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Subsistema
de Control Estratégico |
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Avances |
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- En el Código de Ética
del Departamento, se encuentran explícitamente definidos sus principios y
valores, los cuales son base de la gestión institucional y de sus
permanentes avances.
- A través del Grupo de Gestión del Talento
Humano, el Dafp realiza campañas de sensibilización en los valores de la
Entidad, dirigidas a todos sus servidores. En la vigencia de 2012, se hizo
especial énfasis en los valores de la Solidaridad y la Tolerancia, y con
participación de toda la Organización se escogieron dos (2) servidores por
área para resaltar en ellos, estos valores.
- En consideración al
tema de Transparencia y Anticorrupción por el cual propende la ley 1474 de
2011; se sugiere que en futuras campañas institucionales en materia de
valores, se tengan en cuenta dentro de los ejercicios que en este tema
desarrolla el Grupo de Talento humano, entre otros, el valor de la
Honestidad.
- El Talento Humano se gestiona, con base en políticas
de operación formuladas e implementadas acorde con las disposiciones de
ley, y se desarrolla mediante los distintos programas de capacitación;
evaluación del desempeño; bienestar social; y salud ocupacional. En
bienestar social por ejemplo, se mencionan eventos como: los juegos de la
Función Pública, cine Club Dafp, Manejo del stress, la sesión de
incentivos a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Libre
Nombramiento y Remoción (premiación de dieseis (16) funcionarios de la
Entidad).
- Sobre el estilo de Dirección, se resalta la gestión
para el logro de recursos de inversión, los cuales se materializaron
durante la vigencia 2012, mediante los avances de ejecución en los
proyectos de: “Mejoramiento y Fortalecimiento de la Capacidad
Institucional para el Desarrollo de Políticas Públicas”; “Mejoramiento de
las Políticas Públicas a través de las Tecnologías de Información Tics”; y
“Mantenimiento Adecuación y Dotación del Edificio sede del Departamento
Administrativo de la Función Pública Bogotá”. Igualmente, se menciona el
empeño de la Dirección General en jalonar el seguimiento permanente a la
gestión de estos proyectos, y en general a toda la gestión institucional.
- La Alta Dirección pacta acuerdos de gestión con los líderes de
proceso y realiza seguimientos de avance en los Comités de Dirección,
dejando evidencia en las actas de comité, en las cuales igualmente se
registran los lineamientos que con ocasión de estos seguimientos se
generen.
- La gestión institucional del Dafp en la vigencia 2012
inició la incorporación de lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, Ley 1437
de 2011, Decreto Ley 0019 de 2012, al igual que fortaleció su actividad en
el contexto de la Gestión Pública del país, con la expedición del Decreto
No. 2482 del 03 de diciembre de 2012. Esta norma integra la planeación y
la gestión y logra una significativa simplificación (del 78%) en el manejo
de requerimientos interinstitucionales.
- Igualmente, y atendiendo
los lineamientos del Estatuto Anticorrupción se publicaron en la página
web de la Entidad, los informes de Ley: Plan de Contratación 2012,
Ejecución Presupuestal 2012, Estados Financieros 2012, Peticiones, Quejas
y Reclamos, y Seguimiento a proyectos de inversión 2012 (este último
incluido en el Informe de Gestión).
- De otra parte los proyectos
de la Entidad, fueron formulados considerando las estrategias del Plan
Nacional de Desarrollo, el Plan Sectorial y en general los lineamientos
del Alto Gobierno en materia de Gestión Pública – Buen Gobierno,
Transparencia y Anti trámites; y se desarrollaron mediante los procesos y
procedimientos establecidos para la gestión del Dafp. Durante la vigencia
2012 se actualizó la caracterización de algunos de los procesos de la
Entidad.
- Uno de los temas de atención puntual por parte de la
Alta Dirección, fue el de administración del riesgo, para lo cual dio
lineamientos orientados a la revisión y respectiva actualización de los
mapas de riesgo por parte de los procesos de la Entidad. Dentro de la
gestión en materia de riesgos, se menciona igualmente la elaboración del
mapa de riesgos del Subproceso de Meritocracia.
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Dificultades |
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- Se recomienda
publicar la totalidad de los acuerdos de gestión que pacta la
organización, aprovechando el espacio que para este propósito tiene
dispuesta la carpeta de calidad Dafp en su sistema de gestión.
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Considerando los avances del Grupo de Gestión del Talento Humano, en
cuanto a organización y oportunidad de parte de los líderes de proceso en
la evaluación del desempeño de los servidores del Dafp, y para un óptimo
aprovechamiento de los resultados de este ejercicio, se recomienda el
fortalecimiento de otras herramientas de mejoramiento con que cuenta la
Organización; específicamente que se tengan en cuenta estos resultados,
para la formulación de los proyectos de aprendizaje, y de los planes de
mejoramiento individual.
- Si bien los mapas de riesgos fueron
revisados en un ejercicio específico, a partir de lineamientos dados por
la Alta Dirección, y adicionalmente, el tema es igualmente revisado en
desarrollo de las auditorias de la Entidad; es importante que al interior
de cada proceso, se fortalezca la cultura de seguimiento conforme lo
establece la política de administración del riesgo de la Entidad.
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Subsistema
de Control de Gestión |
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Avances |
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- Las políticas de
operación formuladas por el Dafp para su gestión, incluyen la política de
administración del riesgo. Los procesos tienen identificados sus riesgos,
y con base en esta identificación, la Entidad cuenta con mapas de riesgos
por proceso.
- Igualmente, se cuenta con otras herramientas de
gestión y control, como son el manual de operaciones, los procesos y
procedimientos, elementos que son revisados y actualizados de acuerdo con
la necesidad de la gestión institucional.
- Durante la vigencia
2012, se aplicaron actualizaciones a varios de los documentos del Sistema
de Gestión de la Entidad, empezando por el Manual de Calidad, el cual
llegó a su versión No. 12 en noviembre de 2012. Entre los documentos
actualizados, están las tablas de retención documental de los distintos
procesos.
- La Entidad cuenta con herramientas diseñadas para la
evaluación de sus servicios por parte de los usuarios. Durante el año
anterior, se realizaron informes trimestrales de la percepción del cliente
en los cuales se destaca las excelentes calificaciones dadas en cuanto al
conocimiento y dominio del tema, claridad del servidor, tiempo de
respuesta y actitud y disposición del funcionario que los atendió.
- Uno de los temas destacados en la gestión institucional de la
vigencia 2012, que tiene relación con la participación ciudadana, es el de
Rendición de Cuentas. En este sentido el Dafp trabajó activamente con
Entidades como el DNP, la ESAP, el DANE, entre otras, para la construcción
de la nueva metodología y la sensibilización interinstitucional en la
materia. Aspectos claves considerados en estos ejercicios, son la
Rendición de Cuentas como proceso permanente, y como una responsabilidad
de todos los servidores públicos.
- EL Dafp por su parte, realizó
en el mes de noviembre de 2012, su audiencia de rendición de cuentas, con
participación de más de 120 asistentes, entre servidores públicos
representantes de diversas instituciones, representantes de sindicatos, y
personas particulares.
- Igualmente, es de especial mención, el
aporte considerable a la gestión pública, dentro del Reto por la
Eficiencia, y éxito que para la Entidad representa, la expedición del
Decreto No. 2482 del 03 de diciembre de 2012. Esta norma integra la
planeación y la gestión, y su elaboración implicó la depuración de la
matriz de requerimientos interinstitucionales, logrando reducirlos de 468
a 100, ejercicio que la Entidad se propone tomar como base, para elaborar
un manual orientador sobre los requerimientos a ser atendidos por las
entidades.
- En cuanto a la atención de Quejas y Reclamos se
publicaron en el portal Web de la Entidad, la Resolución No. 638 de 2012
que modificó la resolución 674 de 2007 sobre peticiones, quejas y reclamos
en el Departamento, y la Carta del trato Digno al Ciudadano.
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Para el manejo de la información el Dafp tiene identificadas sus fuentes
tanto internas como externas, al igual que los distintos mecanismos de
recolección y análisis.
- De los canales virtuales con que cuenta
la Entidad, para el manejo de la información y para interactuar con los
usuarios, el chat, y las redes sociales son dos (2) herramientas de gran
utilidad. El primero es de uso cotidiano por parte del Grupo de Atención
al Ciudadano, y de otra parte, todas las áreas misionales realizan
semanalmente chat temáticos que operan en el marco de una programación
institucional para la atención de los temas de mayor interés de los
usuarios del Dafp. En cuanto a las redes sociales el Departamento superó
en la vigencia 2012, los dos mil seguidores en twitter y mil cuatrocientos
en Facebook.
- Igualmente, se desarrolló una dinámica importante
en el fortalecimiento del Subproceso de Comunicaciones, que incluyó
renovación de estrategias; Cambios sustanciales en la documentación
interna del Subproceso; Elaboración del Manual de Imagen Institucional; y
revisión y seguimiento de aspectos relacionados con el funcionamiento de
la página Web (identificación de dificultades de funcionalidad, desempeño
de Web locales, actualización de contenidos, entre otros).
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Respecto al portal SIRVO A MI PAÍS, mediante la técnica de Focus Group se
ha recolectado información con el fin de determinar las necesidades de los
servidores públicos y así definir los temas que se deben trabajar en el
portal. Así mismo, se están adelantando alianzas estratégicas con
diferentes sectores para vincularlos en la iniciativa del Gobierno
Nacional en pro del servidor público y con el ánimo de fomentar la
vocación del servicio. |
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Dificultades |
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- Se sugiere para la
siguiente vigencia, una nueva revisión a los indicadores con que
actualmente cuentan los procesos, su depuración y ajustes, en aras de la
simplificación y la efectividad en la construcción y el manejo de esta
importante herramienta de gestión.
- Para un buen aprovechamiento
de la gestión iniciada por parte del Subproceso de Comunicaciones, con
relación al funcionamiento y óptima utilización de la Página Web, es
importante que en esta labor se cuente con el apoyo de la Oficina de
Sistemas.
- Igualmente, para el fortalecimiento de la página Web,
se recomienda a los líderes de proceso, la implementación de nuevas
estrategias que garanticen la participación activa de los servidores en
las distintas actividades del subproceso de comunicaciones, una de ellas
es la actualización de contenidos por parte de los Web Locales.
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Subsistema
de Control de Evaluación |
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Avances |
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- La evaluación
independiente de la gestión institucional, es realizada por la Oficina de
Control Interno, mediante la ejecución de las auditorias de gestión, y
auditorias combinadas, las cuales hacen parte del programa anual de
auditorías. Este programa incluye igualmente las auditorias de calidad, y
auditorías externas.
- Durante la vigencia de 2012, se realizó
revisión teórica y normativa, respecto de la auditoría combinada de
Gestión y Calidad, y se unificó el procedimiento en uno sólo denominado
“Auditoría Interna”. Adicionalmente se ajustaron los formatos de
Auditoría.
- A partir de los informes de resultados de las
auditorías internas, los procesos formulan sus planes de mejoramiento con
las acciones pertinentes, para la mejora continua en la gestión, y a estos
la Oficina de Control Interno les hace seguimiento.
- De igual
manera, atendiendo las observaciones de los organismos de control y de las
auditorías externas se elaboran los correspondientes planes de
mejoramiento, se trabaja en su ejecución y cumplimiento de los compromisos
adquiridos, y se realiza seguimiento verificando la eficacia de las metas
propuestas.
- En el año 2012, la Contraloría General de la
República realizó al Dafp la auditoría gubernamental con enfoque integral
para la vigencia 2011, respecto de la cual ese Organismo conceptuó que la
gestión del DAFP en los procesos auditados, cumple con los principios de
economía, eficiencia y eficacia, y dio calificación de 94, lo cual ubica
al Departamento Administrativo de la Función Pública en el rango de
favorable.
- Igualmente, en la vigencia 2012, al Departamento se
le practicó auditoria externa de seguimiento a su Sistema de Gestión, por
parte de ICONTEC, y en sus resultados no se presentaron No conformidades.
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Dificultades |
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La Entidad debe
alcanzar un alto grado de madurez en la formulación y ejecución de sus
planes de mejoramiento, con énfasis en los planes de mejoramiento
individual. |
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Estado
general del Sistema de Control Interno |
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- El Sistema de Control
Interno del Dafp, reporta calificación del 90%, significando que el modelo
está en un desarrollo óptimo y se debe continuar con actividades de
mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo.
- Este nivel de
desarrollo, da a la Entidad oportunidades, para nuevos fortalecimientos y
mejoras, en pro de la efectividad en su gestión, cumplimiento de metas y
logro de objetivos institucionales.
- El Sistema de gestión
amerita refuerzo por parte de los líderes de los procesos, en el
seguimiento a los riesgos, particularmente a los controles de los mismos.
- Igualmente, con relación a los indicadores de gestión, es
importante que se revisen nuevamente y se apliquen los ajustes
pertinentes, a nivel de toda la Entidad.
- Si bien, existe en la
Entidad mecanismos de autoevaluación de gestión, es importante fortalecer
los aplicables para la autoevaluación del Sistema de Control Interno, es
decir, verificar la existencia de cada uno de los elementos de control,
así como evaluarlos a nivel de los procesos y de la Entidad.
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Recomendaciones |
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- Encausar acciones
específicas para la depuración y fortalecimiento de los indicadores de
gestión de la Entidad y su respectivo seguimiento.
- La rendición
de cuentas es un tema prioritario para el Alto Gobierno, y el Dafp hace
parte del grupo de instituciones que lidera este compromiso con la
ciudadanía. En este sentido se recomienda continuar con la generación de
nuevas estrategias al interior de la Entidad, que ayuden a concientizar a
los servidores, sobre esta materia como un proceso permanente, y como un
compromiso de todos los miembros de la organización.
- Se sugiere
a todos los procesos, incrementar el seguimiento a los riesgos y sus
controles.
- Conviene que los líderes de todos los procesos del
Departamento, apoyados por sus web locales, refuerce acompañamiento y
participación en las distintas estrategias implementadas por el Subproceso
de Comunicaciones; para el fortalecimiento de la fluidez en la
comunicación al interior de la Entidad, y el buen manejo de su imagen
hacia afuera.
- Se sugiere especial atención para la próxima
vigencia, en el fortalecimiento de los planes de mejoramiento individual,
tomando como insumo las observaciones de la evaluación del desempeño y las
necesidades de capacitación de cada una de las áreas.
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