están cumpliendo con los acuerdo de nivel de servicio para la validación de la pertinencia de respuesta por parte de dicha dependencia o reasignación de la petición.","Desempeño del Proceso - SGI","Falta de apropiación de los lineamientos, procedimientos y acuerdos de niveles de servicio para la asignación y reasignación de las PQRSD en la Entidad","Fortalecer y apropiar el procedimiento de atención oportuna de las PQRSD en la Entidad","2024-12-02","2024-12-13"]
[24,"Grupo de Gestión Documental",647,"2025-11-18","Gestión Documental","Inadecuada gestión del control “El servidor delegado del Grupo de Gestión Documental, revisa periódicamente el inventario documental asegurando su alineación con los documentos del Archivo central de Función Pública, teniendo en cuenta la normatividad vigente para facilitar la correcta organización y conservación de documentos, ver informe de auditoría al proceso de gestión documental – octubre 2025, hallazgo 5.1.","Auditoría de Gestión","Deficiencias en la actualización, verificación y control del inventario documental del Archivo Central, asociadas a la ausencia de un procedimiento estandarizado y periódico de conciliación entre el inventario publicado y la existencia física de los documentos, así como a debilidades en el registro y validación de los campos obligatorios definidos por la normatividad archivística vigente, en especial el relacionado con la Oficina Productora. Lo anterior ha generado inconsistencias entre el inventario documental y los fondos documentales del Archivo Central, registros desactualizados frente a procesos de eliminación documental realizados previamente, uso de marcaciones genéricas como “N/A” en la ubicación física, y la imposibilidad de garantizar la trazabilidad, confiabilidad, organización y adecuada conservación de los documentos, en contravía de los principios de la función archivística.","Implementar y ejecutar un proceso sistemático de revisión, depuración y actualización del inventario documental del Archivo Central, garantizando su alineación con la existencia física de los documentos y con las actas e inventarios de eliminación documental, conforme a la normatividad archivística vigente y a las Tablas de Retención Documental (TRD). Como resultado, al finalizar el periodo definido en el Plan de Mejoramiento, el 100 % de los registros del inventario documental deberá contar con información completa, consistente y verificada (oficina productora, código TRD, fechas extremas, ubicación física y estado del documento), reduciendo las inconsistencias identificadas y fortaleciendo la trazabilidad, organización y conservación de los documentos del Archivo Central.","2025-12-30","2026-03-31"]
[25,"Grupo de Gestión Documental",648,"2025-11-18","Gestión Documental","Debilidad en la aplicación del “El Coordinador del Grupo de Gestión Documental o su delegado verifica periódicamente la infraestructura física del Archivo Central para garantizar que cumpla los criterios de conservación documental exigidos por la normatividad vigente.” ver informe de auditoría al proceso de gestión documental – octubre 2025, hallazgo 5.2.","Auditoría de Gestión","Debilidades en la verificación y mantenimiento integral de las condiciones físicas y ambientales del Archivo Central, derivadas de la suspensión del monitoreo periódico de temperatura y humedad por descalibración de los equipos, la falta de apropiación y gestión presupuestal para la calibración, diagnóstico e intervención de la infraestructura archivística, y la ausencia de registros documentados de rutinas de limpieza y control de plagas durante las vigencias 2024 y primer semestre de 2025. Adicionalmente, se evidencian prácticas inadecuadas de almacenamiento en áreas específicas, como la planoteca, donde se encontraron documentos ubicados fuera de los cajones destinados para su conservación, lo cual incrementa el riesgo de deterioro físico y afecta la integridad del patrimonio documental. Estas situaciones limitan la efectividad del control establecido y generan riesgo de incumplimiento de los criterios de conservación documental definidos en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación.","Restablecer y fortalecer el control sobre la infraestructura física y ambiental del Archivo Central, garantizando el cumplimiento de los criterios de conservación documental establecidos en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 001 de 2024 del AGN, mediante la reactivación del monitoreo periódico de temperatura y humedad, la ejecución del diagnóstico de infraestructura archivística, la implementación de rutinas documentadas de limpieza y control de plagas, y la adecuada organización de los documentos almacenados en la planoteca. Como resultado, al cierre del periodo definido en el Plan de Mejoramiento, el 100 % de las áreas del Archivo Central deberá contar con condiciones físicas y ambientales controladas y registradas, equipos de medición calibrados, reportes periódicos de conservación preventiva y almacenamiento adecuado de los documentos, reduciendo los riesgos de deterioro y fortaleciendo la preservación del patrimonio documental institucional.","2025-12-30","2026-12-30"]
[26,"Grupo de Gestión Documental",649,"2025-11-18","Gestión Documental","Desconocimiento y desactualización del plan de recuperación de desastres a nivel operativo (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 7.1)","Auditoría de Gestión","Debilidades en la documentación, actualización, divulgación e implementación integral de los planes de continuidad, recuperación y restablecimiento de servicios asociados a los sistemas de información y plataformas tecnológicas, derivadas de la desactualización del plan de recuperación operativo del proceso de Gestión Documental, la falta de socialización y apropiación del mismo por parte de los responsables actuales, y la no publicación oportuna de los planes de recuperación técnica en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión (SIPG). Adicionalmente, se evidencian vacíos en la articulación entre los componentes operativos y técnicos del Plan de Continuidad del Negocio, así como riesgos asociados a la dependencia de contratos de soporte no vigentes, lo que limita la activación oportuna de los planes, dificulta la retroalimentación y mejora continua, y afecta la capacidad institucional para restablecer de manera efectiva la operación y la prestación de los servicios tecnológicos ante eventos disruptivos.","Actualizar, integrar y formalizar los planes de continuidad, recuperación y restablecimiento de servicios de los sistemas de información y plataformas tecnológicas, asegurando su alineación con el Plan Estratégico de Continuidad del Negocio 2025 y la norma ISO 22301:2019, mediante la revisión y actualización del plan de recuperación operativo del proceso de Gestión Documental, la consolidación de los planes de recuperación técnica, su publicación en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión (SIPG) y su socialización con las dependencias involucradas. Como resultado, al cierre del periodo establecido en el Plan de Mejoramiento, el 100 % de los planes de recuperación operativos y técnicos deberán encontrarse actualizados, formalmente aprobados, publicados en el SIPG y socializados, garantizando la activación oportuna del plan de continuidad, la ejecución de correctivos cuando sea necesario y el fortalecimiento de la capacidad institucional para restablecer los servicios afectados de manera eficiente y controlada.","2025-12-30","2026-12-30"]
[27,"Grupo de Gestión Documental, Oficina de Relación Estado Ciudadanías",679,"2026-07-25","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Se evidenció la materialización del riesgo No. 016, relacionado con la posibilidad de afectación reputacional por insatisfacción de los grupos de valor, originada por deficiencias en la gestión del proceso y en los procedimientos internos, las cuales derivaron en un fallo de tutela condenatorio para la entidad. Como consecuencia, fue necesario activar el procedimiento para la materialización de riesgos, coordinar una mesa de trabajo para el análisis de causas y formular un plan de mejoramiento con el fin de implementar acciones correctivas que prevengan la recurrencia de situaciones similares y fortalezcan la gestión del proceso.","Mejora – Autoevaluación","fallas en la asignación , control y seguimiento en los términos del caso en especifico que ocasionaron errores en a respuesta al peticionario que conllevaron a incumplimiento de términos y sanciones","Mejorar la gestión de las peticiones mediante el fortalecimiento de los procedimientos de asignación, seguimiento y control, garantizando una adecuada trazabilidad y la emisión oportuna de las respuestas.","2026-07-28","2026-11-20"]
[28,"Grupo de Gestión Documental, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",640,"2025-11-18","Gestión Documental","Inexistencia de lineamientos normativos y/o procedimientos claros para la administración de usuarios en el gestor documental ORFEO, ver informe de auditoría, hallazgo 2.1.","Auditoría de Gestión","Falta de documentación respecto a los procesos y procedimientos para la administración de usuarios en el gestor documental ORFEO","Documentar e implementar el procedimiento de administración de usuarios de ORFEO","2025-11-26","2026-05-30"]
[29,"Grupo de Gestión Documental, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",650,"2025-11-18","Gestión Documental","Aspectos susceptibles de mejora en la ejecución de pruebas del plan de continuidad de negocio a nivel operativo ((Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 7.2)","Auditoría de Gestión","Debilidades en la ejecución periódica y articulada de las pruebas del Plan de Recuperación de Desastres del sistema ORFEO, originadas por la no realización de pruebas del plan de recuperación operativo desde la vigencia 2024, asociada a la desactualización y falta de formalización del mismo, y por la ejecución no sistemática ni documentada de pruebas integrales que articulen los componentes operativos y técnicos. Esta situación limita la verificación continua de la eficacia del plan de recuperación, impide la identificación oportuna de oportunidades de mejora, la aplicación de correctivos y la retroalimentación del plan, y reduce el nivel de preparación de las dependencias intervinientes para responder de manera efectiva ante eventos que afecten la disponibilidad y continuidad del servicio ORFEO.","Establecer y ejecutar un esquema periódico, integral y documentado de pruebas del Plan de Recuperación de Desastres del sistema ORFEO, que articule los componentes operativos y técnicos, permitiendo evaluar su eficacia, identificar brechas, implementar correctivos y retroalimentar las mejoras necesarias, conforme a las buenas prácticas de continuidad del negocio. Como resultado, durante el periodo definido en el Plan de Mejoramiento, se deberá realizar al menos una prueba integral anual del Plan de Recuperación de Desastres de ORFEO, con actas, resultados documentados, planes de acción derivados y socialización a las dependencias involucradas, fortaleciendo la capacidad institucional para garantizar la continuidad del servicio ante eventos disruptivos.","2025-12-30","2026-07-30"]
[30,"Grupo de Gestión Humana",575,"2024-06-17","Gestión del Talento Humano","Una vez analizado el hallazgo 499 entre la OCI y el GGH y considerando que a partir del 19 de febrero de 2024 la Dirección decidió dar por finalizada la implementación de la Guía de Salario Emocional (Disfruta tu día; Comparte con los tuyos; Tarde de bienestar; Puente más largo), no es procedente mantener dicho hallazgo, no obstante, se identificó la necesidad de abrir uno nuevo con la siguiente redacción: Debilidad en la definición de las variables del indicador para la medición del Plan de Bienestar Estímulos e Incentivos de Función Pública.","Auditoría de Gestión"]
[31,"Grupo de Gestión Humana, Oficina Asesora de Planeación",622,"2025-01-16","Gestión del Talento Humano","Como resultado de autoevaluación realizado por el Grupo de Gestión Humana, se ha identificado la necesidad de implementar un plan de mejora en relación con las actividades institucionales en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. En el seguimiento llevado a cabo, se observó que no se están cumpliendo todos los requerimientos aplicables a nuestra entidad en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Ante esta situación, es esencial establecer un plan de mejoramiento que nos permita abordar y subsanar las observaciones señaladas en el informe de Positiva correspondiente al mes de diciembre de 2024 (anexo). Este plan se orientará a garantizar el cumplimiento de los estándares necesarios y a fomentar un entorno laboral más seguro y saludable para todos los colaboradores de la institución.","Mejora – Autoevaluación"]
[32,"Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",682,"2026-07-26","Gestión del Talento Humano","La implementación de los lineamientos de talento humano establecidos en MIPG (calidad de vida laboral, retención del conocimiento, desvinculación, desarrollo del servidor y procesos meritocráticos) presentan índices por debajo de la media en el reporte FURAG.","Resultados FURAG","Los lineamientos del plan estratégico de talento humano no se encuentran debidamente identificados, documentados, gestionados al interior de la entidad debido a la falta de recursos y a ejecución","Consolidar la gestión estratégica del talento humano mediante el fortalecimiento de la planeación del recurso humano, la actualización de los instrumentos de gestión y la implementación de acciones orientadas al desarrollo, bienestar y gestión del conocimiento de los servidores públicos.","2026-07-28","2026-12-20"]
[33,"Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",684,"2026-07-25","Gestión del Talento Humano","Se presentan deficiencias en la distribución de planta y estructura de la Entidad y el cumplimiento de obligaciones (jóvenes, discapacidad), al igual que diferencias en las funciones de las dependencias de la Entidad, lo genera recarga laboral y dificultad en la coordinación de actividades transversales, reflejado durante el ejercicio de la evaluación FURAG.","Resultados FURAG","La estructura organizacional y la distribución de la planta de personal no han sido actualizadas de manera integral conforme a las necesidades institucionales, lo que limita la asignación eficiente de funciones, el cumplimiento de obligaciones normativas y la articulación entre las dependencias.","Fortalecer la estructura organizacional y la gestión del talento humano mediante el análisis de las cargas de trabajo, la identificación de las necesidades de recursos humanos y financieros, y la incorporación de las acciones de fortalecimiento institucional aprobadas por la Alta Dirección en la planeación institucional.","2026-07-28","2026-12-20"]
[34,"Oficina Asesora de Planeación",567,"2024-05-29","Seguimiento y Evaluación a la Gestión","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP y la OCI se cierra sin eficacia el hallazgo 427 y se abre uno con la siguiente descripción \"Deficiencias en la actualización y control a la documentación del Sistema Integrado de Planeación y Gestión\".(ver hallazgo 7.2 del Informe de auditoria al proceso de tecnologías de la información - 2020).","Auditoría de Gestión","Demoras en la toma de decisiones y aprobación en el proyecto de rediseño institucional","Sistema integrado de planeación y gestión actualizado","2025-03-01","2025-08-31"]
[35,"Oficina Asesora de Planeación",568,"2024-05-29","Seguimiento y Evaluación a la Gestión","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP y la OCI se cierra sin eficacia el hallazgo 428 y se abre uno con la siguiente descripción \"Incumplimiento de las metas propuestas en los Acuerdos de Desempeño vigencia 2019 y Enero - Abril vigencia 2020, para el Proyecto: “Mejoramiento de la gestión de las políticas públicas a través de las TIC nacional”, comparada con su ejecución presupuestal, a nivel de obligación.(ver hallazgo 7.4 del Informe de auditoria al proceso de tecnologías de la información - 2020).","Auditoría de Gestión","Demoras en la toma de decisiones y aprobación en el proyecto de rediseño institucional","Sistema integrado de planeación y gestión actualizado"]
[36,"Oficina Asesora de Planeación",569,"2024-05-29","Seguimiento y Evaluación a la Gestión","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP y la OCI se cierra sin eficacia el hallazgo 429 y se abre uno con la siguiente descripción: \"Errores en los registros para la presentación del Reporte mensual de Ejecución Cualitativa Presupuestal para Contraloría General de la República-CGR\". (ver hallazgo 7.8 del Informe de auditoria al proceso de tecnologías de la información - 2020).","Auditoría de Gestión","",""]
[37,"Oficina Asesora de Planeación",628,"2025-07-29","Mejoramiento Institucional","los resultados de la medición FURAG 2024, evidenciados a través de micrositio IDI (Portal Web Función Pública), arrojó un índice institucional de 78.8, por debajo de la media nación 86.5 y del resultado del año inmediatamente anterior de 81.0; lo que representa una reducción significativa del cumplimiento de los lineamientos del modelo integrado de planeación y gestión que requiere acciones de mejora desde la oficina asesora de planeación como responsable de la coordinación de la medición FURAG al interior de la entidad.","Resultados FURAG","",""]
[38,"Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",594,"2024-11-22","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Aspectos susceptibles de mejora plan de continuidad de negocio a nivel operativo. Verificando el escenario de activación del plan de continuidad y recuperación de desastres, con el fin de restablecer la prestación de los servicios afectados en el sistema y basados en las mejores prácticas soportadas por la norma ISO 22301:2019 para la Gestión de la Continuidad del Negocio, se pudo evidenciar que no hay conocimiento y por ende participación de las áreas misionales DEP, DDO y OREC, del plan de recuperación de desastres para SIGEP manejado por la OTIC; si bien es cierto que este plan es tecnológico, las áreas misionales deben intervenir en la operación del mismo, por ende deben conocer y estar involucradas en los llamados a crisis y en el modelo de operación a seguir, en caso de indisponibilidad del sistema y en casos extremos a la operación fuera de sitio. Si bien se mantiene una documentación de funciones de operación, manuales e instructivos actualizados para soportarse en caso de fallas en el sistema, estas no serían suficientes ante un riesgo de indisponibilidad del sistema que obligue a aplicar modelos manuales o semi automáticos de operación, considerados dentro del plan de contingencia técnico. Para establecer el plan de mejoramiento tener en cuenta las recomendaciones especificadas en el informe de auditoria basado en riesgos al proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial 2024. Hallazgo 4.2.3.","Auditoría de Gestión","Debido al desconocimiento de los parámetros de evaluación del IDI la dependencia no considero a todas las dependencias requeridas a las diferentes mesas de trabajo por lo cual el resultado no representa la realidad institucional. De igual manera, se evidencia la necesidad de fortalecer el control dado que no todas las dependencias revisaron con anterioridad el formulario compartido, ni allegaron la totalidad de las evidencias al cierre de la evaluación. Por ultimo no están documentados los tramites responsables y tiempos para la evaluación en cada vigencia.","Evaluación FURAG documentada y mejorada","2025-07-29","2025-12-15"]
[39,"Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",685,"2026-07-26","Tecnologías de la Información","Los resultados del IDI 2025 reflejan falencias en el cumplimiento de requisitos de escalabilidad y modernización (accesibilidad), publicación de información, infraestructura y arquitectura tecnológica y gestión de recursos para el fortalecimiento de las políticas de transparencia, gobierno y seguridad digital.","Resultados FURAG","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2025-01-01","2025-05-30"]
[40,"Dirección de Desarrollo Organizacional",514,"2021-12-20","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Al validar el control “El líder del proceso anualmente, con el fin de establecer las necesidades, para cumplir con los compromisos establecidos con las Entidades, solicita con la anticipación necesaria los recursos ante el Comité Directivo. En caso de no tener los recursos se ajusta el número de entidades a ser atendidas y la cantidad de temas por Entidad. Como evidencia se tiene el PAI y las actas de comité.” y en especial que “Como evidencia se tiene el PAI y las actas de comité”, la Oficina de Control Interno revisó la documentación aportada por la Dirección de Desarrollo Organizacional (DDO), siguiendo la ruta indicada en el repositorio de carpetas compartidas Yaksa, encontrando que, aunque debía reposar el Plan de Acción Integral -PAI- y las actas de comité de las vigencias 2020 y 2021, solamente se contaba con el PAI del año 2021. Informe de Auditoría con enfoque basado en riesgos al proceso de Acción Integral - Procedimiento Asesoría de fecha 20-Dic-2021, Numeral 3.1.1","Auditoría de Gestión","El inadecuado almacenamiento de la documentación de autorización del PAI de cada vigencia, para su respectivo seguimiento","Contar con la documentación de aprobación del PAI de cada vigencia en la ruta definida para tal fin","2022-02-01","2022-04-30"]
[41,"Dirección de Desarrollo Organizacional",597,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial de manera general, requiere revisar con enfoque integral,con el fin de estandarizar la documentación, optimizar la comunicación interna y generar los productos y servicios de Función Pública de manera articulada y con criterios de calidad, con la participación de la Subdirección y todas las direcciones técnicas","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2024-12-01","2025-03-31"]
[42,"Dirección de Desarrollo Organizacional",603,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Se verificó la producción del documento \"Estrategia Territorial - Formalización Laboral\", el cual incluye ajustes metodológicos y comentarios referentes a las asesorías relacionadas con la formalización laboral. Este documento detalla dos enfoques: una Estrategia de Abordaje Virtual y una Estrategia de Abordaje Presencial, los cuales detallan los pasos para el desarrollo de las asesorías. Sin embargo, estas revisiones y ajustes metodológicos fueron aplicados únicamente al servicio de formalización laboral. Al realizar la revisión de los demás servicios que conforman el portafolio de la DDO, tales como Estructura de Entidades - Territorio, Creación/Supresión de empleos, Creación/Supresión de planta, y Manuales de Funciones y salarios de entidades, no se evidenció la implementación de revisiones o ajustes metodológicos similares. Adicionalmente, se encontró que los enlaces de evidencia cargados en el Sistema de Gestión Institucional (SGI) no permiten el acceso a los documentos relacionados, dificultando la localización y verificación de la documentación. Lo que genera reprocesos en la revisión de la información. Revisar Informe de Auditoría basado en riesgos, proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial: H 1.1.2. Debilidad en el control: “El Gerente del proyecto o a quien designe revisa el desarrollo metodológico de las asesorías para ajustarlas y mejorar la prestación de servicios de la entidad – DDO.”","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de la importancia del sistema integrado de planeación y gestión y baja apropiación del mismo que origino la desactualización documental del sistema.","Actualizar y apropiar el sistema integrado de planeación y gestión","2024-12-01","2025-03-31"]
[43,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica",598,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Analizar y evaluar la pertinencia de los riesgos definidos para el proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial, ya que la identificación de estos, deben tener impacto en el cumplimiento de los objetivos del proceso, manteniendo la estructura y lineamientos definidos en la guía y política de la administración del riesgo. Ver informe de auditoria basada en riesgo en el proceso \"Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial\", de noviembre de 2024.","Auditoría de Gestión","La entidad se encuentra en transición de los procesos misionales y la cadena de valor en los 2 últimos años, debido a que los procesos vigentes no responden a la realidad institucional y por tanto los procesos, procedimientos, riesgo e indicadores no se pueden administrar en la actualidad, dado que el 31 de marzo de 2025 se definieron los nuevos procesos misionales no se considera pertinente actualizar los riesgos de procesos anteriores y en su defecto se identificaran y documentaran los riesgos de los 3 nuevos procesos.","Riesgos de los nuevos procesos misionales identificados administrados y en operación.","2025-04-01","2025-11-15"]
[44,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica, Grupo de Servicio al Ciudadano Institucional, Oficina Asesora de Planeación, Subdirección",468,"2021-08-06","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Cumplir con los requisitos de accesibilidad, participación y transparencia en el portal web.","Resultados FURAG","No se cuenta con la competencia y recursos suficientes para la traducción de toda la información a lenguaje claro e incluyente","Requisitos de accesibilidad, participación y transparencia en el portal web identificado","2021-08-06","2021-12-15"]
[45,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Empleo Público, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",515,"2022-03-08","Generación de Productos y Servicios para la Gestión Pública","Los planes de mejoramiento de los registros administrativos surgen a partir de los autodiagnósticos realizados por la entidad para identificar el cumplimiento de requisitos establecidos por el DANE, para mejorar su uso y aprovechamiento estadístico en el marco del Sistema Estadístico Nacional - SEN y la política estadística de FURAG - Plan de mejora SIGEP","Mejora – Autoevaluación","Autodiagnósticos realizados a los registros administrativos de la entidad en el marco de la política estadística, para el sistema de información SIGEP","Documentar los registros administrativos con los que cuenta Función Pública, para que cumplan con los requisitos de calidad exigidos por el DANE para su uso y aprovachemaiento. Sistema de Información SIGEP","2022-03-08","2022-03-31"]
[46,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Dirección Jurídica",596,"2024-11-26","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","En la auditoria basada en riesgos al proceso “Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial” se pudo establecer que, aunque se tienen los procedimientos documentados, los mismos no describen claramente lo que en realidad se está haciendo y mucho menos los controles implementados. de igual manera se requiere efectuar una revisión y ajuste integral de los procedimientos, determinar la pertinencia y y la relación de actividades y controles de los procesos. (ver informe de auditoria basada en riesgos al proceso “Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial”, de noviembre de 2024.","Auditoría de Gestión","Debido a la transición del Modelo de operación por procesos, las Direcciones Técnicas no actualizaron los documentos de los procesos anteriores para evitar los reprocesos.","Documentar y socializar los nuevos procesos misionales","2025-03-01","2025-08-15"]
[47,"Dirección de Desarrollo Organizacional, Oficina Asesora de Planeación",457,"2021-08-02","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Los indicadores actuales no permiten identificar las características y preferencias de los grupos de valor y hacer seguimiento del desempeño de los procesos.","Resultados FURAG","Los cambios del proceso de acción integral han requerido replantear los indicadores asociados","Propuesta de indicadores","2021-08-02","2021-08-31"]
[48,"Dirección de Empleo Público, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",570,"2024-06-04","Tecnologías de la Información","Atendiendo a los resultados del seguimiento efectuado en el mes de mayo de 2024 a la consecución y procedencia de todas las actividades registradas en el plan de mejoramiento, para los hallazgos 261, 267, 269, 295, 296 y 563, relacionados con el plan de continuidad de negocio/planes de recuperación de desastres (DRP) de cada uno de los sistemas misionales SUIT, SIGEP y FURAG, que estaban registradas desde el año 2017 en el SGI y viendo específicamente que algunas actividades ya no proceden o deben ser actualizadas, debido a la dinámica de cambio en la infraestructura y recursos surtida a través del tiempo, se estableció consensuadamente entre los procesos responsables efectuar el cierre de cada hallazgo sin eficacia y proceder esta Oficina a la creación del presente hallazgo para que los involucrados determinen las actividades conducentes y cumplibles al corto y mediano plazo que permitan eliminar eficazmente la causa raíz que le dio origen. Por lo anterior, es necesario que la OTIC y los procesos misionales responsables, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación: 1- Analicen la pertinencia, oportunidad, idoneidad y eficacia de los productos de la gestión anterior, en contraste con la situación actual para el análisis de impacto del negocio - BIA, la evaluación de riesgos de continuidad, planes de contingencia (DRPs) de cada sistema y campañas de socialización y entendimiento, establecidos en su momento. 2- Profundicen en la gestión sobre los siguientes aspectos, los cuales aún no se evidencian: • La corresponsabilidad de gestión de los procesos misionales dentro del marco de continuidad, integrando a la estrategia de continuidad a las dependencias operativas responsables. • La definición de la programación y estrategia de pruebas de recorrido y reales de los planes de recuperación por cada sistema. • La ejecución de pruebas reales de cada plan de recuperación, junto a la generación de los informes respectivos y la retroalimentación de resultados, debido a que la efectividad de los DRP puede verse afectada por los cambios inevitables en el recurso humano, los niveles de habilidad y las arquitecturas de hardware y software, que surtan por dinámica de la estrategia dentro de la entidad","Auditoría de Gestión","Desconocimiento de los requerimientos de la política de continuidad del negocio y falta de documentación especifica para cada sistema y aplicativo de la entidad","Planes de recuperación delos sistemas (SUIT, FURAG,SIGEP) documentados, socializados y en operación.","2025-04-25","2025-07-31"]
[49,"Dirección de Empleo Público, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",524,"2022-07-12","Tecnologías de la Información","Durante los picos o tráfico masivos del SIGEP II, ocurrió el fallo del servidor de archivos causando el colapsó del aplicativo SIGEP II e impactó el Aplicativo por La Integridad Pública que generó la perdida parcial de información.","Desempeño del Proceso - SGI","Se afectó el HDFS (software), distribuido en 5 Servidores (hardware)","Restauración del servicio e implementación de la estrategia de recuperación de la información","2022-08-08","2022-08-19"]
[50,"Dirección de Empleo Público, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",518,"2022-03-23","Generación de Productos y Servicios para la Gestión Pública","Los planes de mejoramiento de los registros administrativos surgen a partir de los autodiagnósticos realizados por la entidad para identificar el cumplimiento de requisitos establecidos por el DANE, para mejorar su uso y aprovechamiento estadístico en el marco del Sistema Estadístico Nacional - SEN y la política estadística de FURAG - Sistema de Información SIGEP","Mejora – Autoevaluación","Autodiagnósticos realizados a los registros administrativos de la entidad en el marco de la política estadística, para el sistema de información SIGEP","Documentar los registros administrativos con los que cuenta Función Pública, para que cumplan con los requisitos de calidad exigidos por el DANE para su uso y aprovachemaiento. Sistema de Información SIGEP","2022-06-01","2022-11-30"]
[51,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano",364,"2019-11-07","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Debilidades en el seguimiento a la gestión de la DPTSC efectuado a través del “Tablero Control de Gestión. Informe de auditoría al Proceso de Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial, vigencia 2019","Auditoría de Gestión","El tablero de control es un mecanismo que generó la Dirección General de la Función Pública para hacer seguimiento a tareas asignadas por el Director a los Directores Técnicos, sin embargo el mecanismo que se utiliza para realizar seguimiento y monitoreo a los productos de cada Dirección Técnica es el SGI.","Seguimiento a productos a través del SGI","2019-12-13","2020-04-30"]
[52,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano",572,"2024-06-07","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP, la OCI y la DPTSC en reunion del 28/05/2024, en razón a que el hallazgos 318 fue verificado nuevamente encontrando que se continuan presentando las debilidades (... no cumplen con los lineamientos de identificación de carpetas y documentos. Así mismo, en la serie 11502-Grupo de Asesoría y Gestión para la Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano, la mayoría de documentos que soportan la serie están en el servidor de carpetas compartidas YAKSA, pero en la subcarpeta de documentos de apoyo y no en la TRD. (Informe auditoria a la gestión documental 2018-06-15...). las cuales presentan la siguiente causa raiz : No se aplicaron adecuadamente los lineamientos de gestión documental al nombrar las carpetas y documentos. Se genera nuevo Hallazgo para que se adelanten las acciones pertinentes.","Auditoría de Gestión","No se ha realizado la convalidación de la TRD en función pública por parte del archivo general de la nación por lo tanto los archivos actuales no coinciden con la necesidad del área. De igual manera la servidora pública con la cual se había avanzado en el tema se retiró de la entidad y se encuentra en transición con los nuevos funcionarios.","Archivos organizados y de fácil consulta","2025-04-01","2025-09-30"]
[53,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano",595,"2024-11-22","Acción Integral en la Administración Pública Nacional y Territorial","Desactualización del procedimiento de emisión de concepto de aprobación de nuevos trámites. Resultado de la auditoria, se presentaron las siguientes desviaciones en las actividades mencionadas con respecto al procedimiento documentado en el SIPG: • Recibir solicitud de aprobación y/o adopción de nuevo trámite o modificación estructural • Reasignar la solicitud al profesional/abogado para su análisis respectivo (Director) • Verificar mediante análisis técnico jurídico la documentación allegada (Profesional asignado / abogado) • Revisar el concepto propuesto por el profesional/abogado (Coordinador/asesor DPTSC) Ver detalle en el informe . Para establecer el plan de mejoramiento tener en cuenta las recomendaciones especificadas en el informe de auditoria basado en riesgos al proceso de acción integral en la administración publica nacional y territorial 2024. Hallazgo 6.1.1.","Auditoría de Gestión","Durante el 2024 se presentó cambio en todo el personal de la dependencia, originando fuga de conocimiento en el tema de trámites","Actualizar la documentación técnica y operativa del procedimiento de trámites ante el SIPG","2025-04-01","2025-07-31"]
[54,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Dirección Gestión del Conocimiento, Oficina Asesora de Planeación",469,"2021-08-06","Dirección y Estrategia","Mejorar la solución de problemas a partir de la implementación de ejercicios de innovación abierta","Resultados FURAG","Los procesos de innovación aun se realizan como acciones aislado y no se ha institucionalizado esta actividad al SIPG.","Desarrollar innovación abierta y la participación ciudadana","2026-06-02","2026-07-02"]
[55,"Dirección de Participación Transparencia y Servicio al Ciudadano, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",516,"2022-03-09","Generación de Productos y Servicios para la Gestión Pública","Los planes de mejoramiento de los registros administrativos surgen a partir de los autodiagnósticos realizados por la entidad para identificar el cumplimiento de requisitos establecidos por el DANE, para mejorar su uso y aprovechamiento estadístico en el marco del Sistema Estadístico Nacional - SEN y la política estadística de FURAG - Fortalecimiento Sistema de Información SUIT","Mejora – Autoevaluación","Autodiagnósticos realizados a los registros de la entidad en el marco de la política estadística, para el sistema de información SUIT","Documentar los registros administrativos con los que cuenta Función Pública, para que cumplan con los requisitos de calidad exigidos por el DANE para su uso y aprovechamiento. Sistema de información SUIT","2022-06-01","2022-11-30"]
[56,"Dirección Gestión del Conocimiento, Grupo de Servicio al Ciudadano Institucional, Oficina Asesora de Planeación",458,"2021-08-02","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Los indicadores actuales no permitan identificar las características y preferencias de los grupos de valor e impiden la medición y el seguimiento con objetividad","Resultados FURAG","No se encuentra articulado el proceso de Servicio al Ciudadano con las direcciones técnicas, para la integración de las características de los usuarios en la prestación del servicio","Indicadores en materia de servicio al ciudadano","2021-08-02","2021-10-24"]
[57,"Dirección Gestión del Conocimiento, Oficina Asesora de Planeación",461,"2021-08-04","Gestión del conocimiento y Grupos de Valor","Organizar, clasificar y validar los datos e información para mejorar el acceso a los mismo y asegurar su seguridad y confidencialidad","Resultados FURAG","No se ha culminado la documentación de las bases de datos para generar su usabilidad","Anomización de bases de datos","2021-11-01","2022-02-28"]
[58,"Dirección Jurídica",470,"2021-08-06","Generación de Productos y Servicios para la Gestión Pública","Definir el proceso de implementación y monitoreo de proyectos normativos, incluyendo indicadores medibles, revisión de la afectación de libre competencia e impacto fiscal","Resultados FURAG","No se encuentra documentado en el SIPG la construcción de los proyectos normativos","Formulación de proyectos normativos","2025-06-03","2025-11-30"]
[59,"Dirección Jurídica",577,"2024-07-08","Defensa Jurídica / Conceptos","Teniendo en cuenta la depuración adelantada por la OAP, la OCI y DJ, en razón a que los hallazgos 539, 540, 541 y 543 identificados en la vigencia 2022 (Informe Auditoría Proceso Servicio al ciudadano), tienen relación con los mismos temas (Debilidades en la ejecución de controles) estos se encuentran en el SGI en estado abierto, en ejecución con retraso, abierto notificado, una vez analizados, se ha identificado que para las actividades propuestas no se cuenta con las evidencias suficientes para respaldar la mitigación de la causa raíz de los mismos, esto teniendo en cuenta que nunca se cargó la evidencia de las mismas y por lo tanto, se abre un hallazgo nuevo con la siguiente descripción: Debilidades en la aplicación del control “El coordinador del grupo de asesoría y conceptos revisa los mensajes de alerta emitidos por el grupo de gestión documental que indica tiempo restante para atender conceptos (3 días antes) con el fin de alertar al abogado responsable de atender la consulta en relación con el tiempo que cuenta para dar respuesta”. Debilidades en la ejecución del control “El coordinador del grupo de conceptos verifica diariamente el reporte de lista de conceptos de ORFEO y envía por correo electrónico o mensaje instantáneo la alerta al abogado con el fin de notificar el tiempo de respuesta con el que cuenta”, Debilidades en la ejecución del control “El abogado responsable de atender la consulta comprueba que la respuesta se presenta en los plazos señalados por el Director Jurídico (15 días hábiles) con el fin de dar respuesta dentro de los términos de ley”, Débil aplicación del control “El abogado responsable de resolver la consulta verifica en el sistema ORFEO el semáforo de colores y alertas de tiempo e inicia la atención de acuerdo con el tiempo asignado en el acuerdo de nivel de servicio. Con el fin de dar respuesta dentro de los plazos de ley”, cuyas causas raíces son las siguientes : Falta de seguimiento y aplicación a los controles establecidos para el riesgo evaluado por la oficina de control interno y el control establecido para el riesgo tiene un tiempo que imposibilita el estudio de los temas, teniendo en cuenta el volumen del reparto para cada uno de los abogados del área. De lo anterior es necesario que se generen nuevas actividades que busquen mitigar la causa raíz .","Auditoría de Gestión","Falta de seguimiento y aplicación a los controles establecidos para el riesgo evaluado por la oficina de control interno en la respuesta a las peticiones de los grupos de valor","Fortalecer y unificar los controles del riesgo evaluado.","2024-07-10","2025-06-30"]
[60,"Grupo de Gestión Contractual",615,"2024-12-20","Gestión Contractual","Debilidades en la aplicación del Control “La coordinadora del Grupo de Gestión Contractual verifica el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de acción de prevención de daño antijurídico con el fin de evitar posibles demandas y reclamaciones debido a controversias contractuales”. Ver informe final de auditoría al proceso de Gestión Contractual.","Auditoría de Gestión","Verificando la información se pudo observar que no se estaba llevando un control adecuado para el fortalecimiento de dicha actividad.","Revisión y reforzamiento de los procedimientos de verificación y seguimiento de las actividades del plan de acción, con el fin de asegurar que todas las acciones preventivas sean implementadas en tiempo y forma","2025-02-01","2025-07-31"]
[61,"Grupo de Gestión Contractual",616,"2024-12-20","Gestión Contractual","Deficiencias en la aplicación del control “La coordinadora del Grupo de Gestión Contractual genera alertas mensualmente frente a las demoras o incumplimientos en él envió de los estudios previos en las fechas establecidas en el plan anual de adquisiciones dirigidas a las dependencias solicitantes con copia a la Ordenadora del Gasto y a la OAP”, ver informe definitivo auditoria al proceso de Gestión Contractual.","Auditoría de Gestión","La no realización de un cronograma efectivo para la radicación de la documentación en los tiempos adecuados","Realización de un cronograma mensual de acuerdo a la programación del PAA","2025-01-01","2025-06-30"]
[62,"Grupo de Gestión Contractual",617,"2024-12-20","Gestión Contractual","Debilidades en la aplicación del control “La coordinadora del grupo de gestión contractual, realiza el seguimiento al plan anual de adquisiciones en los comités de coordinadores convocados por la Secretaría General, con el fin de alertar sobre el cumplimiento y ejecución del plan”. Ver informe definitivo de Auditoría al Proceso de Gestión Contractual.","Auditoría de Gestión","No se evidencia la participación de la coordinadora de gestión contractual en el periodo auditado","Asistir a todos los comités de donde se realice un seguimiento al PAA","2025-01-01","2025-06-30"]
[63,"Grupo de Gestión Contractual",618,"2024-12-20","Gestión Contractual","Debilidades en la aplicación del control “El profesional del Grupo de Gestión Contractual – GGC, asignado para adelantar el proceso, verifica que la estructuración de cada uno de los documentos requeridos para iniciar los procesos de selección, se encuentre conforme los lineamientos del procedimiento y la normativa vigente”.","Auditoría de Gestión","Las listas de chequeo estaban desactualizadas y falta de conocimiento de las personas encargadas al radicar la documentación pre contractual.","Actualización de las listas de chequeo y capacitación a los encargados de radicar los documentos","2025-02-01","2025-08-31"]
[64,"Grupo de Gestión Contractual",619,"2024-12-20","Gestión Contractual","Debilidades en la aplicación del control “El profesional del Grupo de Gestión Contractual – GGC, designado para adelantar el proceso de selección contractual, de acuerdo con la modalidad del proceso de selección, verifica el cumplimiento del procedimiento “Contratación” V. 5.0 (2019-05-27), las actividades como la elaboración de los actos administrativos, pliego de condiciones y demás documentos, respuestas a las observaciones, las publicaciones respectivas en la plataforma SECOP II, conforme lo señala la norma vigente”. Ver informe definitivo de Auditoría al Proceso de Gestión Contractual.","Auditoría de Gestión","Falta de respuesta ante las observaciones que se realizan en los procesos en el aplicativo SIGEP II, así mismo la falta de documentación en los expedientes en el aplicativo","Logara el debido cargue de los expedientes electrónico en el aplicativo SIGEP II y así mismo atender oportunamente las observaciones que se realicen en cada proceso de contratación","2025-02-01","2025-08-31"]
[65,"Grupo de Gestión Contractual",620,"2024-12-20","Gestión Contractual","Deficiencias en el cumplimiento del control “El supervisor del contrato desde el momento que ha sido designado, realiza oportunamente las actividades de seguimiento y control establecidas en la normatividad vigente, para el cabal cumplimiento del objeto del contrato y sus obligaciones”. (Ver informe definitivo de la auditoría al proceso de Gestión Contractual)","Auditoría de Gestión","El no cumplimiento de controles por parte de los supervisores en el seguimiento, control de las obligaciones y ejecución del objeto contractual","Realizar mayor seguimiento por parte de los supervisores de contratos en las obligaciones entre las partes y cumplimiento de su objeto contractual","2025-02-01","2025-07-31"]
[66,"Grupo de Gestión Contractual",621,"2024-12-20","Gestión Contractual","Falencias en la aplicación del control “La persona designada por la coordinadora del grupo de gestión contractual, valida mensualmente el cumplimiento de la labor de supervisión de los contratos, solicitando los informes de ejecución a los supervisores, con la finalidad de verificar que se esté cumpliendo con su labor”.","Auditoría de Gestión","Verificando la información se pudo observar que no se estaba cumpliendo con las metas propuestas ya que este abarcaba el 100% de los contratos y por la cantidad establecida no se lograba cumplir con las mismas","Verificación y seguimiento de la supervisión contractual de manera eficiente para lograr que el 100% de los supervisores realicen una adecuada actividad","2025-02-01","2025-06-30"]
[67,"Grupo de Gestión Documental",637,"2025-11-18","Gestión Documental","Debilidades en la definición y efectividad del control “El encargado de la dependencia verificar los tipos de solicitud requerida y termino de ANS con el propósito de solicitar modificación en el tipo de petición”, ver informe de auditoría, hallazgo 1.3.","Auditoría de Gestión","La inefectividad del control 1.3 se origina en un diseño deficiente y una implementación incompleta del control, el cual fue formulado de manera genérica, sin definir con claridad el alcance, momento de ejecución, frecuencia, responsables, criterios de verificación ni los soportes documentales requeridos para evidenciar su operación. Adicionalmente, se evidencia debilidad en la estandarización y apropiación de los lineamientos sobre tipificación de solicitudes y gestión de ANS, así como un uso inadecuado de las funcionalidades del sistema ORFEO para la modificación y ampliación de términos, lo que ha permitido actuaciones discrecionales, errores de clasificación inicial, suspensiones y ampliaciones de términos sin justificación formal. Esta situación se ve agravada por la falta de controles de seguimiento y registro de evidencias en el SGI, lo que limita la trazabilidad, dificulta la medición de la efectividad del control y compromete la transparencia y oportunidad en la atención de las PQRS.","Rediseñar, formalizar e implementar de manera integral el control 1.3, garantizando que cuente con criterios claros, medibles y verificables, y que su ejecución genere evidencia documental sistematizada en el SGI, de tal forma que el 100 % de las solicitudes gestionadas por el GGD cuenten con tipificación correcta, justificación formal para cualquier modificación de ANS y trazabilidad documental completa, reduciendo el uso discrecional de ampliaciones o suspensiones de términos y fortaleciendo la oportunidad, transparencia y control en la gestión de PQRS durante la vigencia del plan de mejoramiento","2025-12-30","2026-06-30"]
[68,"Grupo de Gestión Documental",639,"2025-11-18","Gestión Documental","Debilidades en la aplicación del control y en la devolución de comunicación con entregas fallidas: “El técnico de Gestión Documental, registra las devoluciones de correo, para notificar al servidor que proyecto la comunicación la entrega fallida, quien deberá rectificar la información para el envío.”, ver informe de auditoría, Hallazgo 1.5.","Auditoría de Gestión","La debilidad evidenciada en la ejecución del control se origina en deficiencias en la implementación y documentación del seguimiento a las devoluciones de correo, pese a que el diseño conceptual del control es adecuado. En particular, no se establecieron ni estandarizaron mecanismos formales para el registro, conservación y consulta de las evidencias asociadas a las devoluciones, tales como fecha, número de radicado, causa de la devolución y servidor notificado. Adicionalmente, se presenta duplicidad de evidencias con otros controles, sin una revisión previa que permita determinar la pertinencia de su consolidación o diferenciación, lo cual genera confusión en el SGI y limita la trazabilidad. Estas falencias se ven agravadas por la ausencia de reportes periódicos o estadísticas consolidadas, así como por debilidades en la apropiación de los lineamientos de la Política de Administración del Riesgo versión 20, lo que impide verificar la efectiva operación del control y evaluar objetivamente su contribución a la mitigación del riesgo.","Implementar y documentar de manera estandarizada el seguimiento a las devoluciones de correo, definiendo registros específicos, completos y verificables en el SGI, y evaluando la pertinencia de consolidar este control con otros controles relacionados, de tal forma que el 100 % de las devoluciones de correspondencia gestionadas por el Grupo de Gestión Documental cuenten con evidencia documentada que incluya fecha, radicado, causa de la devolución y servidor notificado, así como reportes consolidados que permitan analizar las entregas fallidas, fortalecer la trazabilidad y asegurar la efectividad del control durante la vigencia del plan de mejoramiento.","2025-12-30","2026-06-30"]
[69,"Grupo de Gestión Documental",643,"2025-11-18","Gestión Documental","Incumplimiento de los lineamientos establecidos en la Entidad para la organización de los archivos documentales de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retención Documental – TRD (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 3.1)","Auditoría de Gestión","Las deficiencias evidenciadas en la organización de los archivos físicos y electrónicos de las dependencias se originan en la ausencia de un control formal, periódico y sistemático de seguimiento a la aplicación de los lineamientos archivísticos institucionales, así como en debilidades en la apropiación, divulgación y supervisión de dichos lineamientos por parte de las dependencias. Adicionalmente, se identifican falencias en la estandarización y control de la organización documental en repositorios electrónicos (YAKSA), limitada aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas, y baja adopción del formato de control y préstamo de documentos, lo que afecta la trazabilidad. Esta situación se ve agravada por la falta de actualización y aprobación de las TRD para las nuevas dependencias creadas mediante el Decreto 1603 de 2023, generando riesgos para la integridad, conservación, disponibilidad y cumplimiento normativo de la gestión documental.","Diseñar, formalizar e implementar un control semestral de seguimiento a la organización de los archivos de gestión documental en las dependencias, garantizando que al menos el 90 % de las dependencias cumplan con los lineamientos archivísticos institucionales y la normatividad vigente del AGN para archivos físicos y electrónicos, cuenten con TRD actualizadas y aprobadas, y apliquen los formatos de control y préstamo de documentos, fortaleciendo la trazabilidad, la integridad documental y el cumplimiento normativo durante la vigencia del plan de mejoramiento.","2025-12-30","2026-06-30"]
[70,"Grupo de Gestión Documental",644,"2025-11-18","Gestión Documental","Incumplimiento del cronograma de transferencias documentales primarias establecido por el Grupo de Gestión Documental para la vigencia 2024. (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 3.2)","Auditoría de Gestión","Las deficiencias evidenciadas en la ejecución de las transferencias documentales primarias se originan en la ausencia de un control formal, periódico y obligatorio que asegure el cumplimiento del Plan de Transferencias Documentales, así como en debilidades en la apropiación y cumplimiento de los lineamientos archivísticos por parte de las dependencias. Adicionalmente, se identifican fallas en la articulación entre el Grupo de Gestión Documental y las dependencias, inexistencia o aplicación parcial de los instrumentos obligatorios de trazabilidad (inventarios documentales, actas de entrega, hojas de control e índices electrónicos firmados), y baja observancia del cronograma de transferencias aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Esta situación ha generado acumulación de archivos físicos, transferencias incompletas o sin soporte formal y riesgos para la integridad, conservación y disponibilidad de la información institucional.","Diseñar, formalizar e implementar un control integral de revisión y validación de las transferencias documentales primarias, garantizando que el 100 % de las dependencias con Tablas de Retención Documental vigentes ejecuten las transferencias conforme al Plan de Transferencias Documentales aprobado, cumpliendo con los requisitos normativos del Archivo General de la Nación, y que todas las transferencias cuenten con inventarios documentales, actas de entrega y soportes de trazabilidad completos, reduciendo la acumulación de archivos y fortaleciendo la gestión documental durante la vigencia del plan de mejoramiento.","2025-12-30","2026-06-30"]
[71,"Grupo de Gestión Documental",645,"2025-11-18","Gestión Documental","Ausencia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que garanticen la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos a lo largo del tiempo. (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 4.2)","Auditoría de Gestión","Debilidades estructurales y operativas en la gestión de los documentos electrónicos de archivo, derivadas de la inexistencia de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) implementado y plenamente funcional, el uso de herramientas tecnológicas obsoletas (ORFEO versión 3.6 y servidor Windows Server 2003 – YAKSA), la falta de recursos humanos suficientes para ejecutar las actividades planificadas, y el incumplimiento de los lineamientos institucionales y normativos para la organización, conformación y preservación de documentos electrónicos conforme a las Tablas de Retención Documental (TRD). Esta situación ha generado desorganización documental, expedientes electrónicos fraccionados e incompletos, ausencia de metadatos y vínculo archivístico, deficiencias en la trazabilidad, control de versiones, integridad, autenticidad, confiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos, así como riesgos de pérdida de información, accesos no autorizados y posibles incumplimientos legales en materia de función archivística.","Implementar y poner en operación un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) que cumpla con la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo Único de la Función Archivística (AGN 2024) y los lineamientos del Archivo General de la Nación, garantizando la correcta organización, gestión, preservación, integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo del Departamento Administrativo de la Función Pública. Como resultado, al menos el 100 % de las dependencias deberán gestionar sus documentos electrónicos y expedientes conforme a las TRD, con metadatos definidos, vínculo archivístico, control de versiones y trazabilidad, apoyadas en una herramienta tecnológica adecuada y actualizada, reduciendo los riesgos asociados a la desorganización documental y fortaleciendo el cumplimiento normativo y la eficiencia institucional.","2025-12-30","2026-06-30"]
[72,"Grupo de Gestión Documental",646,"2025-11-18","Gestión Documental","Debilidad en la aplicación del control “El profesional designado del Grupo de Gestión Documental, periódicamente aplica las reglas de disposición final establecidas en la Tabla de Retención Documental TRD y la Tabla de Valoración Documental - TVD para intervenir los expedientes que hayan cumplido su retención en el archivo central y llevar a cabo la eliminación de expedientes”. (Ver informe auditoria gestión documental – octubre 2025, hallazgo 4.3)","Auditoría de Gestión","La Entidad presenta debilidades en la aplicación del proceso de disposición final de los documentos, originadas principalmente por la no convalidación y actualización oportuna de las Tablas de Retención Documental (TRD) ante el Archivo General de la Nación (AGN), lo cual ha impedido la ejecución regular, sistemática y conforme a la normativa vigente del proceso de eliminación documental. Adicionalmente, se evidencian deficiencias en la planeación, seguimiento y control de las actividades de eliminación documental programadas en el Plan Institucional de Archivos (PINAR), así como inconsistencias entre los inventarios de eliminación publicados y la existencia física de documentos en el Archivo Central. Esta situación ha conllevado a la suspensión de las eliminaciones en la vigencia 2024, a la ejecución de eliminaciones en vigencias anteriores con TRD no convalidadas, y a riesgos en la trazabilidad, transparencia, confiabilidad y cumplimiento normativo del proceso de disposición final documental.","Actualizar, convalidar y obtener la aprobación de las Tablas de Retención Documental (TRD) ante el Archivo General de la Nación (AGN), e implementar de manera integral y controlada el proceso de disposición final de documentos conforme a lo establecido en la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo No. 001 de 2024 del AGN y el Programa de Gestión Documental (PGD). Como resultado, durante la vigencia establecida en el Plan de Mejoramiento, la Entidad deberá ejecutar el 100 % de las eliminaciones documentales programadas, con soporte en TRD convalidadas, inventarios debidamente verificados, actas de eliminación publicadas en el portal institucional y consistencia entre los registros documentales y los fondos existentes en el Archivo Central, garantizando la transparencia, trazabilidad y legalidad del proceso de disposición final.","2025-12-30","2026-12-30"]
[73,"Grupo de Gestión Documental, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",641,"2025-11-18","Gestión Documental","Aspectos susceptibles de mejora gestión de acceso al servidor de carpetas compartidas YAKSA, ver informe de auditoría, hallazgo 2.2.","Auditoría de Gestión","Las debilidades identificadas en el control de acceso a las carpetas compartidas del servidor YAKSA se originan en la ausencia de un procedimiento formal, estandarizado y documentado para la administración del ciclo de vida de los accesos (asignación, modificación, revocatoria y depuración), así como en fallas de articulación entre las dependencias responsables, la OTIC y el Grupo de Gestión Humana (GGH) para informar oportunamente las novedades de vinculación, traslado o desvinculación de servidores y contratistas. Adicionalmente, no existen mecanismos periódicos de monitoreo, conciliación y depuración de permisos, lo que ha permitido la permanencia de usuarios desvinculados o con accesos heredados de cargos anteriores, afectando la trazabilidad, la confidencialidad, la integridad de la información y la efectividad del control preventivo.","Diseñar, formalizar e implementar un control integral de administración de accesos a las carpetas compartidas del servidor YAKSA, asegurando que el 100 % de los permisos de acceso se encuentren justificados, vigentes, alineados con las funciones del cargo y soportados documentalmente, mediante la depuración de usuarios desvinculados, la revisión de accesos heredados y la adopción de un protocolo institucional que garantice la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información durante la vigencia del plan de mejoramiento.","2025-12-30","2026-06-30"]
[74,"Grupo de Gestión Financiera",677,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, la Oficina de Control Interno evidenció que, si bien el proceso dispone de indicadores de carácter presupuestal, no cuenta con indicadores específicos de análisis financiero que permitan evaluar el comportamiento, tendencias, variaciones y generar alertas sobre la razonabilidad de la información financiera, limitando el seguimiento y control efectivo de la gestión contable.","Seguimientos OCI","La entidad no había identificado la necesidad de definir, implementar y hacer seguimiento a indicadores contables que permitieran fortalecer el análisis, control y la toma de decisiones","Fortalecer el análisis y control de la información financiera mediante la definición, actualización y seguimiento de indicadores contables, asegurando la generación de alertas y la toma de decisiones informadas","2026-04-28","2026-05-30"]
[75,"Grupo de Gestión Financiera",678,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, se evidenció que, en el marco del proceso de rendición de cuentas de la vigencia 2025, si bien se socializó información sobre la ejecución presupuestal de los recursos de funcionamiento e inversión, no se incluyó la presentación de los estados financieros formales con corte a diciembre de 2024 ni a junio de 2025, lo cual limita la integralidad y transparencia de la información financiera divulgada a la ciudadanía.","Seguimientos OCI","Falta de lineamientos y control en la consolidación y presentación integral de la información financiera durante el proceso de rendición de cuentas, específicamente en la inclusión de los estados financieros formales","Garantizar la comunicación, reporte y publicación oportuna de la información contable, mediante la articulación con OREC, la generación de informes y la verificación periódica en el portal web, antes del cierre de la vigencia.","2026-04-28","2026-08-30"]
[76,"Grupo de Gestión Financiera, Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",675,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, se evidenció que durante la vigencia no se identificó oportunamente, a través de las conciliaciones mensuales, un mayor valor pagado por concepto de nómina al señor Bautista José Cuadrado Vertel, situación detectada únicamente hasta diciembre de 2025, lo que denota debilidades en los controles detectivos asociados a la conciliación y revisión periódica de saldos.","Seguimientos OCI","A pesar de que el Grupo de Gestión Humana reporto la situación por los canales oficiales a Secretaria General y Financiera para el registro de la novedad, el Grupo de Gestión Financiera no recibió los documentos oficiales para el registro contable de la novedad y posterior conciliación.","Garantizar que las novedades de nómina y situaciones administrativas reportadas por el Grupo de Gestión Humana sean recibidas con soporte documental completo por el Grupo de Gestión Financiera, dentro de los tiempos establecidos para el cierre contable mensual, mediante la actualización de procedimientos, estandarización de controles y definición de responsables","2026-04-28","2026-05-30"]
[77,"Grupo de Gestión Financiera, Secretaría General",674,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, se evidenció que el Manual de Políticas Contables y los documentos del Proceso de Gestión Financiera registrados en el SIPG presentan desactualización y ausencia de socialización con los servidores responsables del proceso contable, lo cual puede comprometer la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento del marco normativo aplicable y la adecuada toma de decisiones","Seguimientos OCI","A pesar de elaborar la información asociada al proceso contable no se validó ni se publicó al momento de la auditoria","Actualizar el 100% del Manual de Políticas Contables y los documentos del Proceso de Gestión Financiera en el SIPG, y garantizar su socialización al 100% de los servidores involucrados, antes del cierre de la vigencia 2026-I.","2026-04-28","2026-05-30"]
[78,"Grupo de Gestión Financiera, Secretaría General",676,"2026-04-20","Gestión Financiera","En atención a las observaciones del Informe de Control Interno Contable vigencia 2025-II, se evidencian deficiencias en la entrega oportuna y completa de información por parte de algunas dependencias generadoras de hechos económicos, lo cual afecta los cierres contables periódicos y el reconocimiento integral de las operaciones, en contravía de los lineamientos del Régimen de Contabilidad Pública.","Seguimientos OCI","Desconocimiento de los lineamientos definidos desde el grupo de gestión financiera","Garantizar la disponibilidad, acceso y oportunidad en el flujo de la información normativa y contable, mediante la implementación de un repositorio virtual, el envío oportuno de solicitudes de información y la socialización de lineamientos financieros.","2026-04-28","2026-05-30"]
[79,"Grupo de Gestión Humana",487,"2021-08-18","Gestión del Talento Humano","En la vigencia 2020, se evidenciaron (53) registros de correos electrónicos remitidos por el Grupo de Gestión Humana a Nuevos Servidores Públicos que ingresaron a la entidad entre enero a diciembre de 2020, para informar el enlace del aplicativo EVA, Programa de Inducción Virtual. Sin embargo, al verificar los registros del seguimiento efectuado por el Grupo de Gestión Humana, a través del archivo denominado: 2020_06_04_Matriz_ingresos_induccion_acompañamiento_2020, se observan registros incompletos, campos sin diligenciar. Igualmente, en esta matriz no se específica quién es el Servidor designado para el acompañamiento al nuevo Servidor; fecha de terminación del acompañamiento; asistencia a la Jornada de Inducción Magistral; seguimiento a Encuesta de vinculación. Asimismo, al verificar los registros del consolidado denominado: 2020-12-24_Resultados_consolidado_2020 en \\\\Yaksa\\12001ggh\\2020\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\ 2_VINCULACION\\ENCUESTA_SEGUIMIENTO_VINCULACION\\RESULTADOS; se observó que (32) nuevos Servidores respondieron la Encuesta de evaluación, y entre ellas existen (9) respuestas marcadas en \"Desacuerdo\". Se evidenciaron registros de la jornada de “Inducción Magistral” realizada el 5-agosto-2020, de forma virtual por el aplicativo de Teams. Sin embargo, fueron convocados (41) Servidores, de los cuales participaron (16) nuevos Servidores y solo (11) de ellos presentaron la encuesta de satisfacción. Se evidenciaron registros de la jornada de “Inducción Magistral” realizada el 13-abril-2021, de forma virtual por el aplicativo Teams. Se evidenció registro de asistencia de (24) nuevos Servidores, de los cuales solo (1) diligenció la encuesta de satisfacción. Programa Reinducción: En la vigencia 2020, se evidenciaron registros del seguimiento efectuado a la Jornada de Reinducción Dirección de Gestión del Conocimiento, según formato establecido en el procedimiento de Capacitación: “Actividades Programa de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo y Capacitación”: \\\\Yaksa\\12001ggh\\2020\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\8_CAPACITACION\\REINDUCCION 2020-01-22_Formato_actividades_programa_bienestar_social_seguridad_salud_trabajo_ capacitación. Se evidenciaron en el formato “Actividades Programa de Bienestar Social, Seguridad y Salud en el Trabajo y Capacitación”, los registros de seguimiento de la Jornada de Inducción y Reinducción llevada a cabo el 19-agosto-2020 del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, de la Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, con la participación de (147) Servidores. Teniendo en cuenta información enviada por la Coordinadora del Grupo de Gestión Humana, mediante correo electrónico del 9-jun-2021, se verificaron los siguientes archivos que evidencian el registro de los servidores que realizaron el curso de Inducción en la vigencia 2020, así como los reportes de avance de contenidos generados del aplicativo EVA. \\\\yaksa.dafp.local\\12001GGH\\2020\\DOCUMENTOS_DE_APOYO\\8_CAPACITACION\\INDUCCION 2020-08-31_Reporte_Curso_Induccion_agosto 2020-12-28_Reporte_Curso_Induccion_2020_excel.xltx (Auditoria basada en riegos al proceso de Talento Humano 1.4)","Auditoría de Gestión","Debilidades en el seguimiento y evaluación del Programa de Inducción vigencia 2020.","Ajustar el procedimiento de Capacitación.","2026-05-12","2026-05-30"]
[80,"Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",486,"2021-08-18","Gestión del Talento Humano","Se evidenció que la \"Evaluación de Impacto\" formato vigente, corresponde a una medición de \"Percepción de los Servidores\" que se realiza al finalizar la capacitación frente a: cómo ese conocimiento puede contribuir a mejorar su desempeño laboral y qué competencia puede mejorar; si la capacitación recibida es aplicable a su actividad laboral. Igualmente, evalúa la labor del capacitador frente a: conocimiento y dominio del tema; orden y claridad en el desarrollo de los temas; habilidad para orientar al grupo hacia los objetivos de la capacitación; cómo incentiva la participación del grupo; metodología utilizada, entre otros. Sin embargo, la evaluación de impacto no evalúa el efecto posterior a la ejecución del Plan Institucional de Capacitación, que permita conocer el valor generado, cambios observados (individual y de entidad), los resultados obtenidos para que dichos resultados de evaluación sean insumo en la toma de decisiones por parte de la Alta Dirección. Se evidenció a través del cronograma del Plan Institucional de Capacitación vigencia 2020, la programación de la actividad “Planear Proyectos de Aprendizaje en Equipo – PAE” entre abril a octubre de 2020. Sin embargo, de acuerdo con la explicación presentada por la Coordinadora del Grupo de Gestión Humana, estos Proyectos de Aprendizaje en Equipo no se implementaron por cada Dependencia teniendo en cuenta que la nueva metodología del Plan Nacional de Formación y Capacitación 2020-2030 de marzo 2020, no menciona este tipo de proyectos. (Auditoria Basada en riesgos el Proceso de Talento Humano 1.3)","Auditoría de Gestión","Deficiencias en el seguimiento y evaluación del Plan Institucional de Capacitación – PIC.","Fortalecer el seguimiento PIC","2021-09-01","2021-12-17"]
[81,"Grupo de Gestión Humana, Secretaría General",633,"2025-07-30","Gestión del Talento Humano","Los resultados de la medición FURAG 2024, evidenciados a través de micrositio IDI (Portal Web Función Pública), arrojó un índice de la política de Integridad de 59.4, por debajo de la media nación 84.2 y del resultado del año inmediatamente anterior de 88.5; lo que representa una reducción significativa del cumplimiento de los lineamientos de esta política al interior de la entidad, que requiere acciones de mejora institucional.","Resultados FURAG","El incumplimiento se originó por el desconocimiento de los requerimientos, obligaciones y lineamientos establecidos en la política de Integridad por parte de la entidad, derivado del cambio en los grupos de trabajo debido a la incorporación de nuevo servidores públicos por el Proceso de Selección Entidades del Orden Nacional 2022. Además de la falta de planificación adecuada para la gestión del cambio respecto a dichos requerimientos y deficiencias en la organización de la documentación contribuyeron a que no se alcanzaran los objetivos de la política citada en MIPG.","Indice de desempeño institucional 2025 de la política de integridad mejorado","2025-07-30","2025-12-15"]
[82,"Oficina Asesora de Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Relación Estado Ciudadanías, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones",589,"2024-10-17","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Bajo el marco del seguimiento efectuado al cumplimiento legal de los items consignados en la matriz ITA, bajo la Ley 1712 de 2014 y la resolución 1519 de 2020, para la vigencia 2024. Se evidenció que la Entidad no ha venido cumpliendo con lo establecido en el anexo técnico 1 directrices de accesibilidad web, específicamente con el criterio de accesibilidad C23 \" Utilice textos adecuados en títulos, páginas y secciones” y el capítulo 3. ACCESIBILIDAD EN DOCUMENTOS DIGITALES PARA LA PUBLICACIÓN WEB, para la construcción de documentos de procesador de texto, Excel, documentos y plantillas para presentaciones y PDFs. Es de anotar que esta observación ha sido reiterativa por parte de la OCI en seguimientos de vigencias anteriores. En reunión interdisciplinaria (OREC, OAC, OTIC, OAP y OCI) efectuada el pasado 15 de octubre de 2024, se propusieron las siguientes acciones a tener en cuenta a nivel general: 1. Generar protocolo de manejo, documentarlo y socializarlo - OREC 2. Establecer la gobernanza de la información y la publicación – Comité - OREC 3. Capacitar a los enlaces con el apoyo de OTIC, OAP y OAC - OREC 4. Generar la matriz de seguimiento de segunda línea y hacer revisiones aleatorias mensuales - OREC 5. Revisar el estado de la información y enviar correos personalizados a cada área sobre las desviaciones - OREC 6. Llevar tema a comité con estado, acciones y gobernanza - OREC 7. Incluir en el PIC 2025 desarrollo de habilidades de redacción técnica de los servidores - OREC 8. Liderazgo de la OREC en: a. Traducir el anexo a capacitación. b. Línea base del estado de la información. c. Enviar correos a las áreas para comunicar. d. Coordinar las capacitaciones de desarrollo de habilidades por parte de la OTIC y OAC Ver detalle y recomendaciones en el Informe de Seguimiento Ley de Trasparencia ( Matriz ITA) publicado en la página web del DAFP, para esta vigencia.","Seguimientos OCI","Desconocimiento y baja aplicabilidad de los criterios del anexo técnico 1 directrices de accesibilidad web, específicamente con el criterio de accesibilidad C23 \" Utilice textos adecuados en títulos, páginas y secciones” y el capítulo 3. ACCESIBILIDAD EN DOCUMENTOS DIGITALES PARA LA PUBLICACIÓN WEB, para la construcción de documentos de procesador de texto, Excel, documentos y plantillas para presentaciones y PDFs","Implementar acciones que permitan la aplicación de los criterios del anexo técnico 1 directrices de accesibilidad web, específicamente con el criterio de accesibilidad C23 \" Utilice textos adecuados en títulos, páginas y secciones” y el capítulo 3. ACCESIBILIDAD EN DOCUMENTOS DIGITALES PARA LA PUBLICACIÓN WEB, para la construcción de documentos de procesador de texto, Excel, documentos y plantillas para presentaciones y PDFs","2026-05-12","2026-05-30"]
[83,"Oficina Asesora de Planeación",405,"2020-09-01","Dirección y Estrategia","Procesos y procedimientos desactualizados a la realidad y con poco uso en la gestión","Resultados FURAG","Procesos y procedimientos desactualizados a la realidad y con poco uso en la gestión","Mapa de Operación por Procesos actualizado y mejorado","2020-09-01","2020-12-20"]
[84,"Oficina de Relación Estado Ciudadanías",533,"2022-08-16","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Debilidad en la aplicación del control “El líder del proceso revisa el resultado del diligenciamiento de las encuestas de percepción con el propósito de analizar las causas de una evaluación deficiente a efectos de tomar los correctivos a que haya lugar” para los diferentes canales de atención. Para el canal telefónico, se reportan los resultados de la encuesta de percepción en la orientación efectuada por parte del GSC, se observan los porcentajes para los niveles deficiente y aceptable, pero en esta evaluación no se reportan los resultados de este canal, por lo cual no se hace análisis de causas para tomar correctivos, en caso de ser necesario. En el canal virtual, no se están llevando a cabo los análisis sobre las calificaciones “deficientes” de las encuestas de percepción del Chat Eva, teniendo en cuenta que los ciudadanos muestran inconformidad sobre los servicios que se están prestando. Teniendo en cuenta lo antes enunciado, las calificaciones del canal virtual en el periodo evaluado, reflejan un aumento en el primer semestre 2022 con relación a los trimestres de 2021; en las cinco (5) preguntas señaladas, cuyas evaluaciones se encuentran en promedio del 7% y 9%, requieren de un análisis por parte del GSCI, para determinar sus causas y los aspectos a mejorar en la prestación del servicio o tramite realizado por los grupos de valor. Para la Oficina de Control Interno, no se evidencia en los informes emitidos por el GSCI, un análisis de las causas a las calificaciones arrojas en las encuestas por parte de los grupos de valor. Concluyendo de esta forma, el no cumplimiento del control establecido para el riesgo “Posibilidad de pérdida reputacional por reclamos de los grupos de valor debido al deterioro en la calidad de servicio en el primer nivel”. Para los meses de octubre a diciembre 2021 se inicia la atención presencial (309), las cuales no fueron evaluadas por los grupos de valor, debido a que el Sistema de Digiturno en la entidad, estuvo suspendido. Durante el primer trimestre del año 2022, se llevaron a cabo 184 evaluaciones mediante el Sistema Digiturno, el cual calificó con resultados excelentes, buenos y aceptables a las mesas de servicios y asesores que atiende de manera personalizada a los ciudadanos, sin evidenciarse calificaciones “deficientes”. Ver hallazgo 4.2 Informe de Auditoría Proceso Servicio al ciudadano, junio 30 de 2022.","Auditoría de Gestión","Falta de análisis de las encuestas de percepción, con el propósito de lograr adelantar una revisión y evaluación acertada de la percepción ciudadana.","Garantizar una revisión y evaluación acertada de la percepción ciudadana ante el servicio prestado.","2026-05-12","2026-05-30"]
[85,"Oficina de Relación Estado Ciudadanías",534,"2022-08-05","Relacionamiento Estado Ciudadanías","Debilidades en la ejecución del control “el líder del proceso monitorea en tiempo real el tablero de control FOP 2 con el propósito de garantizar la oportunidad en los tiempos de respuesta de acuerdo con las llamadas que llegan a las diferentes mesas de servicio y en caso de presentarse desviaciones tomar los correctivos inmediatos”. Para la validación del control enunciado, se pudo establecer que el Coordinador del Grupo de Servicio al Ciudadano a través del tablero de control, monitorea permanentemente las llamadas que entran a las diferentes mesas de ayuda, con el fin de revisar la oportunidad con la cual se responden las llamadas; sin embargo, al consultar el reporte de telefonía Voz IP, enviado por el proveedor de soporte correspondiente al primer trimestre de la vigencia 2022 (se solicitó el correspondiente al segundo semestre de la vigencia 2021, pero no tenían la información), se observó que durante este periodo entraron 17764 llamadas al Grupo de Servicio al Ciudadano, las cuales no fueron contestadas; igual situación sucedió con 291 llamadas en otras dependencias (DGDI 40, DPTSC 32, DDO 59, DJ 66, DEP 64, OAP 13 y SUBDIRECCIÓN 17). Durante la socialización del informe preliminar el GSCI aclara que, de acuerdo a la información reportada por la OTIC, el número real de llamadas recibidas al grupo durante el primer trimestre de 2022, corresponde a un total de 287.532, de las cuales se atendieron 270.026 y quedaron sin responder 17.506, aclaran además, que el porcentaje de llamadas no atendidas corresponde al 6,08 % del valor total, lo cual se considera que es bajo, a pesar de contar con un equipo de trabajo pequeño y la cantidad de llamadas desborda en los picos la capacidad de atención. Adicional a lo anterior, señalan que cada llamada para una atención adecuada oscila entre diez (10) a veinte (20) minutos por asesor y la fila de llamadas en un día con alto tráfico de usuarios, puede superar el número de veintiséis (26) personas en espera y el tiempo en ser atendidos puede llegar incluso a una (1) hora quince (15) minutos. Ver Hallazgo 5.2 del informe AUDITORIA DE SERVICIO AL CIUDADANO, junio 30 de 2022.","Auditoría de Gestión","Falta de recursos y estrategias institucionales, que permitan contar con lineamientos y herramientas para atender la demanda de manera oportuna de peticiones en la mesa de ayuda del SIGEP, a través del canal telefónico.","Disminuir el número de atenciones no contestadas durante la mayor afluencia de peticiones recibidas en el canal telefónico.","2022-08-11","2025-09-30"]