DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA

 

INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2012

 

Radicado No:

1091

 

Subsistema de Control Estratégico

Avances

- En el Código de Ética del Departamento, se encuentran explícitamente definidos sus principios y valores, los cuales son base de la gestión institucional y de sus permanentes avances.

- A través del Grupo de Gestión del Talento Humano, el Dafp realiza campañas de sensibilización en los valores de la Entidad, dirigidas a todos sus servidores. En la vigencia de 2012, se hizo especial énfasis en los valores de la Solidaridad y la Tolerancia, y con participación de toda la Organización se escogieron dos (2) servidores por área para resaltar en ellos, estos valores.

- En consideración al tema de Transparencia y Anticorrupción por el cual propende la ley 1474 de 2011; se sugiere que en futuras campañas institucionales en materia de valores, se tengan en cuenta dentro de los ejercicios que en este tema desarrolla el Grupo de Talento humano, entre otros, el valor de la Honestidad.

- El Talento Humano se gestiona, con base en políticas de operación formuladas e implementadas acorde con las disposiciones de ley, y se desarrolla mediante los distintos programas de capacitación; evaluación del desempeño; bienestar social; y salud ocupacional. En bienestar social por ejemplo, se mencionan eventos como: los juegos de la Función Pública, cine Club Dafp, Manejo del stress, la sesión de incentivos a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Libre Nombramiento y Remoción (premiación de dieseis (16) funcionarios de la Entidad).

- Sobre el estilo de Dirección, se resalta la gestión para el logro de recursos de inversión, los cuales se materializaron durante la vigencia 2012, mediante los avances de ejecución en los proyectos de: “Mejoramiento y Fortalecimiento de la Capacidad Institucional para el Desarrollo de Políticas Públicas”; “Mejoramiento de las Políticas Públicas a través de las Tecnologías de Información Tics”; y “Mantenimiento Adecuación y Dotación del Edificio sede del Departamento Administrativo de la Función Pública Bogotá”. Igualmente, se menciona el empeño de la Dirección General en jalonar el seguimiento permanente a la gestión de estos proyectos, y en general a toda la gestión institucional.

- La Alta Dirección pacta acuerdos de gestión con los líderes de proceso y realiza seguimientos de avance en los Comités de Dirección, dejando evidencia en las actas de comité, en las cuales igualmente se registran los lineamientos que con ocasión de estos seguimientos se generen.

- La gestión institucional del Dafp en la vigencia 2012 inició la incorporación de lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, Ley 1437 de 2011, Decreto Ley 0019 de 2012, al igual que fortaleció su actividad en el contexto de la Gestión Pública del país, con la expedición del Decreto No. 2482 del 03 de diciembre de 2012. Esta norma integra la planeación y la gestión y logra una significativa simplificación (del 78%) en el manejo de requerimientos interinstitucionales.

- Igualmente, y atendiendo los lineamientos del Estatuto Anticorrupción se publicaron en la página web de la Entidad, los informes de Ley: Plan de Contratación 2012, Ejecución Presupuestal 2012, Estados Financieros 2012, Peticiones, Quejas y Reclamos, y Seguimiento a proyectos de inversión 2012 (este último incluido en el Informe de Gestión).

- De otra parte los proyectos de la Entidad, fueron formulados considerando las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Sectorial y en general los lineamientos del Alto Gobierno en materia de Gestión Pública – Buen Gobierno, Transparencia y Anti trámites; y se desarrollaron mediante los procesos y procedimientos establecidos para la gestión del Dafp. Durante la vigencia 2012 se actualizó la caracterización de algunos de los procesos de la Entidad.

- Uno de los temas de atención puntual por parte de la Alta Dirección, fue el de administración del riesgo, para lo cual dio lineamientos orientados a la revisión y respectiva actualización de los mapas de riesgo por parte de los procesos de la Entidad. Dentro de la gestión en materia de riesgos, se menciona igualmente la elaboración del mapa de riesgos del Subproceso de Meritocracia.

Dificultades

- Se recomienda publicar la totalidad de los acuerdos de gestión que pacta la organización, aprovechando el espacio que para este propósito tiene dispuesta la carpeta de calidad Dafp en su sistema de gestión.

- Considerando los avances del Grupo de Gestión del Talento Humano, en cuanto a organización y oportunidad de parte de los líderes de proceso en la evaluación del desempeño de los servidores del Dafp, y para un óptimo aprovechamiento de los resultados de este ejercicio, se recomienda el fortalecimiento de otras herramientas de mejoramiento con que cuenta la Organización; específicamente que se tengan en cuenta estos resultados, para la formulación de los proyectos de aprendizaje, y de los planes de mejoramiento individual.

- Si bien los mapas de riesgos fueron revisados en un ejercicio específico, a partir de lineamientos dados por la Alta Dirección, y adicionalmente, el tema es igualmente revisado en desarrollo de las auditorias de la Entidad; es importante que al interior de cada proceso, se fortalezca la cultura de seguimiento conforme lo establece la política de administración del riesgo de la Entidad.

Subsistema de Control de Gestión

Avances

- Las políticas de operación formuladas por el Dafp para su gestión, incluyen la política de administración del riesgo. Los procesos tienen identificados sus riesgos, y con base en esta identificación, la Entidad cuenta con mapas de riesgos por proceso.

- Igualmente, se cuenta con otras herramientas de gestión y control, como son el manual de operaciones, los procesos y procedimientos, elementos que son revisados y actualizados de acuerdo con la necesidad de la gestión institucional.

- Durante la vigencia 2012, se aplicaron actualizaciones a varios de los documentos del Sistema de Gestión de la Entidad, empezando por el Manual de Calidad, el cual llegó a su versión No. 12 en noviembre de 2012. Entre los documentos actualizados, están las tablas de retención documental de los distintos procesos.

- La Entidad cuenta con herramientas diseñadas para la evaluación de sus servicios por parte de los usuarios. Durante el año anterior, se realizaron informes trimestrales de la percepción del cliente en los cuales se destaca las excelentes calificaciones dadas en cuanto al conocimiento y dominio del tema, claridad del servidor, tiempo de respuesta y actitud y disposición del funcionario que los atendió.

- Uno de los temas destacados en la gestión institucional de la vigencia 2012, que tiene relación con la participación ciudadana, es el de Rendición de Cuentas. En este sentido el Dafp trabajó activamente con Entidades como el DNP, la ESAP, el DANE, entre otras, para la construcción de la nueva metodología y la sensibilización interinstitucional en la materia. Aspectos claves considerados en estos ejercicios, son la Rendición de Cuentas como proceso permanente, y como una responsabilidad de todos los servidores públicos.

- EL Dafp por su parte, realizó en el mes de noviembre de 2012, su audiencia de rendición de cuentas, con participación de más de 120 asistentes, entre servidores públicos representantes de diversas instituciones, representantes de sindicatos, y personas particulares.

- Igualmente, es de especial mención, el aporte considerable a la gestión pública, dentro del Reto por la Eficiencia, y éxito que para la Entidad representa, la expedición del Decreto No. 2482 del 03 de diciembre de 2012. Esta norma integra la planeación y la gestión, y su elaboración implicó la depuración de la matriz de requerimientos interinstitucionales, logrando reducirlos de 468 a 100, ejercicio que la Entidad se propone tomar como base, para elaborar un manual orientador sobre los requerimientos a ser atendidos por las entidades.

- En cuanto a la atención de Quejas y Reclamos se publicaron en el portal Web de la Entidad, la Resolución No. 638 de 2012 que modificó la resolución 674 de 2007 sobre peticiones, quejas y reclamos en el Departamento, y la Carta del trato Digno al Ciudadano.

- Para el manejo de la información el Dafp tiene identificadas sus fuentes tanto internas como externas, al igual que los distintos mecanismos de recolección y análisis.

- De los canales virtuales con que cuenta la Entidad, para el manejo de la información y para interactuar con los usuarios, el chat, y las redes sociales son dos (2) herramientas de gran utilidad. El primero es de uso cotidiano por parte del Grupo de Atención al Ciudadano, y de otra parte, todas las áreas misionales realizan semanalmente chat temáticos que operan en el marco de una programación institucional para la atención de los temas de mayor interés de los usuarios del Dafp. En cuanto a las redes sociales el Departamento superó en la vigencia 2012, los dos mil seguidores en twitter y mil cuatrocientos en Facebook.

- Igualmente, se desarrolló una dinámica importante en el fortalecimiento del Subproceso de Comunicaciones, que incluyó renovación de estrategias; Cambios sustanciales en la documentación interna del Subproceso; Elaboración del Manual de Imagen Institucional; y revisión y seguimiento de aspectos relacionados con el funcionamiento de la página Web (identificación de dificultades de funcionalidad, desempeño de Web locales, actualización de contenidos, entre otros).

- Respecto al portal SIRVO A MI PAÍS, mediante la técnica de Focus Group se ha recolectado información con el fin de determinar las necesidades de los servidores públicos y así definir los temas que se deben trabajar en el portal. Así mismo, se están adelantando alianzas estratégicas con diferentes sectores para vincularlos en la iniciativa del Gobierno Nacional en pro del servidor público y con el ánimo de fomentar la vocación del servicio.

Dificultades

- Se sugiere para la siguiente vigencia, una nueva revisión a los indicadores con que actualmente cuentan los procesos, su depuración y ajustes, en aras de la simplificación y la efectividad en la construcción y el manejo de esta importante herramienta de gestión.

- Para un buen aprovechamiento de la gestión iniciada por parte del Subproceso de Comunicaciones, con relación al funcionamiento y óptima utilización de la Página Web, es importante que en esta labor se cuente con el apoyo de la Oficina de Sistemas.

- Igualmente, para el fortalecimiento de la página Web, se recomienda a los líderes de proceso, la implementación de nuevas estrategias que garanticen la participación activa de los servidores en las distintas actividades del subproceso de comunicaciones, una de ellas es la actualización de contenidos por parte de los Web Locales.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

- La evaluación independiente de la gestión institucional, es realizada por la Oficina de Control Interno, mediante la ejecución de las auditorias de gestión, y auditorias combinadas, las cuales hacen parte del programa anual de auditorías. Este programa incluye igualmente las auditorias de calidad, y auditorías externas.

- Durante la vigencia de 2012, se realizó revisión teórica y normativa, respecto de la auditoría combinada de Gestión y Calidad, y se unificó el procedimiento en uno sólo denominado “Auditoría Interna”. Adicionalmente se ajustaron los formatos de Auditoría.

- A partir de los informes de resultados de las auditorías internas, los procesos formulan sus planes de mejoramiento con las acciones pertinentes, para la mejora continua en la gestión, y a estos la Oficina de Control Interno les hace seguimiento.

- De igual manera, atendiendo las observaciones de los organismos de control y de las auditorías externas se elaboran los correspondientes planes de mejoramiento, se trabaja en su ejecución y cumplimiento de los compromisos adquiridos, y se realiza seguimiento verificando la eficacia de las metas propuestas.

- En el año 2012, la Contraloría General de la República realizó al Dafp la auditoría gubernamental con enfoque integral para la vigencia 2011, respecto de la cual ese Organismo conceptuó que la gestión del DAFP en los procesos auditados, cumple con los principios de economía, eficiencia y eficacia, y dio calificación de 94, lo cual ubica al Departamento Administrativo de la Función Pública en el rango de favorable.

- Igualmente, en la vigencia 2012, al Departamento se le practicó auditoria externa de seguimiento a su Sistema de Gestión, por parte de ICONTEC, y en sus resultados no se presentaron No conformidades.

Dificultades

La Entidad debe alcanzar un alto grado de madurez en la formulación y ejecución de sus planes de mejoramiento, con énfasis en los planes de mejoramiento individual.

Estado general del Sistema de Control Interno

- El Sistema de Control Interno del Dafp, reporta calificación del 90%, significando que el modelo está en un desarrollo óptimo y se debe continuar con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo.

- Este nivel de desarrollo, da a la Entidad oportunidades, para nuevos fortalecimientos y mejoras, en pro de la efectividad en su gestión, cumplimiento de metas y logro de objetivos institucionales.

- El Sistema de gestión amerita refuerzo por parte de los líderes de los procesos, en el seguimiento a los riesgos, particularmente a los controles de los mismos.

- Igualmente, con relación a los indicadores de gestión, es importante que se revisen nuevamente y se apliquen los ajustes pertinentes, a nivel de toda la Entidad.

- Si bien, existe en la Entidad mecanismos de autoevaluación de gestión, es importante fortalecer los aplicables para la autoevaluación del Sistema de Control Interno, es decir, verificar la existencia de cada uno de los elementos de control, así como evaluarlos a nivel de los procesos y de la Entidad.

Recomendaciones

- Encausar acciones específicas para la depuración y fortalecimiento de los indicadores de gestión de la Entidad y su respectivo seguimiento.

- La rendición de cuentas es un tema prioritario para el Alto Gobierno, y el Dafp hace parte del grupo de instituciones que lidera este compromiso con la ciudadanía. En este sentido se recomienda continuar con la generación de nuevas estrategias al interior de la Entidad, que ayuden a concientizar a los servidores, sobre esta materia como un proceso permanente, y como un compromiso de todos los miembros de la organización.

- Se sugiere a todos los procesos, incrementar el seguimiento a los riesgos y sus controles.

- Conviene que los líderes de todos los procesos del Departamento, apoyados por sus web locales, refuerce acompañamiento y participación en las distintas estrategias implementadas por el Subproceso de Comunicaciones; para el fortalecimiento de la fluidez en la comunicación al interior de la Entidad, y el buen manejo de su imagen hacia afuera.

- Se sugiere especial atención para la próxima vigencia, en el fortalecimiento de los planes de mejoramiento individual, tomando como insumo las observaciones de la evaluación del desempeño y las necesidades de capacitación de cada una de las áreas.

 

Diligenciado por:

Luz Stella Patiño Jurado

Fecha:

27/02/2013 02:51:33 p.m.

Revisado por:

Fecha:

Aprobado por:

ELIZABETH RODRIGUEZ TAYLOR

Fecha:

27/02/2013 06:39:21 p.m.