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Subsistema de Control Estratégico
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Avances
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- Se cuenta con un código de ética construido
participativamente, que establece los principios y valores del Departamento,
los cuales han sido difundidos y socializados de diferentes maneras, entre
otras con la realización de ejercicios de aplicación práctica – ejemplo: el
evento navideño de solidaridad, en el cual los servidores del DAFP apadrinan
niños en condiciones socioeconómicas particularmente difíciles.
- El DAFP no presenta investigaciones disciplinarias relacionadas con fallas
éticas.
- El Departamento gestiona su talento humano con base en políticas de
operación definidas e implementadas, y en programaciones y metodologías para
la capacitación y evaluación del desempeño enmarcadas en las respectivas
disposiciones de Ley. Igualmente, se busca en forma permanente, el desarrollo
del Talento Humano de manera integral, a través de eventos orientados a
mejorar el clima organizacional y las competencias en la modalidad del “SABER”
teniendo en cuenta las necesidades y funciones de los servidores. Uno de
estos eventos en la vigencia 2011, fue la capacitación organizada en materia
del nuevo Código Contencioso Administrativo, a la cual asistieron
profesionales de todas las áreas de la Entidad.
- Con lineamientos para la aplicación de los modelos de control interno y
calidad, programaciones anuales, apoyo al desarrollo de auditorias y
socialización de resultados, entre otras actividades; se impulsa desde la
Alta Dirección la labor de seguimiento a la gestión.
- Se destaca el uso y actualización permanentes de herramientas gerenciales
de planeación y control como: los proyectos del POA en Sistema de Planeación
Interno - SIPLAN, seguimiento a metas del Gobierno - SISMEG, SISTEDA, y
SIGEP, dispuestos para el manejo de la información, y el seguimiento y control
permanente a la ejecución de las metas propuestas.
- El Dafp presenta mejoras en el índice de transparencia. En diciembre de
2010 la Corporación Transparencia por Colombia entregó los resultados del
Índice de Transparencia Nacional; el Departamento obtuvo una calificación de
84,6 puntos ubicándose en un nivel de riesgo moderado, mejorando en 7,7
puntos con respecto a los resultados del año anterior.
- Se tienen adoptados, documentados e implementados, la Misión, Visión y
objetivos institucionales y se cuenta con procesos caracterizados, los cuales
fueron revisados y ajustados en la vigencia 2011. La estructura funcional del
Dafp es flexible, con pocos niveles jerárquicos claramente establecidos, y en
esta vigencia, se expidió el Acto Administrativo que actualiza el
funcionamiento de la estructura informal de los Grupos de Trabajo.
- La Alta Dirección imparte los lineamientos para el seguimiento al
desarrollo de los proyectos institucionales, actividad encabezada por los
líderes de los procesos, con la participación de todos los servidores.
- Se considera y se propende por la participación ciudadana en aspectos
claves de la gestión, lo cual se observa en la rendición de cuentas, la
caracterización de clientes, los mecanismos interactivos de comunicación (chats,
redes sociales), y validación de nuevos instrumentos de gestión.
Se tienen definidos los mapas de riesgos por procesos, y desde la Oficina de
Control Interno se trabaja en el seguimiento, lo mismo que en la
sensibilización a toda la Entidad sobre este aspecto. En el año 2011, se
realizó ajuste a la política de administración del riesgo, de acuerdo con la
guía emitida por el Dafp, y se dictaron capacitaciones con la nueva
metodología generando ajustes a los mapas de riesgos.
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Dificultades
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- El seguimiento al desempeño por parte de los
evaluadores, amerita refuerzo especialmente en cuanto a trabajar con los
resultados de las evaluaciones.
- Se debe reforzar la implementación de los planes de mejoramiento
individual, y es importante asociar los resultados de las evaluaciones a
estos planes.
- La ejecución de las metas de la Entidad se vio afectada en la vigencia
2011, por carga laboral extra, generada con ocasión del proceso de
reestructuración del Estado en uso de las facultades extraordinarias con
ocasión de las leyes 1444 de 2011 (Reforma del Estado) y 1478 de 2011
(Antitrámties). Esta situación afectó particularmente los tiempos de
respuesta a solicitudes del cliente externo, e incremento de las quejas y
reclamos por falta de oportunidad.
- Un factor que demanda fortalecimiento, es el seguimiento a los acuerdos de
gestión y la generación de acciones correctivas a partir de los mismos.
- Conviene refuerzo en la coordinación entre áreas en todas las etapas de la
gestión administrativa, para el afianzamiento institucional del Modelo de
Operación por Procesos en procura de su mayor funcionalidad y efectividad. En
este sentido, el Comité de Coordinación de Control Interno del mes de
septiembre, dispuso adecuar la metodología de planeación para la vigencia
2012, con el fin de racionalizar la formulación de proyectos, al igual que la
de indicadores en aras de definir únicamente aquellos que agreguen análisis a
la gestión.
- Conviene desde cada dependencia, y al interior de cada proceso, ampliar las
posibilidades de atención al tema de riesgos, para que a partir de las
recomendaciones de la OCI, y con la decidida intervención de los líderes de
proceso, se mejore la cultura de control y autocontrol, al igual que la
disposición individual y de grupo para identificación acertada de riesgos, lo
mismo que de los adecuados controles. Los mapas fueron revisados y ajustados
en los distintos procesos, pero todavía se presentan algunos mapas sin
distinción entre riesgo y sus causas.
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Subsistema de Control de Gestión
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Avances
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- Se tienen definidas políticas de operación, las cuales
junto con los procedimientos establecidos, dan soporte a la gestión
institucional, y se cuenta con manual de operación dispuesto para fácil
consulta por parte de los servidores. Estas herramientas se revisan y
actualizan de acuerdo con la necesidad de la gestión institucional, y se
difunden a todos los servidores.
- En ejercicio de actualización realizado durante el primer semestre del año
2011, se incorporaron los ajustes generados por las novedades estructurales,
respecto de las funciones y responsabilidades del Subdirector y la Secretaría
General, teniendo en cuenta igualmente lo correspondiente a la matriz de
responsabilidad y autoridad, el manual de Calidad y demás documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad. Se elaboraron las fichas de indicadores, se
definieron indicadores por proceso, se elaboró la hoja metodológica y cuadro
de mando de indicadores.
- Las encuestas de verificación del servicio, realizadas durante el año 2011
reportan resultados favorables en cuanto a los objetivos, la metodología, y
la claridad de los facilitadores en las capacitaciones externas.
- Se tienen identificadas las fuentes de información tanto externa como
interna, lo mismo que mecanismos de recolección y análisis.
- Se tienen en cuenta los lineamientos de la política de antitrámites, y se
trabaja en la consideración de la información proveniente de la ciudadanía y
partes interesadas para la visualización de las necesidades y priorización en
la prestación del servicio. Un ejercicio importante en este sentido, se da en
la audiencia de rendición de cuentas, siendo de todas formas este un tema que
amerita fortalecimiento en la gestión institucional.
- En el tema de información, la Entidad cuenta con canales virtuales como
chat temático, redes sociales y página Web: a comienzos de la vigencia a
2011, se habilitó el nuevo portal Web, igualmente se implementó un formulario
para facilitar a la ciudadanía, la presentación de peticiones y el
seguimiento al trámite de las mismas. Todas las áreas misionales participan
en el desarrollo de los Chat temáticos.
- Con miras a una efectiva realimentación del cliente interno, se implementó
la encuesta de evaluación del servicio en formato específico por áreas,
aspecto frente al cual conviene desarrollar una estrategia de recorderis y
motivación que refuerce la cultura de diligenciamiento periódico de la
herramienta.
- Se cuenta igualmente con un plan de comunicaciones con los elementos
propios del manejo de la información. Entre otros aspectos, se tienen
establecidos diversos medios de comunicación interna y estrategias, y el plan
se revisa y ajusta según los cambios, y novedades en materia de comunicación
institucional.
- A través de las distintas herramientas con que cuenta la Entidad para la
comunicación hacia las partes interesadas, se proporciona la información
debidamente actualizada. Mediante atención personalizada, el área de atención
al ciudadano facilita la información sobre nuestros servicios. Igualmente, la
rendición de cuentas constituye un espacio importante para la participación
de la ciudadanía en la gestión de la entidad.
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Dificultades
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- Se realizó seguimiento al tema de quejas y reclamos, y
frente al incremento observado por falta de oportunidad en la respuesta a
peticiones del cliente externo, se expidió acto administrativo que faculta
responder las solicitudes y derechos de petición radicados en la entidad a
más funcionarios de acuerdo con sus funciones.
- Aunque los procesos tienen sus indicadores, la entidad se dispone a una
revisión juiciosa del tema con miras a racionalizar el manejo de indicadores,
dado que se venía diseñado un número significativamente alto de estos, y no
siempre su formulación respondía a las necesidades reales de medición en la gestión
institucional, y a los soportes ideales para seguimiento y para toma de
decisiones. De igual forma en materia de controles, es importante el refuerzo
en controles preventivos.
- Respecto de la recepción y análisis de la información, es un aspecto implícito
en el proceder institucional en el marco de los procesos y procedimientos
establecidos. En este sentido se recomienda refuerzo en el tema de manejo de
estadísticas (recolección de datos, consolidados, y análisis) y
aprovechamiento de las mismas particularmente en la evaluación,
retroalimentación y especialmente en la planeación y formulación de
proyectos.
- En sintonía con las tendencias modernas, y políticas gubernamentales
respecto de las nuevas tecnologías, es pertinente la mejora continua en esta
materia, propiciando la actualización y modernización permanente y el óptimo
aprovechamiento de los recursos tecnológicos que den soporte a la gestión
institucional. Es igualmente importante la verificación permanente, de la
funcionalidad de los distintos canales, entre ellos, la página Web.
- De otra parte, se revisan y actualizan en términos generales las tablas de
retención de las distintas dependencias, sin embargo este aspecto amerita
mejoras en algunas áreas de la Entidad, para un mayor conocimiento de las
disposiciones del manejo documental, expedidas por el Archivo General de la
Nación.
- Conviene revisar el comportamiento del flujo de comunicación interna versus
lo establecido en el plan de comunicaciones, con miras a fortalecer de manera
permanente una mayor fluidez.
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Subsistema de Control de Evaluación
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Avances
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- El control independiente se realiza con base en
programación anual, en la cual se incluyen auditorias de calidad, incluso en
la vigencia de 2011 se adelantó un ejercicio de ensayo sobre auditoria
combinada. Con base en los informes de estas auditorias, los procesos generan
sus planes de mejoramiento, a partir de los cuales ejecutan acciones que
encaminan la mejora continua en la gestión.
- En respuesta a las observaciones de los organismos de control y las
auditorias externas, se elaboran los planes de mejoramiento y se trabaja en
su seguimiento y cumplimiento de las metas propuestas, verificando la
efectividad de las estrategias planteadas.
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Dificultades
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- Se cuenta con instrumentos que permiten aplicación de
controles, y mediciones, sobre las cuales se ejecutan acciones correctivas y
de mejora, sin embargo este aspecto amerita fortalecimiento, particularmente
en temas como los indicadores, formulación de proyectos e identificación y
manejo de riesgos.
- Es importante ampliar las posibilidades de acción y respuesta frente a los
resultados de las mediciones y frente a las respectivas recomendaciones.
- Reforzar el seguimiento periódico por parte de los líderes de los procesos,
a los planes de mejoramiento por procesos.
- Es importante trabajar en planes de mejoramiento individual de acuerdo al
desempeño de los servidores y su correspondiente seguimiento
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Estado general del Sistema de Control Interno
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El Sistema de Control Interno del Dafp, reporta
calificación del 93,76% como modelo en óptimo desarrollo, sobre el cual es
importante su mantenimiento para el logro de su sostenibilidad a largo plazo.
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Recomendaciones
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- Realizar evaluación a los acuerdos de gestión suscritos
en 2011 y suscribir y realizar seguimiento a los correspondientes a la
vigencia 2012. Esta responsabilidad puede ser compartida con el Subdirector
del Departamento, quién como líder estratégico de los procesos misionales,
también tiene autoridad para realizar el seguimiento a las metas y
compromisos de los directores técnicos.
- Como recomendación transversal para todas las áreas, se sugiere realizar el
seguimiento periódico previsto en nuestro sistema de planeación institucional.
Esta actividad, más que un cumplimiento normativo, es el ejercicio
fundamental para la autoevaluación que deben realizar todos los líderes de
proceso, cuyo fin, tal como lo establece el Modelo Estándar de Control
Interno, es verificar permanentemente la efectividad de los controles de los
procesos, el cumplimiento de metas y resultados y tomar medidas correctivas
necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Cualificar los reportes que se realizan en el SIPLAN, indicando en detalle el
cumplimiento de las metas propuestas, con datos cualitativos y cuantitativos
que permitan evidenciar de manera acertada los avances y dificultades que se
presentan. Así mismo, en los reportes cualitativos revisar redacción,
ortografía y su coherencia entre los reportes porcentuales.
Sobre el Proyecto de sistema de planeación, se recomienda su programación de
manera coordinada entre OSI, OAP y OCI.
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